GENT2020 Herhalingsopleiding 26/03/2014 Agenda Intro Naar Gent2020! Extra: webversie Gent2020 Support

INTRO 2

WAT is gent2020? 3 Softwarepakket op maat van Gent om de volledige strategie te plannen en op te volgen: Aan welke doelstellingen werken we? Hoe willen we deze realiseren? Wat zijn de resultaten? Welke personeelsleden werken hieraan mee?

WAAROM werken we met Gent2020? 4 Om te beantwoorden aan de BBC regelgeving. Om de werking van de organisatie gecoördineerd op te volgen door middel van de status van doelstellingen, activiteiten, projecten, acties, indicatoren en mijlpalen. Info uit Gent2020 wordt gebruikt om rapporten te maken om de werking bij te sturen waar nodig.

WIE werkt in gent2020? 5 Organisaties: Stad Gent OCMW Gent sogent Digipolis Medewerkers OCMW: Dienst algemene beleidsondersteuning Stafmedewerker per departement Budgethouder + back-up HR Subsidieaanvragers Projectleiders

Wat is de RELATIE tot andere systemen? 6 Gent2020 SAP Cevips Ondersteunende systemen Beleids- & beheercyclus BI Business Intelligence Geïntegreerde rapporteringstool OUTPUT

Uit welke DELEN bestaat Gent2020? 7 Deel 1 - Strategie Deel 2 - Personeelsplanning Deel 3 - Subsidies

NAAR GENT2020 8

Naar Gent2020! 9 Waar? Bureaublad citrix Bureaublad Lokaal Start  Programma’s  Digipolis  Gent2020 Hoe? Dubbelklik om te openen Automatisch ingelogd

Naar Gent2020: Testversie 10 Icoon Productieversie Hierin werken na de opleiding. Icoon Testversie Hierin werken tijdens de opleiding.

Homepagina 11 Het startscherm van Gent2020 bestaat uit 3 grote delen: 1. Strategie: in dit deel wordt de strategische cascade ((H)SD’s, (P)OD’s, activiteiten en projecten) ingevoerd, het organogram beheerd en de indicatoren en mijlpalen aangemaakt en opgevolgd. 2. Personeelsplanning: hieronder vallen: Het personeelsbehoefteplan (a) : personeelsbehoefte per activiteit/per graad/voor de komende 6 jaar Het personeelsplan (b) : effectieve personeelsbezetting per activiteit/op naam/voor de komende 6 jaar Het verschil tussen personeelsbehoefteplan en -plan per activiteit 3. Subsidies: hier wordt het overzicht van de subsidies bijgehouden. (a) Personeelsbehoefteplan: weergave van het maximaal en optimaal aantal VTE per graad dat een dienst voor een bepaalde tijdsperiode en voor een specifieke activiteit/project mag inzetten. (b) Personeelsplan: weergave van het maximaal en optimaal aantal VTE per graad dat een dienst voor een bepaalde tijdsperiode en voor een specifieke activiteit/project mag inzetten

12 Zo kan je bv. zelf de gewenste layout voor Gent2020 kiezen Selecteren welke budgetronde je wenst te bekijken Je eigen gebruikersrechten bekijken Je eigen instellingen aanpassen: bepalen welke schepen en entiteit standaard moet worden gekozen als je zelf aanpassingen doet of nieuwe zaken ingeeft Quick access layout opslaan of terug naar de standaard verzetten Onder de tab ‘Opties’ kan je Gent2020 naar jouw hand zetten: Homepagina

13 Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang. Homepagina

14 Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn:  Negatief: score onder de risicowaarde  Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde  Positief: score hoger dan de streefwaarde  Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de voorop- gestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen:  Nog niet gestart  In uitvoering  Afgewerkt  Stopgezet  On hold Homepagina

DEEL 1 - STRATEGIE Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van het beleid Rapporteren 15

AANMAKEN VAN DE STRATEGISCHE CASCADE Hoe activiteiten aanmaken? Hoe acties aanmaken? Opdracht Hoe zoek je iets in de cascade? 16

Hoe activiteiten aanmaken? 17 Klik op ‘Nieuw item’

Hoe activiteiten aanmaken? 18 Selecteer ‘activiteit’

Hoe activiteiten aanmaken? 19 Activiteiten formuleer je best voldoende specifiek en aan de hand van ‘Doe’-werkwoorden, zoals organiseren, coördineren, inrichten, beheren, onderhouden, ondersteunen, implementeren, ontwikkelen, opzetten, toepassen, realiseren,… Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: je kan dit automatisch op een bepaalde schepen laten zetten Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de activiteit. Een koppeling van een activiteit met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link.

Hoe activiteiten koppelen? 20 1.Je klikt op OD (=operationele doelstelling) 2.Je klikt op het icoontje om je activiteit te koppelen. 3. Je selecteert in de lijst de juiste operationele doelstelling.

OPDRACHT! Maak een fictieve activiteit aan en doorloop hiervoor volgende stappen: Titel Omschrijving Schepen Dienst Rol – Contactpersoon Rol – Budgethouder (enkel bij OCMW) Geldigheidsdatum! ( van startdatum tot einde legislatuur) Koppeling met de operationele doelstelling 21

22 Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch.

23 Hoe acties aanmaken? Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden:  Afgewerkt  In uitvoering  Nog niet gestart  On hold  Stopgezet  Vertraagd Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Vul hier de geldigheidsdatum van de actie in.

OPDRACHT! Maak een fictieve actie aan onder je activiteit en doorloop hiervoor volgende stappen: Titel Omschrijving Schepen Dienst Status Label Rol contactpersoon Geldigheidsdatum 24

Hoe iets terugzoeken in de cascade? Ga naar Home: 2. Kies Strategie: 3. Je kan selecteren op: Entiteit bijv. OCMW, departement, afdeling, dienst Trefwoord bijv. HR, jeugd Type bijv. actie, activiteit, project,….

Hoe iets terugzoeken in de cascade? 26 Kies op entiteit. Kies op trefwoord. Klik op de filter en kies het gewenste type.

PAUZE! 27

OPVOLGEN VAN DE WERKING VAN DE ORGANISATIE Hoe indicatoren aanmaken? Hoe mijlpalen aanmaken? Opdracht 28

Wat is een indicator? Waarom doen we dit? 29 Indicatoren stellen de organisatie in staat op te volgen of de strategie en de bijhorende doelstellingen succesvol werden gerealiseerd. Indien nodig kan hierdoor op de juiste wijze bijgestuurd worden. Indicatoren bestaan in Gent 2020 op 4 niveaus: 1.Strategische doelstelling 2.(Project-) Operationele doelstelling 3.Activiteit / Project 4.Actie Voorbeelden: Aantal bereikte cliënten in sociale activering Aantal bezoekers van een tentoonstelling Evolutie elektriciteitsverbruik Doorlooptijd onderhandelingsprocedures

Een indicator aanmaken gaat best als volgt: Open eerst het strategisch item waarvoor je een indicator wil aanmaken. Dit doe je via ‘Strategie’ op de homepagina Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Indicatoren’: Daar kies je rechts voor ‘Indicator aanmaken’:  De indicator wordt automatisch gelinkt aan het strategisch item waarbinnen het werd gecreëerd Een alternatieve manier, is via de rechtstreekse link ‘Nieuwe indicator’ op de homepagina  Hier zal de indicator nog gekoppeld moeten worden aan het strategisch item waarop hij van betrekking zal hebben (cf. volgende slide) Het is uiteraard mogelijk om aan een strategische item meerdere indicatoren te koppelen. Hoe indicatoren aanmaken? 30

Hoe indicatoren aanmaken? 31 Geef een veelzeggende titel aan de indicator. Koppel de indicator aan:  HSD  SD  OD  POD  Project  Activiteit  Actie Wat is de indicator en waarom wordt deze opgesteld Toelichting van streef-en risicowaarden, rekenwijze, periodiciteit, bron… Er kunnen rollen (cf. infra) toegewezen worden aan personen (Mede-)eigenaar (bij default de persoon die aanmaakt) Verantwoordelijke (bij default de persoon die aanmaakt)

Indicatoren - Rollen (Mede-)Eigenaar Een indicator wordt in Gent 2020 aangemaakt, beheerd en geëvalueerd door de ‘eigenaar’. Deze rol is weggelegd voor de budgethouder. Verantwoordelijke De indicator wordt gescoord door een ‘verantwoordelijke’, die hiertoe is aangeduid door de ‘eigenaar’. Het is mogelijk om meerdere verantwoordelijken aan te duiden. 32

Hoe indicatoren aanmaken? 33 Navigeer naar het tabblad ‘Eigenschappen’ Hoe vaak meet je de data? Wanneer begin je te meten? Kan ook in het verleden liggen ! Wanneer wil je als eigenaar via mail herinnerd worden om over de inhoud van de indicator en meerwaarde ervan na te denken? Welke KPI’s zijn vertrouwelijk en mogen niet op officiële rapporten komen? Deze info kan enkel worden aangepast door Strategie & Coördinatie

Hoe indicatoren aanmaken? 34 Op welke manier worden de scores weergegeven? Geheel getal Decimaal getal Percentage Kwalitatief Hoe moet de evolutie berekend worden (cf. infra)? Hoger is beter Lager is beter Tussen grenswaarden Wat is het nulpunt (As Is)? Niet verplicht en staat standaard op 0. Vanaf wanneer kunnen we spreken van een evolutie? Dit veld is niet verplicht en staat standaard op 0. Dit betekent dat ieder verschil belangrijk is Moet deze indicator meegenomen worden naar het bovenliggende niveau in de cascade? Onder het tabblad ‘Scores’ kan je een overzicht krijgen van scores die reeds werden ingevoerd via de webversie (wordt vervolgd)

Risicowaarde Streefwaarde Vb: aantal museumbezoekers Hoger is beter 35

Risicowaarde Streefwaarde Vb: energieverbuik van de stadsgebouwen Lager is beter 36

Risicowaarde B Streefwaarde B Risicowaarde O Streefwaarde O Vb: gemiddeld leerlingenaantal per klas Tussen grenswaarden “Optimum” 37 Middelpunt

38 Hoe indicatoren scoren? Onder het tabblad ‘Scores’ kan je indicatoren scoren maar krijg je eveneens een overzicht van reeds ingegeven records Om indicatoren te scoren, klik je op Score- records genereren. Afhankelijk van de ingegeven startdatum en de bijhorende periodiciteit is het ook mogelijk om records in te geven voor het verleden.

Wat is een mijlpaal? 39 Een mijlpaal duidt een aantal tussenstappen aan voor een definitief resultaat is bereikt. Komt voor bij: o Acties o Projecten Voorbeelden: Jaarrekening wordt goedgekeurd door Raad Opleiden van gebruikers nieuwe software Einde sloopwerken Aankoop site

Hoe mijlpalen aanmaken? 40 Mijlpalen dien je rechtstreeks aan te maken onder een SD, POD, OD, project, activiteit of actie. Zoek hiertoe eerst het strategisch item in kwestie via de link ‘Strategie’ op de homepagina en open het item. Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Een mijlpaal aanmaken. Een mijlpaal bekijken en/of wijzigen. Een mijlpaal volledig verwijderen. Via dit mijlpalenplan kan de timing bekeken worden.

Hoe mijlpalen aanmaken? 41 Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd (meerdere), bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen SD, POD, OD, project, activiteit of actie Er kunnen rollen gekoppeld worden aan de mijlpaal:  Verantwoordelijke  Redacteur  Eigenaar (= aanspreekpunt) De geplande start- en einddatum kunnen hier worden ingegeven. De effectieve start- en einddatum kunnen in principe pas ingevoerd worden wanneer deze voorbij zijn. Deze kunnen echter wel reeds proactief ingevuld worden. De status kan weer- gegeven worden als:  Afgewerkt  In uitvoering  Nog niet gestart  On hold  Stopgezet  vertraagd In dit veld kan een toelichting gegeven worden deze mijlpaal. Ook mijlpalen kunnen worden gemerkt als vertrouwelijk waardoor ze niet op officiële rapporten verschijnen.

OPDRACHT! Maak een fictieve nieuwe indicator aan bij jouw activiteit. Doorloop hiervoor volgende stappen: Titel Omschrijving Toelichting Rol eigenaar Rol verantwoordelijke Alle eigenschappen aanvullen Vul een fictieve score in 42

DEEL 2 – Personeelsplanning 43

Behoefte/plan 44 Personeelsbehoefteplan = Hoeveel medewerkers van welk profiel hebben we nodig om onze activiteiten uit te voeren? Personeelsplan = Hoeveel medewerkers we effectief hebben voor het uitvoeren van onze activiteiten? =Voor de komende jaren. =Basis voor personeelsbudget.

Personeelsplan 45 Navigeer via de Homepagina naar ‘Planning’ Het tabblad ‘Plan’ is te vinden naast het tabblad ‘Behoefte’.

Personeelsplan 46 Selecteer de entiteit (departement of dienst) waarvoor je de bezetting wenst te consulteren. Op het overzicht dat wordt weergegeven kan je voor de gekozen entiteit de effectieve gecorrigeerde bezetting (aantal VTE) zien per activiteit / per persoon / per graad / per jaar Hoeveel VTE in de vorige budgetronde was goedgekeurd (V.GGK.) Wat het voorstel is door de diensten (Voorstel dienst)

WEBVERSIE GENT

Wat? 48 Windowsversie Gent2020 Webversie Gent2020 Toegang: Beperkt aantal gebruikers Toegang: toepassing en rechten worden door Digipolis toegekend (netwerkgebonden) Basisgegevens maken en aanpassen, bijv. een nieuwe activiteit Scores ingeven Toegang: alle medewerkers Medewerkers met specifieke rol Toegang: via link (netwerkgebonden) Een aantal basisgegevens raadplegen Scores ingeven  Gebruiksvriendelijk alternatief!

Wat? 49 Webversie Gent2020 DEEL 1: Lezen -Alle medewerkers -Alle strategische items + indicatoren en mijlpalen raadplegen -Drie dimensies: -Individuele rol -Rol van de dienst -Volledige strategie DEEL 2: Werken -Medewerkers die ook in de windowsversie een rol hebben -Scores van indicatoren invullen -Mijlpalen en statussen aanvullen

50

Demo 51 LINK: LOGIN: - -Standaard paswoord

SUPPORT 52

Support Gent Windowsversie: 1.HandleidingHandleiding 2.Stafmedewerker per departement: -OZ: Katia Sette -SD: Sarah Voets -P&O: Ruben Leupe -Financiën en diensten van de secretaris: Ellen Wyns 3.Servicedesk Digipolis Webversie: 1.InstructiefilmpjesInstructiefilmpjes 2.Inhoudelijke vragen: diensthoofd 3.Technische vragen: Servicedesk Digipolis