Fcb Bewust Roosteren 24 september 2015 Dineke Wolbink Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen 06 23499734.

Presentatie over: "Fcb Bewust Roosteren 24 september 2015 Dineke Wolbink Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen 06 23499734."— Transcript van de presentatie:

1 fcb Bewust Roosteren 24 september 2015 Dineke Wolbink Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen d.wolbink@syntro.nl 06 23499734

2 Bewust Roosteren Doel en doelgroep Het stappenplan is bedoeld voor alle organisaties die: Te maken hebben met pieken en dalen in de hoeveelheid werk. Willen onderzoeken hoe je hier slim mee om kan gaan op een zo duurzaam mogelijke wijze. Aanleiding Vanuit het fcb zijn subsidiegelden ter beschikking gesteld voor enkele roosterprojecten bij verschillende verpakkingsbedrijven. Eén van deze projecten richtte zich op de vraag hoe je het beste te werk kan gaan als de hoeveelheid werk schommelt. Hoe kan je ervoor zorgen dat je bij drukte voldoende medewerkers hebt, en als het rustig is je niet juist te veel collega’s in dienst hebt? En hoe kan je hier slim mee omgaan in je roostering en planning? Actuele vragen waar meerdere organisaties mee te maken hebben. Voor deze organisaties is de aanpak van dit project in deze rapportage uitgewerkt. In deze rapportage In deze rapportage is te lezen hoe de huidige situatie in kaart kan worden gebracht, en hoe deze opnieuw ingericht kan worden in de gewenste situatie. Er is daarnaast een concreet voorbeeld uitgewerkt en tot slot is een overzicht van de stappen en acties weergegeven. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

3 Bewust Roosteren - Stappenplan Huidige situatie Gewenste situatie Flexibiliteits- check Medewerkersgesprekken Cijfers werkvloer Flexibiliteit over plaats Flexibiliteit over tijd Invulling medewerkersbestand Invulling rooster Stappenplan van huidige situatie naar gewenste situatie Onderstaande stappen worden doorlopen. Nadat de huidige situatie in beeld is gebracht, wordt een “flexibiliteitscheck” uitgevoerd. Dit leidt samen tot een concrete invulling van de gewenste situatie. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

4 Bewust Roosteren – Huidige situatie Medewerkersgesprekken Aan de hand van medewerkers- gesprekken kan je een beeld vormen van de knelpunten en van de wensen van medewerkers. Dit kan door middel van individuele gesprekken of met groepsgesprekken waar een aantal medewerkers tegelijkertijd aan deelneemt. Het voordeel van een groepsgesprek is dat je in kortere tijd meerdere meningen in kaart brengt, en het beeld van de ene persoon direct kan toetsen bij andere personen. Een voorbeeld van een vragenlijst voor de medewerkersgesprekken is te zien in bijlage I. Hier zijn ook vragen te vinden die planners en leidinggevenden zichzelf kunnen stellen. Huidige situatie Analyse van de huidige situatie Om de huidige situatie in kaart te brengen is het verstandig zowel naar cijfers te kijken die binnen de organisatie beschikbaar zijn, als naar ervaringen van medewerkers. De cijfers kunnen gebruikt worden voor verdere berekeningen, de meningen geven richting aan de te kiezen oplossingen en het uiteindelijke rooster. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

5 Huidige situatie Benodigde medewerkers op de werkvloer De volgende stap is het in kaart brengen van hoeveel medewerkers er nodig zijn om het werk te kunnen verrichten. Wanneer er bijvoorbeeld één stansmachine doordeweeks 36 uur aan staat en door 2 personen bediend moet worden, heb je 2 personen per week nodig. Staat de machine echter 72 uur aan, dan heb je 4 personen nodig. Nu kan het ook nog zijn dat dit per periode verschillend is. Bijvoorbeeld dat in de zomer twee keer zo veel mensen op de werkvloer nodig zijn als in de rest van het jaar. Een voorbeeld: Meestal is het beeld echter niet zo duidelijk als hierboven. Maak dan een schatting, hoe vaak heb je hoeveel mensen nodig? Heb je in de ene periode van het jaar meer mensen nodig dan in een andere, of is dit elk jaar weer anders? En de slotvraag: waar kom je gemiddeld op uit? Totaal aantal medewerkers in dienst Je weet nu hoeveel medewerkers je gemiddeld genomen op de werkvloer nodig hebt. In totaal moet je echter wel meer medewerkers in dienst hebben. Medewerkers kunnen ziek worden, op vakantie gaan of om een andere reden afwezig zijn. Daarom is het logisch dat je het aantal medewerkers uit de vorige stap opplust. Dit doe je door het aantal medewerkers dat je op de werkvloer nodig hebt, te vermenigvuldigen met een van onderstaande getallen afhankelijk van hoe groot je ziekteverzuim is: Stel je hebt bij de vorige stap berekend dat je gemiddeld genomen 30 personen nodig hebt op de werkvloer. Je ziekteverzuim is 7,5%. Dan krijg je deze formule: 30 x 1,30 = 39 personen Dit betekent dat je 39 fte aan medewerkers nodig hebt om je werk gedaan te krijgen, rekening houdend met ziekte en verlof. De vraag is alleen hoe je dat wilt organiseren. ZiekteverzuimFactor < 4,0 %1,20 4,0 – 7,0 %1,25 > 7,0 %1,30 Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

6 Flexibiliteitscheck Flexibiliteit over plaats Met flexibiliteit over plaats wordt bedoeld in welke mate medewerkers uitwisselbaar zijn over teams of afdelingen. Hoe meer er uitgewisseld kan worden, hoe makkelijker het is om drukte op te vangen. Bovendien worden er op deze wijze voor medewerkers extra ontwikkelmogelijkheden gecreëerd. Voorwaarde is wel dat als de ene afdeling het druk heeft, de andere afdeling niet ook druk is. Al kan er dan nog steeds slim omgegaan worden als op de ene afdeling veel meer zieken zijn dan op de andere afdeling. Maar let op, dit hoeft niet te betekenen dat alle medewerkers overal inzetbaar moeten zijn. Dit is immers niet mogelijk als voor bepaalde afdelingen of functies specifieke kennis of vaardigheden benodigd zijn. Wel kunnen er bijvoorbeeld twee of drie medewerkers worden aangewezen die ingewerkt worden op een andere afdeling. Zo kan er toch bijgesprongen worden waar nodig. Flexibiliteits- check Flexibiliteitsmogelijkheden In de analyse van de huidige situatie is bekeken hoeveel medewerkers je gemiddeld nodig hebt. Hoeveel medewerkers je uiteindelijk aan wilt nemen hangt echter nog af van een derde factor, namelijk de flexibiliteit vanuit het personeel. In het algemeen geldt; hoe meer flexibiliteit je in het personeelsbestand hebt zitten, hoe minder medewerkers je vast in dienst nodig hebt. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

7 Flexibiliteitscheck Flexibiliteit over tijd Als er veel werk te doen is, is de vraag hoe ervoor gezorgd kan worden dat er op dat moment voldoende mensen zijn. Dit kan op de manieren zoals in de tabel te zien is. Elke mogelijkheid heeft zijn voor- en nadelen. Per organisatie is het verstandig te kijken welke optie het best passend is. Daarvoor kan de beoordelingstabel in bijlage II worden gebruikt. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

8 Gewenste situatie Aantal fte In de eerste stap heb je bekeken hoeveel fte je gemiddeld per jaar nodig hebt. Nu is de vraag hoeveel fte je aan vaste medewerkers in dienst wilt hebben. Dit hangt af van je pieken en dalen in het werk en de flexibiliteitsmogelijkheden. Deze beslisboom kan je helpen te bepalen hoeveel fte je vast in dienst kan nemen. Daarnaast is het verstandig naar boven af te ronden als je een kleine groep hebt en weinig kan rouleren tussen afdelingen en teams. Gewenste situatie De analyse van het benodigd aantal medewerkers en de flexibiliteitscheck geven genoeg informatie om nu de gewenste situatie in te richten. Hieruit vloeien twee vragen voort: Hoeveel fte heb ik als vast medewerkersbestand nodig? Hoe organiseer ik het rooster? Maak je gebruik van uitzendkrachten, overuren of meeruren? Kan je daardoor alle pieken opvangen zonder dat er momenten zijn dat je te veel medewerkers hebt? Maak je gebruik van het fluctueren van uren van medewerkers over het jaar heen? Kan je alle pieken opvangen zonder dat er momenten zijn dat je te veel medewerkers hebt? Maak je gebruik van het fluctueren van uren van medewerkers over het jaar heen? Kan je nu wel alle pieken opvangen zonder dat er momenten zijn dat je te veel medewerkers hebt? De uitzendkrachten, overuren en meeruren nemen een deel van je benodigde inzet voor hun rekening. 10% van je uren bestaat bijvoorbeeld uit uitzendkrachten en overuren. Trek dan 10% af van het eerder berekende aantal fte. Het restant kan je vast in dienst nemen. Je zal meer fte in dienst moeten nemen dan wat je in de box hier links uitrekent. Tenzij je accepteert dat je soms nee moet zeggen tegen orders. Je kan precies het aantal fte in dienst nemen wat je eerder hebt berekend. Je zal meer fte in dienst moeten nemen dan wat je eerder hebt berekend. Tenzij je accepteert dat je soms nee moet zeggen tegen orders. Nee Ja Nee

9 Gewenste situatie Roostersituatie Als laatste stap moeten de gemaakte keuzes worden door vertaald naar de roostersituatie. Een belangrijke vraag hierbij is hoe je het rooster zelf ook flexibel kan laten zijn. Denk hierbij aan: Het inplannen van reservediensten: Als een collega ziek wordt of op vakantie gaat, vervangt een medewerker met een reservedienst hem. De reservedienst kan ook gebruikt worden om ingezet te worden als het erg druk is en er extra medewerkers nodig zijn. Bij het gebruiken van een reservedienst is het goed om stil te staan bij de volgende vragen: Wat doe je met de reservedienst als deze niet nodig blijkt? Vervalt hij of kan de medewerker andere werkzaamheden doen? Hoe ver van te voren weet een medewerker uiterlijk hoe de reservedienst wordt ingevuld? Het inplannen van consignatie: Bij consignatie kan de medewerker worden opgeroepen om bij een incidentele en onvoorziene situatie te komen werken. Over de uren dat de medewerker beschikbaar moet zijn wordt wel een (kleine) vergoeding betaald. Andere vragen met betrekking tot de roostersituatie zijn: Behouden we de huidige werktijden of passen we de diensten aan? Behouden we hetzelfde dienstenpatroon of zijn er andere roostervoorkeuren? Kan het planproces nog beter worden gestroomlijnd? Het is belangrijk om bij deze vragen de eerder verzamelde medewerkersvoorkeuren mee te laten wegen. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

10 Samenvatting In onderstaande tabel zijn alle te beantwoorden vragen en bijbehorende acties samengevat. De doorlooptijd van bovenstaande acties hoeft niet lang te zijn. Het is mogelijk om binnen een maand de stappen te doorlopen. Wanneer er echter meer aandacht wordt besteed aan het creëren van draagvlak duurt het langer. Hiertoe kunnen voor de laatste stap bijvoorbeeld werkgroepbijeenkomsten georganiseerd worden waarbinnen management, medewerkers en OR vertegenwoordigd zijn. In deze bijeenkomsten wordt de roostersituatie concreet gemaakt. In dat geval is de totale doorlooptijd ongeveer 3 maanden. VragenActieInstrument 1. Welke knel- en pluspunten worden rondom de planning ervaren? MedewerkersgesprekkenVragenlijsten 2. Hoeveel medewerkers heb ik gemiddeld over een jaar nodig? Inschatting maken van de hoeveelheid werk en omrekenen naar aantal medewerkers Omrekenfactor 3. Op welke manieren kan ik voor flexibiliteit zorgen bij mijn medewerkers? Flexibiliteitscheck Beoordelingstabel flexibiliteit over tijd 4. Hoeveel fte wil ik vast in dienst hebben? Bepaling aantal fteBeslisboom 5.Naar welke roostersituatie kan ik dit vertalen? Bepaling roostersituatie Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

11 Het bedrijf Eetgraag Verpakkingen bestaat uit 20 medewerkers in de productie waarvan 8 fte op de snijafdeling werkt. In het najaar wordt met uitzendkrachten gewerkt. Toch klagen de medewerkers vaak dat ze het veel te druk hebben en hoopt het werk zich op. Eetgraag Verpakkingen besluit te onderzoeken of ze soms te weinig medewerkers in dienst hebben. Het bedrijf pakt de gegevens van vorig jaar erbij om een voorspelling te kunnen maken. Eetgraag Verpakkingen ziet vervolgens dat er aan het begin van het jaar meestal 7 medewerkers nodig waren, daarna 8 medewerkers en in het najaar 9 medewerkers. Over het jaar heen is het gemiddelde 8,2. Dit getal moet nu worden opgeplust om rekening te kunnen houden met ziekte en verlof. Omdat het ziekteverzuim 5,4% is, is de omrekenfactor 1,25, zie de tabel. De hoeveelheid benodigde mensen is dan: Eetgraag Verpakkingen schrikt daar dus van, ze hebben structureel mensen te kort! Of dit echt zo is hangt echter nog van een derde factor af: hoe is de flexibiliteit georganiseerd? Is er bijvoorbeeld een andere afdeling die regelmatig bijspringt? Of wordt er bewust gekozen voor een grote inzet van uitzendkrachten? Huidige situatie ZiekteverzuimFactor < 4,0 %1,20 4,0 – 7,0 %1,25 > 7,0 %1,30 Casus Eetgraag Verpakkingen Gemiddeld is er dus 10,25 fte nodig. Maar ook dit beweegt natuurlijk mee met de pieken en dalen. 8,2 x 1,25 = 10,25 fte Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

12 Casus Eetgraag Verpakkingen Flexibiliteit over plaats Als volgende stap bekijkt Eetgraag Verpakkingen of de medewerkers van de snijafdeling bij drukte versterking kunnen krijgen, en wanneer het juist rustig is ergens anders kunnen bijspringen. Eetgraag Verpakkingen bedenkt hierover het volgende: Er zijn enkele personen van andere afdelingen die wanneer het nodig is kunnen bijspringen. De eerste persoon is Marco die op kantoor werkt. Hij heeft eerst ook in de productie gewerkt, maar is uiteindelijk overgestapt naar een administratieve functie. Incidenteel wil hij nog best bijspringen. Voor Achmed geldt hetzelfde, hij werkt nu bij de Expeditieafdeling en is ook invaller als hulp op de drukafdeling. Bij de drukafdeling kunnen ze invallen op de snijafdeling. Voorwaarde is wel dat het bij hen even wat rustiger is. Andersom kunnen enkele medewerkers van de snijafdeling ook invallen als hulp op de drukafdeling, of aan de slag met schoonmaak- of onderhoudswerkzaamheden. Flexibiliteitscheck Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

13 Casus Eetgraag Verpakkingen Flexibiliteit over tijd Vervolgens wordt bekeken wat de beste manieren zijn om pieken in het werk op te vangen. Hierover wordt het volgende bedacht: Extra medewerkers: In alle opzichten lijkt dit Eetgraag Verpakkingen de beste oplossing. Het zijn kwalitatief de beste medewerkers en de werkdruk neemt voor de overige medewerkers af. Er moeten alleen geen uren ontstaan waarop de medewerkers niets te doen hebben (te veel medewerkers is daarom ook niet goed), dus de andere opties worden ook bekeken. Fluctueren van uren over het jaar heen: De pieken zijn bij Eetgraag Verpakkingen tot op zekere hoogte voorspelbaar: in het najaar is het altijd het drukst, en in de winter het rustigst. Het lijkt dus verstandig om de medewerkers in rustigere perioden wat minder uren te laten werken, en in drukkere periode wat meer uren. Voor een verdere uitwerking, zie volgende pagina. Overig: Ondanks het fluctueren in de uren van de medewerkers, het aannemen van extra medewerkers en roulatie over afdelingen, verwacht Eetgraag Verpakkingen nog steeds af en toe extra mankracht benodigd te hebben. Eetgraag Verpakkingen maakt hierin de keuze om dit met overuren op te lossen. Het is moeilijk om parttimers en oproepkrachten te vinden en Eetgraag Verpakkingen is liever niet afhankelijk van uitzendkrachten. Flexibiliteitscheck

14 Casus Eetgraag Verpakkingen Flexibiliteit over tijd – fluctueren van uren Eetgraag Verpakkingen wil de medewerkers laten fluctueren in uren over het jaar heen, en denkt aan de volgende scenario’s: In een vast patroon over het jaar, waarbij de medewerkers in het eerste half jaar 32 uur werken en in het tweede half jaar 40 uur. In een vast patroon over het jaar, waarbij de medewerkers in de eerste vier maanden 32 uur werken, in de tweede vier maanden 36 uur, en in de laatste vier maanden 40 uur. In een fluctuerend patroon dat gedurende het jaar wordt aangepast. Randvoorwaarde hierbij is dat er al enkele weken van te voren een trend is waar te nemen om medewerkers enige voorspelbaarheid te geven. Eetgraag Verpakkingen kiest uiteindelijk voor het tweede scenario. Er is te weinig voorspelbaarheid voor het laatste scenario, en het tweede scenario past het beste bij de hoeveelheid benodigde mensen. Daarnaast vindt Eetgraag Verpakkingen het voor de medewerkers te belastend om een half jaar 40 uur te werken. Arbeidsvoorwaardelijke vragen Het fluctueren van uren brengt een aantal arbeidsvoorwaardelijke vragen met zich mee: Kost een verlofdag hetzelfde aantal uur per scenario? En hoeveel uur wordt voor ziekte of een feestdag gerekend? Flexibiliteitscheck

15 Casus Eetgraag Verpakkingen Aantal fte Eetgraag Verpakkingen maakt nu de balans op om de gewenste situatie op de snijafdeling in te kunnen richten. Uit eerdere stappen kwam het volgende naar voren: Medewerkers hebben het gevoel structureel over te werken. De hoeveelheid werk is groter dan dat er medewerkers op de werkvloer beschikbaar zijn. Eetgraag Verpakkingen wil het werk graag door de eigen medewerkers laten verrichten, waarbij er niet te veel overuren zijn. Er is meer flexibiliteit mogelijk dan in de huidige situatie, door middel van: ‐Roulatie over afdelingen ‐Het fluctueren van uren over het jaar heen Eetgraag Verpakkingen vult nu de beslisboom in en komt in de meest linkse box uit: het werk kan door middel van overuren en het fluctueren van uren altijd worden uitgevoerd terwijl er bijna geen leegloopuren zijn. Hieruit volgt dat ze minder dan de eerder berekende 10,25 fte in dienst hoeven te nemen. Als Eetgraag Verpakking naar de onderstaande grafiek kijkt is dat eigenlijk ook wel logisch. Er zijn immers nog enkele pieken over die Eetgraag Verpakkingen met overuren of door medewerkers van andere afdelingen wil laten oplossen. Deze uren hoeft Eetgraag Verpakkingen dus niet vast in dienst te hebben op de snijafdeling. Eetgraag Verpakkingen schat dat ongeveer 2% van de benodigde uren door overuren of medewerkers van andere afdelingen wordt ingevuld en komt tot de volgende som: Eetgraag Verpakkingen besluit daarom om 10 fte in dienst te nemen. Omdat ze al 8 fte aan medewerkers hebben, betekent dit dat er 2 medewerkers bij worden gezocht. Gewenste situatie 10,25 fte – 2 % van 10,25 fte = 10,05 fte Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

16 Casus Eetgraag Verpakkingen Rooster De snijafdeling van Eetgraag Verpakkingen heeft verschillende machines die in 2-ploegendienst draaien. Medewerkers draaien afwisselend een week vroege diensten en een week late diensten. In de praktijk is er echter altijd wel minimaal één persoon afwezig vanwege ziekte, opleiding of verlof. Voorheen leidde dit regelmatig tot roosterverschuivingen en doorbreking van het roosterpatroon, daarom krijgen de medewerkers in hun rooster twee weken een reservedienst. In deze twee weken wordt later bepaald welke dienst de medewerker krijgt roosterverstoringen bij de overige collega’s te voorkomen. Verder bedenkt Eetgraag Verpakkingen drie roosters behorende bij de eerste vier maanden van het jaar (waarin de medewerkers 32 uur werken), de daarop volgende vier maanden (36 uur) en de laatste vier maanden (40 uur): Rooster jan-apr (32 uur) Rooster mei-aug (36 uur) Rooster sep-dec (40 uur) Gewenste situatie Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

17 Bijlage I – Voorbeeldvragen medewerkergesprekken Voorbeeldvragen medewerkers - Hoe ervaren ze de roostering? - Wat vinden ze van… …. de diensttijden? …. de pauzemogelijkheden? …. voorspelbaarheid van hun werktijden? …. hun eigen invloed op het rooster? …. mogelijkheid om werk en privé te combineren? …. overwerk? …. reservediensten? …. de werklast? - Als ze overuren moeten maken, hoe doen ze dit het liefst? (Langere dienst, extra diensten,..) - Wat zouden ze er van vinden als ze in drukke periodes extra uren werken, en in rustigere periodes juist minder uren? - Wat zouden ze er van vinden om af en toe op een andere afdeling te werken? - Wat zou hun ideale rooster zijn? - Als zij één ding zouden mogen veranderen aan de (rooster)situatie, wat zou dit dan zijn? Voorbeeldvragen planners - Hoe ervaren ze de roostering? - Hoe gaan ze nu om met pieken en dalen? - Hebben ze altijd genoeg mankracht om het werk af te dekken? - Zijn er leegloopuren (=betaalde uren waarin medewerkers wel aanwezig zijn maar niets te doen hebben)? - Hoeveel tijd kost hen de planning? Kan dit efficiënter of makkelijker? - Wat zien zij als knelpunten? Voorbeeldvragen leidinggevenden - Is de personele inzet goed afgestemd op de productie? - Zijn er voldoende medewerkers met de juiste competenties? - Hoe ervaren ze de roostering? - Wat zien zij als knelpunten? Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl

18 Bijlage II – Beoordelingstabel flexibiliteit over tijd Minste kosten KwaliteitSociaalGezondheidRealiseer baar Totaal Extra medewerkers Fluctueren van uren over het jaar heen Fulltimers die overuren maken Parttimers die meeruren maken Oproepkracht Uitzendkrachten Toelichting beoordelingscriteria: Minste kosten: Denk aan het risico op leegloopuren en het uurtarief. Kwaliteit: Hiermee wordt de kwaliteit van het afgeleverd werk bedoeld en hoe efficiënt het proces verloopt. Sociaal: Dit criterium betreft hoe prettig medewerkers het zelf ervaren. Gezondheid: De ene (contract)vorm draagt wellicht meer bij aan een goede gezondheid dan de andere. Realiseerbaar: In welke mate is de optie realiseerbaar? Misschien is een uitzendkracht het meest wenselijk, maar zijn ze moeilijk te krijgen. Syntro – Laan Nieuwer-Amstel 3 Amstelveen – 06 23499734 – d.wolbink@syntro.nl