Inzicht in gemeentefinanciën Presentatie voor Stichting Beter Zeist d.d. 21 september 2013

Opzet van de presentatie Welkom Algemeen De eigenheid van gemeentefinanciën De begroting Uitgaven en inkomsten Projecten Budgetdiscipline, risico’s en weerstandsvermogen De jaarrekening De bezittingen en het vermogen De planning & control cyclus Documenten, doorlooptijd, bevoegdheden, regelgeving, toezicht

Algemeen Verschillen overheid / bedrijfsleven Ordegrootte financiën Zeist: cijferimpressie Vergelijking met andere gemeenten? 3

Bedrijfsleven versus gemeente Wat zouden qua financiën de verschillen zijn tussen gemeente en bedrijfsleven?

Overheidsfinanciën versus bedrijfsleven Bedrijfsleven = inkomensgenererend Gericht op winst. Vermogen als werkkapitaal. Jaarrekening als belangrijkst financieel document. Begroting = raming / verwachting / ijkpunt. Overheid = inkomensbestedend Gericht op maatschappelijke doelen. Vermogen voor weerstand. Begroting = KADERSTELLEND = belangrijkst financieel document, kijkt 4 jaar vooruit. Politieke keuzes (kunnen anders zijn dan financiële keuzes.) 5

Ordegrootte financiën Zeist

Vergelijking met andere gemeenten? Vergelijkbaarheid Op inwonertal? Op oppervlakte? Op groen karakter? Rijk hanteert meer dan 40 criteria. Provincie Ranking obv begrotingssaldo, meerjarenbegroting, jaarrekeningsaldo, weerstandscapaciteit in vermogen, weerstandscapaciteit in exploitatie. Gemeente specifieke sturing Indeling P&C cyclus kent vrijheid voor eigen sturing. Verplichte CBS codering: functiegericht. 7

Begroting Begrotingsstelsel: de functies De opbouw / totstandkoming De uitgaven De inkomsten Cijfers uit de nog niet vastgestelde begroting 2014 8

Functies van de Begroting Kaderstellend: Autorisatiefunctie / budgetrecht Allocatiefunctie: welke middelen waarvoor Controlerende functie: jaarstukken zijn sluitstuk van de begroting Geven van inzicht in financiële positie Beheerstechnische functie: uitvoering door college Verantwoording afleggen: d.m.v. jaarstukken 9

Opbouw van de begroting We gaan rechtdoor tenzij: Indexpercentage (kadernota) Uitkering Gemeentefonds (circulaire) Kapitaallasten investeringen Lonen en premies Tarieven / opbrengsten (100% kostendekkend) Specifieke uitkeringen (beschikkingen) Reserves Rentelasten/baten Overige ontwikkelingen in lopende jaar 10

Uitgaven: waar gaat het meeste geld in om? Wat is de top 3 aan uitgaven binnen de gemeente?

De begroting: uitgaven Uitgaven per raadsprogramma Uitgaven per raadsprogramma. College en middelen: incl. bestuursondersteuning en overhead.

Nadere toelichting op de uitgaven Diverse categorieën uitgaven: Gerelateerde inkomsten en uitgaven: riool, afval, WWB. Verbonden aan bezit: kapitaallasten en onderhoud: openbare ruimte (grijs en groen), scholen, sportvelden/hallen, zwembad, begraafplaats. Open einde karakter: Wmo, WWB, leerlingenvervoer. 10 grootste (college)producten (x € 1 mln.):

Nadere toelichting op de uitgaven Diverse kostensoorten: x € 1 mln. We zijn verplicht om richting CBS en Rijk onze uitgaven te specificeren in een aantal kostensoorten. Het CBS leidt hiervan gegevens af die de EU vereist, o.a. voor de bepaling van het EMU-saldo en de EMU-schuld. De verplichte indeling naar functies wordt door het Rijk gebruikt voor de evaluatie van de verdeling van het gemeentefonds. Gemeente is niet verplicht de begroting op dezelfde manier in te delen. Keuzevrijheid voor eigen informatiebehoefte c.q. sturing door de raad. Lonen en sociale lasten (inclusief politieke ambtsdragers en gedetacheerden): € 25,9 mln. / 20% Rente en afschrijving: € 14,6 mln. / 11% Uitbestede taken aan derden en subsidies (VRU, RSD, ROC, bibliotheek, muziekschool, etc.): € 35,2 mln. / 27% Sociale verstrekkingen: € 8,3 mln. / 6% Gas, electra, brandstof, belastingen, (erf)pachten: € 2,0 mln. / 1% Overige kosten: aankoop duurzame en niet duurzame goederen (groenbeheer, wegenonderhoud, grondaankoop, expertises, accountant, schoonmaak, ICT, onderhoud, etc.): € 46,3 mln. / 35%

Uitgaven: vergelijking over jaren Aantal raadsprogramma’s laat constant beeld zien, andere programma’s tonen meer schommelingen. 15

Overige aspecten rond kosten Beheersbaarheid Budgetdiscipline versus open einde regeling Voorspelbaarheid Meerjarige begroting (4 jaar vooruit) Jaarlijks actuele berekeningen Invloed van de maatschappij en het Rijk Projectgevoeligheid Projecten zijn van dekking voorzien, net als andere uitgaven. Lopen via de balans (investeringen / onderhanden werk) 16

Inkomsten: Hoe komt ons geld binnen? Welke inkomstenbronnen heeft de gemeente? En welke is de grootste?

De inkomsten Inkomsten programma’s: gekoppeld aan taken / uitgaven. De OZB (€ 12 mln.) vormt nog geen 10% van de inkomsten. Inkomsten programma’s: gekoppeld aan taken / uitgaven. Rest: vrij besteedbare inkomsten.

Nadere toelichting op de inkomsten Diverse categorieën inkomsten: Inkomstenbron Hoogte beïnvloedbaar? Vrij besteedbaar? Toelichting Algemene uitkering Gemeentefonds Nee, wijzigt in het jaar Ja Trap-op-trap-af met rijksbegroting Doeluitkeringen (bijv. Wmo) Nee Min of meer Onderdeel Gemeentefonds Specifieke uitkering (bijv. WWB) Niet besteed geld moet in beperkt aantal gevallen retour Tarieven (bijv. riool, afval) Maximaal 100% v.d. kosten Egalisatiereserve voor overschot Belastingen OZB: opbrengstgroei gemaximeerd Algemene uitkering Gemeentefonds (GF): vrij besteedbaar door de gemeente, afhankelijk van omvang rijksbegroting (trap-op-trap-af), verandert nog tijdens het jaar, niet beïnvloedbaar. Wordt in 50 termijnen uitbetaald. Doeluitkeringen: via GF, voor een bepaald doel, per uitkering verschillende mate van vrijheid, bijv. Wmo, CJG, Vrouwenopvang, niet beïnvloedbaar. Specifieke uitkering: rechtstreeks van ministerie, niet vrij besteedbaar, wat niet gebruikt is moet in een aantal gevallen terug, niet beïnvloedbaar. Tarieven (bijvoorbeeld riool en afval): mogen alleen worden ingezet voor bepaalde kosten, maximaal 100% kostendekking, daarboven niet beïnvloedbaar. Belastingen: mogen vrij ingezet worden, beïnvloedbaar (OZB: maximale stijging opbrengst voor alle gemeenten = macronorm =% reële economische groei +inflatie). Bezuinigingen zullen dus opgevangen moeten worden door verlaging van de uitgaven Deze sheet geeft antwoord op de vraag van beheersbaarheid, voorspelbaarheid en vrije besteedbaarheid volgens de opzet van SBZ

Inkomsten: vergelijking over jaren Incidentele uitgaven en incidentele inkomsten. 20

Overige zaken rond begroting Projecten Budgetdiscipline, risico’s, weerstandsvermogen Risicomanagement 21

Projecten: in soorten en maten (1) Investeringen Economisch nut /maatschappelijk nut Moeten/mogen geactiveerd en afgeschreven worden. Maatschappelijk nut liever in een keer gedekt (afschrijving ineens). Start wanneer dekking volledig rond is. Raadsbesluit nodig (budgetrecht)

Projecten: in soorten en maten (2) Grondexploitaties (1) Begroting die wordt opgesteld voor ruimtelijke ontwikkelingsplannen. Is een meerjarige begroting (uitvoering van nieuwbouwprojecten loopt over vele jaren) Alle kosten die voor het project worden gemaakt worden aan de grondexploitatie toegerekend. Indien het saldo van baten minus lasten negatief is moet volgens de voorschriften dit tekort direct afgedekt worden dmv een voorziening. Grondexploitaties Kosten en opbrengsten over meerdere jaren. Bijvoorbeeld: aankopen grond, bouwrijp maken, opbrengst verkoop grond. Op de balans als onderhanden werk. Daardoor zie je deze kosten en opbrengsten niet in de exploitatie / begroting / jaarrekening. Ze staan op de balans onder voorraden. Gecalculeerd verlies = voorziening treffen = verlies genomen. Voorziening treffen is verplicht. Dit betekent dat bij negatieve ontwikkelingen de last moet worden genomen, de voorziening moet worden verhoogd. Deze ontwikkelingen zijn dan financieel gedekt en vormen dus geen risico meer. Saldo, positief of negatief raakt dus de begroting wel.

Projecten: in soorten en maten (3) Grondexploitaties (2) Uitgaven/inkomsten lopen niet via reguliere exploitatie (onderhanden werk). Grondexploitaties kennen eigen dynamiek (tussentijd gemonitord, jaarlijkse actualisatie, aparte commissie van de raad ter controle). Accountant beoordeelt of er tijdig een voorziening wordt getroffen, verder beoordeelt hij het risicoprofiel van de grondexploitaties.

Projecten: kosten, verlies en risico’s Verschillende financiële aspecten Totale kosten van een project: hiervoor is dekking aanwezig, anders start project niet. Een verliesgevend project (grondexploitatie): er is een voorziening gevormd (geld op de balans). Risico’s: omstandigheden die kunnen zorgen voor meer kosten (minder opbrengsten) ≠ totale kosten ≠ verlies Risico’s is dus wat anders dan de totale kosten van een project of het verwachte verlies op het project. Als in stukken staat: dit project kost x mln., dan is dus niet het risico x mln, want die x mln. is dan al van dekking voorzien via 1e en 2e bullet. 25

Budgetdiscipline, risico’s en weerstandsvermogen Het gaat nooit zoals je begroot: Begroting = KADERSTELLEND = maximum. Kleine post “onvoorzien” van € 154.000: 3 O’s: onvoorzien, onontkoombaar, onuitstelbaar. Opvangen binnen budgetten. Risico’s: geïnventariseerd o.b.v. processen en informatie derden. Budgetdiscipline en risicobeheersing.

Risicomanagement Veel inzet op beheersen van risico’s Alle mogelijke risico’s worden geïnventariseerd Beheersmaatregelen per risico (verkleinen kans en gevolg) Beschikbare weerstandscapaciteit: Stelposten risico’s en onvoorzien; Reserve Weerstandsvermogen; 25% jaarrekeningresultaat (huidige coalitieperiode); Incidentele toevoegingen. Risico’s zijn onzekere toekomstige omstandigheden of gebeurtenissen die het behalen van de strategische, operationele en financiële doelstellingen van de organisatie kunnen beïnvloeden. Kwantificeren De inschatting van de kans van optreden van een risico en het financiële gevolg daarvan Beheersmaatregelen Activiteiten gericht op het verminderen (controleren, autogordel, goedkopere variant kiezen) dan wel elimineren (niet uitvoeren, verzekeren, voorziening treffen) van de kans van optreden en/of financiële gevolg Weerstandsvermogen Het vermogen om weerstand te bieden aan het financiële gevolg van een opgetreden risico

Risicomanagement Weerstandsvermogen: Hoogte ratio Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Hoogte ratio Ratio toegenomen tot 0,84 Doelstelling collegeprogramma behaald. Toe-/ afname /hoogte gewenste ratio politieke keuze. Benodigde weerstandscapaciteit: Wordt bepaald door simulatie obv Monte Carlo methode. Ratio De verhouding tussen de beschikbare- en benodigde weerstandscapaciteit

Jaarrekening De opzet / totstandkoming Balans: Activa Passiva Cijfers o.b.v. jaarrekening 2012 29

Opzet jaarrekening Vergelijkbaar met bedrijfsleven, maar niet helemaal Rapportage op behalen doelstellingen. Sluitstuk van de Begroting; begroting = KADERSTELLEND. Analyse verschil begroting / werkelijkheid. O.b.v. begroting na goedgekeurde wijzigingen. Balans met toelichting. Accountant stuurt oordeel en bevindingen aan Raad. 30

Balanspositie: activa

Balanspositie: materiële vaste activa Economisch nut / verhandelbaar Maatschappelijke functie Levensduur 32

Activa: meerjarig verloop De verschillen tussen opeenvolgende balansen wordt in de jaarrekening toegelicht, door een inzicht te bieden in de (belangrijkste) vermeerderingen en verminderingen per categorie. Jaarrekening: toelichting vermeerderingen en verminderingen. 33

Balanspositie: passiva

Balanspositie: eigen vermogen (reserves) 35

Passiva: meerjarig verloop De verhouding tussen eigen vermogen en totaal vermogen is binnen Zeist stabiel en gezond. Het opbouwen van vermogen is echter geen doel op zich: vermogen ondersteunt de maatschappelijke taak. 36

Planning & Control Cyclus Documenten en doorlooptijd Inhoud van de documenten Bevoegdheden, bijstellingen Regelgeving en toezicht 37

De Planning- en Controlcyclus (P&C) Begroting 1e bestuurs-rapportage 2e bestuurs-rapportage Jaarrekening Kadernota Deze jaarlijkse cyclus maakt deel uit van de vierjaarlijkse cyclus van het college / coalitieprogramma. In Zeist vormen de Kadernota (voor het volgende jaar) en de 1e bestuursrapportage (van het lopende jaar) samen de Voorjaarsnota. 38

P&C cyclus in opeenvolgende jaren en met doorlooptijd 39

Toelichting P&C documenten Kadernota (raad juni 2013 voor 2014): Startperspectief Technische uitgangspunten Begroting (raad nov. 2013 voor 2014): opbouw via 3 W’s Maatschappelijke doelen Financieel kader Bestuurrapportages (raad juni 2014 en nov. 2014 voor lopend jaar 2014): Afwijkingen Jaarrekening (raad juni 2015 voor 2014): opbouw via 3 H’s Financiële verslaglegging Afwijkingen t.o.v. begroting Kadernota (juni 2013 voor 2014): start financieel perspectief en uitgangspunten op hoofdlijnen: prijsindex, rekenrentes Begroting (nov. 2014 voor 2014): opbouw via 3 W’s: Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag dat kosten? Maatschappelijke doelen en hoe die te bereiken zijn belangrijk, financieel kader is hierop gebaseerd. Bestuurrapportages (juni 2014 en nov. 2014 voor 2014): focus op afwijkingen en bijzonderheden (geen nieuws = goed nieuws) Jaarrekening (juni 2015 voor 2014): opbouw via 3 H’s: Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? Hebben we gedaan wat we zouden gaan doen? Hoeveel heeft het gekost? Het behalen van de maatschappelijke doelen is het eerste aandachtspunt, daarnaast financiële verslaglegging (gemeente heeft geen winstoogmerk, focus ligt elders). 40

Verbonden partijen Eigen P&C cyclus Begroting: check of bijdragen aansluiten. Rapportages: afwijkingen of ontwikkelingen. Jaarrekening: afrekening voor gemeenten + eigen accountantscontrole. Adviserende rol richting accountmanagers, leden DB en AB. DB en AB zijn besluitvormend. 41

Wie gaat waar over? Wie stelt de begroting vast? En wie de jaarrekening? Wie accordeert wijzigingen op de begroting?

De informatiepiramide Raadsprogramma’s (15 + algemene middelen) Collegeproducten (circa 80) Kostenplaatsen (meer dan 2000) Deze indeling is zelf te kiezen, daarnaast is er een verplichte indeling op functies voor Rijk/CBS (gekoppeld aan kpl). Keuzevrijheid + verplichte functie-indeling (CBS) 43

Bestuurlijke legitimatie Raad Begroting + wijzigingen = KADERSTELLEND Programmaniveau Totaal van baten en lasten College Productniveau Organisatie / ambtelijk Binnen producten Geaccordeerde begrotingswijziging = nieuw kader. Raad Stelt begroting vast = kaderstellend op programmaniveau. Verhoging of verlaging van het totaal bedrag aan uitgaven of inkomsten (ook als ze elkaar opheffen) vragen een raadsbesluit. Verschuivingen tussen programma’s vragen een raadsbesluit. Begrotingswijzigingen verwerkt: nieuw kader voor rapportage. College Stelt begroting vast = kaderstellend op productniveau. Verschuivingen tussen producten (binnen een programma) vragen een collegebesluit. Organisatie / ambtelijk Verschuivingen binnen een product (tussen kostenplaatsen) is mogelijk. 44

Relevante regelgeving BBV (besluit begroting en verantwoording) Regels voor begroting, boekhouding en verslaglegging. Andere sturing, andere vereisten. Rol begroting = KADERSTELLEND Wet fido (financiering decentrale overheden) Geen vrijheid bancair handelen Normen voor schulden Verbod op beleggen. 45

Financieel toezicht Door de provincie: Door de accountant: Sluitende meerjarenbegroting en (positieve) jaarrekening. Aspecten: geen oningevulde taakstellingen, beheerplannen en bijbehorende middelen aanwezig, reservepositie / weerstandsvermogen, tariefpositie, grondexploitaties. 5 jaar: meest financieel gezonde gemeente in de provincie. Door de accountant: Jaarrekening: juist, volledig, getrouw, exploitatie en balans. Aspecten: reservepositie / weerstandsvermogen, vorderingen, grondexploitaties, volledigheid opbrengsten. Toets op rechtmatigheid: uitgaven conform bestuurlijke en wettelijke kaders. Altijd een goedkeurende verklaring op alle aspecten. 46