“Projectmanagement binnen het ISZF” Henk Post, april 2007 (presentatie Mt Gaasterlân-Sleat)

Opzet presentatie -1. Algemene introductie projectmatig werken in samenwerkingsverband -2. Methoden en technieken (rollen, fases, procedures, sjablonen) -Extra voor ISZF: overleg over verbeterpunten PINO.

Projecten in samenwerkingsverband Wat heb je nodig: Een projectmethodiek (maakt niet uit welke) Projectleiders Beheersing van het project (ondersteuning van het project!)

Projectmatig werken -Het ISZF is gestart zonder afspraken hoe we de projecten uitvoeren. Wel was er een afspraak wie wat deed, maar niet “hoe”. Er werd hard gewerkt, en het kwam allemaal goed. -Maar we hebben ondertussen heel veel geleerd van projectmatig werken in een samenwerkingsverband (met meerdere partijen). De fouten willen we niet graag herhalen.

Projectmatig werken (2) Projectleider zijn is een vak. In een samenwerkingsverband wil je: Elkaar kunnen vervangen De aanpak snappen Is er beter begrip voor elkaars rol en positie. Wil je leren van elkaar, fouten voorkomen.

Projectmatig werken (3) Maar maak het geen papieren tijger! Het gaat om de bedoeling, het is geen WET. Daarom is een verregaande versimpeling van Prince2 doorgevoerd binnen het ISZF. Dat is PINO: Prince2 in name only.

Projectmatig werken (4) Elk jaar leren we meer: In 2006 nadruk op -Indeling in klussen, projecten en programma’s zodat er voor elk werk de juiste aanpak is. -De rol van de opdrachtgever beter invoeren, zodat sturing geven aan ISZF beter wordt. -Betere inrichting van de methodieken, bewaakt door ISZF, zodat de essentie van de methodiek beter gebruikt wordt (en niet slechts “in name only”).

Projectmatig werken (5) Elk jaar leren we meer: In 2007 nadruk op -Betere inschatting maken van tijd die invoering van project kost (zowel tijd voor invoering, als beheer achteraf, zowel aan kant ISZF als gemeente) in business case! -De rol van de opdrachtnemer (klant) beter invoeren, zodat communicatie met degenen die er straks mee moeten werken beter wordt. -Meer aandacht voor de reden van het project: Wat moet het project opleveren voor de deelnemende organisatie? Wat mag dat dan kosten? Business case! -Bij projectleiders namens iszf uit de gemeenten: meer tijd voor begeleiding nemen vanuit ISZF

Rollen (1) Opdrachtgever: Een van de belangrijkste onderdelen van Prince2 Gemeenten hadden gevoel sturing op ISZF kwijt te raken. Om dat gevoel terug te krijgen (en niet alleen gevoel!) is opdrachtgeverschap belangrijk. Opdrachtgever: Iemand die in staat en bevoegd is geld,tijd,macht en capaciteit vrij te maken voor het project, en de motivatie te verschaffen Opdrachtgever beslist WAT er moet gebeuren. Maar niet HOE het moet gebeuren.

Rollen (2) Opdrachtnemer: (Uitleg BUS en ISZF) De tegenhanger van de opdrachtgever: Hij/zij moet straks het werk doen wat de opdrachtgever bedacht heeft! Gemeenten hadden gevoel teveel werk uit projecten op hun dak te krijgen. Zowel tijdens het project als er na. Om daar sturing in te krijgen is opdrachtnemerschap belangrijk. Er is zowel een opdrachtnemerskant bij de deelnemende organisatie (=klant), als bij het ISZF (=leverancier) Opdrachtnemer vertelt of hij/zij wel genoeg tijd heeft voor het project. Kan het wel?

Rollen (3) Projectleider: Projectleider: Capaciteit om leiding te geven, enige materiekennis is gewenst, maar vooral goed in communicatie, projectmanagement technieken, en een vasthoudend karakter: De terriër! Projectleider in ISZF verband: Vooral goed in communicatie, samenwerking. Projectleider gaat vooral over HOE het project uitgevoerd wordt

Rollen (4) Programmamanager ISZF: Invoeren en bewaken projectmethodiek Cursus geven aan projectleiders en opdrachtgevers Bewaken onderlinge samenhang van projecten Rapporteren over financiën van de projecten Rapporteren over voortgang en risico’s van het geheel aan projecten

Fasen project Prince2 kent een stuk of 8. Wij maar 5. -Onderzoek Business Case -Initiatie (vooraf aan de start) PID -Start project Projectplan -Uitvoering Hoofpuntenrapport -Afsluiting Eindrapport Nu komt het: Het gaat niet om de documenten, maar om de bedoeling van de fase!!!!! (voorbeeldjes)

PIDProjectplan Aan het werk ….. Klaar !

Business Case Waarom dit project? Wat levert het op/ Wat kost het Etc Op basis hiervan projectenkalender en: Eventueel stopzetten project!

Project initiatie fase Wat is de bedoeling van deze fase: Klopt business case nog wel? Praten met de opdrachtgever, zodat beide partijen exact snappen wat ze van elkaar verwachten en waarom: Wat smyt it op? Praten met opdrachtnemers/klanten. Wie zijn dat? Zien ze het zitten?

Volgende fase: Start project Bedoeling van de fase Uitwerking van de producten Bepalen welke activiteiten Afhankelijkheden Schatting (planning) Indeling in fases bij complex project Risico analyse

Realisatie project(uitvoeringsfase) Bedoeling van deze fase: aan het werk! Maar wel gecontroleerd. Wijk niet van je projectplan af. (nobel streven) Hoofdpuntenrapport. Let op, Prince2 richt zich daarin op de producten die je (niet) af hebt, en niet op activiteiten. Communicatie essentieel

Laatste fase: Afsluiting Bedoeling van de fase: Documentatie & archivering Controle op geleverde kwaliteit Controle op volledigheid Overdracht naar beheerorganisatie Losse eindjes kwijtraken FEEST! Ontbinding projectgroep.

Bij eindrapportage hoort Eindrapportage (sjabloon ISZF) Leerpuntenlijst