Rapportering en security Rapportering & toegangsbeleid Gijs Martens Afdeling HR Technologie & Data HRBP-netwerk, 08/09/2016 Agentschap Overheidspersoneel

Context HRBP-netwerken van 19/02 & 28/04: Voorstel van generieke aanpak mbt: Security & toegangsbeheer Rapportering Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen Zodat HRBP’s & HR-specialisten Toegang hebben tot individuele gegevens Op hun behoeften afgestemde generieke rapportering opzoeken en nakijken Beoogde meerwaarde: Voor jullie: versterking van HR BP-rol Voor de VO: efficiëntere organisatie (cfr. nota’s VR) Conform (privacy-)wetgeving en ifv goed beheer

Eerst nog dit Weddebudgetrapportering blijft prioritair Stappen vooruit gezet Stand van zaken: Structurele opbouw: Veel aandacht voor goede fundamenten Aanrekeningscodes, looncodes, overeenkomst Orafin, … Opvang urgente behoeften: 12 financiële rapporten in rapportenshop Infosessie op 29/09 voor alle entiteiten: Hoe op basis van deze rapporten zelf zicht verwerven over de evolutie van wedde-uitgaven van uw entiteit ?

Rapportering Rapportenshop Ontsluiting Verdere rapporteringsbehoeften

Rapportenshop (1) Ong. 100 rapporten in 10 rubrieken bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/main.xts&startwel=yes

Rapportenshop (2)

Rapportenshop (3)

Ontsluiting (1) Stapsgewijs naar grotere toegankelijkheid: Uitbouw van website ‘rapportering’: Algemene toelichting over rapportering Inhoudelijk overzicht over beschikbare rapporten Toegangspoort naar de rapporten zelf: Meer operationele duiding: Duidelijkere titels van rapporten Zo veel mogelijk uitleg in rapporten zelf Aanduiding van ‘Nieuw’ bij rapporten Verder op de planning: Item op HR-specialistennetwerken (bv. welzijn) Uitwerking opleiding mbt ‘HR & Infosystemen’

Ontsluiting (2)

Rapporteringsbehoeften (1) Context: Aanpak: In elke HRBP-werkgroep: bepaling van rapporterings- behoeften voor eigen thema Ifv opmaak van hierop afgestemde entiteitsrapporten Voorbije traject: In mei/juni: sessies in 5+1 HRBP-werkgroepen In juli/augustus: verwerking deze sessies Inhoudelijke doorvertaling naar concrete rapporten Functionele vergelijking met bestaande MOD-rapporten => Bundeling tot samenhangend geheel Geen analyse van vroegere/entiteitsgebonden lijsten

Rapporteringsbehoeften (2) Resultaten: behoefte aan 40 rapporten 13 overzichts- & 27 specifieke rapporten In vergelijking met bestaand aanbod: 15 al (minstens gedeeltelijk) in rapportenshop 12 (minstens gedeeltelijk) in MOD-rapporten 13 volledig nieuw te ontwikkelen Analoge oefening in werkgroep ‘weddebudget- rapportering’ (cfr. ‘urgente rapporten’). Deels al gerealiseerd: cfr. 12 financiële rapporten Op dit moment: Omzetting naar andere RSZ-categorieën dan ‘050’ Ordonnanceringsrapporten (obv rapporten Go!) Endogene groei (obv bestaand rapport)

Rapporteringsbehoeften (3)

Rapporteringsbehoeften (4) Opmerkingen: Bij uitvoering: aantal nog licht fluctueren Rapporteringsbehoefte soms opgenomen in ander rapport en/of in ander thema Enkele basisrapporten: mogelijks nog apart Bv. personeelsaantal, -beschikbaarheid, -aanwezigheid Enkele behoeften niet opgenomen: Juridisch niet mogelijk (PLOEG-scores, aanvaarde evaluaties) Gegevens niet in Vlimpers (MOF, ziektebeelden, Traject) Ten slotte: Ook opmerkingen ontvangen mbt vorm & layout Wordt zo veel mogelijk mee rekening gehouden

Rapporteringsbehoeften (5) Voorstel van verder traject: Algemeen: streven naar voortdurende wisselwerking Concreet: Nu: Afsluiting 1 ste behoefteronde Start opmaak nieuwe rapporten Als rapporten klaar: Publicatie in rapportenshop Bespreking in HRBP-werkgroepen => captatie van wijzigingen & ev. nieuwe behoeften Bijwerking rapporten Vooropgesteld: tegen 1/10/2017

Vragen ?

Toegangsbeleid Situatie-analyse Voorstel van aanpak & implicaties Timing

Toegangsbeleid (1) Context: Stand van zaken: historisch gegroeid kluwen Inconsistent Niet geactualiseerd Niet afgestemd Mogelijke juridische vraagtekens => Nood aan stroomlijning Principes voor toegangsbeleid: Geïntegreerd toegangsbeheer (Vlimpers & Cognos) Uniform over entiteiten (lezen vs ontwikkelen) Afgestemd op functionele behoeften Enkel data waarvoor gerechtigd

Toegangsbeleid (2) Analyse van situatie: Voor wie: verschillende finaliteiten & doelgroepen Voor HR in de entiteit & Ago (cfr. EC’s): Ifv monitoring personeelsbeleid VO Nood aan gegevens uit Vlimpers & datastromen Voor HRBP’s en HR-specialisten Ifv inzicht in interne werking & ondersteuning management bij besluitvorming Voor Dienstencentrum Personeelsadministratie Ifv opvolging & controle op registraties Voor Sociale Dienst, GDPB, R&S, Vorming, … Ifv opvolging operationele werking & monitoring eigen beleidsthema Voor Go!, MODs, Kanselarij & Audit Vlaanderen

Toegangsbeleid (3) Over wie: verschillen binnen huidige Vlimpers-groep Verschillende posities van de entiteiten in VO: Overzicht op dit moment: Verschillende personeelsstatuten: Bv. privé-statuut, buitenlandpersoneel, gouverneurs, arrondissementscomissarisen Vraag: wie heeft welke toegang tot welke rapporten?

Toegangsbeleid (4) Voorstel van aanpak: Ambitie: transparante & uniforme rapportering voor alle doelgroepen over alle Vlimpers-entiteiten Hoe waarmaken? Van elk rapport 1 versie op 1 plaats over iedereen Mbt toegangen: Enkel brede HR-groep: rechtstreeks toegang tot Cognos (ook als nu nog geen Vlimpers-entiteit). Iedereen met Cognos-toegang: minimaal toegang (met leesrechten) tot gehele rapportenshop. DCPA & horizontale diensten hebben bijkomende toegang tot extra benodigde rapportering. Overige entiteiten: apart verder af te stemmen

Toegangsbeleid (5) Mbt inhoud van rapporten: In rapportenshop zijn alle rapporten voor ‘HR in de entiteit’ en personeelsbeleid VO opgenomen. In zoverre gegevens beschikbaar, worden alle perso- neelsleden van alle Vlimpers-entiteiten opgenomen in alle rapporten van rapportenshop. Elke Vlimpers-entiteit ziet enkel gegevens van entiteit(en) waarvoor gerechtigd.

Toegangsbeleid (6) Implicaties: Noodzakelijke randvoorwaarde: enkel afd. HRTD (Ago) heeft ontwikkelrechten in Cognos. Concentratie van alle beschikbare Cognos-expertise Noodzakelijk ihkv komende upgrade naar Personeelpunt Entiteit kan rapportering controleren door: In Cognos: in elk rapport wordt detail tot op persoons- niveau opgenomen (indien mogelijk). In Vlimpers: toegangsbeleid op rapportering afgestemd. Entiteit kan specifieke rapportering uitbouwen door: Gewenste Vlimpers-data langs MAGDA-platform binnen te halen volgens gewenst formaat (XML/ETL). Idem voor benodigde data ifv andere randsystemen of interne toepassingen. Verdere informatie: cfr. infosessie op 2/06 ifv afronding traject op 1/10/2017 (voor DCPA-entiteiten).

Toegangsbeleid (7) Voorstel van timing (voor DCPA-entiteiten): Principe: Als entiteiten goede rapportering ter beschikking Generiek langs rapportenshop en/of Ev. langs eigen specifieke rapportering Dan kunnen toegangen afgesloten worden: Afsluiting nog niet-gerechtigde toegangen Omzetting van ontwikkel- naar leesrechten Ambitie: tegen 1/10/2017 Entiteiten: tem 1/7/17 Vlimpers-data via Magda- platform aanvragen. HRTD: 2 afgewerkte behoefterondes vr Rapp.shop.

Toegangsbeleid (8)

Vragen ?