Adviesrapport SC Leeuwen

Presentatie over: "Adviesrapport SC Leeuwen"— Transcript van de presentatie:

1 Adviesrapport SC Leeuwen
Sam Evans Jochem Mokveld

2 Adviesvraag Doelstelling adviesrapport Aanpak Eigen ervaringen
Op welke manier kan SC Leeuwen op verschillende niveau’s een bijdrage leveren aan sportbeleidsprogramma’s en hoe zorgt ze ervoor dat ze organisatorisch (management, financieel en ledentevredenheid) daar sterk genoeg voor is. Doelstelling adviesrapport Aan de hand van het onderzoek hebben we bepaalde dingen opgemerkt die beter zouden kunnen. In dit adviesrapport brengen wij ons advies uit over deze aspecten. Aanpak We hebben onderzoek gedaan naar de voetbalvereniging SC Leeuwen. Dit hebben we gedaan middels een enquete die de ledentevredenheid bepaald, een onderzoek naar het management en organisatie en een onderzoek naar het financieel management. Eigen ervaringen

3 Advies onderwerpen Beleidsrelaties Management en Organisatie
Financieel management Ledentevredenheid

4 Performancemeting

5 Beleidsrelaties

6 Beleid van de KNVB Beleidsdoelstellingen

7 Landelijk Sportbeleid

8 Lokaal sportbeleid van gemeente Roermond

9 Aanbevelingen Sportbeleid

10 Management en Organisatie
Er is onderzocht hoe het management en de organisatie van SC Leeuwen in elkaar steekt. Dit is onderzocht aan de hand van een interview en het bestuderen van het beleidsplan van SC Leeuwen. Het management en organisatie werd vooral onderzocht door desk-research. Aan de hand van de bevindingen word een advies opgesteld. Deze bevindingen en adviezen worden in de volgende dia’s toegelicht.

11 Besturen De voorzitter van SC Leeuwen houdt zich veelal bezig met contacten onderhouden met belangrijke personen of sponsors. Ook regelt hij de communicatie met de KNVB en de gemeente. De voorzitter is interpersoonlijk en communicatief zeer sterk. Ook bezit de voorzitter over informatieve en besluitvormende rollen. Deze rollen komen echter niet zo sterk naar voren omdat de besluitvormende processen veelal door het gehele bestuur gezamenlijk geregeld worden. De voorzitter is in principe een uithangbord voor de vereniging. De voorzitter regelt vergaderingen en plant vooruit. Ook werkt de voorzitter chronologisch en overzichtelijk actiepunten af. Ook worden actiepunten die al behandelt zijn achteraf besproken. Hij kan plannen, organiseren, leiding geven en evalueren. De voorzitter beschikt over de juiste vaardigheden om de voorzittersrol te kunnen vervullen. Ook vervult de voorzitter veel rollen die als voorzitter belangrijk zijn. De voorzitter blinkt vooral uit in de communicatieve managementrollen. Echter is de voorzitter op dit moment een plaatsvervangend voorzitter. SC Leeuwen moet hun tijd goed verdelen en genoeg tijd besteden aan het vinden van een gepassioneerde, didactische voorzitter. Hierdoor zouden functies binnen het management ontlast kunnen worden van de hoeveelheid werk die ze nu op zich moeten nemen.

12 Organisatiestructuur
De taakgroepering is functiegericht. De commissies zijn ingedeeld op de dagelijkse activiteiten die op de vereniging plaatsvinden. De functies worden aangepast op de doelen en activiteiten van de organisatie. Het organogram is een lijn-staforganisatie. Er zijn verschillende (sub)commissies die deskundige inbreng en expertise toevoegen aan de lijnfunctie. Bovenaan staat de algemene leden vergadering. Hieronder het bestuur die wordt ondersteund door de materiaalfunctionaris, wedstrijdsecretaris en een adviseur voetbaltechnische zaken. Vanuit dit ondersteunde bestuur worden de commissies aangestuurd. Het voordeel van deze keuze is dat er deskundige inbreng is. Het nadeel is dat er zich hogere overheadkosten kunnen voordoen. Ook is er per elke commissie een aanspreekpunt die verantwoordelijk is voor de taakverdeling binnen de commissies. Dit beperkt ook de grote van de span of control. Het eenheid van bevel blijft ten alle tijden in handen van het bestuur. Iedere commissie legt dus verantwoording af bij het bestuur. Effectief is de keuze voor deze methode ten alle tijden. Afspraken worden goed communiceert via strakke, duidelijke lijnen. Deze bevorderen de snelheid van het communicatieproces. De efficiëntie wordt wel nadelig beïnvloed. Het enige wat verbeterd kan worden is genoeg leden werven om alle functies te vervullen binnen het organogram en anders moet er gekozen worden voor een eenvoudigere indeling en organogram.

13 Organisatiecultuur De organisatiecultuur is met sterk beoordeelt. Dit komt doordat de leden zich identificeren met SC Leeuwen. Ze dragen trainingspakken niet alleen op de training maar ook buiten de training worden de trainingspakken gedragen. De clubkleuren komen op veel plaatsen terug. Er is een sterke identificatie met de kleur oranje en het logo van SC Leeuwen. Dit zie je in brieven en op de website ook veel terug. Ook kennen veel spelers de helden van de vereniging. Deze komen regelmatig terug om wedstrijden te bezoeken of mee te helpen met het feesten. Er is een groot gevoel van saamhorigheid bij de vereniging. Er wordt binnen de vereniging veel waarde gehecht aan tradities. Dit zie je bijvoorbeeld aan het sinterklaasfeest en de vrijwilligersavonden. De leden gaan respectvol met elkaar om en werken goed samen. Ook zorgen ze er samen voor de SC Leeuwen een gezellige club is, waar veel mensen binnen het dorp Leeuwen graag een deel van willen uitmaken. Handhaaf de cultuur. Deze maakt de vereniging sterker.

14 HRM/Vrijwilligersbeleid
Er zijn op dit moment niet genoeg vrijwilligers actief bij SC Leeuwen. SC Leeuwen haalt op dit moment niet alles uit de kast om vacatures op te vullen. De vereniging blijft zoeken in kleine, bij de vereniging bekende kringen in plaats van onderzoek te doen naar waar ze goede vrijwilligers zouden kunnen vinden. Het vrijwilligersbeleid staat op een laag pitje. Dit terwijl vrijwilligers onmisbaar zijn voor een kleine club als SC Leeuwen. De trainers van de elftallen (vooral jeugdelftallen) zijn niet zo gemotiveerd als de andere vrijwilligers van bijvoorbeeld het bestuur en de commissies. Dit is waarschijnlijk omdat de trainers niet de benodigde begeleiding en middelen ter beschikking hebben. Bij SC Leeuwen staat het HRM/vrijwilligersbeleid op een laag pitje. Dit kan een kleine vereniging als SC Leeuwen zich echter niet veroorloven. Om vrijwilligers te werven en te behouden zou SC Leeuwen een klein budget uit kunnen trekken om te adverteren en mensen persoonlijk te benaderen. Dit zou zelfs gratis kunnen in lokale bladen binnen Roermond. SC Leeuwen zou ook iets vaker iets voor de vrijwilligers kunnen doen door bijvoorbeeld 2x per jaar een vrijwilligersavond te houden. Ook zou SC Leeuwen vrijwilligers meer kunnen motiveren en stimuleren door een betere begeleiding. Er zou een keer per maand een bijeenkomst kunnen plaatsvinden voor alle trainers waar dan aan de hand van voetbaltrainingssite’s gekeken wordt naar leuke oefeningen en invullingen voor trainingen.

15 Besluitvorming Er wordt bij SC Leeuwen eens per maand vergaderd door het bestuur. Dit gebeurt redelijk informeel. Besluiten die tijdens het vergaderen worden genomen worden vooral in overleg genomen. Iedereen heeft inbreng en het komt niet vaak voor dat iemand het niet eens is met de keuze die wordt gemaakt. De vergadering word geopend door de voorzitter, vervolgens wordt de actiepuntenlijst afgewerkt. Bij beeldvorming van een probleem word geen visuele media gebruikt. De voorzitter noemt en beschrijft beknopt het actiepunt. Vervolgens gaat het ordeningsproces van start. Alle informatie en criteria worden samengenomen en besproken. Het meningsvormingsproces komt niet heel duidelijk naar voren omdat iedereen een even zware inbreng heeft. Alle keuzes worden nog een keer op een rij gezet en dan begint het besluitsvormingsproces. De meningen worden gedeeld en er word een keuze genomen. Dit gebeurt in consensus. Er wordt net zolang gezocht totdat ieder bestuurslid de keuze aanvaardbaar vind. De vergadering is effectief en efficiënt De punten worden goed op volgorde doorlopen en aandachtig behandeld. Dit leidt tot goede oplossingen. De doelen worden bereikt. Hierdoor is de vergadering effectief. Ook worden de taken goed onderverdeeld en alles besproken. Dit leidt tot efficiëntie. Ons advies is om zo verder te gaan met de besluitvorming.

16 Aanbevelingen Management en Organisatie
Het management en organisatie van SC Leeuwen functioneert redelijk goed. Echter is bij het schrijven van het beleidsplan de lat te hoog gelegd. Er zijn functies die niet vervuld kunnen worden omdat er niet genoeg vrijwilligers zijn. Een goede, gepassioneerd en didactische voorzitter vinden. Een nieuw beleidsplan schrijven dat haalbaar is. Meer geld en tijd steken in het vrijwilligersbeleid om genoeg vrijwilligers bij de vereniging te betrekken. Trainers meer motiveren en begeleiden middels bv. een vergadering eens per maand waarin alle trainers met elkaar kunnen spreken en ideeën kunnen uitwisselen in trainingen bespreken.

17 Financieel Management

18 Belastingen SC Leeuwen betaald geen BTW. De hoofdactiviteit is het spelen van voetbal. Hiervoor moet contributie betaald worden. Er wordt geen BTW geheven over de hoofdactiviteit die de vereniging uitvoert. Nevenactiviteiten die de vereniging uitvoert wordt wel belasting over geheven. Voor iedere inkomstbron van een nevenactiviteit die een vereniging heeft is er een grens gesteld. Wanneer deze grens wordt overschreden moet er belasting afgedragen worden. Doordat SC Leeuwen een kleine vereniging is blijven ze ver onder deze grens. SC Leeuwen haalt uit de kantine de volgende inkomsten: €20.210,- Het vastgestelde grensbedrag is €68.067,- Je ziet dus dat ze hier ver onder blijven. SC Leeuwen haalt uit het verrichten van diensten: €5.500,- Het vastgestelde grensbedrag is €31.765,- Je ziet dus dat ze hier ook ver onder blijven. SC Leeuwen moet wel loonbelasting betalen. Er is een persoon in dienst van SC Leeuwen zodoende niet als vrijwilliger. Dit is de hoofdtrainer van het 1ste elftal. SC Leeuwen betaalt ook geen vennootschapsbelasting. Dit hoeft niet aangezien SC Leeuwen geen onderneming drijft. SC Leeuwen betaald verder geen belasting aan het rijk of de gemeente. De vereniging moet ver boven of onder de grens zitten om zo relatief zo weinig mogelijk belasting af te dragen. Aangezien de financiële staat er niet toe is om ver boven de grens te zitten zal SC Leeuwen zich onder de grens moeten handhaven.

19 Inkomsten Aangezien SC Leeuwen is geprivatiseerd krijgt de vereniging niet veel subsidies. De subsidies die SC Leeuwen ontvangt zijn jeugdsubsidie en exploitatievergoeding. In 2009/2010 ontving €2835,80 aan jeugdsubsidie. Jaarlijks ontvangt SC Leeuwen een Exploitatievergoeding ter waarde van € De hoogte van de contributie is op dit moment voor de jeugd €70 en voor de senioren €100. Sponsoring is een andere vorm van een inkomstenbron van SC Leeuwen. Ieder team doet de shirtsponsor zelf regelen, hier krijgt de club dus geen inkomsten uit. De sponsorinkomsten komen dus alleen van de bordsponsoring. In 2009/2010 werd er €3.850 aan reclameborden verdiend. Ten eerste moet de vereniging meer sponsoren werven. Er moet meer tijd in sponsoring gestoken worden. De contributie moet ook verhoogd worden van €70 naar €80 voor de jeugd en van €100 naar €110 euro voor de senioren.

20

21 Aanbevelingen Financieel Management
De vereniging moet zijn ver boven of onder vastgestelde grensbedrag blijven om relatief gezien zo weinig mogelijk belasting af te dragen. Gezien de financiële situatie van de vereniging is het niet reëel om te streven naar een inkomen boven de vastgestelde grens. Er moet meer tijd in sponsorwerving gestoken worden. Er moeten meer sponsoren gevonden worden. De contributie kan verhoogd worden van €70 naar €80 voor de jeugd en van €100 naar €110 voor de senioren. SC Leeuwen moet zorgen dat er minder kosten afhangen van het management. Meer kosten zouden afhankelijk moeten zijn van het proces. Zo wordt de druk op het management ook minder groot.

22 Ledentevredenheid Om de Ledentevredenheid te testen, is er een enquête gehouden onder 78 leden van SC Leeuwen. Voordat de enquête werd opgesteld, werd er een onderzoeksdoelstelling bepaald: Wij willen de tevredenheid onderzoeken onder de leden van SC Leeuwen vanaf tien jaar, om inzicht te krijgen welke aspecten binnen de club verbeterd kunnen worden. Daarnaast is er een probleemstelling bepaald: Hoe tevreden zijn de leden van SC Leeuwen over de gang van zaken binnen de vereniging? Om deze vragen te kunnen beantwoorden is er een enquête gemaakt. Hierbij is er gebruik gemaakt van het SERVQUAL-model. Hierbij zijn er 5 dimensies gebruikt: Tastbaarheid, communicatie, veiligheid, competentie en betrouwbaarheid. Eerst is er gevraagd of de leden tevreden waren over een aspect van de dimensie, daarna is er gevraagd of ze dat aspect belangrijk vonden. Hieruit zijn conclusies getrokken. Deze conclusies kunt u vinden op de volgende pagina’s.

23 Tastbare Zaken Over de kleedlokalen en het sanitair zijn de leden niet tevreden, terwijl de leden deze aspecten juist wel belangrijk vinden. Een verklaring voor de slechte staat van de kleedlokalen en sanitair is de veroudering. De leden zijn gematigd tevreden over de sfeer in de kantine. Maar ze vinden dit niet zo belangrijk. De velden en de materialen moeten het vooral ontgelden. Deze worden beide als zwak beoordeeld, terwijl de leden deze twee aspecten het belangrijkst vinden van de dimensie tastbaarheid. Een verklaring voor de slechte staat van de velden is de kleigrond waar het op ligt. Dit is niet de ideale grond voor voetbalvelden. SC Leeuwen zal de velden vaker moeten onderhouden, 1x per jaar is niet genoeg. Ook zullen er betere materialen aangeschaft moeten worden om het niveau van de spelers omhoog te halen.

24 Communicatie De informatievoorziening zit bij SC Leeuwen wel goed. De leden zijn best tevreden over de informatie die ze kunnen vinden op de website. De leden zijn een stuk minder tevreden over het luisteren van het bestuur naar de leden. Er is hierbij ook een heel groot verschil tussen de tevredenheid en het belang. Het belang is hierbij een stuk hoger. Het bestuur zal meer moeten luisteren naar de leden. Ook moet het ervoor zorgen dat het niet alleen luistert, maar ook wat doet met de mening van de leden. Ook moeten ze ervoor zorgen dat meer leden op de hoogte raken van de ALV, en ook meer op komen dagen.

25 Veiligheid Volgens de leden informeert het bestuur niet goed genoeg omtrent veiligheid. Hierbij zie je wel dat de leden dit ook minder belangrijk vinden. De parkeerplaats is slecht verlicht, maar de leden vinden dit ook niet heel belangrijk. De leden van SC Leeuwen voelen zich veilig binnen het team en er is weinig sprake van discriminatie en pesterijen. Dit is een goed punt van de vereniging, want de leden vinden deze aspecten ook heel belangrijk. De leden zijn gematigd tevreden over de omgang met hun gegevens, ook dit vinden ze belangrijk. De vereniging moet ervoor zorgen dat de veiligheid in de teams gewaarborgd wordt. Dit wordt nu goed gedaan, en dit moet ook goed blijven gaan. Verder kan de parkeerplaats wel beter verlicht worden. Dit voorkomt diefstal en een onveilig gevoel bij de leden.

26 Competentie De Leden zijn tevreden over de vaardigheden van hun trainer/coach. Ze vinden het ook belangrijk dat de trainer/coach over de juiste vaardigheden beschikt. De trainer/coach is ook vriendelijk ( niet schelden, aanmoedigen enz.) tegen de spelers. De leden vinden dit ook belangrijk. Ook houdt de trainer goed de orde in de groep, en de leden vinden ook dit belangrijk. Ook vinden de leden dat de trainer/coach goed het voortouw neemt. Dat de trainer/coach goed het voortouw neemt, vinden de leden ook belangrijk. SC Leeuwen moet er voor zorgen dat het niveau van de trainers en coaches hoog blijft. Dit kan het doen door regelmatig evaluaties te houden met de trainer en zijn of haar team.

27 Betrouwbaarheid Volgens de leden worden binnen het team te weinig afspraken nagekomen. Dit is opvallend omdat de leden dit juist wel belangrijk vinden. De leden zijn wel tevreden over het vertrouwen binnen het team, dit wordt natuurlijk ook belangrijk gevonden door de leden. Ook laten de leden met een goed gevoel hun spullen achter in de kleedkamer. Dit vinden ze vanzelfsprekend belangrijk. SC Leeuwen moet ervoor zorgen dat de afspraken beter nagekomen worden. Dit kan gedaan worden door een sanctiebeleid. Wanneer iemand te laat komt bij een wedstrijd of training, kan diegene een sanctie verwachten.

28 Aanbevelingen Ledentevredenheid
De velden moeten vaker onderhouden worden en er zullen betere materialen aangeschaft moeten worden. Het bestuur moet meer en beter luisteren naar de mening van haar leden, d.m.v de ALV. De veiligheid binnen de teams moet gewaarborgd worden. Het niveau van de coaches/trainers moet hoog zijn en blijven. Er moet een sanctiebeleid komen voor het niet nakomen van gemaakte afspraken.

29 Tot slot