De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009 Prof.dr. J. (Jan) Telgen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009 Prof.dr. J. (Jan) Telgen."— Transcript van de presentatie:

1 © 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009 Prof.dr. J. (Jan) Telgen

2 SIGNIFICANT Template1 Even voorstellen Prof.dr. J. (Jan) Telgen Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement –Universiteit Twente –Faculteit Management en Bestuur –Sinds 1987 –Focus op publieke sector Non-executive partner Significant –Adviesbureau –Verzelfstandigd uit PwC (2003) –50 consultants –Marktleider inzake inkoopadvies in publieke sector

3 SIGNIFICANT Template2 Agenda 1. Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk? 2. Waar sta je met inkoop? 3. Samenwerken in inkoop Eventueel: 4. (Europees) aanbesteden: feiten en ficties

4 SIGNIFICANT Template3 Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?

5 SIGNIFICANT Template4 Diensten Kopiëren readers Wat is inkoop? Waarbij onderscheid gemaakt kan worden in: Alles waar een externe factuur tegenover staat is inkoop! Producten Vakliteratuur Schoonmaak, catering, repro Kantoorartikelen, Facilitaire inkoopPrimaire inkoop Werken Collegezalen Parkeerplaatsen

6 SIGNIFICANT Template5 ‘Het inkoopproces’ Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Marktonderzoek uitvoeren programma van eisen opstellen inkoopstromen analyseren, acties initiëren Leveranciers- selectie offertes aan- vragen offertes beoordelen Onderhandelen (mantel) contracten afsluiten Orders plaatsen Contract bewaken individuele bestelling bewaken facturering verifiëren Claims afhandelen meer-/minder- werk contractherzienin g opstarten Inkoopfunctie = inkoopafdeling

7 SIGNIFICANT Template6 Invloed op ‘het inkoopproces’ Mate waarin specificaties vastliggen Besparingsmogelijkheden Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

8 SIGNIFICANT Template7 Organisatiebeleid Methoden & Procedures Organisatie & Personeel Informatie- voorziening Prestatie indicatoren Klanten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Leveranciers Inkoopbeleid

9 SIGNIFICANT Template8 Waar sta je met inkoop?

10 SIGNIFICANT Template9 Waar sta je met inkoop? Altijd doen: 1. Spend analyse: waar geven we het geld aan uit en hoe? Kwantitatieve doorlichting Is veel werk Heel concreet Kun je hele jaar door als basis gebruiken 2. MSU+ doorlichting: hoe hebben we het geregeld? Kwalitatieve doorlichting Niet veel werk Redelijk abstract Geeft eenmalig ontwikkelingsrichting aan

11 SIGNIFICANT Template10 Professionalisering in 3 stappen GET is zinloos zonder KEEP KEEP kost geld !!! FIND: money in the air GET: money on the table KEEP: money in the pocket Find Get Keep Identificeren van verbeter- mogelijkheden en besparingen Doorvoeren van verbeteringen en benutten besparingen Vasthouden en bewaken van verbeteringen en besparingen

12 SIGNIFICANT Template11 Spend analyse

13 SIGNIFICANT Template12 Inzicht verkrijgen in wat wordt ingekocht, bij welke leveranciers, voor wie, hoe vaak, en hoeveel geld daarbij wordt uitgegeven… Toewijzen aan inkooppakketten Ontdubbelen namen Controle op juistheid en volledigheid …de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht. € Jansen BV Kostenplaats x Tuin- onderhoud Contractnr, factuurdatum bestelinfo etc. BedragFactuurnrNaamKostensoortKostenplaatsEventueel Indelen in afdelingen Inkoopgegevens simpel benaderbaar

14 SIGNIFICANT Template13 Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken Hoeveel kopen we in Hoeveel in welke pakketten Bij welke leveranciers Hoeveel facturen Spreiding over leveranciers Doen leveranciers zaken met meer afdelingen Welke afdelingen hebben eigen leveranciers Etc, etc. (Ik leer nog iedere jaar nieuwe analyses) De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken

15 SIGNIFICANT Template14 Purchasing volume (> € ) per commodity Commodity:Purchasing volume Aanleg wegen € ,02 Civieltechnische adviseurs € ,16 Overige adviseurs € ,71 Afvalverzameling € ,74 Wegennet € ,47 Uitzendkrachten € ,19 Advertenties € ,84 Electriciteit € ,15 Hardware en supplies € ,32 Software (incl. onderhoud) € ,60 Drukwerk € ,87 Accountants € ,19 Reis en verblijfskosten € ,04 Studie en opleiding € ,36 Groenvoorzieningen € ,33 Overige materiaal € ,18 Catering verbruik € ,65

16 SIGNIFICANT Template15 Purchasing volume per department DepartmentPurchasing volume Projecten € ,54 Afd. Wegen € ,49 Afd. Facilitaire zaken € ,38 Afd. Accounting € ,45 Afd. Welzijn landelijk € ,72 Afd. Personeel € ,04 Afd. Mobiliteit € ,18 Afd. Juridische Zaken € ,44 Afd. Economie € ,97 Directie € ,95 Afd. Toerisme € ,17 Afd. Groenvoorzieningen € ,24 Afd. Algemene Zaken € ,24 Afd. Toezicht € ,79 Department Purchasing volume Afd. Informatievoorziening € ,10 Afd. Coordinatie € ,81 Afd. Communicatie € ,60 Afd. Huisvesting € ,83 Afd. Sociale Ontwikkeling € ,22 Afd. Welzijn stedelijk € ,59 Afd. Zorgvoorzieningen € ,22 Afd. Milieu € ,44 Afd. Beleidsondersteuning € ,26 Afd. Onderzoek € ,60 Afd. Inrichting oost € ,61 Afd. Vergunningen € ,47 Afd. Unit coordinatie € ,13 Afd. Controlling € ,10 Afd. Inrichting west € 2.567,41

17 SIGNIFICANT Template16 Commodity Number of suppliers Uitzendkrachten54 Advertenties43 Representatie41 Bedrijfswagens (incl onderhd)40 Materiaal install. & app.38 Overige install. & app.36 Hardware en supplies27 Personenvervoer27 Groenvoorzieningen25 Huur gebouwen en accomodaties25 Bouwkundig onderhoud22 Accountants21 Afvalverzameling17 Commodity Number of suppliers Reis en verblijfskosten275 Overige adviseurs264 Studie en opleiding219 Boeken, abonnementen167 Wegennet159 Civieltechnische adviseurs109 Overige materiaal109 Kantoorartikelen105 Gereedschappen85 Installaties, apparatuur e.d.75 Aanleg wegen70 Drukwerk69 Catering verbruik62 Software (incl. onderhoud)58 Number of suppliers per commodity

18 SIGNIFICANT Template17 Commodity Number of suppliers Telecomapparatuur (incl onderhoud)5 Automatiseringsdientsen4 Brandstof4 Kopieer-, print- en fax app.4 Water4 Werving en selectie4 Aankoop onroerend goed2 Gas2 Waterbouwkundige werken2 Electrotechn. materialen1 Gebouwinstallaties1 Mat.onderhoud gebouwen1 Materiaal t.b.v. wegennet1 Openbare kunstwerken1 Verhuisdiensten1 Commodity Number of suppliers Kleding & bedrijfskleding16 Vaste en mobiele telefonie16 Onderhoud terreinen14 Werkplekvoorzieningen14 Cateringapparatuur12 Porto/verzendkosten12 Papier (gewoon, blanco)10 Verkeers(regel)install.10 Verzekeringspremies10 Chemicalien en zout9 Gebouwenschoonmaak9 Beveiliging7 Diensten telecombedrijven6 Electriciteit6 Onderhoud inventaris6

19 SIGNIFICANT Template18 Suppliers and purchasing volume Supplier NameTotal Heijmans Milieutechniek B.V. € ,05 ATM/Afvalst.Terminal Moerdijk B.V. € ,13 Janssen de Jong Infra b.v. € ,91 Grontmij Advies & Techniek b.v. € ,97 Essent Energie bv € ,82 Wegenbouwmaatschappij J. Heijmans B.V. € ,60 Bovil B.V. € ,05 Koninklijke Wegenbouw Stevin bv € ,04 Tempo-Team Uitzendbureau bv € ,28 Baars Infra bv € ,59 BLM Weg- en Waterbouw bv € ,23 Bloem Civieltechniek BV € ,65 Ingenieursbureau Oranjewoud b.v. € ,23 Provincie Noord-Brabant € ,98 CGN BV - ECS Catering € ,58

20 SIGNIFICANT Template19

21 SIGNIFICANT Template20 Number of invoices (>100) per supplier SupplierNumber of invoices Tempo-Team Uitzendbureau bv721 Essent Energie bv444 Library Service339 Bovil B.V.245 KPN197 Elverding & Kruijff b.v.176 CGN BV - ECS Catering165 Drukkerij Huntjens b.v.164 NS Reizigers159 KPN Telecom143 Grontmij Advies & Techniek b.v.127 Novotel Nederland BV113 Nido Universal Machines b.v.110 Travel Card Nederland b.v.109

22 SIGNIFICANT Template21 Cumulative value per invoice

23 SIGNIFICANT Template22 Invoices per commodity CommodityNumber of invoices Reis en verblijfkosten999 Uitzendkrachten982 Overige adviseurs980 Boeken, abonnementen917 Wegennet862 Civieltechnische adviseurs719 Studie en opleiding582 Drukwerk535 Overige materiaal480 Vaste en mobiele telefonie447 Aanleg wegen393 Installaties, apparatuur e.d.365 Electriciteit350 Advertenties341 Kantoorartikelen336 Catering verbruik239

24 SIGNIFICANT Template23 Inkoopgegevens in principe bekend Maar gebruiken we ze wel ….?? Voor onderhandelingen met leveranciers Voor intern management Voor onderkennen verbeteringsmogelijkheden Voor beperking werklast Etc. Managers die hier niet naar kijken managen hun inkoopfunctie niet ….

25 SIGNIFICANT Template24 Kwalitatieve doorlichting

26 SIGNIFICANT Template25 MSU+ model Voor elk proces kan een 0 t/m een 10 worden gescoord aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst

27 SIGNIFICANT Template26 Samenwerken in inkoop

28 SIGNIFICANT Template27 Verschillende samenwerkingsmogelijkheden Ervaringen, methodes en tips uitwisselen (www.pianodesk.info)www.pianodesk.info –Pianodesk groep Gezamenlijk inkoopvoorwaarden opstellen Bestekken delen en opstellen Gezamenlijk contracten (en leveranciers) delen en beheren Leveringen afstemmen voor logistieke voordelen Inkoopprofessionalisering, -advisering en benchmarking Delen van inkoopmedewerkers Etc. Samenwerken bij inkoop hoeft niet alleen gezamenlijk inkopen/aanbesteden te zijn

29 SIGNIFICANT Template28 Waar gaat het om bij samenwerken? Specificere n SelecterenContracterenBestellenBewakenNazorg Delen van volume Delen van informatie en hulpmiddelen

30 SIGNIFICANT Template29 Mogelijke samenwerkingsvormen Meeliften Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; Carpool activiteiten steeds door 1 wisselende partij uitgevoerd; Konvooi Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; Dimensies: weinig gemeenten; F1-team Trefwoorden: leren; standaardisatie; Dimensies: lange termijn; informeel; Busrit Trefwoorden: Schaal-grootte; 3e partij Dimensies: veel contracten; formeel; aantal verschillende gezamenlijke activiteiten invloed van allen op de gezamenlijke activiteiten

31 SIGNIFICANT Template30 Te beslissen per pakket of activiteit Gecoördineerd (complex) (bijv. F1-team / konvooi) Gecoördineerd (eenvoudig) (bijv. F1-team / konvooi) Centraal (bijv. carpoolen / busrit / meeliften) Decentraal (ieder voor zich) Organisatieoverstijgend met een lage gevoelswaarde (bijv. kantoorartikelen, energie) Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde en direct verband met product (bijv. gezamenlijk inkoopprocessen professionaliseren) Type activiteit Organisatiespecifiek Inkoopsamenwerki ng

32 SIGNIFICANT Template31 Inkoopvolume doorontwikkelen goede communicatie (huidige + nieuwe projecten) Borgen interne organisaties alle leden tonen commitment in totaal voldoende tijd in steken alle leden hebben interne ondersteuning Professionaliseren inkoopfuncties alle leden dragen kennis bij goede communicatie (huidige + nieuwe projecten) Organisatie vrijwillige deelname alle leden hebben soortgelijke invloed eerlijke verdeling van besparingen alle leden hebben soortgelijke doelen 10 succesfactoren uit een grootschalige enquête

33 SIGNIFICANT Template32 Belangrijkste succesfactoren (p < 0.05) vrijwillige deelname voldoende tijd in steken alle leden dragen kennis bij alle leden tonen commitment goede communicatie eerlijke allocatie van besparingen Niet onderscheidende succesfactoren (zijn wel van belang in opstartfase) vertrouwen in de andere leden formaliteit van samenwerkingsverband Bijzonderheden uit de enquête

34 SIGNIFICANT Template33 Drie instanties kopen gezamenlijk laptops in Besparing

35 SIGNIFICANT Template34 Besparing: € ,-Hoe te verdelen? A Iedereen evenveel B Proportioneel aan het ingekochte aantal C Iedereen betaalt dezelfde prijs per stuk D De compromiswaarde (uit de coöperatieve speltheorie) gebaseerd op de minimum- en maximumbedragen die elke partij redelijkerwijs kan claimen Verdeling

36 SIGNIFICANT Template35 S Samen op weg naar een gouden resultaat!

37 SIGNIFICANT Template36 Conclusie: Inkopen wordt niet makkelijker, maar wel steeds belangrijker

38 SIGNIFICANT Template37 (Europees) aanbesteden: feiten en fictie

39 SIGNIFICANT Template38 De basisprincipes van Europees aanbesteden Richtlijnen hebben als doelstelling: –Totstandkoming van de interne markt –Stimulering concurrentie door bekendmaking opdrachten –Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten –Besparingen op de uitgaven door een professioneel inkoopproces Gebaseerd op de beginselen: –Non-discriminatie –Transparant proces –Objectieve selectie- en gunningscriteria Actueel sinds begin jaren ’90 (Richtlijn Werken zelfs al eerder) Voor aanbestedingsplichtige diensten geen ‘richtlijn’, maar een Europese regel die onverkort is overgenomen in de Nederlandse wetgeving… Kortom verplicht!

40 SIGNIFICANT Template39 De basisprincipes van Europees aanbesteden Een opdracht moet Europees worden aanbesteed als: –De opdrachtgever een aanbestedingsplichtige dienst is –De waarde van de opdracht boven een bepaalde drempelwaarde uitkomt De drempelbedragen zijn: –Voor leveringen en diensten: > € –Voor werken:> € 5,2 mio Dan specifieke procedure volgen

41 SIGNIFICANT Template40 De basisprincipes van Europees aanbesteden Het vaststellen van de drempelbedragen Samenhangende zaken optellen Per inkooppakket en niet per transactie of leverancier (splitsen mag niet) Voor de gehele organisatie en niet per afdeling (idem) Voor doorlopende zaken: omzet over 48 maanden Dit alles om te bepalen of drempelbedragen overschreden worden Inkopen mogen wel gesplitst worden uitgevoerd, maar dan ieder van de kleinere inkopen volgens de Europese regels aanbesteden

42 SIGNIFICANT Template41 Wat betekenen de Europese aanbestedingsregels? Voor de procedure is er vrije keuze uit: –Openbare procedure –Niet-openbare procedure –In specifieke gevallen (restrictief): Onderhandelingsprocedure of Prijsvraag De procedure in hoofdlijnen: –Offerteaanvraag opstellen –Aanbestedingskalender / TED-database publicatie –Inschrijvers reageren –Krijgen offerteaanvraag/bestek –Inschrijvers offreren –Selectie en gunning –Gunningsresultaat melden aan inschrijvers –Publicatie Vrijwel hetzelfde als een professioneel inkoopproces; maar twee simpele stappen extra

43 SIGNIFICANT Template42 Keuzevrijheid in gunningscriteria Gunning (kiezen van de uiteindelijke leverancier) mag op twee manieren Laagste prijs Economisch Meest Voordelige Aanbieding Onder EMVA mogen allerlei criteria meetellen: –levertijd –garantietermijn –kwaliteit –etc. Maar wel moet worden aangegeven (van te voren) hoe deze meetellen En die criteria mogen niet discriminerend zijn

44 SIGNIFICANT Template43 Gunningcriteria Bij de keuze van criteria onder de EMVA is men volledig vrij. Die ruimte kan nuttig gebruikt worden. Welke criteria? –responstijd op storingen –lokale dingen zelf regelen Hoe waarderen/scoren? –is 10% goedkoper 10 punten of 3 punten waard? –is 5 minuten minder aanrijdtijd bij storingen 3 of 10 punten waard? –kan aangepast worden aan eigen wensen

45 SIGNIFICANT Template44 De situatie in het land Zijn wij roomser dan de paus? Op veel plaatsen (!?!) is het beeld: –“wij” doen alles netjes –en “zij” rommelen maar wat aan ….. –en “zij” komen er ook nog mee weg –wat zijn wij toch stom! Maar de feiten zijn: –“wij” doen niet alles netjes –“zij” doen ook dingen netjes –en als “ze” rommelen komen “ze” er niet altijd (en steeds minder) mee weg –en dat is pas stom!

46 SIGNIFICANT Template45 Naleving aanbestedingsregels

47 SIGNIFICANT Template46 Naleving aanbestedingsregels

48 SIGNIFICANT Template47 Controle op naleving Er is geen ‘politie’ die controleert Benadeelden kunnen tegen aanbesteder kort geding procedure starten vanwege: –een opdracht had Europees moeten worden aanbesteed –tijdens de procedure worden fouten gemaakt De rechter kan besluiten om: procedures te staken, overnieuw te starten, gunning nietig te verklaren of een schadeclaim toe te kennen De EU kan het land een boete opleggen –Minister Remkes heeft recent al schriftelijk aangegeven dat een boete voor Nederland verhaald zal worden op de gemeenten Politieke consequenties

49 SIGNIFICANT Template48 Aanbesteden onder de drempels Onder de drempels gelden niet de vormvereisten van de EU- aanbestedingsregels Maar blijkens een recent arrest (Assen) moeten ook voor aanbestedingen onder de drempelwaarden de principes van de EU-aanbestedingsregels worden gehanteerd: –transparant –objectief –niet discriminerend Dat impliceert dat beperkte uitnodiging (meervoudig onderhands) niet voldoende is!! –wordt ook opgenomen in nieuwe aanbestedingswet


Download ppt "© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template SIGNIFICANT Inkoopmanagement Inkoop FSR Eindhoven, 10 juni 2009 Prof.dr. J. (Jan) Telgen."

Verwante presentaties


Ads door Google