Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0. 1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement.

Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0

1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement 7. Resource Allocatie 8. Tijdregistratie 9. Rapportagemogelijkheden 10. Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement) 11. Vragen en discussie Onderwerpen

Leerdoelen 4 Algemeen inzicht in PTB Hands-on training: Project- portfoliomanagement Hands-on training: Rapportage mogelijkheden Hoe kan PTB mijn leven mooier maken?

Wat is PTB? Principal Toolbox ® Integrale oplossing voor project-, programma- en portfoliomanagement. Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP,P3O,MoP,Stage Gate) 100 % web-based (SaaS, hosted & on-site) Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren Werkt uitstekend samen met MS Office Robuuste interfaces met business systemen waaronder SAP, Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics. Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar 6

Enterprise dashboard Afdeling Operations Programma Project Infrastructuur Programma Project ICT Afdeling Unit Project Divisie … Project Hoe is PTB opgebouwd? Hiërarchie in PTB 7

De bouwstenen Organisatie eenheid 8 Projectmanagement Portfoliomanagement Resource Allocatie Tijdschrijven Ideeën Benefits

Samenhang Organisatie eenheden 9 Enterprise Organisatie eenheid Resource Allocatie Tijdschrijven Projectmanagement …. Portfoliomanagement Projectmanagement Ideeën Portfoliomanagement

Project of Programma Project Gedreven door op te leveren resultaten Eindig – duidelijk begin en eind Gebonden aan scope van de op te leveren resultaten Levert product of dienst Eindigt met overdracht output Baten worden gerealiseerd buiten het project Kortere tijdsduur Programma Gedreven door visie op de eindsituatie Geen vooraf afgebakend pad Gericht op verandering bekwaam- heden in de organisatie Realiseert doelen Moet formeel worden afgesloten Baten worden gerealiseerd als onderdeel en na afloop van het programma Langere tijdsduur 10

Samenhang tussen portfolio’s, programma’s en projecten Portfoliomanagement 11 Strategische doelen Baten Programma’s en projecten Change the business Portfoliomanagement Run the business Business as usual

Inloggen Navigeren Link naar PTB: https://xxxx.principaltoolbox.com Inloggen met gebruikersnaam URL en wachtwoord krijg je via de e-mail 13

1: via je startpagina Navigeren 14 Portfolio’s/programma’s/projecten Waarin de gebruiker een rol heeft Risico´s/wijzigingen waarvan de gebruiker eigenaar is Issues/kwaliteitsbeoordelingen waarvan de gebruiker eigenaar is Producten/werkpaketten/ acties waarvan de gebruiker eigenaar is

2: met het kruimelspoor Navigeren Je kunt navigeren door te klikken in het kruimelspoor in je menubalk. Het kruimelspoor toont het pad naar het programma/project in de hiërarchie. 15 Terug naar startpagina

3: met het zoekveld Navigeren Je kunt je project makkelijk vinden door een gedeelte van de naam in te tikken in het zoekveld (sneltoets: /) Ook kun je hier je recente locaties vinden. NB1: Je vindt hier alleen projecten waar je een rol in hebt. 16

Berichten aan personen of projecten De berichtenfunctie Stuur berichten aan een andere gebruiker met @ gevolgd door de naam van je collega. Stuur berichten aan een project met # gevolgd door de naam van het project. 17

Twee soorten gebruikers Rollen en rechten Systeembeheerders t.b.v. beheer Normale gebruikers voor normaal gebruik Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem. De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de rollen die ze krijgen (in portfolio’s, projecten en add-ons) 19

Rollen in een project: gebaseerd op de PRINCE2 rollen Rollen en rechten Projectmanager en project support o Alle rechten binnen het project Stuurgroep, teammanagers en teamleden o Leesrechten binnen het project o Aanmaken van issues Producteigenaar (per product te benoemen) o Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product o Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het product 20

Scherm om rollen te beheren in projecten Rollen en rechten Klik op in het programma of het project. Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol. 21

Portfoliomanagement idee P lopende projecten initiatief- selectie het totaal aan projecten juist doen opstart van projecten I I I P P P P P P I P de juiste projecten doen I I PP P P P P P P P strategie wetgeving collegeprogramma concurrenten technologie

Monitoring & Uitvoering Projecten en Portfolio’s 24 Map Project Projectmanagement Project Map Project Map Portfolio 1 Portfolio 2 Pre Project Project Programma Project = Initiatief = Single Sheet project = Project = Programma Portfolio Rapportage Project

Hoe ziet een project eruit? 25 Tab Planning: fasering, producten, tijd, uren Logboeken, waaronder issues, risico’s, besluiten, acties Tab Eigenschappen Automatische rapporten Tab Portfoliorapportage Tab Rapportage

Dashboard Projectenlijst 26 Een map kan programma’s en projecten bevatten Ruimte voor verschillende widgets Issues, risico’s, acties Rapporten en rapportage

Algemeen Resource allocatie ondersteunt het proces van het aanvragen en toewijzen van resourcecapaciteit aan projecten:  Projectmanagers beheren de planning & vragen resourcecapaciteit aan  Resourcemanagers beheren de beschikbaarheid & wijzen de capaciteit toe Kan antwoord geven op o.a.: Wie werkt wanneer aan welk project? Is er capaciteit om dit project te gaan doen? Welke capaciteit behoefte vanuit projecten komt er aan? Wordt het team efficiënt ingezet? Resource Allocatie

Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Analyse PM Communicatie tussen PM - RM Beschikbaar- heid beheren Project plannen Het proces

Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Projectmanager Beschikbaar- heid beheren Project plannen De rollen Resourcemanager(s) Medewerkers

Resources aanvragen Resource alloceren Tijdschrijven (realisatie) Resources plannen Resource Management Beschikbaar- heid beheren Project plannen Modules Principal Toolbox Project- management Resource Allocatie Tijdschrijven

Principal Toolbox voor de resourcemanager Resource pool per team Schermen voor: Invoeren beschikbaarheid, zien van aanvragen en toewijzen uren Rapportages en widgets voor inzicht en analyse. Resource Allocatie

Algemeen De module Tijdschrijven ondersteunt het proces van indienen en afhandelen van weekstaten.  Gebruikers schrijven tijd  Goedkeuren vindt plaats door projectmanagers en/of lijnmanagers, of automatisch Tijdschrijven kan zowel op projectactiviteiten als andere activiteiten Tijdschrijven kan alleen op projecten waar je een rol hebt! Tijdschrijven

Tijdregistratie Voorselectie (o.b.v. de filters) Vrij selecteerbaar (binnen de filters)

Goedkeuring projectmanager Goedkeuring lijnmanager Afgekeurde weekstaat Weekstaat indienen Goedkeuringsproces Tijdregistratie Weekstaat invullen Goedgekeurde weekstaat Heropenen weekstaat Weekstaat indienen

Soorten Rapportages  Automatische rapportages (Word, Excel)  Widgets  Ad hoc rapportages (views)  Website (Rijks ICT dashboard, ICT dashboard Den Haag)

Widgets Met widgets kan je grote hoeveelheden data visualiseren Widgets zijn eenvoudig te configureren Widgets staan op meerdere plekken in de toolbox Voor klanten kunnen specifieke widgets worden ontwikkeld. Rapporten

Geo widget Rapporten

Oefening Verhuisproject 42

Wat gaan we doen? Oefening Verhuisproject Een initiatief opvoeren in het portfolio Een project opzetten: planning en bemensing Een project managen: voortgang en beheersing Automatische rapportages, ad hoc rapportage Een project afsluiten 43

Oefeningen Verhuisproject 2.1Inloggen en een project openen 3.1Maak een productdecompositie 3.2 Maak een planning in de Gantt 3.3 Voeg het projectteam toe 3.4Plandatums, eigenaren, afhankelijkheden, baselines 3.5 Risicomanagement 4.1Gebruik de logboeken 4.2Hoofdpuntenrapport 4.3 Rapporteren aan het portfolio 5Het project afsluiten 44

2.1 Inloggen Verhuisproject De beheerder stuurt de logingegevens per mail 45

2.2 Een initiatief starten Verhuisproject In het portfolio kun je een initiatief starten Je kunt ervoor kiezen om deze direct of op een later tijdstip om te zetten naar een project 46

2.3 Een project starten Verhuisproject Je kunt het initiatief upgraden naar een project Kies een locatie voor het project, een projectmodel en een projectmanager 47

3.1 Maak een productdecompositie Verhuisproject Een projectplan maakt onderscheid tussen specialistische en managementproducten In de productdecompositie kun je een hiërarchie aanbrengen 48 ProductdecompositieProjectplan

3.2 Maak de projectplanning Verhuisproject Werk van rechts naar links (drag and drop) Voer hier de planning en afhankelijkheden (en meer..) in 49 Het projectplan: fases, werkpakketten, producten, activiteiten. (planning, volgorde, afhankelijkheden)

3.3 Rollen toekennen Verhuisproject Klik op in het programma of het project. Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol. 50

3.4 Maak de projectplanning: tijdplanning Verhuisproject Invoeren in cellen (typen of kalender) of slepen in Gantt Klik op voor weergave op volledig scherm Zie QRC voor: 51

3.4 Maak de projectplanning: afhankelijkheden Verhuisproject Binnen het project: o sleep in de Gantt, klik op de pijl om aan te passen o in de productpagina Met andere projecten: o op de productpagina (klik op de productnaam) 52

3.4 Maak de projectplanning: afhankelijkheden Verhuisproject De Gantt toont alle afhankelijkheden De Gantt geeft planningsconflicten weer in het rood met een blauwe indicator Klik in de Gantt met je rechtermuisknop op een afhankelijkheid voor meer informatie 53

3.4 Maak de projectplanning: baselines Verhuisproject In de Gantt kun je een Initiële en een Actuele baseline instellen. In de Gantt kun je een baseline tonen NAAST de actuele planning 54

3.5 Het managen van risico’s Verhuisproject In het risicologboek kun je risico’s toevoegen Je kunt ieder risico scoren op Kans, Impact en eventuele overige informatie toevoegen. 55

4.1 Werken met logboeken Verhuisproject 7 Logboeken o Issue logboek o Risico logboek o Kwaliteit logboek o Besluitenlogboek o Dagelijks / Actielogboek o Leerpunten logboek o Notulen Logboek items kunnen aan gebruikers worden toegekend en worden dan op hun startpagina getoond Logboek items kunnen aan producten worden gekoppeld 56

4.2: Automatische Rapporten Verhuisproject Klik op het rapport Altijd eerst opslaan en daarna openen Sta Macro’s toe om het rapport te openen! (Macro security instellingen in MS Excel moeten op medium of lager staan) 57

4.3 Rapporteren aan het portfolio Verhuisproject 58 Het PMO stuurt periodiek een rapportageverzoek aan alle projecten, voor een update van de status van projecten. De projectleider krijgt het verzoek per email en ziet het op zijn Startpagina De projectleider vult tab Portfoliorapportage in o Om te wijzigen klik op o Voor tussentijds opslaan, klik op Opslaan o Voor definitieve rapportage, klik op Publiceer naar portfolio

4.3 Rapporteren aan het portfolio Verhuisproject 59 Status-informatie Financiële informatie

5 Project afsluiten Verhuisproject 60 Zet alle producten op 100% gereed Sluit alle open issues, risico’s en acties Archiveer eventueel het project

Ad hoc rapportage: werken met weergaven Verhuisproject Je kunt weergaven gebruiken voor ad hoc rapportage Weergaven worden ook gebruikt in Automatische rapporten Een weergave kun je zelf samenstellen uit de beschikbare velden. 61

Ad hoc rapportage: werken met weergaven Verhuisproject Weergaven definieer je op basis van kolommen en filters Weergaven zijn beschikbaar op: o Alle logboeken o Op alle niveaus (portfolio, programma, project) o Op alle objecten (producten, issues, risico’s, kwaliteitsbeoordelingen, wijzigingen, acties, etc) 62

Ad hoc rapportage: weergave-opties Verhuisproject Filter instellen o Op views kunnen filters worden ingesteld om de juiste informatie eruit te filteren Kolommen kiezen o Kies de kolommen met informatie Kolombreedtes o Stel de breedte van de kolommen in. De instellingen worden gebruikt bij weergave in het dashboard en in MS Word. 63

Ad hoc rapportage: weergave-opties Verhuisproject Opslaan o Opslaan van de huidige weergave instelling o Maak een nieuwe of overschrijf een bestaande weergave o Types:  Persoonlijk – alleen voor de huidige gebruiker toegankelijk  Lokaal – te zien voor alle gebruikers met toegang op dat niveau Maak standaard o Maak van de huidige view je persoonlijke standaard view Weergaven beheren o Wijzigen, verwijderen, import / export van weergaven o Hidden: verbergen van view in de lijst met views. De view kan nog wel gebruikt worden in automated reports. 64

Bedankt voor uw aandacht Fortes Solutions BV Capitool 50-3 7521 PL Enschede The Netherlands

Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0. 1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement.

Verwante presentaties

Presentatie over: "Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0. 1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement."— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback

Inloggen

Inloggen via een sociaal netwerk:

Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0. 1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement.

Verwante presentaties

Presentatie over: "Principal Toolbox Basistraining RELEASE 8.0. 1. Voorstelrondje 2. Leerdoelen 3. Introductie PTB 4. Navigeren 5. Rollen en Autorisaties 6. Project en Portfoliomanagement."— Transcript van de presentatie:

Verwante presentaties

Over het project

Feedback