Vergaderen; moet dat? Carola Peters-van der Gouw VvE Belang oktober-november 2015.

Presentatie over: "Vergaderen; moet dat? Carola Peters-van der Gouw VvE Belang oktober-november 2015."— Transcript van de presentatie:

1 Vergaderen; moet dat? Carola Peters-van der Gouw VvE Belang oktober-november 2015

2

3 Een vergadering is als een reis Reisverslag Voorpret Spoorboekje Reisleider Bagage

4 Voorpret

5 Spoorboekje: de agenda

6

7 Agenda 1.Opening 2.Notulen 3.Jaarverslag, balans, decharge bestuur 4.Begroting 5.Voorstellen 6.Rondvraag

8 1.20.00 uur: Opening en welkom 2.Bespreking van de notulen (reeds in uw bezit) 3.Jaarverslag: hoe hebben we het geld besteed? 4.Begroting: wat gaan we in het komende jaar met ons geld doen? 5.Voorstellen: - Renovatie van de entree - Onderzoek zonnepanelen - Noodverlichting in de trappenhuizen 6.Rondvraag 7.21.30 uur: einde vergadering en napraten onder het genot van een drankje en een hapje. Agenda

9 De reis begint! Succesfactoren: Duidelijke opening:  Stemverheffing: “Beste mensen, we gaan beginnen!”  Ga staan!  Zonodig:  Begin op tijd: laatkomers worden niet beloond!  Begin eens op een andere manier

10 Reisleider

11 De bagage Autoritair Laisser-faire

12 Te weinig bagage?

13 Gesprekstechnieken: de boven- en de onderstroom  Open vragen stellen: waarom, hoe, wat?  Nooit ‘waarom’!  Aanmoedigen  Ordenen en toetsen: klopt het wat ik denk?  Doorvragen: gerichte vragen

14 Volgtechnieken  Inkaderen en samenvatten  Omgaan met emotie  Geborgenheid  Sta stilte toe  Benoem wat je ervaart

15  Confronteren  Wat bedoel je precies?  Tot de orde roepen  Consequenties benoemen  Kiezen! Stuurtechnieken

16 Argumenten

17  Samenvatten en eigen argumenten verklaren  Niet in de verdediging!  Betweters  Langpraters  Klagers  Hoe denken de anderen erover?  Actief luisteren  Ik-boodschappen Tegenargumenten

18 De juiste volgorde!

19

20 Niet genoeg in reservefonds! Geen hogere bijdrage Maar wel isolatie !

21 We gaan isoleren en dus geld besparen! Geen hogere bijdrage Dus niet genoeg in het reservefonds

22 Conflicten tussen leden:  Laat het probleem bij hen  Goed afronden!  Storing!  Negeer het als het niet stoort

23 Het afscheid  Rondvraag  Samenvatting van afspraken  Positieve uitspraak  Dankwoord

24 Het reisverslag: de notulen  Voorbereiding  Voorzitter houdt contact met notulist  Actieve houding notulist:  Goede plaats om te zitten en te schrijven  Besluiten woordelijk noteren  Snel versturen!  Besluitenlijst

25 Praktijkvoorbeeld: Renovatie van de entree

26

27 De situatie:  Enkel glas  Schrootjeswanden en -plafond  Versleten en gladde vloer  Oude lichtbakken  Slechte intercom

28 We willen:  Dubbel glas in combinatie met nieuwe kozijnen  Schrootjesplafonds en -muren weg; vloer vernieuwen  Ledverlichting met dimmer  Nieuwe spreek-luisterverbinding  Bewakingscamera’s

29 Haalbaar! Voorstel Offerte Plan Idee Besluit

30 Meedenkers Haalbaar! Inspiratiebijeenkomst Enthousiasme ‘Ballonnetjes oplaten’ Voorstel Offerte Plan Idee Besluit Samen klussen Koffiedrinken Idee

31 Aandachtspunten Quorum Gekwalificeerde meerderheid Financiën

32 Argumenten  Moderne uitstraling  Minder stookkosten/elektriciteitskosten  Meer allure  Beter verkoopbaar

33 Tegenstanders  Ziet er netjes uit!  Niks mis mee; is al jaren zo  Zo laten maar wel graag meer licht!  Meer licht? Dan zie je nog beter hoe lelijk het is!  Ik wil helemaal niet verkopen!  Wanneer loop je nou in die hal?

34 jong, hoger inkomen ‘lelijk!’ ‘geen video’ woongenot ‘goed plan’ investeren! oudere ‘blijvers’ vertrouwd ‘wel video’ achter de voordeur ‘niet onze stijl’ terughoudend gemengd, middeninkomens andere prioriteiten ziet er wel mooi uit ideeën voor verbetering terughoudend, maar positief voor tegentwijfel

35 Resultaat  Geen dure renovatie: we vervangen nu vloer, verlichting en spreek-luisterverbinding  Volgend jaar: plafond en pui (dubbel glas en kozijnen)  Video vergeten we  Iedereen heeft wel iets ‘binnengehaald’  Meer allure entree  Niet te veel verandering

36