De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 19 maart 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 19 maart 2014."— Transcript van de presentatie:

1 Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 19 maart 2014

2 aanwezigheden Aanwezig: -Lieve Put -Annemie Forier (vervanging van Lydia Vandenrhijn) -Geert Ruysseveldt -Dirk Pairoux (vervanging Eliane Verboven) -Sandra Boons (vervaging Nathalie Fabes) -Jean-Marie Coenen -Freddy Noels -Christof Debaer -Bert Vananderoye -Peter Deronde -Hans Hulsmans -Ludo Noels (vervanging van Inge Buteneers) -Rebekka Artoos -Vania Vande Voorde Verontschuldigd: -Katlijn Vanhee -René Van de Velde -Xavier Suykens -VLM -Kristine Nagels -Wouter Ottevaere Afwezig -LNE: VEA -Departement MOW -Zeger Zioen

3 Agenda - plan van aanpak - praktische tips opruimen - overdragen Depot Vilvoorde

4 Plan van aanpak -onderhoud kelder -doorgegeven aan gebouwenbeheerder -verdeling archiefruimtes + vraag naar extra ruimte -gebeurt onder leiding van Xavier Suykens -Vania is niet op de hoogte maar zal behoeftes doorgeven -vraag van LNE is doorgegeven

5 opruimen Archief in kaart brengen – Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich

6 Aanpak papier archief schonen op de werkvloer – vaak is er veel papier aanwezig op de werkvloer – verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. – vul dossiers aan

7 Aanpak papier maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief – ook op de werkvloer – praktische tip: duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur

8 Aanpak papier zoek op hoe lang het archief bijgehouden moet worden – zoek bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan

9 Aanpak papier – Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen – Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht – Meer info:

10 Aanpak papier bepaal op basis van – indeling dynamisch, semistatisch, statisch EN – de bewaartermijn en bestemming wat met het archief moet gebeuren: -inpakken om op de werkvloer te zetten -klaar maken om te bewaren in kelder VAC Hasselt -over dragen naar Depot Vilvoorde -vernietigen volgens de juiste procedure

11 Aanpak papier semistatisch archief schonen – verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. – verwijder ook nietjes, paperclips, plastic mapjes, ringmappen,… – schoon dossier die permanent of meer dan 20 jaar moeten bewaard worden zeer grondig

12 Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde – Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde

13 Depot Vilvoorde – Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris – De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: overdragen overdragen – Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

14 Depot Vilvoorde Aandachtspunten – Dozen: NIET

15 Aanpak papier dozen NIET – bodemsluiting – metaal – niet stevig en duurzaam (bijv. geen golfkarton)

16 Depot Vilvoorde Aandachtspunten – Dozen: WEL

17 Depot Vilvoorde dozen WEL – stevig en duurzaam : golfkarton – maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm – geen bodemsluiting; traditionele plooiwijze – onderscheid korte en lange termijnbewaring – ICN-norm 4, of gelijkwaardig: Kortetermijn = 10 jaar – ICN-norm 3, of gelijkwaardig: Langetermijn = 30 jaar

18 Depot Vilvoorde dozen WEL – voorbeelden van leveranciers Algemeen Rijksarchief Janssens, Weismuller en Beuns, doostype /11 Loeffs patentsystems (City box) Veha Barneveldt

19 Depot Vilvoorde: pallet Stapel van groot naar klein –  de kleinste doosnummers staan bovenaan Maximale hoogte

20 Depot Vilvoorde: etiket Sjabloon overdrachtslijst wordt doorgestuurd De stappen – Zet macrobeveiliging uit – Overdrachtslijst: tabblad ‘etiketten’ Druk op “Brongegevens voor etiketten genereren” – Word sjabloon etiketten Ga naar het tabblad “Verzendlijsten” > Druk op “Adressen selecteren” > Kies de optie “Bestaande lijst gebruiken” > Kies de overdrachtslijst in kwestie > Kies in het vervolgscherm het tabblad “Etiketten$” en zorg ervoor dat de optie “de eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” is aangevinkt > Druk op OK

21 Depot Vilvoorde: etiket – Word sjabloon etiketten Druk op de knop “Voorbeeld van het resultaat” om een preview van de etiketten te zien. Om alle etiketten definitief te genereren ga je als volgt te werk: – (Nog steeds in het tabblad “Verzendlijsten”) Druk op “Voltooien en samenvoegen” > Kies “Afzonderlijke documenten bewerken” > Duid de optie “Alles” aan en druk op OK Er wordt nu een nieuw document aangemaakt dat alle etiketten bevat. Sla dit document op en print de etiketten af wanneer nodig.

22 Vernietigen de bewaartermijn versteken EN bestemming is vernietigen?  ja, dan kan worden vernietigd HOE? – Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt – Stel een vernietigingslijst op!

23 Vernietigen 2 scenario’s: 1)Op basis van een goedgekeurd IBP -vernietigingslijst invullen -vernietigingslijst en toestemming tot vernietigen vragen aan uw eigen management -vernietigingslijst voorleggen aan beleidsdomeinarchivaris

24 Vernietigen 2 scenario’s: 2) Geen IBP -denk na over bewaartermijn en bestemming en doe een voorstel met motivering voor de dossiers die je wil vernietigen -leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw management -leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw beleidsdomeinarchivaris -uw beleidsdomeinarchivaris vraagt toestemming aan Algemeen Rijksarchief -Wacht 45 dagen

25 Vernietigen vertrouwelijk documenten? Vraag een container voor de vernietiging van vertrouwelijke documenten aan (= versnipperen) – Op kosten van uw entiteit

26 Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

27 Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

28 Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: -Analyseer uw informatiehuishouding -Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

29 Wat te doen? Schoon het archief

30 Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

31 Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

32 Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

33 Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

34 Afspraken volgende werkgroep

35 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 28 juli

36 Hulplijnen: algemeen 28 juli informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

37 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit – Slide: 16, 20, 32


Download ppt "Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 19 maart 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google