Project Innovations February 2014, Alphen a/d Rijn

visie Innovatie strategie Project Innovations Om de lange termijn visie van Kluwer te verwezenlijken is een afgeleide innovatie strategie een vereiste visie Binnen afzienbare tijd heeft Kluwer een onmisbare plek bemachtigd in het werkproces van elke advocaat, fiscalist en accountant door het aanbieden van informatie en software afgestemd op de behoefte van elk individu, binnen de context waarin hij of zij zich begeeft Onder innovaties verstaan we: Een nieuwe product-markt-combinatie. (Waarbij óf nieuw product óf nieuwe markt) In potentie substantiële additionele revenues Groot groeipotentieel Innovatie strategie Het ontwikkelen van schaalbare nieuwe informatie- en softwareoplossingen die inspelen op individuele behoefte van elk gebruiker binnen de context waarin hij of zij zich begeeft Voorbeelden van individuele behoeften zijn: Notificaties op het geen wat ik interessant vind; Korting op extra content omdat ik xyz al heb gekocht Het doorpakken van zaken die ik op mijn iphone heb ingevuld op mijn tablet en pc

Project Innovations Om deze innovatie strategie te realiseren hebben we een omvattend pakket aan tactieken uitgewerkt 1 Governance Een gecentraliseerde governance structuur met duidelijke reporting lijnen Gestructureerde afstemming met faciliterende COO afdelingen (bijv. Navigator, Business systems, PMO, project portfolio) Heldere rolverdeling innovatie afdelingen 2 Werkprocessen en tooling Innovatie funnel met standaard templates, inclusief centraal verzamelplatform voor innovatieve ideeën (The Box) Gestandaardiseerde status update rapportage Standaard GtM funnel voor innovaties 3 Aansturing en communicatie Inhoudelijke beoordeling ideeën op basis van innovatie strategie Borging innovatieve mind-set binnen de ontwikkelafdelingen dmv tactics en targets Communicatie van innovatie strategie naar de organisatie

Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Project Innovations Governance Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Voorbeeld status rapport

Project Innovations Een gecentraliseerde innovaties governance structuur met duidelijke reporting lijnen en verantwoordelijkheden 1 Members Role Input Output Schema KMT KMT P. Backx P. Immink J. Baggerman Beoordeelt status en voortgang van de integrale innovatie pijplijn Eind verantwoordelijk voor beslissingen over voorgestelde innovaties en de strategische fit Summary rapportage over de gehele funnel (ev. met onderscheid tussen TAA en Legal) incl punten van aandacht Status rapport per project Roadmap Accordeert status en strategic fit van iedere innovatie Toekennen van extra capaciteit/ budget per project, indien niet vanuit groep zelf mogelijk is Significante wijzingen in roadmap Kwartaalbijeenkomst Maart 2014 Juni 2014 September 2014 December 2014 Steering committee Chair: D. Koopmans F. Klaassen H. van Luxemburg P. Backx* P. Immink* J. Baggerman* Beoordeelt status en voortgang van alle funnel fases Bewaakt de gates tot opstarten van innovatie en tot over daadwerkelijk bouwen Beoordeelt escalaties Bepaalt case-by-case wie de owner is van BU-overstijgende innovatieprojecten Status rapport per project, innovatie lab en per gelanceerd product Evt. escalatierapport(en) Nieuwe innovatie voorstellen PID (voor dat bouw daadwerkelijk start) Input voor KMT: Summary rapportage gehele funnel Deel rapportage per project Input voor BU-COO overleggen (Change Advisory Board Navigator, Publ. Systems, etc) Maandelijks >2 uur (vaste dag+tijd) Indien nodig op afroep Project teams (innovaties + organisatie) Chair: Project owner Reporting: PM Andere team members Bespreken status project: voortgang, budget, capaciteit Beslissen tot escalatie rapportage Besturen van innovaties tót bouw en rapporteren over hele innovatiefunnel tot en met G2M Project status van verschillende project onderdelen/ fases door team leden Volgens vastgestelde samenwerkingsformat (zie bv format Legal- BS) Statusrapport per project (door project owner) Escalatierapport Draft follow-up plan escalatie Wekelijks 1-2 uur (vaste dag+tijd) * Peter Backx, Peter Immink, Jasper Baggerman vormen samen het “Innovation committee”

Project Innovations Heldere rolverdeling innovatie afdelingen en gestructureerde afstemming met faciliterende (COO) afdelingen 1 Rolverdeling innovatie afdelingen Gestructureerde afstemming met andere afdelingen Segment management Legal Segment management TAA Segment mngnt is verantwoordelijk voor alle innovaties in hun segment Verantwoordelijk voor uitvoer van de door de Steerco toebedeelde BU-overstijgende innovaties Segment mngnt doet op hoofdlijnen onderzoek naar nieuwe business modellen en nieuwe technologieën, vanuit een markt-/ klantgerichte perspectief Voor borging dat ook ontwikkelingen aan bu-overstijgende producten en platformen (Navigator, Creator, Kluwer.nl) in lijn met innovatiestrategie geschieden, nemen segmentmanagers/managers Innovatielab deel in Change Advisory Boards of Steerco’s van afzonderlijke platformen Innovatie lab Innovatielab doet in-depth onderzoek naar nieuwe business modellen, nieuwe technologieën en bu-overstijgende innovaties Innovatielab adviseert de BU’s als center of expertise (social, seo, sea, gamification, mobile, new tech developments) en staat ze bij in ontwikkeling van hun innovaties Stimuleert innovatie door het hele bedrijf heen met workshops, webcasts en kluwerlab.nl Verantwoordelijk voor uitvoer van de door de Steerco toebedeelde BU-overstijgende innovaties Navigator Verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van Navigator Zorgt dat de innovaties die gerelateerd zijn aan de Navigator op de roadmap komen (e.g. Smartnewz) Nauwe samenwerking/afstemming met segmentmanagement/innovatielab. Krijgt de wensen vanuit de organisatie scherp en plaatst deze eventueel op de roadmap.

Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Project Innovations Governance Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Voorbeeld status rapport

Project Innovations De innovatie funnel is verder gestandaardiseerd en geformaliseerd voor de 3 ontwikkel afdelingen 2 Innovation funnel 1 2 3 4 5 6 Phase Idea generation Idea analysis Concept development Preparation for realization Product realisation G2M funnel Product monitor Description Central collection of all ideas from the organisation Idea owner fills online template Not all ideas will be shared within the company High level analysis of ideas that have are in line with the criteria and/ or vision of innovations Concept development Concept testing with potential customers/users Business case development Prototype development Prototype testing with potential customers/users G2M strategy design Quantitative customer research Full product development Preparation of G2M strategy Product market launch Roll- out of G2M strategy Monitor/ follow up product for 1 year Gate 0 Assessment fit* with innovation criteria Idea prioritisation Ownership determination Assessment of idea analysis Idea prioritisation Resource allocation next phase Ownership determination Gate 1 Assessment of proof of relevance Resource allocation next phase Full transfer of ownership to business Gate 2 Gate 3 Assessment of prototype development Resource allocation next phase Gate 4 Assessment of final product Resource allocation next phase Assessment of product launch, incl. G2M process, generate revenues and product developments (bugs, required improvements) Assessment phase 5 Decision gates * Distinguish actual innovations from ideas relating to “limonade” and internal process improvements

Project Innovations Per gate zijn de besluitvormers vastgelegd en worden in afstemming met PMO gestandaardiseerde templates uitgewerkt 2 Assessment fit* with innovation criteria Idea prioritisation Ownership determination Gate 0 Assessment of idea analysis Idea prioritisation Resource allocation next phase Ownership determination Gate 1 Gate 2 Assessment of proof of relevance Resource allocation next phase Full transfer of ownership to business Assessment of prototype development Resource allocation next phase Gate 3 Gate 4 Assessment of final product Resource allocation next phase Assessment of product launch, incl. G2M process, generate revenues and product developments (bugs, required improvements) Assessment phase 5 Decision takers Innovation committee Innovation committee BU Director Innovation committee Innovation committee BU Director Innovation committee BU Director Innovation committee Required docs Completed application The Box Amongst others: Idea description Link w/ strategy/ vision Target customer group Target customer work process Background idea creation Elk innovatieproject moet bij Gate 0 een werknaam hebben/krijgen. Presentation for inn. committee including: Detailed idea description Strategic fit description Target group description Target customer work process Background of idea Estimate of required capacity, budget, time to realise (based on business case) High level business case (template) Required capacity next phase Detailed presentation for Steerco incl (in addition): Qualitative analysis: External testing (5-10p) Internal testing w/ sales Quantitative analysis: Market sizing BC financial analysis Create/ partner/ acquire Technical architecture Development roadmap Business case (excel) Required capacity next phase External and internal test report prototype G2M analysis w M&S and BI (6 criteria) PID (incl. mktg plan, sales checklist en full detail BC) Template Highlight Report voor Steerco/Innovation Committee Required capacity next phase Overview report on product development process Overview report on G2M preparation work Updated detailed business case Template Highlight Report voor Steerco/Innco Evaluation report G2M process Update and evaluation of business case Evaluation product (technical; product acceptance)

Project Innovations Per fase is de project ownership bepaald en ondersteuning beschikbaar gesteld 2 1 2 3 4 5 Phase Idea generation (see page 11) Idea analysis Concept development Preparation for realization Product realisation G2M funnel (see page 12) Product monitor Description Collection of all ideas in the Kluwer organisation in a central online place BDP as input High level analysis of ideas that are in line with the criteria and/ or vision of innovations (BDP) Concept development Concept testing with potential customers Business case development Prototype development Prototype testing with potential customers G2M strategy design Full product development (with relevant COO department) Preparation of G2M strategy (with BI, M&S) Product market launch Roll- out of G2M strategy Follow-monitor product for 1 year Owner Idea creator Idea creator or applicable business owner (eg Segment manager) Applicable business owner (eg Segment manager) Applicable business owner (eg Segment manager) Applicable business owner (eg Segment manager) Applicable business owner (eg Segment manager) Applicable business owner (eg Segment manager) Available support N/A (Innovation lab) Innovation lab PM (1 hr) Controller (1hr) PM (<3 days) UX analyst (<8hrs) Marketing(<8hrs) BI (<8hrs) Business analyst (<8hrs) PM Controller PM Relevant COO department (eg Navigator or BS) BI Sales Marketing PM BI Sales (online) Marketing Project portfolio status Pipeline wish Pipeline start Run

Project Innovations The Box wordt geherpositioneerd als centraal platform voor ideeën binnen de organisatie 2 Eventuele aanpassingen die we gaan doorvoeren voor de herpositionering: Aanpassen access management (zichtbaarheid) Geïntegreerde visie in alle communicatie rondom The Box (bijvoorbeel op de website, posters, etc)

G2M is gestandaardiseerd via funnel aanpak Project Innovations G2M is gestandaardiseerd via funnel aanpak 2 G2M funnel Leads Contact opnemen Analyse Offerte Mondeling akkoord Phase Marketing funnel Sales funnel Responsible Assigned Marketeer Sales champion UNICA Salesforce System Responsible team (business owner, marketeer and sales champion report every two weeks to relevant MT via structured template (see slide 22)

Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Project Innovations Governance Werkprocessen en tooling Aansturing en communicatie Voorbeeld status rapport

Project Innovations Potentiële innovaties worden inhoudelijk getoetst of ze in lijn zijn met de innovatie strategie 3 Innovatie strategie Het ontwikkelen van nieuwe informatie- en softwareoplossingen die inspelen op individuele behoefte van elk gebruiker binnen de context waarin hij of zij zich begeeft Op basis van de innovatie strategie, gaan we innovaties beoordelen* of deze: … leiden tot een verdere verankering in het werkproces van onze klanten … leiden tot het bedienen van een nieuwe markt/segmenten met bestaande producten/diensten. … heeft in potentie substantieel additionele bijdrage ebita … heeft groot groeipotentieel … leiden tot een toename in effectiviteit en efficiëntie van klantprocessen … voor klanten zorgen voor een verhoging in kwaliteit en/of snelheid van besluitvorming … ondersteuning bieden in het ontwikkelen van de business van klanten … geschikt zijn voor alle relevante devices voor klanten … online aangeschaft kunnen worden … actief gebruikersdata verzamelt (en hiervan slim gebruik maakt) Het toetsen van innovaties aan de strategie impliceert dat we op 2 thema’s moeten sturen: Relevantie: Het begrijpen van de klantsituatie (wie is de gebruiker, hoe ziet zijn/haar werkproces er uit, wat zijn hierin de knelpunten, welke devices gebruikt hij/ zij, etc.) Toegankelijkheid: Kluwer informatie en software moet 24/7 op elk relevant device kunnen worden aangeboden * Innovaties die niet in lijn zijn met de innovatie strategie worden niet per definitie uitgesloten van ontwikkeling

Project Innovations We borgen een innovatieve mind-set binnen de ontwikkel afdelingen via verschillende tactieken: Legal 3 Keep pipeline filled with high quality innovations Deliver innovations according to timing and budget Optimize GtM of innovations P. Backx M. Van Buren L. Feenstra R. Callens KPIs Status 13EoY 14Q1 14Q2 14Q3 14EoY 15Q1 15Q2 15Q3 15EoY 16H1 16EoY Cumm. revenues from innovations 0,1M 1,0M 2,8M 4,0M Event visits per yr 1 2 3 4 1 2 3 4 2 4 # client visits per segment mngr 3 6 9 14 3 6 9 14 7 14 Maintain focused organization An innovative mind-set is required to drive long term value creation Market research reports 1 1 2 1 1 2 1 2 Meetings Kluwer abroad Meetings Legal Inn. mngrs 1 2 3 4 1 2 3 4 2 4 Tactic Description Planning Req. budget (€K) Req .effort (p-hrs) Organization Keep dedicated high quality innovation team and adjust flexible shell as required n/a n/a Continuously Innovations work processes in-line with funnel Research Market research (competitors, sizing, trends) reports (2x yr, incl BDP) Pricing research (1x yr) Competitive product review 2 a year n/a n/a Customer Organise Round Tables with customers on trending topics, 1 every Q Roll out personas and review/update annually 30 Client visits and 9 event visits annually n/a n/a Roll-out update update CDE Communication Frequent updates-postings on Yammer Integrated part of employee meetings Legal (updates or ext. speaker) n/a n/a Continuously Cross country/ divisional Knowledge sharing Meetings with European colleagues to discuss market developments, innovations and cross sell opportunities existing products (4x yr) Meetings Innovation mngrs WK (discuss trends, share insights etc) n/a n/a Jul-13 Jan-14 Jul-14 Jan-15 Jul-15 Jan-16 Jul-16

Project Innovations We borgen een innovatieve mind-set (relevantie) binnen de ontwikkel afdelingen via verschillende tactieken: TAA 3 Roll-out the new organisational structure (segment management) Implement Innovation funnel Stimulate innovative mind-set P. Immink C. Gijsbers E. de Ruyter I. Benjamins KPIs Status 13EoY 14Q1 14Q2 14Q3 14EoY 15Q1 15Q2 15Q3 15EoY 16H1 16EoY Cumm. revenues from innovations . . . . . . . . . . Event visits per yr 1 2 3 4 1 2 3 4 2 4 # client visits per segment mngr 3 6 9 14 3 6 9 14 7 14 Adjusted organizational structure required for enhanced focus on innovations An innovative mind-set is required to drive long term value creation Market research reports 1 1 2 1 1 2 1 2 Meetings Kluwer abroad Meetings TAA Inn. mngrs 1 2 3 4 1 2 3 4 2 4 Tactic Description Planning Req. budget (€K) Req .effort (p-hrs) Organisational changes AA approval by workers council Roll out new organisational structure Implement innovation funnel n/a n/a Innovations work processes in-line with funnel Research Graduation paper: Market research (competitors, sizing, trends) reports (1x yr) and longlist possible acquisitions Price elasticity research (1x yr) Competitive product review 2 a year 25K market res. 10k price study 15k comp. review n/a Customer Organise Round Tables with customers on trending topics, 1 every Q Roll out personas and review/update annually 14 Client visits and 4 event visits annually Organise author sessions to discuss trends and product improvement 5k per round table n/a Roll-out update update CDE Communication Frequent updates-postings on Yammer Integrated part of employee meetings TAA (updates or ext. speaker) n/a n/a Continuously Cross country/ divisional Knowledge sharing Meetings with European colleagues to discuss market developments, innovations and cross sell opportunities existing products (4x yr) Meetings Innovation mngrs TAA (discuss trends, share insights etc) n/a n/a Jul-13 Jan-14 Jul-14 Jan-15 Jul-15 Jan-16 Jul-16

Project Innovations We borgen een innovatieve mind-set (relevantie) binnen de ontwikkel afdelingen via verschillende tactieken: Innovatie Lab 3 Offer a continuous insight of new business opportunities Inspire and educate Kluwer in embracing online and mobile developments J. Baggerman P. Nauts J. Scholtes C. Teuling KPIs Status 13EoY 14Q1 14Q2 14Q3 14EoY 15Q1 15Q2 15Q3 15EoY 16H1 16EoY # ideas in the Box . . . . . . . . . . . . # POC conducted . . . . . . . . . . . . # inspiration workshops or innovation sessions . . . . . . . . . . . . Keeping track of fast moving developments in online world An innovative mind-set throughout whole Kluwer is required to drive long term value creation Involvement in # BUs innovation projects . . . . . . . . . . . . # WK innovations asses-sed for Dutch market . . . . . . . . . . . . Tactic Description Planning Req. budget (€K) Req .effort (p-hrs) Adjusting The Box Adjusting The Box for being central ideation platfom Consisting of a cloaking feature for internal BU ideas and export function to import ideas into project planning n/a n/a Continuing Innovation research Conducting innovation research to come to proofs of relevance. Coordination existing TheBox innovation process including n/a n/a Continuous Continue Workshops/Webcasts/Meetings. Inspiring Kluwer employees by workshops Educate Kluwer employees by Webcasts and Kluwerlab.nl Collecting and assessing new ideas from outsite KluwerNL. n/a n/a Continuous Jul-13 Jan-14 Jul-14 Jan-15 Jul-15 Jan-16 Jul-16

Aansturing en communicatie Werkprocessen en tooling Project Innovations Governance Aansturing en communicatie Werkprocessen en tooling Voorbeeld status rapport

Project Innovations Innovatie projecten maken onderdeel uit van de Project Portfolio Management – en zijn tevens gekoppeld aan hun relevante domein EXAMPLE SCREENSHOT

Summary rapportage gecombineerde innovatie funnel Project Innovations Summary rapportage gecombineerde innovatie funnel EXAMPLE WORK IN PROGRESS 1 2 3 4 5 6 Phase Idea generation Idea analysis Concept development Preparation for realization Product realisation G2M Product monitor Huidige aantal 30 3 2 3 4 4 4 Instroom sinds vorige kwartaal 25 10 2 1 1 Uitroom sinds vorige kwartaal 20 5 4 3 1 1 Waarvan afgewezen 10 3 3 2 n/a n/a Projecten + tijd in fase Not applicable Business of Law (15d) E-discovery (2mnd) Compliance (1mnd) Digital Archive (1mnd) Practical content (2mnd) Legal Self Serve (4mnd) MS Plug-ins (2mnd) Legal News (3wk) ITER (5mnd) Navigator Plus (2mnd) Bedrijfsjurist (1mnd) NJB (4mnd) Collections Exp. (2mnd) SmartDox M&A (2mnd) Collections SmartDox D&A Total est. value first 3yrs Not applicable €400K €300K €500K €1.2M €400K €100K €150K €800K €200K €300K €2.4M €800K €200K €1.1M €1.0M €100K Delayed projects (delay) Not applicable n/a 2wks n/a n/a 2 months n/a n/a €200K €40K €100K n/a Costs/ effort (out of budget) Not applicable OK OK OK €40 OK €100 OK OK