Optimaal digitaal Informatiebeheer op school Ria Christens en Sarah Macquoy Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school”

Even voorstellen Met welke verwachtingen naar deze werksessie gekomen? Deze sessie Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 2

Medieval Helpdesk 3

VRAAG Waar wordt in uw team informatie bewaard/opgeslagen? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 4

DUS Vele dragers, verschillende omgevingen Informatie zit overal én nergens Is dat een probleem? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 5

INFORMATIEVERSNIPPERING Verlies van documenten Dubbele opslag Mails met bijlagen bij interne communicatie Versiebeheer problematisch Geen dossiervorming… Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 6

BETER Werken met een gemeenschappelijke klassement Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 7

BETER Werken met een gemeenschappelijk klassement: mappenstructuur. Je moet die - samen uitwerken: vereist betrokkenheid van het hele team - systematisch gebruiken - regelmatig evalueren - door iemand laten onderhouden Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 8

GEMEENSCHAPPELIJK KLASSEMENT Wat zijn de voordelen? Hoe stel je een gemeenschappelijk klassement op? Bij de ordening volg je een aantal basisprincipes Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 9

WAAROM INFORMATIE ORDENEN ? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 10

HOE INFORMATIE ORDENEN ? Op basis van werkprocessen: TAAK HANDELING INFORMATIE Vb. Leerlingenadministratie Vb. Leerlingen inschrijven Vb. Inschrijvingsdossier Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 11

EEN GEMEENSCHAPPELIJKE MAPPENSTRUCTUUR 1. Op basis van de werkprocessen van de school 2. Ondersteunende taken vs. kerntaken 3. Beperk het aantal niveaus (link naar mappen) Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 12

EEN GEMEENSCHAPPELIJKE MAPPENSTRUCTUUR 4. Gebruik duidelijke en betekenisvolle benamingen 5. Orden de documenten zelf: alfabetisch of chronologisch of … 6. Behoud symmetrie tussen papier en digitaal 7. Leg verantwoordelijkheden over beheer vast 8. Maak afspraken over toegangsrechten Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 13

OEFENING MAPPENSTRUCTUUR Hier vind je de mappenstructuur van een secundaire school. Analyseer (per 3 of 4): Wat zijn de voornaamste problemen bij deze structuur? Welke aanpassingen zouden we zeker moeten doorvoeren? Welke taken voert deze school uit? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 14

TIP Genereer snel en eenvoudig mappenstructuren door aanmaken van een batch-file bvb. mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\01_Team mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\02_Informatiebeleid mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\03_Adviesverlening mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\04_Selectiecommissies mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\05_Projecten mkdir C:\ Documents\04_CA\mappenstructuur_CA\06_Communicatie Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 15

TIP Documenten die helpen bij het opmaken van een gemeenschappelijke klassement Het organogram Het schoolwerkplan: geeft extra informatie over welke taken worden uitgevoerd en door welke dienst De inventaris van het analoog archief Een functionele analyse Eventuele uitgeschreven werkprocessen … Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 16

NAAMGEVING MAPPEN 1.Werk met een klassementscode Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 17

NAAMGEVING MAPPEN 2. Vermijd namen zoals bvb: Varia, divers Mijn documenten Documenten Jan, Piet, Joris … Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 18

NAAMGEVING MAPPEN 3. Verkies heldere, eenduidige en proces gerelateerde namen: Bvb Schoolbestuur > Algemene_Vergadering > Jaarverslagen Personeelsbeleid > functioneringsgesprekken Publiciteit > advertenties Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 19

NAAMGEVING BESTANDEN 1. Spreek de volgorde van de verschillende elementen die in de naam zitten af: bvb _Actieplan_V_01 Schoolreglement2015_2016_DEF Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 20

NAAMGEVING BESTANDEN 2. Datum: bouw als volgt op: JJJJMMDD Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 21

NAAMGEVING BESTANDEN 3. Versiebeheer: vermeld bij documenten waarbij dat van belang is over welke versie het gaat bvb: ontwerp, V_01, V_02… _DEF of _VOOR_DRUK Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 22

NAAMGEVING BESTANDEN 4. Versiebeheer: hoe het niet moet Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 23

NAAMGEVING BESTANDEN 5. Vermijd overlapping: Met de mapnaam Jaarverslagen> jaarverslag_2014 Met de extensie: Presentatie.PPTX Tekst.doc Foto.jpg Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 24

NAAMGEVING: kleine oefening NietWel 13-14LOCAgenda Vademecum Interne nota omtrent OP volgend schooljaar Nieuw kaartje overledenen Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 25

SELECTIE Waarom bewaren we documenten? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 26

SELECTIE Het denkproces waarin bepaald wordt wat in aanmerking komt voor permanente bewaring en wat voor vernietiging Wetgeving: Omzendbrief omtrent de bewaring van leerlinggebonden documenten (Basisonderwijs, 2005) Omzendbrief omtrent de bewaring van leerlinggebonden documenten (Basisonderwijs, 2005) Nodige richtlijnen inzake het bijhouden van de verschillende documenten in de onderwijsinstellingen van het buitengewoon secundair onderwijs (1996) Nodige richtlijnen inzake het bijhouden van de verschillende documenten in de onderwijsinstellingen van het buitengewoon secundair onderwijs (1996) Omzendbrief omtrent de bewaring van leerlinggebonden documenten (Secundair Onderwijs, 2003) Omzendbrief omtrent de bewaring van leerlinggebonden documenten (Secundair Onderwijs, 2003) Specifieke wetgeving: Besluit van de Vlaamse Regering houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs, 2010; financiële wetgeving; personeelswetgeving; …Besluit van de Vlaamse Regering houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 27

SELECTIE Inspiratie voor bewaartermijnen van overige documenten: Selectielijst voor het GO! GOOSSENS, C., VANHOUTTE, J. en VERSTRAETEN, K., Meester over mijn schoolarchief, Brussel, (oudere digitale versie) GOOSSENS, C., VANHOUTTE, J. en VERSTRAETEN, K., Meester over mijn schoolarchief, Brussel, MACQUOY, S., Meester over de documentstroom. Ontwikkeling van een dynamisch documentbeheer in een hedendaagse schooladminstratie, Brussel, MACQUOY, S., Meester over de documentstroom. Ontwikkeling van een dynamisch documentbeheer in een hedendaagse schooladminstratie, Brussel, Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 28

SELECTIE: OEFENING Op de tafel vinden jullie vier pakketjes met verschillende documenten van een school. Bepaal op basis van de selectielijst en de wetgeving welke documenten bewaard moeten blijven en welke documenten mogen vernietigd mogen worden. Dezelfde regels/tips zijn van toepassing op digitale documenten en s! Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 29

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 30 1

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 31 2

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 32 3

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 33 4

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 34 5

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 35 6

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 36 7

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 37 8

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 38 9

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 39 10

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 40 11

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 41 12

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 42 13

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 43 14

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 44 15

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 45 16

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 46 17

Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 47 18

quiz 1. Mails sla je best: o op in de mailomgeving zelf o op in het gemeenschappelijk klassement o niet op Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 48

quiz 2. Welke mails moeten opgeslagen worden in het gemeenschappelijk klassement: (meerdere antwoorden mogelijk) o Afspraakmails o Mails met bewijskracht o Nieuwsbrieven van andere organisaties en diensten o Expeditieve mails: binnengekomen bestellingen, verval ontleningen, aangekondigde leveringen o Mails die u zelf niet opvolgt o Mail met inhoudelijke info bij dossiers Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 49

quiz 3. Hoe klasseer je een mailketting: o alle mails apart o De laatste mail in de ketting Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 50

quiz 4. Hoe klasseer je een mail met bijlagen: o wel de mail/niet de bijlagen o niet de mail/wel de bijlagen o geen van beide Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 51

quiz 5. Wie slaat de mail op: o De medewerker die de mail verstuurt o De medewerker die de mail ontvangt Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 52

quiz 6. Mails sla je in het gemeenschappelijk klassement best op: o in een map briefwisseling o In het dossier waarbij de mail inhoudelijk hoort o In beide Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 53

quiz 7. Je slaat de mail best op als o msg (outlook berichtenindeling) o PDF o beide Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 54

Tot slot Nog vragen? Zou u deze enquête willen invullen? Woensdag 17 februari 2016 Navorming “Optimaal digitaal Informatiebeheer op school” 55