Principal Toolbox Basistraining RELEASE 6.0

Programma workshop Inleiding Principal Toolbox  Hiërarchische opbouw  Navigatie  Een project starten  Projectmodellen  Rollen en rechten Oefening: Project ‘de verhuizing’  Opzetten van een project  Product planning  Project managen  Automatische rapportages 2

Principal Toolbox ® Integrale oplossing voor project, programma en portfolio management. Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP, P3O, MoP, Stage Gate) 100 % web-based (SaaS, Hosted & on-site) Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office Robuuste interfaces met business systemen waaronder; SAP, Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics. Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar Functioneel uitbreidbaar (stapsgewijs) Meertalig 3

Principal Toolbox: De basis 4

Structuur van programma’s en projecten Hiërarchie Enterprise dashboard Afdeling Operations Programma Project Infrastructuur Programma Project ICT Afdeling Unit Project Divisie … Project

Samenhang tussen portfolio’s, programma’s en projecten Hiërarchie Afdeling / programma Project Projecten Portfoliomanagement Project Afdeling / programma Project … Portfolio 1 Portfolio 2 Project = Initiatiefkaart = Single Sheet kaart = Project kaart Portfolio 3 Tijdregistratie Resource allocatie management

Inloggen in Principal Toolbox De beheerder stuurt de logingegevens per mail. 7

Navigeren in Principal Toolbox Startpagina Het kruimelspoor 8

Startpagina Navigatie De startpagina maakt navigatie makkelijk! De startpagina van gebruikers toont:  Programma’s waarvan de gebruiker manager is  Projecten waarin de gebruiker een rol heeft  Producten, issues, risico’s, acties, kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, etc. waarvan de gebruiker ‘eigenaar’ is 9

Startpagina Navigatie Klik op je naam om:  je eigen gegevens te veranderen  je wachtwoord te wijzigen  uit te loggen 10

Startpagina Navigatie Pas de inhoud van je startpagina aan door te klikken op 11

Het kruimelspoor Navigatie Je kunt navigeren door te klikken in het kruimelspoor onder de menubalk. Het kruimelspoor toont het pad naar het programma/project in de hiërarchie. 12

Een programma in Principal Toolbox Een programma bevat subprogramma’s en projecten Het tabblad overzicht toont widgets en alle subprogramma’s en projecten 13

Een project in Principal Toolbox Omvat de gehele projectbeheersing op onder meer tijd, geld, kwaliteit, scope en risico’s. Omvat alle producten, issues, risico’s, acties, kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, resultaten, etc. 14

Een project starten Door een portfoliomanager, een programmamanager of een beheerder Vanuit een portfolio of vanuit een programma Kies het juiste projectmodel! 15

Projectmodellen Een projectmodel is een sjabloon voor een heel project. Elk project dat gestart wordt is een kopie van een projectmodel. Vervolgens kan het project naar wens worden aangepast.

Een projectmodel bevat: Projectmodellen Een eigenschappenpagina Een fasering met producten  managementproducten (PID, faseplan etc.)  specialistische producten Optioneel: een productdecompositie Automatische rapporten Het projectmodel kies je bij het starten van het project.

Rollen en rechten Er zijn twee soorten gebruikers:  Systeembeheerders t.b.v. beheer  Normale gebruikers voor normaal gebruik Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem. De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de rollen die ze krijgen (in portfolio’s, projecten en add-ons) 18

Rollen in een programma Manager  Aanmaken, verplaatsen, archiveren van submappen  Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projecten  Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projectmodellen  Beheer van rollen op het eigen niveau  Leesrechten voor alle informatie van het eigen en onderliggende niveaus Lezer  Leesrechten voor alle informatie van het eigen en onderliggende niveaus 19

Gebaseerd op de PRINCE2 rollen Rollen in een project Projectmanager en project support  Alle rechten binnen het project Stuurgroep, teammanagers en teamleden  Leesrechten binnen het project  Aanmaken van issues Producteigenaar (per product te benoemen)  Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product  Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het product 20

Rollen toekennen Klik op in het programma of het project. Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol. 21

Oefening: Project De Verhuiscase 22

Oefeningen Voeg je projectteam toe (zie hiervoor) Maak een productdecompositie Maak de projectplanning, inclusief afhankelijkheden Gebruik de logboeken Maak een ad hoc rapportage Maak een automatisch rapport 23

Productdecompositie Kader rechts: de productdecompositie Wat op te leveren.. Onderscheid tussen specialistische en managementproducten Voer hier de producten en hun hiërarchie op 24

Voorbeeld: implementatie Principal Toolbox Productdecompositie 25 Principal Toolbox Ingerichte applicatie Projectmodel Project rapportages Management rapportage Opgeleide medewerkers Basistraining Projectmanagers Instructie Tijdschrijvers Workshop Administrators Documentatie Handleiding Projectmanagers Instructieblad Tijdschrijvers

Projectplanning Kader links: het projectplan In welke volgorde op te leveren’, inclusief fases en werkpakketten Werk van rechts naar links Voer hier de planning en afhankelijkheden (en meer..) in 26

Tijdsplanning Projectplanning Plan-items hebben een geplande en een werkelijke start/einddatum 27

Toevoegen van afhankelijkheden Projectplanning Binnen het project  (finish-to-start) in de Gantt Chart  Andere soorten in de productpagina Met andere projecten in de productpagina 28

Projectplanning De Gantt toont alle afhankelijkheden De Gantt geeft planningsconflicten weer in het rood met een blauwe indicator Klik in de Gantt met je rechtermuisknop op een afhanelijkheid voor meer informatie 29

Gebruik de logboeken 7 Logboeken  Issue logboek  Risico logboek  Kwaliteit logboek  Actie logboek  Leerpunten logboek  Wijzigingen logboek  Minutes of meetings (notulen) Logboek items kunnen aan gebruikers worden toegekend en worden op de startpagina getoond Logboek items kunnen aan producten worden gekoppeld 30

Werken met weergaven Maak een ad hoc rapportage Je kunt weergaven gebruiken voor ad hoc rapportage Weergaven worden ook gebruikt in Automatische rapporten Een weergave kun je zelf samenstellen uit de beschikbare velden. 31

Werken met weergaven Maak een ad hoc rapportage Weergaven definieer je op basis van kolommen en filters Weergaven zijn beschikbaar op:  Alle logboeken  Op alle niveaus (portfolio, programma, project)  Op alle objecten (producten, issues, risico’s, kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, acties, etc) 32

Weergave-opties Maak een ad hoc rapportage Filter instellen  Op views kunnen filters worden ingesteld om de juiste informatie eruit te filteren Kolommen kiezen  Kies de kolommen met informatie Kolombreedtes  Stel de breedte van de kolommen in. De instellingen worden gebruikt bij weergave in MS Word. Geavanceerd  Extra weergave instellingen 33

Weergave-opties Maak een ad hoc rapportage Opslaan  Opslaan van de huidige weergave instelling  Maak een nieuwe of overschrijf een bestaande weergave  Types: o Persoonlijk – alleen voor de huidige gebruiker toegankelijk o Lokaal – te zien voor alle gebruikers met toegang op dat niveau Maak standaard  Maak van de huidige view je persoonlijke standaard view Weergaven beheren  Wijzigen, verwijderen, import / export van weergaven  Hidden: verbergen van view in de lijst met views. De view kan nog wel gebruikt worden in automated reports. 34

Automatische Rapporten Klik op het automatische rapport Altijd eerst opslaan en daarna openen NB: sta macro’s toe om het rapport te openen! (Macro security instellingen in MS Excel moeten op medium of lager staan) 35