BBC januari 2014

Planning: inleiding Interne controle: budgetgroepen inbouwen in Mercurius BBC Suite Budgetopvolging: instrumenten ter beschikking stellen van verticale en horizontale budgethouders Elektronische verwerking papieren facturen invoeren, dienst per dienst, met begeleiding

Interne controle - budgetgroepen Budgetgroepen in Mercurius BBC Suite: momenteel raming per raming in te geven en geen controles. Nog niet ingevuld in de toepassing. Februari 2014: versnelde invoermethode voor budgetgroepen in Mercurius BBC Suite. April 2014: controles op budgetgroepen ingebouwd in Mercurius BBC Suite (elektronisch akkoord van betrokken budgethouders bij aanpassing raming, verschuivingen in tegenspraak met de regels kunnen niet uitgevoerd worden).

Budgetopvolging – instrumenten horizontale en verticale budgethouders Februari 2014: toelichten Mercurius overzichten (budgetramingen, vastleggingen en aanrekeningen: standopgave en resultatenrekening) KW2 2014: Athena rapporten per budgetgroep, horizontale budgethouder, verticale budgethouder

Budgetopvolging – instrumenten horizontale en verticale budgethouders Athena = datawarehouse. Gegevens uit verschillende toepassingen combineren. Opbouw van historiek. Gegevens met andere besturen vergelijken. Snel en flexibel informatie ordenen op verschillende dimensies. = momenteel in gebruik bij sociale dienst. Vóór juli 2014 uitbreiding naar horizontale en verticale budgethouders (budgetopvolging).

Budgetopvolging – instrumenten horizontale en verticale budgethouders Management cockpit Personeel: Personeelsbewegingen, bezettingen, opvolging personeelsbudget, verzuim. Bronnen = Aphrodite, Atlas, tijdsregistratie. Sociale dienst: RMI, RMH, cliëntsystemen. Bron = Neptunus. Financiën: Investeringen, leningen, leefloon/steun/vreemdelin gen, facturatie per dienst, doorlooptijd facturen, debiteurenbeheer, vastleggingen zonder aanrekening, budgetopvolging per budgethouder/visumho uder Bronnen = Hercules (Mercurius), Neptunus, Geracc.

Elektronische verwerking inkomende facturen ManueelOCREDI Factuur één per één inscannen en als PDF toevoegen in Mercurius Facturenbundel inscannen en doorsturen naar Arco (OCR en validatie) Inkomende factuur niet meer op papier maar ontvangst van bestand (OCR en validatie niet nodig) Boekingsinfo op factuur noteren en nadien koppelen in Mercurius Boekingsinfo rechtstreeks koppelen in Mercurius (door gebruiker of automatisch) Factuur rondsturen met interne post Factuur elektronisch bezorgen via Mercurius Papieren factuur tekenenFactuur elektronisch goedkeuren

Elektronische verwerking inkomende facturen ManueelOCREDI Gegevens van factuur overtypen in Mercurius Elektronische factuur komt binnen in Mercurius, gegevens grotendeels automatisch ingevuld Papieren factuur bijhouden in archief Elektronisch archief bij Arco

Elektronische verwerking inkomende facturen

EDI: in februari opstarten met één leverancier (Luminus – elektriciteit). Enkel beschikbaar voor grote leveranciers (momenteel: Electrabel, Belgacom, Proxiumus, Luminus). OCR/EDI: verwerkingsflows inventariseren (al voorbereid in 2013), stroomlijnen en vervolgens in de toepassing configureren met begeleide opstart dienst per dienst. Alle diensten betrokken partij, soms in specifieke rol (Financiële dienst, verticale budgethouder, horizontale budgethouder, aankoopdienst).

Overdracht aan diensten – concrete invulling Hoe facturen coderen? Hoe facturen goedkeuren? Aanpassing van de raming ingeven -Opleiding & ondersteuning door financiële dienst -Per dienst -Aan de hand van concrete facturen van desbetreffende dienst Timing: van zodra de kinderziekten uit het systeem verholpen zijn (feb-apr)

Facturen zonder bestelbon Wat wordt van jullie verwacht? -Codering & goedkeuring van facturen in Mercurius -Aanpassing van de raming bij onvoldoende budget Eerst opleiding door FD Tot dan dient de codering op het document zelf te gebeuren (beleidsitem + alg rek + actie niet reguliere werking) en zal de FD de aanpassing van de raming in overleg met de budgethouder bepalen en zorgt de FD voor de registratie in Mercurius -Budgetbewaking = verantwoordelijkheid van de budgethouder

Planning: samenvatting

Werkgroep BBC FD (Willy, Raf, Jo, Saskia), TFD (Willem, Ilse, Nele), SD (Els), WZCZ (Anita), SZ (Tom), PZ (Idriss), Secretaris en directie (Johan) Rapportering aan MC Begeleiding van de diensten