De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

RAPPORTERING – SAP & BI INVESTERINGEN – UITGAVEN & ONTVANGSTEN.

Verwante presentaties


Presentatie over: "RAPPORTERING – SAP & BI INVESTERINGEN – UITGAVEN & ONTVANGSTEN."— Transcript van de presentatie:

1 RAPPORTERING – SAP & BI INVESTERINGEN – UITGAVEN & ONTVANGSTEN

2 FMRP_RFFMEP1AX – Documentjournaal

3 FMRP_RFFMEP1AX – Waardetypes

4

5

6

7 FMRP_RFFMEP1AX – Soort Bedrag

8

9

10

11

12

13 FMRP_RFFMEP1AX – Budgetperiode

14 Budgetoperatie COSD 300 – Transport Vorig Jaar (Obligo)

15 FMRP_RFFMEP1AX – Budgetperiode Budgetoperatie CORV 350 – Transport Volgend Jaar (Obligo)

16 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – INVESTSUB - SELECTIESCHERM

17 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – INVESTSUB - WEERGAVESCHERM

18 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – CREDITEUR - SELECTIESCHERM

19

20 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – CREDITEUR - WEERGAVESCHERM

21 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – KPL - SELECTIESCHERM

22

23 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – KPL - WEERGAVESCHERM

24 DOCUMENTJOURNAAL VARIANT – KPL – WEERGAVESCHERM – VERGELIJKING MET KSB1

25 Y_GD 1 _ – Overzicht visum – kopgegevens

26 Rapporteringsbehoeftes Statistiek vrijgavetoestand voor een inkoopgroep Lijst van actieve contracten per inkoopgroep (looptijd begin / looptijd einde) Open doelwaardes per leverancier voor een inkoopgroep

27 Y_GD1_ – OVERZICHT VISUM – KOPGEGEVENS SELECTIESCHERM  Samen met een visumaanvraag in Q moet ook een vastlegging aangevraagd worden in het financieel systeem. Dit wordt expliciet geëist in de wetgeving. De bedoeling is erop toe te zien dat het krediet effectief geblokkeerd is, zodat de facturen na de uitvoering van de overeenkomst betaald kunnen worden.  Wanneer u een visum aanvraagt voor investeringen, moet dit rechtstreeks in SAP gebeuren.

28 Y_GD1_ – OVERZICHT VISUM – KOPGEGEVENS WEERGAVESCHERM

29

30 Y_GD 1 _ – Overzicht visums

31 Rapporteringsbehoeftes Idem vorige, maar op niveau van de posities van de verschillende documentsoorten

32 Y_GD1_ – OVERZICHT VISUMS SELECTIESCHERM Additionele selectievelden t.o.v. Overzicht visums - kopgegevens  Goederengroep  Doelhoeveelheid  Open doelwaarde  Rubriceringstype  Korte tekst  Vrijgavetoestand Verklaring: We werken met positiegegevens

33 Y_GD 1 _ – OVERZICHT VISUMS WEERGAVESCHERM

34

35 ZTMM0033 – Overzicht bestelposities

36 ZTMM0033 – OVERZICHT BESTELPOSITIES GEBRUIK ZTMM0033  Vastlegging: Goederenontvangst vs. Gefactureerd, Bedrag & Hoeveelheid ZTMM0034  Idem, detaillering van de goederenontvangst beschikbaar. Gefactureerd is niet beschikbaar

37 ZTMM0033 – OVERZICHT BESTELPOSITIES

38 Inkoopdocument of bestelnummer  Het bestelnummer identificeert de bestelling op unieke wijze en omvat een set aan bestelposities (bv. met verschillende artikels). Documentdatum of besteldatum  De besteldatum is de datum waarop het goedkeuringsproces volledig werd afgewerkt. Deze datum is inhoudelijk verschillend van de leveringsdatum, welke kan teruggevonden worden via ME23N. Inkoopdocumentsoort  Documentsoorten voor ‘Bestelling’ (F)  ABCAfroep op beslissingscontract  BBBeslissings Bestelling  DFDienstfactuur met bewijs  DZDienstfactuur zonder bewijs  DSBestelsoort Subsidies  NBNiet Beslissings Bestelling  RKDienstreis  TKTijdelijk kasvoorschot  VKVast kasvoorschot  WRWachtrekening  Documentsoorten voor contracten (K)  BCBeslissingscontract  NCNiet Beslissingscontract  VBBeslissingscontract (Vroegere Visum Gewone Dienst)

39 Verwijderteken  ‘X’ = Inkoopdocument is verwijderd  ‘L’ = Inkoopdocument is geblokkeerd Toekenning verwijderteken: Wanneer een positie op de bestelbon met het “vuilbak symbool” verwijderd werd. Het afsluiten van de bestelbon gebeurd gebeurd meestal op vraag van de dienst. De bon wordt op eindlevering en eindfactuur gezet. De positie wordt verwijderd. Het kruisje verwijderteken komt enkel op de bon te staan als de positie verwijderd wordt, dus niet als eindlevering of eindfactuur wordt aanvinken. Globale bon  ‘X’ = Een globale bon = Een bestelbon die een verbintenis met een leverancier vastlegt die nog geen concrete bestelling is en eerder een afspraak over de aankoopvoorwaarden, meestal zonder aankoopverplichting.  SRM contract vs Globale bon  Een SRM contract geeft een duidelijk beeld over :  De verbintenis met de leverancier  De concrete bestellingen  Het beschikbare krediet  Bij een globale bon ziet u enkel een kredietreservering voor een geraamd bedrag. U weet niet wat er concreet al besteld is en bijgevolg ook niet welk krediet nog ter beschikking is. Bedrijfsnummer  Standaardwaarde ‘GENT’ Inkooporganisatie  Standaardwaarde ‘GENT’

40 Inkoopgroep  Inkoopgroep is een drielettercode die verwijst naar de bestellende stadsdienst. In SRM stuurt dit het goedkeuringsproces aan en ook de inhoud van bepaalde velden (vb. dropdown lijst budgetplaats). Het bepaalt ook voor welke budgetten de user bevoegd is. Inhoudelijk komt de code vrijwel altijd overeen met de business area of aanvragende dienst, maar het heeft een aparte functionaliteit. Leverancier Artikelnummer  Code van het bestelde artikel Korte tekst of omschrijving bestelpositie

41 Categorie budgetrekening  E = Exploitatie  I = Investering  L = Liquiditeit  Z = Bestemde gelden Budgetgroep  Standaardwaarde ‘GENT’ Budgetplaats  Sleutel Budgetpositie  Sleutel Subsidiëring  Sleutel Kostenplaats  Sleutel Contractnummer  Dit zijn de nummers van de verbintenissen waarbij bij eenzelfde leverancier verschillende bestellingen zullen geplaatst worden gedurende het jaar of enkele jaren.

42 Vlag eindlevering  Aanvinken indien u de afgesloten winkelwagens wenst te raadplegen, i.e. de winkelwagens die reeds op eindlevering staan. Vlag eindfactuur  Aanvinken indien u de bestelposities op eindfacturatie wenst te raadplegen Eigenschappen van de budgetplaats  Een bovenliggende activiteit/project van een budgetplaats wordt in G2020 gekoppeld aan:  Het organogram:  Departement  Aanvragende dienst  Budgettaire entiteit  De strategische cascade  POD  SD  Het wettelijk beleid  Beleidsveld  Beleidsdomein  Bevoegde schepen  Aanvragende schepen  Volgende informatieve velden worden eveneens ingevuld in G2020  Prioritair  O = Overig beleid  P = Prioritair  Budgetsoort of budgetronde  Bv. B13, W13, …

43 ZTMM0033 – OVERZICHT BESTELPOSITIES WEERGAVESCHERM  Zie ZTMM0034

44 ZTMM0034 – Overzicht ontvangstposities

45 ZTMM0034 – OVERZICHT ONTVANGSTPOSITIES GEBRUIK ZTMM0034  Vastlegging: Goederenontvangst  Detaillering van de goederenontvangst beschikbaar

46 ZTMM OVERZICHT ONTVANGSTPOSITIES

47 ZTMM OVERZICHT ONTVANGSTPOSITIES SELECTIESCHERM  Extra selectievelden: Zie volgende slide

48  Artikeldocument  Boekingsdatum  Bewegingssoort  Volgende bewegingssoorten komen frequent voor: BewegingssoortOmschrijving 101GO goederenontvangst 102GO v. best. storno 122GR retour aan levr. 123GR retour aan lev.st

49 ZTMM OVERZICHT ONTVANGSTPOSITIES WEERGAVESCHERM  Zie volgende slide

50

51 Oefening I  ZTMM0033  Opzoeken 1 - ABC Bestelling met documentnummer  Opzoeken 2 - Uit het resultaat lezen we het contractnummer af Doelwaarde van dit contract? (Via ZTMM0033 en M33K)  Opzoeken 3 – Effectieve waarde € (verifiëren via ME23N – Condities)  Opzoeken 4 – Bestelhoeveelheid € (verifiëren via ME23N – Posities)  Opzoeken 5 – Hoeveelheid geleverd € , bedrag geleverd € , gefactureerde hoeveelheid € , gefactureerd bedrag € (ME23N – Bestellingsontwikkeling)  Opzoeken 6 – Adres van de leverancier (XK03)  ZTMM0034  Vergelijken met ZTMM0033 voor documentnummer

52

53 ZTMM0010 – Weergave Bestelling

54 ZTMM0010 – WEERGAVE BESTELLING SELECTIESCHERM

55 ZTMM0010 – WEERGAVE BESTELLING WEERGAVESCHERM

56 ZTFI0094 – Werklijst-definitieve rechten

57 ZTFI0175 – Werklijst debiteuren

58 VORDERING ALGEMENE INFORMATIE  Samenstelling van de vordering  Debiteurlijn: in het rapport krijg je alles wat te maken heeft met de debiteur te zien, alsook de aanmaangegevens en de aanzuiveringen op de betreffende vorderingen. De mate van aanzuivering kan t.a.v. de debiteur geëvalueerd worden (= We kunnen achterhalen hoeveel de debiteur betaald heeft)  Budgettaire lijn of opbrengstenlijn: In het scherm krijg je de verschillende budgettaire lijnen van de vordering te zien. (= Hierop kan je geen aanzuiveringen zien. We weten immers niet waarvoor de klant betaalt.

59 VORDERING ALGEMENE INFORMATIE  Betreffende de debiteurenlijn en de budgettaire lijn  De debiteurlijn toont ook budgettaire gegevens, maar enkel die van de 1 ste budgettaire lijn. Gezien vorderingen in SD wel verschillende positielijnen kunnen bevatten maar steeds binnen 1 vordering op dezelfde budgetsleutel geboekt worden, hoeft voor SD geen budgettaire lijn opgevraagd te worden om ook de correcte budgettaire gegevens te zien. (Geldig voor 90% van de SD vorderingen)  Voor AR is het steeds opletten geblazen indien de debiteurlijn opgevraagd wordt; binnen AR kan een vordering namelijk verschillende budgettaire lijnen bevatten die een verschillende kosten- of budgetplaats hebben. Wanneer de debiteurlijn voor zo’n vordering opgevraagd wordt, toont het rapport echter enkel de budgettaire gegevens van de eerste positielijn. Hier dient dus aandachtig mee omgegaan te worden om te vermijden dat verkeerde interpretaties gebeuren.

60 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT AR DEB  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de debiteurenlijn wenst op te vragen voor AR-vorderingen (met Referentieoperatie BKPF*). De velden die betrekking hebben op de budgettaire lijn, werden uit de outputlijst gehaald.  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw dienstcode invult in het selectiescherm onder de rubriek Kopgegevens – Business area.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: BA (= Business Area) – FGeb (= Functiegebied) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) – Doc.nr. – Toewijzing – Fact.ref. – BP (= Budgetperiode) – Budgetpos. (= Budgetpositie = BMAR) – Omschrijving – Budg.plts (= Budgetplaats) – Omschr. Budg. Plaats (=Omschrijving van de budgetplaats) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Debiteur – Naam – Val. (= Valuta) – Bedrag EV (= gefactureerd bedrag = totaal bedrag van de vordering) – Openstaand (= openstaand bedrag van de vordering) – Vereff.doc (= Nummer van het vereffeningsdocument indien vordering reeds vereffend is) – PrCtr (= Profitcenter)  2 de lijn: Tekst (= tekst die opgevuld staat in het extra tekstveld Stand van zaken)  3 de lijn: SbNr (= subnummer)  ! Opgelet: enkele belangrijke budgettaire gegevens, zoals Kostenplaats, Budgetplaats, Budgetpositie,… worden wel in de outputlijst getoond, maar voor AR-vorderingen die bestaan uit meerdere budgettaire lijnen met een verschillende kosten- / budgetplaats, worden enkel de budgettaire gegevens van de eerste budgettaire lijn opgevuld in het rapport.

61 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN VARIANT AR BUD  Deze variant wordt gebruikt wanneer je de budgettaire lijn wenst op te vragen voor AR-vorderingen (met Referentieoperatie BKPF*). De velden die betrekking hebben op de debiteurenlijn (betreffende de aanzuivering), werden uit de outputlijst gehaald.  Wanneer je deze variant selecteert, is het zeer nuttig (voor de looptijd van het rapport) dat je jouw dienstcode invult in het selectiescherm onder de rubriek Kopgegevens – Business area.  In de outputlijst krijg je per budgettaire lijn van de vordering een aparte lijn in het rapport.  De outputlijst is als volgt opgesteld:  1 ste lijn: CB (Categorie Budgetrekening = Exploitatie of Investering) – BA (= Business Area) – FGeb (= Functiegebied) – Jaar (= Boekjaar van de vordering) – Soort (= Documentsoort) – Doc.nr. – BP (= Budgetperiode) – Budg.plts (= Budgetplaats) – Omschr. Budg. Plaats (=Omschrijving van de budgetplaats) – Budgetpos. (= Budgetpositie = BMAR) – Kostenpl. (= Kostenplaats) – Subsidiëring (= subsidiecode) – Markering (= nummer van de bestedingsmarkering) – Debiteur – Naam – Bedrag EV (= bedrag van de budgettaire lijn) – Gefact.Bed (= totaal bedrag van de vordering) – Tekst (= tekst die opgevuld staat in het extra tekstveld Stand van zaken)  2 de lijn: Lange tekst (= lange tekst die opgevuld staat in het veld L.tekst op de debiteurenlijn)  Achtergrondinfo: er wordt enkel een subtotaal gemaakt op Bedrag EV, gezien een subtotaal op Gefact.Bed. niet nuttig is; je zou het bedrag van de vordering dubbel/driedubbel/ … tellen.

62

63 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – ALGEMENE SELECTIEVELDEN  Boekjaar: hier vul je het jaar/de jaren in die je wenst op te vragen (jaar waarin de vordering(en) werd(en) geboekt)  Bedrijfsnummer: GENT of POLI of AGER of AGKU of ….  Valuta: EUR  Vereffeningsdatum: hier vul je de van-tot data mee waar het programma voor de aanzuiveringen rekening mee moet houden  Opties:  Budgettaire lijn: indien je de budgettaire lijn wenst te zien, vink je dit veld aan (zie Algemene informatie)  Debiteurlijn: indien je de debiteurlijn wenst te zien, vink je dit veld aan (zie Algemene informatie)  Je moet deze keuze maken vooraleer het selectiescherm verder in te vullen. De mogelijke selectievelden zijn namelijk verschillend afhankelijk van welke lijn je opvraagt.  Geregistreerde vorderingen: dit veld kan je enkel aanvlaggen bij het opvragen van de budgettaire lijn. Indien je dit veld aanvinkt, krijg je een lijst met enkel geregistreerde vorderingen (=vorderingen die door de dienst in AR geregistreerd werden, maar die nog niet door team Ontvangsten geboekt werden). Het is dus niet mogelijk een lijst te krijgen van zowel geregistreerde als geboekte vorderingen.  Inclusief vereffende doc.: door dit veld aan te vlaggen, krijg je zowel openstaande als vereffende (vorderingen met 0,00 als openstaand saldo) documenten in de lijst.  Incl. stornodocumenten: met dit vinkje krijg je zowel geboekte als gestorneerde documenten in de lijst. Dit is enkel van belang bij Departement Financiën.  Enkel stornodocumenten: met dit vinkje krijg je enkel de gestorneerde documenten. Dit is enkel van belang bij Departement Financiën.

64 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – ALGEMENE SELECTIEVELDEN  Lange tekst: op de debiteurlijn kan een lange tekst ingevuld worden indien het invulveld ‘Omschrijving’ te kort is.  Weergavevariant: een weergavevariant bepaalt de lay-out van de outputlijst. Indien je hier niets invult, krijg je alle velden, m.a.w. een erg onoverzichtelijke lijst. We raden dus aan een weergavevariant in te vullen. Wanneer je een weergavevariant invult op het selectiescherm, kan je deze in de output nog steeds wijzigen.

65 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Boekhouddocumentnummer: dit is het FI-documentnummer (=het nummer van de vordering)  Referentiecode 1 Kop: hier wordt voor SD-vorderingen die aangemaand werden, melding gemaakt indien de aangetekende zending teruggekeerd is. Bv. interessant om eens een statistiek te trekken: Hoeveel van de aangetekende zendingen keren terug (foutief adres, … )  Documentsoort: documenten in de boekhouding hebben naargelang hun soort een verschillende documentsoort, bv. DP = vordering, DV = creditnota-vermindering, …  Boekingsdatum: de boekingsdatum is de datum dat de vordering in de boekhouding ingeschreven werd. Je kan via ingave van dit selectiescherm enkel de boekingen van een welbepaalde maand opvragen  Documentdatum: meestal is de documentdatum gelijk aan de boekingsdatum, behalve in specifieke gevallen, bv. voor ziekenvervoer is de documentdatum de datum van het vervoer  Basisdatum: dit is de datum waarop de betaaltermijn begint te lopen (in het kader van de aanmaningen is dit een belangrijke datum)  Invoerdatum: de invoerdatum is de datum dat de boeking in SAP werd ingevoerd.  Voorbeeld: op 09/01/15 worden boekingen ingevoerd met boekingsdatum 31/12/14. De invoerdatum is 09/01/15 en boekingsdatum is 31/12/14.

66 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Ref.Oper (SD>VBRK / AR>BKPF*): hier kan je de lijst beperken door de referentieoperatie van de vordering in te geven. VBRK-documenten werden aangemaakt vanuit de module SD. BKPF-documenten werden aangemaakt vanuit de module AR. REACC-documenten werden aangemaakt vanuit de module Real Estate (uitdovend, geen nieuwe facturatie meer).  Opgelet: geconverteerde AR-documenten hebben referentieoperatie BKPFF. Nieuw geboekte AR-documenten krijgen referentieoperatie BKPF. Daarom moet voor AR-documenten steeds BKPF* ingegeven worden.  Transactiecode: de transactiecode is de code van de transactie in SAP waarmee het document geboekt werd, bv. ZTSD0005 is de transactiecode om een interface te laten lopen -> vorderingen geboekt aan de hand van de interface, krijgen die transactiecode mee.  Referentie: dit veld wordt standaard ingevuld met het nummer van de SD- factuur, maar sommige diensten vullen hier specifieke gegevens in, bv. bibliotheek noteert hier het lenersnummer, indien een bijlage aan de vordering gehangen wordt – staat hier ‘zie bijlage’  Factuurreferentie: belangrijk voor creditnota-vermindering: hier staat het nummer van de vordering waarop de creditnota-vermindering betrekking heeft  Koptekst: belangrijk voor creditnota-verminderingen die geboekt werden via SD: hier staat de reden waarom de vordering verminderd diende te worden.  Speciaal grootboekteken: deze code wordt enkel ingevuld bij bepaalde rechten ouder dan Dit veld is van belang voor team Visum van Departement Financiën.

67 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - KOPGEGEVENS  Belastingscode: dit veld geeft de belastingscode van de vordering weer; zo kan je nagaan of er al dan niet BTW gerekend werd. Vorderingen uit SD zonder BTW hebben geen belastingscode, vorderingen uit AR zonder BTW hebben belastingscode 00. De debiteurlijn is steeds inclusief BTW. Kan bv. gebruikt worden om een statistiek te trekken op enkel facturen met BTW  Business area: dienstcode van de verantwoordelijke dienst (bv. SPO = Sportdienst). Wordt idealiter ingevuld bij rapporten op AR Vorderingen: Dit zal het rapport versnellen.  Meeboekrekening: de meeboekrekening is een balansrekening beginnend met een 4 die je terugvindt op de debiteurlijn. Deze 4-rekening is afhankelijk van de groep waartoe de debiteur behoorFlowsoort: dit wordt enkel gebruikt door Team Visum van Departement Financiën  Bewegingssoort: dit wordt enkel gebruikt door Team Visum van Departement Financiën  t in combinatie met de soort opbrengst.

68 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN - BETALINGSGEGEVENS  Betalingsconditie: de betalingsconditie bepaalt de betaaltermijn en dus ook de uiterste betaaldatum voor SD-facturatie.  Openstaand bedrag: via dit veld kan je selecteren op het bedrag dat nog open staat op een vordering. Kan gebruikt worden om kleine openstaande bedragen te verwijderen uit de lijst.  Betalingswijze: belangrijk bij creditnota’s-terugbetalingen; hier vind je de betalingswijze, bv. 5 Binnenlandse Overschrijving. Team Ontvangsten van Departement Financiën vult deze betalingswijze aan bij klaarzetten van de terugbetaling.  Partnerbanktype: indien voor een bepaalde debiteur meerdere bankrekeningnummers gekend zijn, krijgen deze een code in een ranglijst toegekend, bv. partnerbanktype PREF slaat op de geprefereerde bankrekening. Team Ontvangsten van Departement Financiën vult het partnerbanktype in bij klaarzetten van de creditnota-terugbetaling.  Betaalblokkering: hier staat de betaalblokkering van het document (deze blokkering zorgt ervoor dat de creditnota-terugbetaling niet op de betaallijst komt zonder voorafgaande controle)  Referentiecode 3: hier staat de mededeling die voor de burger zichtbaar is op zijn rekeninguittreksel bij een terugbetaling  Vereffeningsnummer: een vordering die volledig vereffend is, krijgt een vereffeningsnummer. De vereffening kan 1 of meerdere ontvangsten bevatten en/of een creditnota-vermindering en/of een minderwaarde. Een vereffening is dus niets steeds een inning !

69 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – SD GEGEVENS  NVT voor AR

70 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – AANMAANGEGEVENS  NVT voor AR

71 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Correspondentie: dit is een extra tekstveld dat vooral door Dienst Invorderingen gebruikt wordt om vorderingen die de gerechtsdeurwaarder terugkoppelt aan te vullen met de reden waarom deze minwaarde moeten worden.  Notitie: dit veld wordt gebruikt om een wijziging van Business Area mee te geven; indien de business area van een vordering niet overeenstemt met de dienst die verantwoordelijk is voor de opvolging van die vordering, wordt in dit veld de correcte Business Area ingevuld.  Betalingsadviesinformatie: dit is een extra tekstveld dat vooral door Dienst Invorderingen gebruikt wordt om vorderingen die de gerechtsdeurwaarder terugkoppelt te controleren alvorens deze als minwaarde geboekt worden.  Dossiernummer JD: vorderingen in behandeling bij de Juridische Dienst krijgen steeds een juridisch dossiernummer; hier kan je selecteren op juridisch dossiernummer.  Jurist: op de vorderingen in behandeling bij de Juridische Dienst worden steeds de initialen van de behandelende jurist vermeld; via dit selectieveld kan je filteren op jurist.  Stand van zaken: in het extra tekstveld Stand van zaken wordt heel wat informatie omtrent de invordering van de vordering weggeschreven.  Opvolging: in dit tekstveld wordt door Dienst Invorderingen het lijstnummer genoteerd waar de vordering die als minwaarde geboekt moet worden, opgelijst staat.  Datum verjaring: dit extra tekstveld wordt gebruikt door Departement Financiën

72 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Rubricering: dit veld is niet zichtbaar op het FI-document zelf, maar wordt achterliggend via programmatie ingevuld op het moment van het uitvoeren van aanmaanfase 2 DWANG. De invulling van dit veld is hetzelfde op de hoofdsom als op de administratiekost en zorgt dus voor de link tussen beide. De rubricering bevat het FI-documentnummer van de administratiekost.  Administratiekosten: het extra tekstveld Administratiekosten wordt enkel ingevuld op de vordering – hoofdsom; hier wordt het FI-documentnummer van de administratiekost in weggeschreven.  Historiek betwisting: dit extra tekstveld wordt aangevuld wanneer een burger een vordering betwist  Oorspr. naam/adres bij wijzig.: wanneer naam- en/of adresgegevens gewijzigd worden, moeten de diensten dit aanvullen in dit extra tekstveld.  SOB:diverse/niet terug.mat.: dit veld wordt enkel ingevuld voor vorderingen van de Bibliotheek. Hier worden de titels van de verschillende nog niet teruggebrachte materialen vermeld.  SOB:datum aangetekende zending: dit veld wordt enkel ingevuld voor vorderingen van de Bibliotheek. Hier wordt de datum van versturen aangetekende zending vermeld.  Reden wijzig. Aanmaangegevens: wanneer de aanmaangegevens gewijzigd worden (bv. wissen van de aanmaangegevens), wordt in dit extra tekstveld de reden van wijziging ingevuld.

73 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Debiteur: dit is het SAP- nummer van de debiteur  Naam: hier komt de naam van de debiteur  Aanhef: ingeval er een aanhef (bv. BVBA) ingevuld is, kan via dit selectieveld hierop gefilterd worden  Straat: hier kan je filteren op straatnaam van de debiteur  Postbus: hier komt het postbusnummer van de debiteur  Postcode: via dit selectieveld, kan je filteren op postcode van de debiteur  Gemeente: via dit selectieveld, kan je filteren op gemeente van de debiteur  Land: dit is de landcode van de debiteur (bv. BE)

74 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – DEBITEURENLIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  Partnertype: in dit veld wordt het partnertype van de debiteur weergegeven. Dit veld wordt enkel bij specifieke debiteuren ingevuld (dus meestal staat er niets); bv. ingeval van (voorlopige) bewindvoering staat er op de stamgegevens partnertype 90.  Partnerrol: er zijn verschillende partnerrollen. De meest gebruikte door de Stad is FO (= Factuurontvanger), nl. wanneer een factuur naar een ander adres gestuurd moet worden dan het adres van de debiteur waarop de vordering geboekt wordt. Wanneer je hier de waarde FO invult, worden de kolommen PAR nummer en PAR name in de output ingevuld met de gegevens van de factuurontvanger. Vul je dit selectieveld niet in, laat hij die velden leeg in de output.  Bank key: indien er een bankrekeningnummer van de burger gekend is, wordt dit ingevuld op de stamgegevens van de debiteur. De bank key bestaat uit de eerste 3 cijfers van het bankrekeningnummer. Via dit selectieveld kan je dus filteren op een bepaalde bank key / groep aan bankrekeningnummers (bv. 091 = Belfius)  Bankrekeningnummer: het bankrekeningnummer dat is gekend op de stamgegevens van de debiteur  Bankland: dit is de landcode van het gekende bankrekeningnummer van de debiteur

75 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – KOPGEGEVENS  De selectievelden van de budgettaire lijn zijn dezelfde als die van de debiteurenlijn, al werden de velden die betrekking hebben op de debiteurlijn uit het selectieveld verwijderd: ‘Referentiecode 1 Kop’, ‘Basisdatum’, ‘Meeboekrekening’, ‘Flowsoort’ en ‘Bewegingssoort’.

76 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – SD GEGEVENS  NVT voor AR

77 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – BUDGETTAIRE GEGEVENS  Opbrengstenrekening: hier kan je filteren op een welbepaalde opbrengstenrekening of een bereik aan opbrengstenrekeningen (bv. van tot )  Fonds: het fonds is INT wanneer de vordering geen subsidiecode meekreeg en EXT indien er een subsidiecode is  Budgetperiode: de budgetperiode geeft voor vorderingen aan in welk budgetjaar deze geboekt werd. Voor creditnota’s- verminderingen staat in budgetperiode het budgetjaar van de vordering welke verminderd wordt.  Budgetplaats: het selectieveld budgetplaats zorgt ervoor dat je een of meerdere budgetplaatsen kan selecteren voor je rapport  Cat.budgrek.: via dit selectieveld categorie budgetrekening kan je meegeven of je enkel E (explotatie) of I (investeringen) wilt krijgen in het rapport  Budgetpositie: de budgetpositie(=BMAR) stemt meestal overeen met de opbrengstenrekening(=AMAR, algemene rekening), al kan de opbrengstenrekening gedetailleerder zijn dan de budgetpositie  Functiegebied: het functiegebied is de dienstcode van de verantwoordelijke dienst. In principe is dit de dienst die de vordering geboekt heeft (in geval de boekhoudcel de vorderingen boekt, is dit dienst waarvoor de vordering werd geboekt)

78 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – BUDGETTAIRE GEGEVENS  Subsidiëring: hier kan je de subsidiecode van de vordering terugvinden  Bestedingsmarkering: indien voor de vordering een FM-belofte werd opgemaakt, kan je het nummer van de FM-belofte ingeven in het veld Bestedingsmarkering. Zo krijg je alle vorderingen, minwaarden die gemaakt werden voor deze FM-belofte.  Profit Center: het profit center is de entiteit waaronder de dienst valt. Voor bedrijf GENT bestaan o.a. de profitcenters P1ALG, P1BMO, P1HIH, P1OND, ….  Budgethouder: voor vorderingen van bedrijf GENT is de budgethouder het college, de waarde die hiervoor wordt ingevuld is GENT.  Kostenplaats: het selectieveld kostenplaats zorgt ervoor dat je een of meerdere kostenplaatsen kan selecteren voor je rapport  Referentiecode 1 Budg.: ingeval een minwaarde geboekt wordt op een vordering met meerdere verschillende budgettaire lijnen, wordt per budgettaire lijn van de minwaarde in Referentiecode 1 van de budgettaire lijn verwezen naar de overeenstemmende lijn van de vordering  Kostenplaats Activa: ingeval het gaat om een vordering met Categorie Budgetrekening I (investeringen), kan je via dit selectieveld filteren op de kostenplaats van de vordering

79 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN SELECTIESCHERM – BUDGETTAIRE LIJN – EXTRA TEKSTVELDEN  De selectievelden van de budgettaire lijn zijn dezelfde als die van de debiteurenlijn, al werd wel het veld ‘Rubricering’ uit het selectieveld verwijderd gezien dit betrekking heeft op de debiteurlijn.

80 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN WEERGAVESCHERM AANPASSEN

81 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1 - LAYOUT  Business area van regel 1 naar regel 2 verhuizen & positioneren  Kolom Business area verwijderen:  De regel Business area selecteren. Deze wordt geel aangeduid.  Klik op de pijl naar rechts zodat Business area bij de Verborgen velden komt te staan:

82 ZTFI0175 – WERKLIJST DEBITEUREN OEFENING 1 - LAYOUT  Business area van regel 1 naar regel 2 verhuizen & positioneren  Kolom Business area toevoegen op Regel 2:  Klik op tabblad Regel 2  Selecteer de regel Business area die nu bij de Verborgen velden staat. Deze wordt geel aangeduid.  Selecteer bij de inhoud van Regel 2 waar je de kolom Business area wilt;  Wil je hem achteraan de lijst, moet je niets aanduiden in het linkerdeel van dit scherm  Wil je hem tussen 2 velden, moet je het tweede veld (dus het veld waar je het nieuwe veld vóór wilt hebben, selecteren)

83 ZTFI0174 – Detail aanzuivering van vorderingen Gent: AR

84 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR ZTFI0174 VS ZTFI0123  ZTFI0123 is voor SD-facturen:  De wijze waarop de documenten zijn aangezuiverd kunnen hier tot in detail volledig getoond worden (wat betreft de vorderingen vanaf 2014), waarbij het duidelijk is via de documentsoort van de aanzuivering hoe deze is gebeurd:  Ontvangsten (FC: via financiële rekening / FI: cash-betaling aan loket stadssecretaris)  Minwaarden (minderwaarden (OP) / creditnota’s verminderingen (DV) )  In principe zullen/mogen er hier geen GB documentsoorten tussen staan.  Bij ZTFI0174 zullen er wel GB documentsoorten aanwezig zijn:  Dit is een rapport voor de AR-vorderingen. Reden is dat de manier van aanzuiveren voor een groot deel van deze vorderingen (vooral de subsidies) in diverse stappen verloopt (in –en uit de wachtrekening met telkens nieuwe saldo’s) en het niet mogelijk is om terug te keren tot de oorspronkelijke boeking (de FC / OP / DV-boeking).  Doordat we vanaf 2014 een GB-boeking enkel nog gebruiken om gedeeltelijke FC en FI ontvangsten te koppelen aan een vordering, kan je veronderstellen dat voor vorderingen vanaf 2014 een aanzuivering met een GB-boeking een ontvangst is (en dus niet een vermindering of een minderwaarde).  De ZTFI0174 wordt voornamelijk intern bij financiën gebruikt  Voor het opvolgen van afbetalingsplannen of aanmaningen heeft dit rapport geen nut, gezien het hier niet gaat om uitgaande facturatie waarvoor per factuur een afzonderlijke vordering is opgenomen.  Eventueel nuttig voor subsidie-vorderingen vanaf 2014 : via dit rapport zal men kunnen zien hoe de subsidie is aangezuiverd (met een inning of een minwaarde).  Opgelet:  Voor beide rapporten geldt dat als je een GB-boeking ziet bij vorderingen van 2013 of ouder je in het nieuwe systeem niet kunt achterhalen uit wat deze GB-boeking eigenlijk bestaat. Hiervoor moet je in principe in het oude productiesysteem gaan kijken. Reden is hier dat de ketting van boekingen niet werd geconverteerd, wegens niet mogelijk.

85 AR VORDERING – 2 DOCUMENTEN Vordering Registreren FI-AR Module Nazicht & Aanrekening Vordering FI-AR Module Ontvangsten FC - Via financiële rekening FI - Cash-betaling aan loket stadssecretaris Gedeeltelijke ontvangst GB – Diverse Verrichting Minwaarden OP - minderwaarden DV - creditnota’s verminderingen Aanzuivering

86 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR SELECTIESCHERM – INVOERVARIANT AR DETAIL  Deze variant is bruikbaar voor exploitatie. De dienst dient wel nog bijkomend zijn business area in te vullen.

87 ZTFI0174 – DETAIL AANZUIVERING VAN VORDERINGEN GENT: AR WEERGAVESCHERM

88 ZTFI0176 – Verzamelstaat vorderingen

89 ZTFI0176 – VERZAMELSTAAT VORDERINGEN GEBRUIK  Via dit rapport kan je een afdruk maken van één of meerdere geboekte vorderingen (niet de geregistreerde)  Het zijn de budgettaire lijnen (opbrengstlijnen) die op de afdruk komen + de debiteurnaam en adres. Indien een vordering dus bestaat uit meerdere budgettaire lijnen, zal de vordering uitgesplitst per budgettaire lijn getoond worden. Dit omdat bepaalde dimensies van de budgetsleutel verschillend kunnen zijn binnen één vordering (vb kostenplaats, budgetplaats). Ook indien alle dimensies gelijk zijn zal elke budgettaire lijn apart opgelijst worden.

90

91 ZTFI0171 – Controlelijst minwaarden

92 ZTFI0171 – CONTROLELIJST MINWAARDEN SELECTIESCHERM  De controlelijst minwaarden kan gebruikt worden voor de verminderingen op verkregen investeringssubsidies.

93 ZTFI0171 – CONTROLELIJST MINWAARDEN WEERGAVESCHERM

94 Overige transacties – Standaard / Zie oefeningen TransactieOmschrijving FMX3Middelenreservering weergeven MM03Artikeldocument weergeven ME23Bestelbon weergeven ME23NBestelbon weergeven FMV3Weergeven subsidiebelofte/inkomstenraming S_P99_ Bestedingsmarkeringen FBV3Geregistreerd document weergeven FB03Document weergeven AB03Documenten bij vast actief AW01NAsset Explorer ME33KContract weergeven ME9KBerichten uitvoeren ME3LInkoopdocumenten van leverancier ME3CInkoopdocumenten van goederengroep ME3NInkoopdocumenten bij documentnummer FBL3NPosten grootboekrekening weergeven ME2BInkoopdocumenten van behoeftenummer XK03 / MK03 / FK03Crediteur weergeven XD03 / FD03 / VD03Debiteur weergeven

95 OEFENING I INVESTERINGSSUBSIDIE  Subsidiecode RBM.RBM voor 2014 en 2015, budgetronde W14

96 OEFENING I INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL

97  Boekjaar:  2014 t.e.m  Budgetronde:  W14  Boekhouding:  Enkel Budget + Besteed  Rubriceringssoorten:  Budget- of boekingsadres  Selectie van rubriceringen:  Subsidiecode RBM.RBM

98 OEFENING I INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  In het documentjournaal lezen we af dat men investeringssubsidies verwacht:  Vanwege het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap twv €  Vanwege Provincie Oost-Vlaanderen rwv €  Begrote inkomsten (waardetype 83) zijn statistisch, i.e. niet budgetrelevant, ze creëeren bijgevolg ook geen verbruik op toestand artikel.  Er werden vastleggingen aangelegd t.w.v. van € en € in 2014 en 2015 respectievelijk voor de restauratie van beschermde monumenten (Gravensteen) door firma Denys (zie omschrijving subsidiecode)

99 OEFENING I INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  Subsidiëring  RBM.RBM  Boekjaar/Periode  2014 – 1 t.e.m

100 OEFENING I INVESTERINGSSUBSIDIE – BI

101 MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoHet ontvangstenbudget – Het uitgavenbudget FIN VastleggingenVastleggingen Uitgaven Dimensies als kolomlabels Gekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2015 Dimensies als filter Gekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabels Gekozen Waarden Subsidie – 01. Subsidie – SubsidieResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PRResultaat van selecties Budgetplaats – BudgetplaatsResultaat van selecties Budgetplaats – Budgetplaats OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie TypeResultaat van selecties BMAR – BudgetpositieResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie Lange OmschrijvingResultaat van selecties

102 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE  Schepen Mathias De Clercq vraagt een overzicht van de SDs en PODs waarbinnen hij bevoegdheden heeft over activiteiten en projecten. De schepen wenst de budgettaire last te kennen voor elk van deze strategische items.

103 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Schepen Mathias De Clercq vraagt een overzicht van de SDs en PODs waarbinnen hij bevoegdheden heeft over activiteiten en projecten. De schepen wenst de budgettaire last te kennen voor elk van deze strategische items.

104 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Schepen Mathias De Clercq vraagt een overzicht van de SDs en PODs waarbinnen hij bevoegdheden heeft over activiteiten en projecten. De schepen wenst de budgettaire last te kennen voor elk van deze strategische items. MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoDit is het ontvangstenbudget, verminderd met het uitgavenbudget Dimensies als kolomlabelsGekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2019 (meerjarenplan) Dimensies als filterGekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR SchepenMathias De CLercq TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabelsGekozen Waarden Strategische Boomitems – 5.SD – SD CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.SD – SDResultaat van selecties Strategische Boomitems – 4.OD –PO – OD – PO CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 4.OD –PO – OD – POResultaat van selecties

105 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Vervolgens vraagt de schepen om in te zoomen op PO00056 – Bedrijventerrein Drongen. De schepen wil de POD in zijn globaliteit beschouwen, tezamen met de bijhorende projecten waarvoor hij verantwoordelijk is. Het onderscheid tussen exploitatie/investeringen en uitgaven/ontvangsten is ook gevraagd.  We bemerken dat, saldomatig, het project heraanleg industriepark Drongen ongeveer 66% uitmaakt van het saldo op de POD Bedrijventerrein Drongen. De overige 33% bevindt zich op het project Fietspad KMO-Drongen I, met als bevoegde schepen Filip Watteeuw.

106 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Vervolgens vraagt de schepen om in te zoomen op PO00056 – Bedrijventerrein Drongen. De schepen wil de POD in zijn globaliteit beschouwen, tezamen met de bijhorende projecten waarvoor hij verantwoordelijk is. Het onderscheid tussen exploitatie/investeringen en uitgaven/ontvangsten is ook gevraagd. MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoDit is het ontvangstenbudget, verminderd met het uitgavenbudget Dimensies als kolomlabelsGekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2019 (meerjarenplan) Dimensies als filterGekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabels Gekozen Waarden Strategische Boomitems – 5.SD – SD CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.SD – SDResultaat van selecties Strategische Boomitems – 4.OD –PO – OD – PO CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 4.OD –PO – OD – POResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR SchepenResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR CodeResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PRResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie Soort OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie TypeResultaat van selecties

107 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  We behouden de focus op het Project – Heraanleg Industriepark Drongen. Naast de strategische situering, evalueren we ook de ophanging van dit project binnen het wettelijk beleid & het organogram.  Ophanging aan wettelijk beleid

108 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Ophanging aan wettelijk beleid MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoDit is het ontvangstenbudget, verminderd met het uitgavenbudget Dimensies als kolomlabelsGekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2019 (meerjarenplan) Dimensies als filterGekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabelsGekozen Waarden Beleid – Beleidsdomein – Beleidsdomein CodeResultaat van selecties Beleid – Beleidsdomein - BeleidsdomeinResultaat van selecties Beleid – Beleidsveld – Beleidsveld CodeResultaat van selecties Beleid – Beleidsveld – BeleidsveldResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR SchepenResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PRResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR CodeResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie Soort OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie TypeResultaat van selecties

109 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Ophanging aan organogram

110 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Ophanging aan organogram MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoDit is het ontvangstenbudget, verminderd met het uitgavenbudget Dimensies als kolomlabelsGekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2019 (meerjarenplan) Dimensies als filterGekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabelsGekozen Waarden Organisatie Boom – DepartementResultaat van selecties Organisatie Boom – Dienst CodeResultaat van selecties Organisatie Boom – DienstResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR SchepenResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PRResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR CodeResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie Soort OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie TypeResultaat van selecties

111 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  We verwijderen de “bovenbouw” en vragen additionele informatie op over het project. We voegen de omschrijving van het project toe, de projectleider en subsidiecode.

112 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  We verwijderen de “bovenbouw” en vragen additionele informatie op over het project. We voegen de omschrijving van het project toe, de projectleider en subsidiecode. MeetwaardenOmschrijving FIN Budget - SaldoDit is het ontvangstenbudget, verminderd met het uitgavenbudget Dimensies als kolomlabelsGekozen Waarden Datum – Datum.Jaar - Maand2014 – 2019 (meerjarenplan) Dimensies als filterGekozen Waarden Budgetronde - BudgetrondeW14 Budgetversie - VersiePlan/werkl. – versie 000 = de nulversie of boekhoudversie Organisatie - OrganisatieStad Gent TransactieAttribuut – Documentstatus1 en 3 = Enkel goedgekeurde budgetten Dimensies als rijlabelsGekozen Waarden Bevoegheid - Bevoegheid - MedewerkerEnkel projectleiders, uitklappen, hoogste niveau verbergen Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR SchepenResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PRResultaat van selecties Strategische Boomitems – 5.AC – PR – AC – PR CodeResultaat van selecties Eigenschappen weergeven : AC – PR OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie Soort OmschrijvingResultaat van selecties BMAR – Budgetpositie TypeResultaat van selecties Subsidie – 01. Subsidie - SubsidiecodeResultaat van selecties

113 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Apart BI rapport: We bemerken dat een deel van het project gesubsidieerd is. We zoeken de subsidiecode op:  Uit de dimensies Subsidie Historisch, combineren we met budgetronde W14:  01. Subsidie – Subsidiecode  07. Financieel – Subsidiekanaalcode  07. Financieel – Subsidiekanaal  07. Financieel – Subsidieprojectcode  07. Financieel – Subsidieproject

114 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI  Apart BI rapport: We bemerken dat een deel van het project gesubsidieerd is. We zoeken de subsidiecode op:  Uit de dimensies Subsidie Historisch, combineren we met budgetronde W14:  01. Subsidie – Subsidiecode  07. Financieel – Subsidiekanaalcode  07. Financieel – Subsidiekanaal  07. Financieel – Subsidieprojectcode  07. Financieel – Subsidieproject

115 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE - BI Strategische Cascade SD00018 SD.We versterken, verduurzamen en vernieuwen het bestaand industrieel weefsel en scheppen tevens ruimte en voorwaarden voor een weloverwogen en duurzame groei van innovatieve sectoren, ook in de haven. PO00056PO.Bedrijventerrein Drongen Wettelijk Beleid BD103Woonstad en ruimte 0200Wegen Organogram DepartementRumodo TDWDienst Wegen, Bruggen & Waterlopen Project – Heraanleg Industriepark DrongenProjectleider Renaat Coene Coördinatie van de opmaak van het concept, voorontwerp en aanbestedingsdossier en opvolging van de uitvoering van de heraanleg van Industriepark Drongen, laterale weg E, inclusief de pijpekop aanbestedende overheid TMVW Gebruikte Subsidiecodes: HBT.DR1 HBTW&E - herinrichting bedrijventerrein (HBT) DR1Drongen I

116 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL  Toestand artikel op de 9H, BH (variant G-BH-DNST-U), ZI (GENT-ZI-INVENV), WD ledger ( GENT-EGW & GENT-WD)

117 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL  Toestand artikel op de 9H ledger  Boekhouding:  Enkel Budget + Besteed  Rubriceringssoorten:  Budget- of boekingsadres  Selectie van rubriceringen:  Budgetplaats 40212*

118 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL  Toestand artikel op de BH ledger (Variant G-BH-DNST-U)  Selectie van rubriceringen:  Budgetplaats 40212*  In het rapport: Subtotalen op controleadres & overzicht totalenniveau op (1)

119 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL  Toestand artikel op de ZI ledger (Variant GENT-ZI-INVENV)  Selectie van rubriceringen:  Budgetplaats 40212*  Ik filter tolerantieprofiel FREE weg. In het rapport: Subtotalen op controleadres & overzicht totalenniveau op (1)

120 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – TOESTAND ARTIKEL  Variant: GENT-EGW,  Selectie van rubriceringen:  Budgetplaats 40212*  Geen resultaat  Variant: GENT-WD,  Selectie van rubriceringen:  Budgetplaats 40212*  Het controleadres met alle personeelskredieten van Stad Gent

121 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  Budgetplaats: 40212*  Boekjaar/Periode: 2014, periode 1 tot en met 2014, periode 12  Treffers: Voldoende hoog

122 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL STAP (0)  Uit het tekstveld leiden we af dat de middelenreservering afkomstig is van SRM. In het totaaloverzicht zien we eveneens dat de gebruiker RFC_CONNECT is, welke de interface is met SRM.  Op het moment dat een besteller een winkelwagen creëert en voltooit in SRM (stap 4 van het bestelproces), wordt achterliggend in SAP R3 budget vastgelegd via een middelenreservering. Bij het aanmaken van een SRM contract zal nog geen budget vastgelegd worden. Enkel wanneer de besteller een afroep doet op een contract zal budget vastgelegd worden.  Via FMX3 – Middelenreservering weergeven, kunnen we de middelenreservering consulteren. We voeren het Referentie documentnummer in. We vatten het resultaat van de transactie samen op volgende pagina. Het overzichtsscherm combineert de informatie uit de kop & de bijhorende posities in één weergavescherm. We lezen volgende informatie:  Documentsoort S4 = Middelenreservering 2014 SRM  Documenttekst SRM| waarbij het behoeftenummer of de nummer van de winkelwagen voorstelt. De tekst van de positie …001 nummert de posities.  Alle informatie weergegeven door FMX3 wordt eveneens weergegeven door documentjournaal (zie totaaloverzicht). De datum onder “vervalt op” stemt overeen met de “BM-BkDatum” of de “Datum update begrotingsmanagement”

123

124 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  (1.a) Wanneer het diensthoofd de winkelwagen heeft goedgekeurd, wordt in SAP R3 een bestelling aangemaakt. Vanaf dat moment zal het nummer van het vervolgdocument gegenereerd worden. De bestelling refereert naar de eerder geplaatste middelenreservering (vorig documentnummer van de bestelling is = referentie documentnummer van de middelenreservering).  (1.b) De middelenreservering wordt verminderd met het bedrag van de bestelling.  Via FMX3 kunnen we deze verbruiksontwikkeling ook consulteren  (1.a) Uitgaven en ontvangsten synchroniseren: Wanneer een uitgave gefinancierd wordt door een subsidie van een hogere, andere overheid, … wordt op het moment van vastleggen v/d uitgave eveneens de subsidiebelofte vastgelegd in de boekhouding.

125 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  De bestelling kunnen we weergeven via ME23 – Bestelbon weergeven. Geef het referentiedocument nummer in. Zoek het Q-Besluit & zoek de grafische weergave van de workflow

126

127

128

129

130 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL Besluit nummer: 2014_CBS_05361 Onderwerp: Overheidsopdracht van werken - Aanleggen van een doorsteek voor zwakke weggebruikers op bedrijventerrein Drongen I en uitbreiding van het hydrantennetwerk en de openbare verlichting - doorstorten subsidies Agentschap Ondernemen - Goedkeuring Beknopte samenvatting: Op het bedrijventerrein Drongen I wordt het openbaar domein heraangelegd in het kader van het project" Duurzame herinrichting van het bedrijventerrein Drongen I ". Naast de Stad Gent zijn TMVW en de gemeente Nevele partners in dit project. Het Agentschap Ondernemen subsidieert deze infrasctuctuurwerken voor 60%. In overleg met Agentschap Ondernemen en de partners werd overeengekomen dat de Stad Gent alle subsidies aanvraagt en ontvangt en een deel ervan doorstort aan TMVW en de gemeente Nevele in functie van de door hen gemaakte uitgaven waarvoor ze de facturen voorleggen. Het betreft wegenis- en rioleringwerken (Stad Gent en TMVW), uitbreiding hydrantennetwerk (Stad Gent en gemeente Nevele) en aanleg openbare verlichting (gemeente Nevele) Op 19 december 2013 deelde Agentschap Ondernemen mee dat voor een eerste deel van bovenvermelde werken een subsidie van ,01 euro werd toegekend waarvan respectievelijk ,36 euro bestemd is voor TMVW en 3.567,35 euro voor de gemeente Nevele. Voor de aanleg van de openbare verlichting op grondgeboed Nevele (gedeelte Moorstraat) werd door Agentschap Ondernemen bij brief van 18 april 2012 een subsidie van ,09 euro toegekend. Vermits deze werken pas in een latere fase van het project worden uitgevoerd zal de aanvraag tot uitbetaling en doorstorting aan Nevele pas later gebeuren. Bevoegd: Mathias De Clercq Betrokken: Filip Watteeuw

131 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  Om de realisatie van dit dossier te evlaueren, filteren we op subsidiecode HBT.DR1 zoals vermeld in het Q-besluit, enkel FI-posten, subtotalen op budgetpositietype:

132 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  FMV3 – Begrote inkomsten weergeven: We voeren het referentie documentnummer , welke we aflezen uit het documentjournaal. De documentsoort SI verwijst naar de subsidiebelofte investeringen. We vatten het resultaat van de transactie samen in onderstaand schema. Het overzichtsscherm combineert de informatie uit de kop & de bijhorende posities in één weergavescherm.

133

134 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  (2.a) De goederenontvangst vindt plaats  (2.a) Een vordering wordt aangerekend op basis van een vorderingsstaat van te bewijzen uitgaven aan de subsidiërende overheid  (2.b) De bestelling wordt verminderd met het bedrag van de goederenontvangst  (2.b) De begrote inkomsten dalen met het bedrag van de vordering.

135 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  (2.b) De begrote inkomsten dalen met het bedrag van de vordering.

136 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  FB03 – Goederenontvangst/Vordering

137 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  FB03 – Goederenontvangst/Vordering

138 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  AB03 / AW01N – Relatie met vast actief  Voor de vordering op investeringssubsidies, zien we op het totaaloverzicht dat er een koppeling is met vast actief Indien we dit vast actief (AB03) weergeven, krijgen we onderstaand:

139 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL  AB03 / AW01N – Relatie met vast actief  Voor de vordering op investeringssubsidies, zien we op het totaaloverzicht dat er een koppeling is met vast actief Indien we dit vast actief (AB03) weergeven, krijgen we onderstaand  Wanneer we klikken op Omgeving > Vasteactivawaarden (AW01N – Asset Explorer) en het waarderingsgebied 43 selecteren, vinden we dit bedrag terug (Investeringssubsidies en schenkingen in kapitaal met vorderingen op korte termijn)

140

141 OEFENING II DOORSTORTING INVESTERINGSSUBSIDIE – DOCUMENTJOURNAAL WaarderingsgebiedUitleg 01Boekwaarde: alle boekingen in uitgaven, schenkingen, …. 02Herwaarderingen: alle boekingen van herwaarderingen voor die vaste activa klassen beginnend met 26 en 28 03Optelling van 01 en 02: enkel te zien bij VA-klassen 26* en 28* 43 Investeringssubsidies: een subsidie die verkregen is ter financiering van een uitgave moet geboekt worden op het vast actief van de uitgave omdat de subsidie aan hetzelfde ritme moet afgeschreven worden als de uitgave Hier worden de gewone investeringssubsidies geboekt. Aparte boeking 44 Idem als 43, maar voor VIPA-subsidie Aparte boeking 45 Hier worden alle schenkingen op geboekt. Dus op moment van het boeken van de schenking wordt zowel waarderingsgebied 01 als 45 geboekt. 46 Hier worden de vorderingen t.o.v. de hogere overheid op geboekt wanneer voor de uitgaven een lening werd aangegaan die volledig wordt terug betaald door de hogere overheid. Aparte boeking 49Ongebruikt


Download ppt "RAPPORTERING – SAP & BI INVESTERINGEN – UITGAVEN & ONTVANGSTEN."

Verwante presentaties


Ads door Google