Inspiring Space Delen en toepassen van successen WERKGROEP: Ester Beerepoot, Michelle Corbeau, Arjen van Dijk, Simon Verduijn, Theo Rooker, Marcel Janssen, Hugo Nijhoff Michelle Corbeau & Marcel Janssen Rotterdam 29 november 2012 1

Inhoud NBM 1 Terugblik werkwijze & eerdere resultaten Werkgroep Reactie NBM werkgroep okt 2012 Advies aan NBM werkgroep Het belang van het advies Strategisch advies aan directie AM Vervolg 2

1 I Terugblik werkwijze & eerdere resultaten werkgroep Stappen die zijn gezet: Kritische blik in eigen keuken AM Ideaalbeeld geformuleerd binnen AM Instrumenten gezocht om ideaalbeeld te realiseren Successen delen getransformeerd naar informatie delen Constatering dat praktijk niet echt werkbaar is / was Mensen worden creatief indien niet (goed) gefaciliteerd Gaat verder dan alleen successen delen 3

1 I Terugblik werkwijze & eerdere resultaten werkgroep 1. Kritische blik in eigen keuken: Wat delen we nu? Veel ICT-systemen (intranet, CRM, Sharepoint), netwerkschijven en privé-archieven Attitude gericht op ‘kennis als macht’ in plaats van ‘kennisdelen als kracht’ Geen verantwoordelijkheid & betrokkenheid m.b.t. kennisdeling binnen AM op HD-, MT- en projectniveau NIEUWSFLITS VERKOOPTEAM AM UTRECHT & NOORDOOST | 19 JUNI 2012 Veel verschillende dingen aanwezig, werken geen van alle perfect 4

1 I Terugblik werkwijze & eerdere resultaten werkgroep 2. Ideaalbeeld: Wat willen we delen Succesprojecten Projectinformatie in het algemeen Ervaringen m.b.t.: Verkoopaanpak Leermomenten -> kan iemand helpen? Externe successen Externe partijen / personen 5

1 I Terugblik werkwijze & eerdere resultaten werkgroep 3. Instrumenten gezocht om ideaalbeeld te realiseren Als resultaat twee systemen: AM KISS (wikipedia?) en AM Yammer 6

2 I Reactie NBM Werkgroep Platform AM Kiss: Wikipedia-opzet, ook extern toegankelijk? Financiële gegevens – gevoelig Kracht is om collega’s (zowel binnen AM als BAM) te informeren, niet de concurrenten Successen wel extern delen maar via andere middelen / kanalen (via afd. communicatie: persberichten, artikelen) Terugkoppeling na eerste presentatie Vraag of informatie extern gedeeld moet worden, als een soort wikipedia. Antwoord: nee + argumenten 7

2 I Reactie NBM Werkgroep AM Yammer Goed idee; overleg met WG Social Media Terugkoppeling na eerste presentatie 8

2 I Reactie NBM Werkgroep Geen AK voor Informatiemanager Is geen extra fte Nieuwe, tijdelijke taak. Specialist in informatiestromen: protocollen schrijven, praktijkgerichte en pragmatische oplossingen Inventarisatie van bestaande onderleen / manieren van informatie deling / opslag Strategie bepalen n.a.v. inventarisatie Per regio verantwoordelijke aanstellen Informatiemanager -> mag geen geld kosten. Aangeven waarom we dit wel willen en hoe dit kan, zonder extra kosten. Memo van Arjan als bijlage meegeven! Staat helder omschreven over het hoe en wat van de informatiemanager. 9

2 I Reactie NBM Werkgroep Sturing & betrokkenheid directie Aanbevelingen Terugkoppeling na eerste presentatie Verzoek om aanbevelingen -> later op terug komen 10

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM KISS Platform met database (AM KISS): basisinformatie van projecten bron van informatie = PRA-stukken vaste format en een alles omvattende inhoud na behandeling / goedkeuring digitaal te ontsluiten de belangrijkste informatie direct beschikbaar vertrouwelijke informatie geblokt aanvullende informatie: foto’s plattegronden, AI’s gevuld door de projectverantwoordelijken Middelen: AM KISS + toelichting op inhoud 11

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM KISS Platform AM Kiss: Wikipedia-opzet Uitgevoerde acties, o.a.: Gesproken met ICT over mogelijkheden Gesproken met WG Werkwijzer Advies: Alleen intern toegankelijk, gericht op kennisdeling (o.a. door financieel gevoelige gegevens) Sharepoint als basissysteem aanscherpen In overleg met ICT Pilot inrichten & toetsen op drie niveaus (operationeel, tactisch, strategisch) Acceptatie systemen begint bij informatie: goede uitleg + updates noodzakelijk Sharepoint als basis! 12

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM KISS Wordt aan gewerkt door: Werkgroep Werkwijzer Werkgroep Archiveren Projecten Wordt al door 2 werkgroepen aan gewerkt 13

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM Yammer Forum AM Yammer voor: Ideeën en ervaringen Successen Zakelijk en privé? Prikbord waar je berichten kan plaatsen Abonneren op verschillende items: stand van zaken (verkoop, vermogensreductie) melding updates huishoudelijke berichten nieuwtjes tips & trics dtv (durf te vragen) Prominente plek AM Yammer op Intranet Ontlasting mailbox AM Yammer – wat allemaal te delen 14

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM Yammer Forum AM Yammer Uitgevoerde acties o.a.: Gesproken met WG Social Media Gesproken met ICT Advies: In overleg met ICT Intranet als basissysteem aanscherpen Intranet als basis! (= ook sharepoint) 15

3 I Advies aan NBM Werkgroep: AM Yammer Wordt aan gewerkt door: Werkgroep Social Media Wordt al aan gewerkt! 16

3 I Advies aan NBM Werkgroep: Informatiemanagement Bepalen / zorg dragen dat AM van de huidige informatie voorzieningenniveau transformeert naar NBM model Hoe bereiken we het ideaal beeld? 17

3 I Advies aan NBM Werkgroep: Informatiemanagement Uitgevoerde Acties: Overleg met WG Werkwijzer Check buiten projectontwikkeling : 45% heeft een info-manager Advies: Geen extra FTE, iemand uit de (B)AM organisatie krijgt tijdelijk project Capaciteiten: Specialiste in informatiestromen Pragmatische denker Oplossingsgericht – praktijkoplossingen Taken: Inventarisatie van huidige voorzieningen Inventarisatie manieren informatiedeling- en opslag Bepalen strategie n.a.v. inventarisaties Schrijven van protocollen Uitleg geven protocollen en werkwijzen Hoe bereiken we het ideaal beeld? 18

3 I Advies aan NBM Werkgroep: Informatiemanagement Strategie informatiemanagement systeem in onderwerp in WG Werkwijzer. Te nemen stappen: 1. Inventariseren van systemen & structuren Doel: Sence of Urgency 2. Doen van voorstellen Doel: komen voorstel eenduidig systeem 3. Implementatievoorstel Doel: systeem dat gedragen wordt op werkvloer, MT en directie wat kan worden gemonitoord Hoe bereiken we het ideaal beeld? 19

4 I Belang advies voor de NBM Werkgroep Concreet faciliteren in voorstellen tbv verbetering kennisdeling binnen de organisatie, met introductie: AM Yammer, AM Kiss Informatiemanagement Praktische handreikingen voor implementatie van instrumenten binnen de verschillende gremia: AM Yammer (ICT) AM Kiss (ICT + afvaardiging op drie niveau’s) Informatiemanagement (WG Werkwijzer) Nummer 1 en 2: fysiek aanwezig -> implementeren Nummer 3: in werkwijzer WG -> zij zien noodzaak ook 20

4 I Belang advies voor de NBM Werkgroep Besef dat stimuleren van kennisdeling begint bij: Het stimuleren van een open attitude gericht op ‘kennisdeling als uiting van kracht’ in plaats van ‘kennis niet delen als uiting van macht’ Voorkomen dat expliciete kennis wegvloeit Impliciete kennis waar mogelijk registreren Geen toename op AK maar reduceren van kosten Expliciete kennis = alles over een project -> goed archief! Is al lastig genoeg met personeelsreductie, veel projecten overdragen kost veel geld. Impliciete kennis = specifieke kennis van 1 persoon over een onderwerp. Als dat kan worden opgeslagen / bewaard = belangrijk! Bv Omgekeerde Integratie 21

5 I Strategisch advies aan directie AM Advies richting Directie AM Strategisch: Aanjager van verandering binnen AM richting tactisch (MT), en operationeel niveau (projecten) Communiceer met organisatie (goed voorbeeld doet volgen) Uitstralen Sense of Urgency als het gaat om: Attitude gericht op kennisdeling Erken noodzaak versterking van AM als kennisorganisatie Toon verbindend vermogen richting organisatie, medewerkers en projecten Toon kunde om verandering tot stand te brengen Operationeel: AM Kiss: maak iemand verantwoordelijk binnen ICT AM Yammer: idem Info.management: neem de adviezen ter hand in de WG Werkwijzer 1-1: meer aanwezig, desnoods digitaal -> columns, updates 1-2: uitstralen / uitdragen wat belangen zijn van de veranderingen. VB 6 merkenbeleid = geaccepteerd! Want: reductie is bekend. 1-2-2: benutten wederzijdse kennis BAM / AM + up to date werkwijzers 2 Zichtbaarheid -> wil om voor iemand te werken Niet alleen over de schutting gooien, blijven enthousiasmeren Stimuleren om met ideeën te komen / anders te denken -> maar wel terugkoppelen! Bv: idee om iedereen telefoonrekening te laten zien -> bewustwording – nooit iets mee gedaan Enthousiasmeurs / aanjagers binnen regio op gebied van bijvoorbeeld facebook, twitter , ervaringen delen Bedoeld om collega’s te ondersteunen! Niet te controleren! 22

6 I Vervolg Werkgroep Delen en toepassen van Successen (en informatie) opheffen Indien gewenst dienen als klankbordgroep voor: Werkgroep werkwijzer Werkgroep archiveren projecten Werkgroep Social Media Vervolg: conclusie is feitelijk dat we overbodig zijn geworden omdat onze output al onder andere werkgroepen valt. Geen noodzaak voor dubbel werk. Dus wel kennis delen / aanbevelingen doen aan andere groepen, we hebben er tenslotte wel al goed over nagedacht. Kan de rest helpen om e.e.a. te vervolmaken. 23

I