Workshop AO/IC: “Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie!” / 30

Doel van de presentatie Efficiënte inrichting en implementatie van de AO/IC = Weinig inspanning, veel resultaat / 30

Inhoud van de presentatie Algemene informatie Tijdslijn Voorwaarden in de beschikking Projectadministratie Hoe nu verder? Tips Conclusie / 30

Algemeen Doel van ESF Actie E, Sociale Innovatie: Een project heeft tot doel de arbeidsproductiviteit te verhogen als gevolg van de vernieuwing van de wijze waarop de arbeid is georganiseerd. Thema’s: -slimmer werken -flexibelere arbeidsorganisaties -nieuwe verhoudingen in arbeidsorganisaties Multipliereffect / 30

Ervaring met ESF? / 30

Tijdslijn Aanvraagtijdvak: Oktober 2008 volledigheid Bezoek: Interim controle Inhoudelijk Start project Eind project Max. 8 mnd Indiening einddeclaratie Max. 3 mnd Bezoek: eindcontrole vaststelling verlening Verslag: Interim controle Rapport van bevindingen 1 jaar Verdere controle mogelijk t/m 2020 door: -Rijksauditdienst -Europese Rekenkamer / 30

De regelgeving voor ESF Verordeningen: 1081/2006, 1083/2006 en 1828/2006 Operationeel Programma (OP) Subsidieregeling Bijlage 3: Handleiding Projectadministratie (HPA) Aandachtspunt: HPA wijzigt periodiek / 30

Voorwaarden in de beschikking Drie standaard voorwaarden in de beschikking: 1.Niet subsidiabele activiteiten 2.Kosten betreffende reguliere bedrijfsvoering 3.Algemene overdraagbaarheid Veel voorkomende additionele voorwaarde: 4.AO/IC voorwaarde / 30

De AO/IC is de backbone van een project Betrek alle projectleden bij de vormgeving, uitdragen van – en de implementatie van de AO/IC Een goede implementatie van de AO/IC is het halve werk / 30

Onderdelen Administratieve Organisatie 1.Urenverantwoording 2.Verslaglegging 3.Financieel 3.Aanbesteding 5.Publiciteit 6.Bewaarplicht 7. Opbrengsten / 30

1.Urenverantwoording Doelen: Prestatieverantwoording van projectdeelnemer Verantwoording (controlespoor) Format bestaat uit: 1.Verantwoording in de 7 verschillende activiteiten 2.Sluitend/integraal uren schrijven 3.Ondertekening in functiescheiding en tijdig 4.Dient te voldoen aan de publiciteitseisen / 30

Voorbeeld urenschrijfstaat / 30

2.Verslaglegging Doelen: Transparantie Overdraagbaarheid Verantwoording (controlespoor) / 30

2.Verslaglegging Implementatieplan bestaand uit: 1.Analyse van de knelpunten in de arbeidsproductiviteit 2. Analyse sociale innovatiepotentie 3. Meetbare doelstellingen 4. Verslag uittesten van het implementatieplan 5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject 6. Activiteitenplan en tijdsplanning vervolgtraject / 30

3.Financiën Doel: Verantwoording (controlespoor) Onderdelen financiële administratie: Facturen in origineelstaat of gewaarmerkte kopie Betaalbewijs/betaalbatch Bankafschriften Uurloonberekening van intern personeel Aandachtspunt financiën: Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid / 30

4.Aanbesteding en marktconformiteit Doelen: Selectie van externe partner op basis van objectieve criteria Verantwoording (controlespoor) Aandachtspunten aanbesteding: Het is niet waarschijnlijk dat de dienst boven de drempelbedragen uit komen. Echter, het is mogelijk. De marktconformiteitseis geldt ook voor private partijen Administreren aanbesteding: Ondertekening in functiescheiding en tijdigheid / 30

4.Aanbesteding en marktconformiteit Aantonen marktconformiteit onder de drempelbedragen in prioritering: 1.Europese Openbare Aanbesteding 2.Transparante Offerteprocedure 3.Benchmark >bij kostenposten onder de € 1000 vervalt de marktconformiteitseis / 30

4.Aanbesteding en marktconformiteit Onderdelen aanbestedingsadministratie: Offerteaanvraag: opvragen van offertes Wegingsmatrix: overzicht met scores van de aanbieders Offerte’s (meervoud!): aanbiedingen van producenten Afwijzingsbrieven: afwijzingen aan minder voordelige partijen Contract: vraag- en aanbodzijde leggen de vraag vast / 30

5.Publiciteit Doel: De Europese Unie bekend maken bij de deelnemers Voorbeelden publiciteit: vlag en zinsnede intranet/internet interne nieuwsberichten (gratis) promotiepakket gevelbord / 30

6.Bewaarplicht Doelen: Controlerende instanties de mogelijkheid bieden de projecten te controleren tot en met 31 december 2020 Verantwoording (controlespoor) Aandachtspunt bewaarplicht: Expliciet melding maken van de datum van vernietiging op de projectadministratie (niet vernietigen voor 2021) / 30

7.Opbrengsten Verworven inkomsten in mindering brengen bij de projectkosten / 30

Hoe nu verder? / 30

De start van het project Na vandaag: 1.Mogelijke aanpassing van de AO/IC 2.Het uitdragen van de AO/IC: implementatie van de AO/IC 3.Vastleggen van alle stappen in de administratie 4.Interim controlebezoek / 30

Tips Financiële administratie: Centrale administratie Aanbesteding: Voltooiing voor start van activiteiten Publiciteitseisen: Gebruik een camera Bewaarplicht: Elektronische administratie dient uitleesbaar te zijn tot 2021 Interim controlebezoek Zorg voor een complete administratie / 30

Conclusie De AO/IC is de backbone van het project! Het project zelf kan worden gezien als het lichaam De administratie dient een dagboek te zijn: Begrijpelijk Inzichtelijk Compleet Vastlegging voor later / 30

Conclusie Algemene informatie Tijdslijn Voorwaarden in de beschikking Projectadministratie Hoe nu verder? Tips / 30

Vragen? Opmerkingen? Aanwijzingen? / 30

Contactgegevens Werkgroep Actie E: Gerard Slotema: Evert v.d Zwan: Floor Martens: Paul Versteeve: David Lindenaar: Algemeen mailadres: Algemeen telefoonnummer: Het Agentschap vervult ook een voorlichtings- en adviesfunctie / 30

SUCCES MET HET PROJECT! / 30