Timing Aanlevering informatie Potentiële problemen Sjabloon Contactinformatie.

Presentatie over: "Timing Aanlevering informatie Potentiële problemen Sjabloon Contactinformatie."— Transcript van de presentatie:

1

2 Timing Aanlevering informatie Potentiële problemen Sjabloon Contactinformatie

3 BUE 2014 infosessie

4 FASE 1: inschrijving organisaties FASE 2: deelnemersgegevens verzamelen FASE 3: afname van de bevraging FASE 4: rapportering

5 FASE 2: 27-10-2014  deadline aanleveren bevragingslijnen aan CM  gegevens van feedbackgevers en leidinggevenden  gebruik sjabloon dat CM bezorgt  verbeter gekende gegevens  lay-out niet wijzigen (bv. geen extra tabbladen) Specifieke maatwerkvraag ?  vragenlijst bezorgd aan CM tegen 3-10  anders kan timing standaard BUE niet gevolgd worden

6 FASE 3: 25-11-2014  start bevraging  uitnodiging naar feedbackgevers  uitnodiging voor zelfevaluatie aan leidinggevenden

7 5-12-2014  responsoverzicht naar BUE begeleiders  tweede responsoverzicht voor afsluiten 9-12-2014  herinnering (niet geantwoord) naar feedbackgevers  gedeeltelijk geantwoord volgt enkele dagen later 17-12-2014  motivatiemail naar feedbackgevers <5 respons

8 24-12-2014  einde bevraging  verwerking resultaten FASE 4: Uiterlijk 23-01-2015  bezorging standaardrapporten  Maatwerk: 29/01 (of volgens afspraak)  bericht aan LG indien onvoldoende feedback  wel mogelijk: zelfevaluatie

9 BUE 2014 infosessie

10 gebruik meegestuurd Excelsjabloon  Verbetert datakwaliteit  Snellere verwerking  Minder fouten  Tijd- en kostenbesparend  Sjabloon bevragingslijnen http://www.bestuurszaken.be/praktische- informatie-voor-deelnemende-entiteiten Bestandsnaam in volgend formaat: BUE_2014_Bevragingslijnen_AFKORTINGNAAM.xls

11 deelgenomen in 2013 ?  CM bezorgt data van vorige BUE 1.controleer data 2.verbeter waar nodig 3.medewerkers toevoegen en/of verwijderen 4.verstuur naar CM niet deelgenomen in 2013 ? 1.start met blanco sjabloon 2.voer alle gegevens in 3.verstuur naar CM

12 BUE 2014 infosessie

13 Vaak voorkomende fouten  data aangeleverd in ander bestand dan het invulsjabloon  onjuiste gegevens  ongeldige e-mailadressen  foute tekens in het e-mailadres  “,” in plaats van “.”  ontbrekende kolommen  te veel kolommen  verkeerde waarden in kolommen  extra werkbladen toegevoegd (bv. per deelentiteit)  postadres i.p.v. mailadres bij entiteiten die enkel online deelnemen

14 Vaak voorkomende fouten  onvolledige gegevens  leidinggevenden zonder feedbackgevers of omgekeerd  feedbackgevers worden toegevoegd om voldoende respondenten te bekomen voor een leidinggevende … ZONDER hier vooraf over geïnformeerd te zijn  verouderde gegevens  personen op pensioen  ontslag  andere entiteit en/of leidinggevende  …  Leidinggevende als feedbackgever van zichzelf  Opmerking: langdurige afwezige medewerkers (ziek of zwangerschapsverlof ) : best verwijderen of thuismail gebruiken

15 Onvoldoende feedbackgevers  minstens 5 potentiële feedbackgevers voor deelname  anonimiteit van individuele deelnemers garanderen  motivatiemail naar feedbackgevers <5 respons  feedbackgevers stimuleren  minimum aantal bereiken Uitzonderingsmogelijkheid  rapport mogelijk voor kleine teams waar toch 4 respondenten input leverden  succesratio is beperkt  BUE begeleider wordt ingeschakeld

16 BUE 2014 infosessie

17 Enkele tips  Tijdig beginnen  Als onduidelijkheden of vragen: neem op voorhand contact  Correctiemogelijkheden zijn beperkt  Deadline

18 Enkele tips  gebruik actuele gegevens  laat valideren als mogelijk  gebruik de juiste werkbladen : feedbackgevers en leidinggevenden  kies de juiste vragenlijst  enkel voor leidinggevenden  1 = Middenkader  2 = Lager kader  3 = Operationeel leidinggevenden

19 Enkele tips  controleer gegevens leidinggevenden  naam en voornaam  dezelfde schrijfwijze in beide werkbladen  koppeling met feedbackgevers  naam en voornaam in de correcte volgorde  vermeld chef van de leidinggevenden (want ontvangt rapport in cc)

20 werkblad “Instructies” Bottom-up Evaluatie Geachte heer, Geachte mevrouw, Uw organisatie neemt deel aan de Bottom-up Evaluatie bevraging. Het Agentschap voor Overheidspersoneel organiseert deze bevraging in samenwerking met de externe firma CheckMarket. Daarbij staat CheckMarket in voor de technische ondersteuning van de bevraging: het versturen en verwerken van de elektronische en postale bevragingen. Aan u als contactpersoon van een deelnemende organisatie vragen wij om via dit Excel-document de gegevens van de te bevragen personen aan te leveren. Om deze datastroom vlot te laten verlopen, is het belangrijk dat de gegevens correct en uniform zijn. Hiertoe werd dit sjabloon uitgewerkt, waarin u de tabbladen vindt met de correcte opbouw voor de contactinformatie van de leidinggevenden en de feedbackgevers van uw organisatie. Let op! - Zorg dat u de juiste, actuele en volledige bevragingslijnen aanlevert voor zowel de leidinggevenden als de feedbackgevers. - Zorg ervoor dat u de juiste contactinformatie op de juiste plaats vermeldt: leidinggevenden bij het tabblad '1. Leidinggevenden'en medewerkers bij het tabblad '2. Feedbackgevers'. - Geef op het tabblad van de leidinggevenden aan welke vragenlijst dient te worden voorzien. U heeft de keuze uit een vragenlijst voor middenkader (1), lager kader (2) en operationeel leidinggevende (3). Geef ook voor elke leidinggevende aan wie zijn/haar chef is. - Geef op het tabblad van de feedbackgevers aan over welke leidinggevende (enkel naam en voornaam) het gaat. - Hou er rekening mee dat er minstens 5 feedbackgevers per leidinggevende dienen te zijn om de anonimiteit van de bevraging te waarborgen. Er wordt pas een rapport opgemaakt vanaf 5 respondenten. Het is van het grootste belang dat alle gegevens correct zijn. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt volledig bij de deelnemende organisatie. De gegevens van de te bevragen personen kunnen tot en met 27 oktober 2014 bezorgd worden aan CheckMarket via bue@checkmarket.be. Dit is de deadline om aan de bevraging te kunnen deelnemen! Hierna worden geen nieuwe gegevens meer verwerkt. Als u praktische of inhoudelijke vragen heeft, kunt u terecht bij het Agentschap voor Overheidspersoneel via bue@bz.vlaanderen.be of telefonisch via 02/553 01 00. Voor technische vragen neemt u best contact op met CheckMarket via e-mail of telefoon: bue@checkmarket.be of 014/700 703.

21 werkblad “1. Leidinggevenden”  Leidinggevenden en hun chef  e-mailadres  voornaam  achternaam  Soort vragenlijst  1 = Middenkader  2 = Lager kader  3 = Operationeel leidinggevenden

22 werkblad “2. Feedbackgevers”  Feedbackgevers  e-mailadres  voornaam  achternaam  postadres  enkel als papieren bevraging  Leidinggevende  voornaam  naam

23 BUE 2014 infosessie

24 Inhoudelijk  AgO  bue@bz.vlaanderen.be bue@bz.vlaanderen.be  02/553 01 00 Technisch  CheckMarket  bue@checkmarket.be  014/700 703 Neem bij twijfel contact op met AgO