.1 Kick off ‘Implementatie studentmobiliteit Hans Westerik 25 januari 2015

Strategie UT. 2

Studentmobiliteit Iedereen heeft wel een vage notie bij studentmobiliteit, maar wat bedoelen we hiermee?  Werknaam studentmobiliteit, processen die te maken hebben met studenten: inkomend en uitgaand.  Voorbeelden van inkomend: aanmelden, controle of een student aan voorwaarden voldoet, ondersteuning visa, housing, beurzen en financiële afwikkeling;  Bij uitgaand: stage, deelstudie of afstuderen buiten de UT. Dit kan zowel binnen- als buitenland zijn. En alles wat hier bij komt kijken bijvoorbeeld autorisatie, verzekering en financiële afwikkeling, maar ook toetsing bij voorwaarden.. 3

Project studentmobiliteit fase 1 informatieanalyse (september t/m december 2014) Identificatie problemen:  Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer inefficiënt  Management informatie is onvoldoende beschikbaar  Het proces van aanmelding voor een internationale student duurt te lang  Aansturing student mobiliteit op UT niveau versnipperd. 4

2015: pakketselectie Op basis van criteria (bewezen pakket, in productie bij meerdere gebruikers) : MoveOn (QS Unisolution – Duitsland) Mobility Online (SOP – Oostenrijk) Osiris (CACI – Nederland). 5

Beoordelingscriteria  Gebruikerservaringen (releasebeleid, openstaande problemen, wensen, plannen, achteraf succesvol?)  Functionaliteit (requirements, specifiek managementinfo, interfaces);  Doelstelling en opzet van het pakket (doelstelling, modulen, wanneer op markt, releasebeleid, versies en aantallen in gebruik)  Leverancier (omvang, continuïteit, visie, doelgroep, plannen);  Techniek (software, standaard, eisen gebruiker, inzicht DB);  Implementatie (testomgeving, conversie, opleiding, maatwerk, consultancy, problemen bij implementatie, tips);  Cloud?, consequenties maatwerk, beveiliging, performance, zelf overzichten maken?)  Kosten (licentie, consultancy, overig eenmalig, jaarlijks). 6

Aanbeveling pakket, ervaringen elders Aanbeveling van projectgroep aan stuurgroep: Kies voor Mobility-Online van SOP ERVARINGEN ELDERS  Succes hangt voornamelijk af van de tijd die wij beschikbaar hebben  Wijk zo weinig mogelijk af van de standaard Flexibiliteit van de pakketten is mooi maar ook een valkuil  Geen data migratie: begin met een schone lei  Gefaseerde invoer: niet alles in één keer willen doen. 7

Achtergrond project  Stuurgroepvergadering 4 augustus is ‘Eindrapport Studentmobiliteit’ besproken;  Besluit:  Eerst randvoorwaarden invullen, o UT-breed gebruik; o Beperken aantal uitzonderingen; o Middelen en tijd vrij maken vóór start.  Dan pas starten met implementatie.  Vrijdag 6/11 j.l.: afstemming met Hans Punt en Jan Evers; starten met opstellen PID, in nauw overleg met Inge Broekman;  Doelstellingen: Implementatie, Veilig stellen data en ‘Knowledge database’.. 8

Randvoorwaarden en aandachtspunten  De consultant van SOP zal hier een beperkt aantal dagen zijn, het is zaak om voor zijn komst het project goed voor te bereiden. Verder is het belangrijk dat op deze dagen de functioneel beheerder en de key- users beschikbaar zijn;  Consequenties voor ‘aanpalende projecten’, die we niet allemaal kennen. Dit maakt communicatie en voorlichting over het project belangrijk;  Starten met outgoing;  Geen conversie;  Rekening houden met go live nieuw collegejaar bij exchange studenten. Als je 1 september van 2017 live wilt gaan moet het systeem beschikbaar zijn vanaf 1/11/

Scope. 10

Architectuur. 11

Projectorganisatie. 12

Activiteiten en planning Standaard indeling per activiteit:  Titel;  Planning;  Korte omschrijving;  Aanspreekpersoon;  Op te leveren. Er zijn in totaal 49 activiteiten. 13

Totaal overzicht planning. 14

Bril nodig? Of liever de hoofdlijnen? ResultatenPlanning, weeknr Datum Inkoop Mobility Online afgerond,429/01/2016 Go live Mobility Online outgoing stages/afstudeerders 2310/06/2016 Go live bijbehorende MO-BU2815/07/2016 Go live Mobility Online outgoing exchange studenten 4328/10/2016 Go live bijbehorende MO-BU4511/11/2016 Go live fase 1 MO-KS3502/09/

Status projectgroep  Eerste bespreking was 8/1 j.l.  Werkgroepen inkoop en ‘invoering Mobility Online sec’ zijn begonnen;  Werkgroep MO-KS en MO-BU: starten binnenkort;  Er is contact geweest met Fontys over aanpak van ons project;  Cursus Fontys: 22/1;  Vergaderfrequentie: eerst maandelijks, later twee wekelijks.. 16

Status werkgroep inkoop  Verkoopvoorwaarden SOP zijn door René Belt bekeken: geen rare voorwaarden;  SURF komt ‘deze ’ met een standaard ‘bewerkingsovereenkomst’ (Engels). Deze willen we gaan gebruiken. (Wet bescherming persoonsgegevens, WBP). Gelukkig is Oostenrijk onderdeel EU;  Toezegging van SOP dat bewerkingsovereenkomst geen probleem is;  Er is een telefonische bespreking geweest met Gerald Mauberger van SOP, er zijn al vast afspraken gemaakt over consultancy;  Voorbereidingen worden getroffen voor tekenen contract. Eind week 4?. 17

Status werkgroep invoering  Eerste bijeenkomst 15/1 j.l.;  Alle faculteiten zijn betrokken;  Inventarisatie procedures/processen;  Voor uitwerking eerst even 22/1 afwachten (stroomschema, verantwoordelijkheden, procedures, ‘procesbeheer’, relaties: ontdubbelen);  Wie worden key-users?;  Hoe houden we alle eenheden binnen boord.. 18

Overige werkgroepen  Werkgroep MO-KS: eerste bijeenkomst 15/2  Werkgroep MO-BU: kan pas starten nadat er een ingerichte testomgeving is.. 19

Dat dit project een daverend succes mag worden!!!. 20