Best Value Procurement “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”

Presentatie over: "Best Value Procurement “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”"— Transcript van de presentatie:

1 Best Value Procurement “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”

2 Wie onderscheidt zich …..

3 3 Hiring an Expert Vendor (c) 2012 PBSRG / Arizona State University

4 4 Hiring an Expert Vendor

5 The Expert cannot stop tornadoes and resulting fire. That is why we have insurance. 5(c) 2012 PBSRG / Arizona State University

6 Gebruik de expertise! Scenario A Huur een bedrijfsleider in en vertel hem: -Hoe hij de dieren moet voeren. -Wat voor voer hij moet gebruiken. -Wanneer en hoe hij het land moet bewerken. -Dat het sneller goedkoper kan. -Etc. Scenario B Huur een zeer ervaren bedrijfsleider in en laat je naar je doel toeleiden. En huur iemand anders in om de bedrijfsleider te controleren en te vertellen hoe hij de boerderij moet runnen.

7 Onderscheidend We vragen onderscheidende informatie (“dominant information”) Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is

8 Vraag In welk scenario is het gemakkelijker / hoeven we de minste tijd te besteden om de “meest groene” aanbieder te onderscheiden? Scenario 1 Scenario 2

9 Het BVP-proces FilterOnderwerpKenmerk Filter ITechnische bekwaamheid Economische draagkracht Referenties Omzeteisen Filter IIInschrijfprijs Prestatie-onderbouwing Risicodossier Kansendossier (Planning) Plafondbedrag Inschrijving Minimumeisen Anoniem Filter IIIToetsing inschrijfprijs Beoordeling Prestatie- onderbouwing, R&K-plan Inschrijfprijs boven plafondbedrag: ongeldig Projectdoelstellingen! Filter IVInterviews incl. beoordelingSleutelpersonen Projectdoelstellingen! Filter VToets op onderscheidend vermogen i.r.t. kosten Prijsafwijking +10% of -10% tov het gemiddelde Filter VIPre-awardfaseVerificatie inschrijving: uitwerking in PvA

10 Rekenblad EMVI Plafondprijs € 600.000 (excl. BTW)

11 11 Filter 1 Referenties Omzet Filter 2 Inschrijfprijs, PO, R&K- Plan, Planning Filter 4 Interviews Filter 5 Toets ov i.r.t. kosten Filter 6 Concreti- seringsfase Tijd Kwaliteit Inschrijvers Filter 3 Toetsing prijs, PO, R&K-plan, Planning Gunning Hoog Laag BVP-proces Meten van Risico’s en Uitvoering gedurende het Contract Niet-gedetailleerd Gedetailleerd Niet-gedetailleerd

12 10 62 4 8 Neutraal Dominant beter dan 6 Dominant beter dan 8 Dominant slechter dan 6 Dominant slechter dan 4 Dominant beter of slechter moet je kunnen beargumenteren!

13 Projectdoelstellingen -Toetsingskader bij beoordeling van de kwalitatieve documenten (Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier) en de interviews! -Zie Beschrijvend document. -Geef aan op welke wijze u die realiseert.

14 Inschrijfprijs Inschrijfprijs: -Mag niet hoger zijn dan de Plafondprijs  wel hoger: inschrijving is ongeldig -Inschrijfprijs indienen op basis van format, die bij Beschrijvend document is gevoegd

15 Bedoeling van deze fase Expert selecteren die in de Pre-awardfase zijn uitvoeringsplan presenteert op basis waarvan hij de projectdoelstellingen gaat realiseren. Uitdaging voor inschrijvers moet zijn: met zo’n minimaal mogelijke aanbodscope (die hij dus presenteert in de Pre-awardfase) de projectdoelstellingen kunnen realiseren Alle extra’s: in Kansendossier

16 Filter 2 Prestatie-onderbouwing:  Beschrijving a.d.h.v stellingen waarom inschrijver in staat is op adequate wijze invulling aan het project en de doelstellingen te geven  niet hoe! -Relatie leggen met projectdoelstellingen. -Betreft onderbouwing te leveren kwaliteit  prestatieniveau -Gaat om sterke punten van de inschrijver specifiek voor het project onderbouwd met meetgegevens  gaat niet om referenties -Verifieerbare uitvoeringsinformatie Op 2 A4-tjes

17 Uitvoeringsinformatie -Waarom in staat om projectdoelstellingen te realiseren. -Kan betreffen opgedane ervaring: functioneel omschrijven!! NB: Kan ook een minder goede ervaring zijn! Onderbouwen met informatie die kan worden nagetrokken Het hebben van ervaring scoort NIET

18 Let op: Belangrijk bij beschrijven van de PO: Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en de projectdoelstellingen van Opdrachtgever kan realiseren. Beoordelingspunten: bijlage III.I!!

19 Filter 2 Voorbeeld (IT-project) “Wij garanderen een beschikbaarheid van 99.9% van het systeem. Dit is ruim 3%-punt meer dan de huidige performance in de organisatie. De 0.1%-punt downtime plannen wij in weekenden en ’s nachts tussen 12 en 6 uur. Deze resultaten behalen wij ook bij 25 soortgelijke organisaties als de uwe, door gebruik te maken van een twinsite-oplossing. De klanttevredenheid is daar 100%.”

20 Filter 2 Voorbeeld (Levering kantoorartikelen) Wij nemen de verantwoordelijkheid voor het voorraadbeheer over. Zo kunnen wij een continue voorraad garanderen van de essentiële benodigdheden zoals pennen, potloden, schrijfblokken, printpapier etc. Bijzondere bestellingen leveren wij binnen 24 uur. Dat is 1 dag sneller dan is aangegeven in uw eisenpakket. Inmiddels voeren wij voor 8 grote klanten het voorraadbeheer uit. De klanttevredenheid bij die opdrachtgevers is 100%

21 Risico- en kansendossier Risicodossier (1 A4): -Risico’s buiten invloedssfeer Kansendossier (1 A4): -Identificeren van de kansen voor het Project (“waarde toevoegende opties”). Korte beschrijving op welke wijze de kans waarde toevoegt aan het Project

22 Risico’s buiten invloedssfeer Risico’s buiten invloedssfeer – Projectrisico’s die Inschrijver onderkent als risico’s die buiten zijn invloedssfeer liggen en die een afwijking kunnen veroorzaken in kosten en tijd.

23 Risico’s buiten invloedssfeer Omschrijf duidelijk de belangrijkste risico’s die u ziet. Geef heldere beheersmaatregelen (bij voorkeur pro- actieve maatregelen) Maak duidelijk: - effectiviteit van de maatregel - uitvoeringsinformatie

24 Wat moet inschrijver niet doen Marketing data -Ons bedrijf is marktleider -Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden -We maken gebruik van state-of-the-art processen on het project te laten slagen Technische data -De sterkte van het dak is 600 psi -Het product doorstaat de ASTM-568a test

25 Wat moet inschrijver niet doen Risico weer bij opdrachtgever leggen -We gaan samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om eruit te komen -We zullen regelmatig overleggen -We zullen in overleg met de opdrachtgever een plan opstellen Algemene risico’s / algemene oplossingen -Veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico -We zullen vooruit plannen -We zullen op tijd ontheffingen aanvragen

26 Let op: Belangrijk bij opstellen van uw risicodossier: Het gaat om: risico’s minimaliseren ten behoeve van het realiseren van de projectdoelstellingen. Beoordelingspunten: bijlage I (van deel III)!!

27 Kansen Kans = een optie die toegevoegde waarde geeft aan het project Omschrijf duidelijk: - welke kans(en) u ziet - welke toegevoegde waarde de kans heeft - uitvoeringsinformatie Beter een leeg kansendossier dan een slecht kansendossier

28 Let op: Belangrijk bij opstellen van uw kansendossier: Het gaat om: kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen. Beoordelingspunten: bijlage I (van deel III) !! De kans(en) moet(en) een relatie hebben met de projectdoelstellingen

29 Kosten Alles in het Risicodossier (beheersmaat- regelen) moet onderdeel zijn van de Inschrijfprijs.  NB: alle risico’s inschatten; de belangrijkste komen in Risicodossier Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel van de Inschrijfprijs. Daarvoor moet een aparte financiële onderbouwing aangeleverd worden.

30 (Planning) -planning op hoofdlijnen  van voorbereidingsfase tot oplevering -bevat minimaal een fasering (met de meest belangrijkste milestones), de belangrijkste activiteiten en het kritieke pad -bij de planning moet inschrijver uitgaan van de uiterste opleverdatum  d.w.z. eerder opleveren mag wel. NB. Is geen apart gunningcriterium! Bespreken in Pre-awardfase

31 Anoniem!! Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en Planning moeten anoniem worden aangeleverd Dat betekent: geen bedrijfsnamen, logo’s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen, namen van referenties etc. Waarom anoniem? Onbevooroordeelde toetsing!

32 Interviews Alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Al hetgeen tijdens de interviews wordt gezegd, wordt ook onderdeel van de Inschrijving en daarmee het (eventuele) contract  interviews worden daarom vast gelegd (op tape en/of woordelijke notulen).

33 Beoordeling Bij beoordeling van de interviews: uitsluitend puntentoekenning voor: -de mate waarin Sleutelpersoon duidelijk heeft kunnen maken dat hij het Project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgrondt en -mate waarin hij in staat is het Project binnen zijn functie te allen tijde goed kunnen managen. -Dus automatisch ook: kent hij de inhoud van de inschrijving van zijn bedrijf en staat hij daar achter.  Ook hier: beoordelingsteam is niet op de hoogte van de Inschrijfprijs

34 Aandachtspunten De Prestatie-onderbouwing en het R&K- dossier worden niet opnieuw beoordeeld! Vragen daarover kan wel Projectdoelstellingen ook hier belangrijk!

35 Sleutelfunctionarissen In verband met beginsel van gelijke behandeling schrijft aanbestedende dienst voor welke Sleutelpersonen worden geïnterviewd (paragraaf 4.5 onder b): Projectleider/-manager (Hoofd)uitvoerder Ecologisch deskundige NB: aandacht voor bevoegdheid Sleutelfunctionarissen om “toezeggingen” te doen  wordt onderdeel van de overeenkomst immers.

36 Aanvullende vragen?

37 37 Oefenen