Vergadertechnieken

Uit welke vaste onderdelen bestaat een vergadering? Vooraf weet iedereen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt.Vooraf weet iedereen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt. Deelnemers worden uitgenodigd. (voorzitter)Deelnemers worden uitgenodigd. (voorzitter) Deelnemers krijgen een agenda bijbehorende informatie. (voorzitter)Deelnemers krijgen een agenda bijbehorende informatie. (voorzitter) Vooraf is duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit.Vooraf is duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit.

Welke spelregels zijn er? Je bent op tijd aanwezig.Je bent op tijd aanwezig. Je neemt de vorige notulen en de agenda van de vergadering mee. (pen en papier)Je neemt de vorige notulen en de agenda van de vergadering mee. (pen en papier) Je laat anderen uitpraten.Je laat anderen uitpraten. Je aanvaardt de rol van de voorzitter.Je aanvaardt de rol van de voorzitter. Je formuleert kort en bondig.Je formuleert kort en bondig. Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is.Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is. Je luistert goed naar anderen.Je luistert goed naar anderen. Je doet na de vergadering wat je belooft.Je doet na de vergadering wat je belooft. Je accepteert genomen besluiten.Je accepteert genomen besluiten.

Agenderen De agenda is een lijst met onderwerpen die aan de orde komen in een vergadering. Meestal staan de belangrijkste zaken bovenaan. Soms staan bij de agenda ook actiepunten vermeld van de vorige vergadering, zodat besproken kan worden in hoeverre geplande acties ook zijn uitgevoerd.

Hoe ziet een goede agenda er uit? Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.Opening: de voorzitter heet iedereen welkom. Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen.Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. In sommige vergaderingen wordt dit overgeslagen. Ingekomen stukken en mededelingen. Is er iemand afwezig? Is er iets belangrijks gebeurd?Ingekomen stukken en mededelingen. Is er iemand afwezig? Is er iets belangrijks gebeurd? De punten die besproken moeten worden. In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp. Zoals ingeleverd werk, planning etc.De punten die besproken moeten worden. In de juiste volgorde en met de juiste hoeveelheid tijd per onderwerp. Zoals ingeleverd werk, planning etc.

Rondvraag. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw!Rondvraag. Aan het eind wordt gevraagd of iemand nog iets toe te voegen heeft. Als het goed is, begint de vergadering hier niet opnieuw! Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. Na de sluiting stopt de notulist met notuleren.Sluiting. Er wordt soms een datum gekozen voor een volgend overleg. Na de sluiting stopt de notulist met notuleren.

Actielijst Sommige voorzitters vinden het prettig om te werken met een actie- of besluitenlijst. Daarin staat aangegeven wat besloten is of wie wat moet doen op welk moment. Afhankelijk van wat men gewend is, voegt men de actielijst toe aan de agenda. De agenda bepaalt dan de volgorde van de onderwerpen, de actielijst geeft aan welke activiteiten besproken moeten worden. Sommige voorzitters vinden het prettig om te werken met een actie- of besluitenlijst. Daarin staat aangegeven wat besloten is of wie wat moet doen op welk moment. Afhankelijk van wat men gewend is, voegt men de actielijst toe aan de agenda. De agenda bepaalt dan de volgorde van de onderwerpen, de actielijst geeft aan welke activiteiten besproken moeten worden.

Voorzitten Als voorzitter bewaak je gang van zaken tijdens een vergadering. Dat begint al bij een goede voorbereiding: het zorgen voor een vergaderlocatie, het uitnodigen van deelnemers en het verspreiden van de agenda en de bijbehorende informatie.

Hoe bewaar je het overzicht? In alle gevallen blijf je serieus en stuur je de discussie naar een eindconclusie toe. Je ziet er op toe dat er niet op de man wordt gespeeld. Je bewaakt de agenda door bijvoorbeeld lange discussies af te kappen en samen te vatten.

Als voorzitter zorg je er voor dat mensen naar elkaar luisteren. Je vat samen en herhaalt indien nodig, formuleert afspraken en besluiten. Daarmee creëer je overzicht voor alle deelnemers, maar help je ook degene die voor de notulen zorgt.

Notuleren De taak van een notulist is om van een vergadering een ordelijke en relevante samenvatting te geven. Tijdens de vergadering komt het aan op goed luisteren en opschrijven wat voor alle deelnemers straks het belangrijkste is om te weten. Na de vergadering moet de notulist dat kort en bondig formuleren zodat iedereen weet wat is afgesproken.

Waarvoor zijn notulen bedoeld? verslag, ook voor de niet-aanwezigenverslag, ook voor de niet-aanwezigen geheugensteun voor alle deelnemersgeheugensteun voor alle deelnemers bewijsstuk van gemaakte afsprakenbewijsstuk van gemaakte afspraken de basis voor nieuwe vergadering of actiesde basis voor nieuwe vergadering of acties archief of documentatiearchief of documentatie

Valkuilen! eigen mening of waardeoordeel laten merken in de notuleneigen mening of waardeoordeel laten merken in de notulen feiten of informatie toevoegen of verbeterenfeiten of informatie toevoegen of verbeteren