L EAN IN DE HUISARTSENPRAKTIJK D.R. Zwart Maart 2016

P ROGRAMMA Probleemstelling. Waar staat LEAN voor? Basisprincipes. Verspillingen Praktische tools, LEAN in de praktijk.

P ROBLEEMSTELLING Tijdens de wekelijkse vergadering van de huisartsen in de praktijken in de HOED komt het volgende probleem naar voren; “Tijdens de maandagochtend is het altijd zo enorm druk aan de telefoon voor de assistentes, tussen 8 en 10. Het voelt altijd als rennen en vliegen rond die tijd.” Wat is nou de oplossing voor dit probleem?

W AAR STAAT LEAN VOOR ? Vanuit Japan, eerst een tapijtfabriek, later Toyota. Systemische aanpak van procesanalyse en verbetering van: Productie. Veiligheid. Kwaliteit. Betrouwbaarheid. Verbetering door middel van verwijderen van ballast in een proces met als zijn eigen gedetailleerde stappen. Geïnitieerd vanuit (ervaren) knelpunten.

B ASISPRINCIPES 1. Zet de klant op 1. Beoordeel processen vanuit activiteiten; Toegevoegde waarde voor de patient. Geen toegevoegde waarde voor de patient, maar noodzakelijk voor het functioneren. Geen toegevoegde waarde voor de patient of het functioneren in de praktijk

B ASISPRINCIPES 2. Maak een waardestroom. Het gehele proces wordt in stappen uitgeschreven en per stap wordt er een ‘waarde voor de patient’ toegekend. Zo veel mogelijk verwijderen van negatief gewaardeerde elementen.

B ASISPRINCIPES 3. Creëer flow. Zorg dat een proces niet met omwegen verloopt. Aansluiten van processen. (bv. noodzaak tot aanvullend onderzoek na een consult)

B ASISPRINCIPES 4. Ga uit van reactief handelen. Er wordt pas gehandeld wanneer er een vraag ontstaat. Voorkomen van overmaat aan handelingen, maar ook van bijvoorbeeld voorraad.

B ASISPRINCIPES 5. Streef naar perfectie. LEAN werken is een doorlopend proces, waarin de neiging tot verbetering niet stopt. Breedgedragen commitment.

B ASISPRINCIPES 1. Zet de klant op Maak een waardestroom. 3. Creëer flow. 4. Ga uit van reactief handelen. 5. Streef naar perfectie.

V ERSPILLINGEN Vanuit het LEAN werken 8 basis verspillingen. Eigen blinde vlek. Meekijken van een kritische collega. Openstaan voor en waarderen van die kritische blik.

V ERSPILLINGEN 1. Voorraad. (kapitaal, tijdsrovend, houdbaarheid). 2. Wachten. (telefoon, wachtkamer, tijdens consult, etc). 3. Herbewerken. (zelfde activiteiten, zoals uitslagen bespreken). 4. Controles. (elkaars handelingen, blind vertrouwen in elkaars expertise). 5. Defecten. (ICT, HIS/KIS, verkeerde medicatie). 6. Beweging. (looplijnen patienten, naar de voorraad moeten tijdens een consult). 7. Overprocessing. (teveel controle momenten voor patienten). 8. Onbenutte kennis en creativiteit. (vaak lopen de assistentes aan tegen suboptimale processen).

P RAKTISCHE TOOLS, LEAN IN DE PRAKTIJK Voorwaarden voor LEAN werken in de eigen praktijk: Iedereen in een praktijk moet knelpunten kunnen ervaren. Leidinggevende moeten in woord en daad achter het implementeren van LEAN staan. Alle medewerkers moeten begrijpen wat LEAN werken inhoudt (geen brandjes blussen, maar brandjes voorkomen). De implementatie moet initieel klein worden ingezet, ‘laag hangend fruit’. Bewustwording van het niet bestaan van een einddatum, continu proces.

P RAKTISCHE TOOLS, LEAN IN DE PRAKTIJK Problemen; “De praktijk maakt een rommelige en onrustige indruk”. “De behandelkamer is 1 grote choas, alles door elkaar en soms waren sommige instrumentaria niet aanwezig”. “Het vinden van formulieren in een willekeurige spreekuur kamer is een tijdrovende bezigheid”. Kortom; inefficiëntie en onprofessionaliteit (verspillingen), met tot gevolg ergernis van werknemers en patiënten.

P RAKTISCHE TOOLS, LEAN IN DE PRAKTIJK Aanpakken verspillingen en knelpunten via de 5S methode. Scheiden. Schikken. Schoonmaken. Standaardiseren. Standhouden. 5S werkplekmanagement in de basis van LEAN werken.

P RAKTISCHE TOOLS, LEAN IN DE PRAKTIJK Scheiden: Inventariseren en beoordelen (bv. Instrumentaria, kantoorartikelen, formulieren, etc). Schikken en standaardiseren: Materiaal een nieuwe, vaste plek. Standaard over de kamers. Schoonmaken: Bijhouden van het opgeruimd en netjes houden. Elkaar aanspreken. Standhouden: Vuurtje aan blijven wakker door borging ( terug laten komen in bijvoorbeeld vergaderingen). Input van nieuwe knelpunten.

S AMENVATTING LEAN werken betekent procesanalyse, n.a.v. ervaren knelpunten. Waardeer het proces n.a.v. de toegevoegde waarde van elke stap. Loos verspillingen. LEAN werken begint met werkplekmanagement; 5S- methodiek. Zorgt voor breed draagvlak en borging. Continu proces.

O MSCHRIJVING STAGE BELEID & BEHEER Bezoek praktijk U. Schultz; Huisarts in Deurne, eerste ‘LEAN’-praktijk in Nederland.

L EAN IN DE HUISARTSENPRAKTIJK D.R. Zwart Maart 2016