Overheidsopdracht 360°Feedback Informatiesessie 2 juli 2015 Verslag DG Organisatie- en personeelsontwikkeling

Agenda Voorwerp van de opdracht Duur van de opdracht Beschrijving van de posten – technische specificaties Toewijzingscriteria Procedure Vragen/Antwoorden PV  2 2

Voorwerp van de opdrcaht De ontwikkeling en terbeschikkingstelling van een tool voor de evaluatie van de competenties/ 360° feedback Gebaseerd op het federale competentiemodel Onze klanten: de federale instellingen (+/- 70)  3 3

Duur van de overeenkomst 3 jaar (1 jaar verlengbaar)  4 4

Beschrijving van de posten/technische specificaties (1/9) 4 posten Ontwikkeling en terbeschikkingstelling van een feedbacktool Onderhoud van de tool Projecten Specifieke ontwikkeling op aanvraag  5 5

Beschrijving van de posten/technische specificaties (2/9) Ontwikkeling en terbeschikkingstelling van een feedback tool 1.1 Ontwikkeling (integratie van het competentiewoordenboek en interface met Crescendo 1.2 Tool (ruimte, functionaliteiten, statistieken, vragenlijsten, gebruikers,…) 1.3 Rapporten 1.4 Helpdesk 1.5 Documentatie  6 6

Beschrijving van de posten/technische specificaties (3/9) 1.1 Ontwikkeling Invoer van de gegevens vanuit Crescendo voor de enquêtes Crescendo: beheersmiddel van de competenties en de evaluatiecycli ontwikkeld door de FOD P&O Gehuisvest bij Fedict Redhat, CentOS systeem Geprogrammeerd in php5 en MySql 5.6  7 7

Beschrijving van de posten/technische specificaties (4/9) 1.2 Tool Vanaf internet (vrij gebruik) NL/FR LOGO FOD P&O et.be -> Ruimte: per type gebruiker (verschillende toegangsrechten), toegang via login en paswoord, persoonlijke pagina met toegang tot de enquêtes ->Functionaliteiten: zoekfuncties (projecten en gebruikers), opvolging van projecten (per project en per respondent), mails (uitnodiging en rappel), statistieken  8 8

Beschrijving van de posten/technische specificaties (5/9) -> Vragenlijst: gebaseerd op het competentiewoordenboek + standaard open vragen (max 5), vaste categorieën van respondenten, aanpasbare scoring, mogelijkheid voor tussentijdse opslag, score en opmerkingen tegelijkertijd en afdrukmogelijkheid -> Gebruikers: import via Xl, Xls, Xlsx, alle open formaten – Open Office of CSV of via interface Crescendo  9 9

Beschrijving van de posten/technische specificaties (6/9) 1.3 Verslagen Standaardverslagen + Gegroepeerde verslagen Format: Open Office, MS Office et PDF NL/FR 1.4 Helpdesk Deskundig NL/FR Beschikbaar van 8h tot 18H van maandag tot vrijdag  10

Beschrijving van de posten/technische specificaties (7/9) 1.5 Documentatie Gebruikershandleiding per type gebruiker NL/FR Gedetailleerd en praktisch Techniek: -> Cloud -> Verenigbaar met: - browsers (Mozilla Firefox, Internet explorer, Google chrome, Safari, Opera)  11

Beschrijving van de posten/technische specificaties (8/9) - IPV4 en IPV6 - MySql Crescendo (push-pull) - eID authentificatie -> Geen IP codage in de broncode -> Gedocumenteerd schema basisgegevens en tabellen ->Back-up gegevens moet verzekerd worden door de inschrijver  12

Beschrijving van de posten/technische specificaties (9/9) 2. Onderhoud Onderhoud en op punt stellen van de tool Veiligheid en localisatie van de server Continuïteit van de toepassing (groot aantal projecten) 3. Projecten Licenties (kost ten laste van de klant) 4. Ad-hoc ontwikkeling op aanvraag Competenties, waarden (klant) Competenties, waarden (transversaal) Geschat: 15u/jaar  13

Toewijzingscriteria (1/2) Post 1: 45% Forfaitaire eenheidsprijs (ontwikkeling, tool, verslagen, helpdesk en documentatie) inclusief BTW - 20% De gebruikte benadering voor de ontwikkeling – 5% - integratie van de competenties van de federale overheid - interface met Crescendo Termijn voor de terbeschikkingstelling - 10%  14

Toewijzingscriteria (1/2) Kwaliteit van de documentatie – 5% - verslagen: structuur, grafieken, presentatie/visualisatie van de scores/opmerkingen, vlotheid - handleidingen: structuur en presentatie, detailniveau en relevantie van de informatie Termijn voor de interventie van de helpdesk - 5%  15

Toewijzingscriteria (2/2) Post 2: 15% Forfaitaire eenheidsprijs voor 1 jaar onderhoud, inclusief BTW - 15% Post 3: 25% Forfaitaire eenheidsprijs voor 1 licentie inclusief BTW - 20% Termijn voor de terbeschikkingstelling van de licenties - 5% Post 4: 15% Forfaitaire eenheidsprijs voor 1 werkuur inclusief BTW - 12% Termijn voor de terbeschikkingstelling van de competenties - 3%  16

Procedure Open offerteaanvraag Dienstopdracht tegenprijslijst 4 posten Opening 3 augustus om 10h15  17

Vragen en antwoorden Vragen omtrent postbeschrijvingen : Een project = een enquête, d.w.z. een persoon die feedback krijgt van verschillende respondenten Op basis van het competentiewoordenboek worden standaard competentieprofielen aangewezen in functie van de rol en het niveau van de functie die de persoon uitoefent. Vragenlijsten worden dus gepredefinieerd in de tool (39 profielen inclusief de profielen van mandatarissen en wetenschappelijk personeel) Er wordt gezocht naar een technisch platform, het proces ligt al vast, er is geen vraag naar consultancy  18

Vragen en antwoorden De rapporten kunnen ook gegenereerd worden door op een knop te klikken Begeleiding voor ontwikkelingsadvies bij het feedbackrapport werd niet gevraagd Technische vragen: Gegevens die opgeladen kunnen worden uit Crescendo -> Persoonsgegevens (Naam, voornaam, , …) -> Functiegegevens (Generiek profiel => link naar vragenlijst) -> Gegevens van chefs en medewerkers -> Geen gegevens van klanten  19

Vragen en antwoorden Methode van ophalen -> Opzoeken vanuit de feedback-tool, in de gegevens van Crescendo Inhoud en manier van transport van gegevens -> Voldoende beveiligd (cryptage) -> Manier van uitwisselen en inhoud die uitgewisseld wordt te bepalen als ontwikkelproject tussen FOD P&O en externe firma. (bijvoorbeeld, via webservice) Gegevenstransfer van de feedbacktool naar Crescendo is gericht op de upload van de rapporten in Crescendo  20

Vragen en antwoorden Vragen over de procedure: De offertes zullen in de eerste plaats geanalyseerd worden op de selectie- en uitsluitingscriteria Nadien worden ze op basis van de gunningscriteria geklasseerd door een evaluatiecommissie. Deze commissie is samengesteld uit 4 medewerkers van de FOD P&O en 2 medewerkers van klantorganisaties. De inschrijvers zullen tussen midden en eind september een antwoord ontvangen betreffende de gunning van de opdracht  21

PV Zal ter beschikking komen via  22