AgO personeelsontbijt

Wat gebeurde er op 12 mei? Sint-Pancratius, één van de ijsheiligen Laagste minimumtemperatuur –0,9 °C Hoogste maximumtemperatuur 31 °C Napoleon neemt de Republiek Venetië in, wat vanaf 726 een onafhankelijk land was.NapoleonRepubliek Venetië Robert Smith en Bill Wilson stichten Alcoholics Anonymous.Alcoholics Anonymous De Belgische alpiniste Ingrid Baeyens verovert als eerste vrouw de AnnapurnaBelgischeIngrid BaeyensAnnapurna Het nationale museum van Groot-Brittannië Tate Modern wordt geopend in Londen.Tate ModernLonden Internationale Dag van de Verpleegkunde

Eerst een paar kleine dienstmededelingen

Streefdoel = 75% - indien behaald:

Save – the - date AgO – dag! 30 september 2016 Voor de rest – nog een geheim! Wil je helpen? Contacteer

Vandaag staat er zoiets op het programma Wat gebeurt er op 12 mei?

Recep Bas – Faeza Belhadj – Stijn Cambier – Inge Cammaerts – Veerle Depauw – Dorien Elskens – Martine Herten – Evelien Kippers – Sofie Lekens – Maxime Loose – Nancy Sempels – Radek Sidorski – Silke Smekens – Michiel Trippas – Nicholas Van Beveren – Wendy Van Vaerenbergh – Liesbet Van Valckenborgh – Ilse Vanderweyen – Kristof Verhoeven – Luk Verschooren – Jonas Vincken – Bartel Volckaert

“Ik zweer getrouwheid aan de koning, gehoorzaamheid aan de grondwet en aan de wetten van het Belgische volk”

Even aandacht voor PTOW vandaag Geen sluipwerkplekken creëren Agenda openstellen Telewerken registreren in Vlimpers Verder afbouwen prikplicht Effectief gebruik mobiele telefoons Individuele werktijd is tussen 6u en 20u, servicetijd af te spreken

Vb. van Sluipwerkplekken

Vandaag:kick-off verhuis VAC Brussel Verhuizen doen we samen en is de verantwoordelijkheid van ieder van ons, maar er wordt wel ondersteuning voorzien. aantal dagen tot verhuis: 460

Vandaag: kick-off verhuis VAC Brussel

VAC BRUSSEL: EEN DUURZAAM GEBOUW Score van 4 op 4 voor d uurzaamheid volgens het handboek ‘waardering van kantoorgebouwen’ van de Vlaamse Overheid : “Een duurzaam kantoorgebouw voldoet optimaal aan het geheel van prestaties die qua bruikbaarheid en diensten van een gebouw en zijn omgeving verwacht worden. “  lage milieu – impact  comfort  toegankelijk: 1ste gebouw met A-label  levensduur

Vooruitblik op verhuis koppen VTEg incl externen verhouding

VAC Brussel Herman Teirlinck gebouw

18

© Neutelings Riedijk Architects / A2Studio Binnenstraat gelijkvloers: plan

© Neutelings Riedijk Architects / A2Studio

DE BOUW: stand van zaken Eind april 2016: Van de derde verdieping is de ruwbouw bijna afgewerkt Technieken in de kelder worden geplaatst De kernen van de torenverdieping zijn tem 8 de verdieping geplaatst Dagelijks wordt er gewerkt van 7u – 24u met 170 mensen in twee ploegen Aantal arbeiders wordt verdubbeld als ruwbouw klaar is

PLANNING PROJECT Contractueel Voorlopige Aanvaarding werken 7 april 2017 Zal mei 2017 worden wegens wijzigingen Eigen inrichtingswerken mei – augustus 2017 Verhuis van Het Facilitair Bedrijf vanaf 15/8/2017 Verhuis vanuit Phoenix vanaf 1 september 2017 Verhuis vanuit Boudewijn vanaf eind september 2017 Verhuis Kliniekstraat en VMSW vanaf januari 2018

Indeling van het gebouw

KELDERVERDIEPINGEN -1 en parkeerplaatsen (geen bezoekersplaatsen) -1: dienstvoertuigen -2: medewerkers 20 motoparkeerplaatsen 200 fietsparkeerplaatsen (-1) Ruime kleedruimte, droogkamer, 7 douches en 100 lockers per geslacht (-1) Ook nog Zone voor schoonmaak en catering (-1) Archief (-2) Berging Serverruimte (-1) Luchtgroepen en technieken

GELIJKVLOERS Ruime binnenstraat met aanliggende binnentuinen Ontvangstbalie Polyvalente ruimte met eigen keuken Auditorium voor 250 personen Broodjesbar en zelfbedieningsrestaurant Vergaderzaal 25 personen Multifunctionele sportruimte Siteverantwoordelijke en verzending EHBO en moederslokaal Laad- en loszone met afvallokaal

IMPRESSIE RESTAURANT

VERDIEPING 1 Leslokalen Auditorium klein Gang vergadercentrum Vergaderzalen Binnenstraat / centrale overlegzone

VERDIEPINGEN 2 t.e.m. 5 Kantoren Circulatie

VERDIEPINGEN 2 t.e.m. 5 Opgebouwd rond 3 kernen Met fijnstofreducerend tapijt + linoleum voor kitchenettes Per 70 werkplekken een kitchenette met koffiehoek Verdeling open / gesloten is reeds bepaald Entiteiten moeten mee nadenken over plaatsing meubels AgO zit op de 2 e verdieping (mét binnentuin) Verdiepingen 6-13: torenverdieping rond 1 kern

INRICHTINGSPRINCIPES VAC BRUSSEL = het eerste gebouw dat volledig ingericht wordt volgens Het Nieuwe Werken Omzendbrief PTOW wordt van kracht bij verhuis i.p.v Verschillende types werkplekken Individuele werkplekken Samenwerkplekken Ondersteunende faciliteiten Niet allemaal nieuw: refurbishing

Verschillende types werkplekken Concentratiecockpit Team cockpit Werkplekeiland Afgeschermde werkplek Intake cockpit Koffiehoek Grote vergaderzaal Brainstormruimte Dynamisch archief Aanlandplaatsen Open overleg onthaalwerkplek Lounge werkplek

Op de werkvloer ‘dynamisch archief’ voorzien, beperkt tot 3lm/VTE  alle kasten met papieren (afdelings)archief in voor opslag van fysieke documenten die de quasi dagdagelijks nodig zijn. Elk personeelslid krijgt een postvak en locker voor persoonlijke opslag. Dat kan gaan om een rugzak of trolley, over kantoorbenodigdheden tot persoonlijke werkdocumenten met onofficieel karakter, die niet thuishoren in het dynamisch afdelingsarchief.  Zo veel mogelijk paperless werken Locker en dynamisch archief

Meer weten over het gebouw? overheid.vlaanderen.be/vac-brussel

Ambtelijke stuurgroep Projectteam vol partnerschap Directie HFB Werkgroepen en experten Extensa (eigenaar) Klanten (bilateraal overleg) PROJECTSTRUCTUUR VAN HFB

WERKGROEPEN UITGELICHT Werkgroepen P&O/HNW (Gerda Serbruyns) Werkgroep communicatie (Mieke De Meester) Ambassadeurs (Patrick Cordier) Werkgroep Huisvesting (Joëlle Lhoëst) Werkgroep ICT (Ivan Smet) Werkgroep Informatiebeheer (Sandy Reynaerts)

WERKGROEPEN UITGELICHT Werkgroep Mobiliteit Werkgroep heeft aanbevelingen geformuleerd Johan Van Damme (HFB) werkt deze momenteel verder uit Gesprekken met andere actoren voor harde engagementen (MIVB, gewest Brussel, Stad Brussel, NMBS, …) Verschillende sporen NMBS: verdere uitbouw van S-station ‘Tour en Taxi’ MIVB: aanpassingen aan nieuwe busplan Gewest Brussel: aanleg brug en heraanleg Havenlaan Stad Brussel: aanpassen wegen tussen Brussel Noord en VAC Als er meer nieuws is ivm mobiliteit wordt dit gecommuniceerd!

Hoe bereidt AgO zich voor op de verhuis naar het VAC Brussel? Interne werkgroep ‘verhuis’ samengesteld uit: Gerda Serbruyns (PTOW/P&O/HNW) Mieke De Meester (communicatie) Patrick Cordier (ambassadeur) Joëlle Lhoëst (huisvesting en facilities) Sandy Reynaerts (informatiebeheer en archief) Ivan Smet (ICT) 39

NU al gestart met Huisvesting en facilities In kaart brengen van het type werk en bijhorend meubilair en werkplekken  klaar tegen de zomer Binnen krijtlijnen uitgetekend door het Facilitair Bedrijf en vertrekkend vanuit correcte toepassing PTOW Informatiebeheer Grootste uitdaging: opschonen van het papieren archief Opkuis archief (op basis van actualisering informatiebeheersplan): wat mag vernietigd worden, wat overgedragen naar Depot Vilvoorde, wat moet mee verhuizen? Afdeling per afdeling, worden aangesproken Digitalisering papierstroom: Project e-dossier voor DCPA  Tijdens de zomermaanden met de hulp van jobstudenten

Werkgroep P&O/HNW Vertegenwoordiger AgO: Gerda Serbruyns Doel: Leidinggevenden en personeelsleden voorbereiden op de verhuis en het werken in een nieuwe kantooromgeving binnen het kader van PTOW.

Werkgroep Communicatie Vertegenwoordiger AgO: Mieke De Meester DOEL: Voorbereiden van communicatiemomenten, zorgen dat iedereen weet ‘hoe, wat, waar’

Werkgroep Huisvesting Ambassadeur: Patrick Cordier Aanspreekpunt voor collega’s, ‘voelspriet’ Vertegenwoordiger AgO: Joëlle Lhoëst DOEL: Afspraken rond inrichting en facilities, praktische voorbereiding verhuis

Werkgroep ICT Vertegenwoordiger AgO: Ivan Smet Doel: de collega’s laten beschikken over de juiste hard- en software om in deze nieuwe context optimaal te kunnen werken.

Werkgroep Informatiebeheer Vertegenwoordiger AgO: Sandy Reynaerts DOEL  Omschakeling naar Radicaal Digitaal  Toepassing archiefnorm

Wij horen graag wat jullie bezig houdt! Interactief luik: standjes met flipcharts Werkwijze: noteer uw vragen/bedenkingen/suggesties bij de verschillende thema’s. Thema’s: 1. P&O/HNW 2. Communicatie 3. Huisvesting 4. ICT 5. Informatiebeheer 6. Mobiliteit 7. Andere vragen/bedenkingen 46