Versie 24/04/2013 Gent2020NL HANDLEIDING.

Presentatie over: "Versie 24/04/2013 Gent2020NL HANDLEIDING."— Transcript van de presentatie:

1 Versie 24/04/2013 Gent2020NL HANDLEIDING

2 Gent2020NL Wat? Een geïntegreerd planningsinstrument dat de beleidsplanning van Stad Gent, OCMW Gent, AG SOB en Digipolis centraliseert: Welke doelstellingen willen we realiseren? Hoe willen we die doelstellingen realiseren? Welke middelen hebben we hiervoor nodig? Wie werkt er aan? Waarom? Om gecoördineerd aan beleidsopvolging te doen door middel van de status van doelstellingen, activiteiten, projecten, acties, indicatoren en mijlpalen Om het management toe te laten via deze software het beleid en de eigen prestaties op te volgen

3 Gent2020NL Waar? Toepassing Gent 2020 Webversie Gent 2020 Wie?
Elke medewerker van de stad kan Gent2020 bekijken. Aanpassingen kunnen enkel gebeuren door bepaalde rollen: Coördinator kwaliteit  Strategie Coördinator financiën  Budgetten Coördinator P&O  Personeel Coördinator financiën subsidies  Subsidies

4 Rollen in Gent 2020 Eigenaar Redacteur
Diegene aan wie gerapporteerd moet worden / aan wie verantwoording moet afgelegd worden binnen de organisatie Diegene die een indicator aanmaakt Budgethouder Nog verder uit te klaren Verantwoordelijke Masterprojectleider Diegene die de indicator aanvult in de webversie Verantwoordelijk voor een masterproject of POD Contactpersoon Projectleider Diegene die meer informatie kan geven over dat bepaalde item (doelstelling, activiteit, indicator) Verantwoordelijk voor een project

5 HOMEPAGINA

6 Homepagina Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang.

7 Homepagina Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. ⱱ Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn: Negatief: score onder de risicowaarde Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde Positief: score hoger dan de streefwaarde Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld ⱱ ⱱ Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de voorop-gestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen: Nog niet gestart In uitvoering Afgewerkt Stopgezet On hold

8 Strategie Navigeer op de homepagina naar het tabblad ‘Strategie’
Filter op ‘Entiteit’ Filter op ‘Label’ Zoek een strategisch item dmv het ingeven van een zoekterm. Sorteren (▼) en/of filteren (Y) kan ook in de titelbalk van elke kolom. Zo kan je bv. filteren op type en selecteren welk type item je wenst over te houden.

9 AANMAKEN VAN DE STRATEGISCHE CASCADE
Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Hoe activiteiten aanmaken? Hoe projecten aanmaken? Hoe acties aanmaken?

10 Strategische cascade De stadsbrede elementen van de strategische cascade, zoals: Missie Hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstellingen Projectoperationele doelstellingen (en ook operationele doelstellingen bij OCMW) Input in Gent2020 door Strategie & Coördinatie, bij OCMW door strategie De overige elementen van de strategische cascade, zoals: Operationele doelstellingen (niet bij OCMW) Activiteiten / projecten Acties Input in Gent2020 door de kwaliteitscoördinatoren, bij OCMW door strategie

11 Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down
Navigeer op de homepagina naar het tabblad ‘Strategie’ Selecteer de bovenliggende ‘Strategische doelstelling’

12 Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down
Navigeer naar het tabblad ‘OD’s en POD’s’ Koppelen moet je niet meer doen als je de OD meteen onder de juiste SD aanmaakt. Selecteer het pictogram ‘Aanmaken en koppelen’ Kies als type ‘Operationele doelstelling’ De operationele doelstelling zal automatisch de juiste plek (link) krijgen binnen de strategische hiërarchie, i.e. onder de SD van waaruit ze werd aangemaakt.

13 Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down
Deze code zal achteraf automatisch door het systeem worden ingevuld. In de titel noteer je de doelstelling kort (in 1 zin) waarbij je start met een werkwoord dat de richting aangeeft van de doelstelling, gekoppeld met een aantal kernwoorden uit de volledige doelstelling. Voorbeeld, zie verder) Best neem je ook een omschrijving op van één of meerdere paragrafen. Hieruit moeten mensen begrijpen wat de doelstelling inhoudt. Houd er wel rekening mee dat de omschrijving gebruikt zal worden in de rapporten die je uit Gent2020 kan halen. Schrijf daarom ook je afkortingen voluit, zodat iedereen kan begrijpen waarover het gaat. Hier voeg je een Departement of Organisatie toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de operationele doelstelling. Een koppeling van een OD met een tweede entiteit (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap !

14 Hoe een entiteit toevoegen?
Open binnen het strategisch item in kwestie het tabblad ‘Entiteiten’ Klik rechtsboven op om een entiteit toe te voegen Een reeds ingevoerde entiteit verwijderen kan door te selecteren Per strategisch item kan slechts één entiteit primair zijn Wel is het mogelijk om ook een tweede ‘niet-primaire’ entiteit toe te voegen Het ‘primair’ maken kan via , het ‘niet-primair’ maken kan via

15 Primaire vs. secundaire link
Primaire link Secundaire link Met een primaire link duiden we de 1 op 1 relatie aan tussen twee items in de strategische cascade. Met een secundaire link duiden we erop dat er naast de primaire link mogelijk nog andere linken zijn. Eigenschappen Eerste finaliteit met een duidelijke toegevoegde waarde: link die je toelaat om ‘effectief’ te sturen om het bovenliggende strategisch item te realiseren Secundaire finaliteit: dit betekent dus dat dit strategisch item primair meewerkt aan de realisatie van een ander item dan datgene waarmee het slechts een secundaire link heeft Financiële link Geen financiële link Verschijnt in de rapportering Kan ook in rapportering getoond worden Link met budgethouderschap Link zonder budgethouderschap Binnen 1 entiteit Kan entiteits-/departements-/dienstoverschrijdend 1 op 1 relatie 1 op veel relatie SD Klimaatneutraal OD - versterken klimaatverbond OD - meer groene stroom SD Mobiliteit OD - meer zacht vervoer OD - uitgebouwd openbaar vervoer OD Gentenaars sporten meer AC - organiseren sportaanbod AC - ondersteunen sportclubs OD Gentenaars worden gezonder AC – organiseren sensibiliserings-campagne AC - regisseren toegankelijk gezondheidszorg Voorbeelden Secundaire link Primaire link Secundaire link Primaire link

16 Hoe operationele doelstellingen formuleren?
Een doelstelling moet volgende aspecten bevatten: Beoogde verandering: van een actuele naar een gewenste toekomstige situatie Verifieerbaar resultaat: niet de activiteit zelf (wat?) maar wel het waarom Reële uitdaging: de doelstelling moet getuigen van enige ambitie Een engagement: een evalueerbare resultaatsverbintenis Een handige formule… Voorbeeld Werkwoord dat de richting verandering aangeeft (+/-/=) Het verminderen van + De situatie die moet veranderen (i.e. het probleem) + Het woon-werkverkeer met de auto + De betrokken doelgroep/gebied/sector + Door werknemers die in Gent woon- & werken (+ De mate van verandering) (+ Met 10%) (+ Het tijdsbestek) (+ Tegen 2016) Hoe begin ik eraan…

17 Hoe operationele doelstellingen formuleren? Tips & tricks
Denk meteen in functie van indicatoren ! Hoe wil je de beoogde doelstelling gaan meten? Indicatoren verplichten je om resultaatsgericht te denken. Wat is je ambitieniveau? Wanneer hebben we goed gewerkt? Er dient minstens 1 indicator te worden gedefinieerd per OD. Doelstellingen verwijzen naar veranderingen en beginnen gewoonlijk met ‘het verhogen / verminderen / versnellen / verbeteren / behouden van’,… Formuleer de operationele doelstellingen SMART !

18 Hoe operationele doelstellingen SMART formuleren?
Acceptabel Meetbaar Specifiek Realistisch Tijdsgebonden Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het doel moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is (of kan zijn) Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Denk in indicatoren! Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Meetbaar kan ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Is er draagvlak voor? Is het doel in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer zal het doel bereikt zijn? SMART? Een middel maar geen doel op zich ! Check ook MAGIE? (Meetbaar – Acceptabel – Gecommuniceerd – Inspirerend – Engagerend)

19 10 tips om een sterke inhoudelijke doelstelling/activiteit te maken
Is de doelstelling resultaatsgericht geformuleerd? Nooit 'we gaan' formuleringen! Is de doelstelling specifiek genoeg? Of kan het nog specifieker? Is de doelstelling meetbaar? Of kan de doelstelling meetbaar worden gemaakt door er een indicator aan toe te voegen? Is de doelstelling acceptabel of aanvaard? Of moeten we het anders gaan verwoorden? Is de doelstelling realistisch en relevant? Hoe kunnen we juist niveau vinden tussen ambitie en realisme? Motiveert het? Is de doelstelling tijdsgebonden? Ja 2019! Evalueren doen we om de 2 jaar voor een OD. Zit er onder de doelstelling voldoende materialiteit? Juiste verhouding 1 SD waar 3 tot 5 OD's aan meewerken? Is er een logische verticale samenhang? Van boven naar beneden en omgekeerd? Zijn we volledig? Zitten de niveaus goed? Is er een logische horizontale samenhang? Overlap? Zitten de niveaus goed? Zijn de doelstellingen goed communiceerbaar? Zetten ze aan tot actie?

20 Let op met vage doelstellingen!
‘We moeten klantvriendelijker worden!’ is vaak niet meer dan de wens om de huidige situatie te verlaten (veel klagende klanten). Een échte doelstelling moet dan nog worden bedacht. Denk dan na over: Wat willen we bereiken? Wie zijn erbij betrokken? Waar gaan we het doen? Wanneer gebeurt het? Welke delen van de doelstelling zijn essentieel? Waarom willen we dit doel bereiken?

21 Checklist OD’s      Must haves Facultatief Titel Omschrijving
Departement/Organisatie Indicator SAP titel kort Facultatief Rol - contactpersoon     

22 Hoe activiteiten aanmaken? Top-down
Het aanmaken kan net als bij het aanmaken van een operationele doelstelling top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende OD. Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’

23 Hoe activiteiten aanmaken?
Activiteiten formuleer je best voldoende specifiek en aan de hand van ‘Doe’-werkwoorden, zoals organiseren, coördineren, inrichten, beheren, onderhouden, ondersteunen, implementeren, ontwikkelen, opzetten, toepassen, realiseren,… Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Omschrijf kort wat de bedoeling is van deze activiteit. Hieruit moeten mensen begrijpen wat de activiteit inhoudt. Dit verschijnt ook in de rapportering. Schrijf ook hier duidelijk en vermijd afkortingen. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de activiteit. Een koppeling van een activiteit met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: je kan dit automatisch op een bepaalde schepen laten zetten Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap !

24 Hoe activiteiten koppelen?
Navigeer naar de activiteit via ‘Strategie’ op de homepagina Open de ‘Activiteit’ in kwestie Navigeer naar het tabblad ‘OD en beleidsveld’ Klik rechts op ‘Koppelen’ Selecteer vervolgens het strategisch item waarmee u wil koppelen

25 Checklist activiteiten
Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Indicator SAP titel kort Rol – Budgethouder (enkel bij OCMW) Rol – Contactpersoon (enkel bij OCMW) Facultatief Rol - contactpersoon        

26 Hoe projecten aanmaken?
Het aanmaken van projecten kan net als bij het aanmaken van een activiteit top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende (project-) operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende (P)OD: Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’ Het aanmaken van een project kan echter ook door bottom-up te werken en dus te vertrekken vanuit een reeds bestaande actie. Je opent onder ‘Strategie’ eerst de onderliggende actie: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’

27 Hoe projecten aanmaken?
De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Naam van het project Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Omschrijf hier kort de scope van het project (cf. projectfiche) Hieruit moeten mensen begrijpen wat het project inhoudt. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van het project. Een koppeling van een project met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: dit kan automatisch op een bepaalde schepen worden gezet Geef hier de status mee van het project Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap ! ⱱ Indien een project valt onder nieuw beleid, dient dit aangeduid te worden.

28 Hoe projecten detailleren
Hoe projecten detailleren?  OPM: deze werkwijze is nog niet in gebruik bij OCMW Elk project doorloopt volgende 5 fases: De eerste fase van een project (initiatie) wordt niet ingegeven in Gent2020 5. Nazorg 4. Uitvoering 3. Ontwerp 2. Onderzoek 1. Initiatie Onder het tabblad ‘Fases’ dienen wel de 4 overige fases te worden gedetailleerd door de start- en einddatum te specifiëren. Onder het tabblad ‘Rollen’ dien je de projectleider in te geven. Selecteer hiervoor ‘Projectleider’ in het keuzemenu.

29 Wanneer kiezen voor projecten?
We kiezen echter voor een project om een doelstelling te realiseren, als het gaat over: Een integrale en multidisciplinaire aanpak, met bijhorende coördinatie. Een nieuw beleid waarbij de gestandaardiseerde werkwijze niet voldoet. Het inzetten van additionele middelen (personeel of budget) omdat het reguliere dat reeds voorzien is, niet voldoet. Materialiteit : er is voldoende kritische massa nodig om het te definiëren als een project Tijdelijkheid : er is een duidelijk begin en einde. Een project heeft een duidelijk eindresultaat met een verankering in de reguliere werking Complexiteit : de complexiteit is anders dan binnen de reguliere werking Finaliteit : vraag en doel zijn vooraf bekend, wat een project dus planbaar maakt Uniciteit : uniek en eenmalig Criteria…

30 Checklist projecten           Must haves Titel Omschrijving
Schepen Dienst Status Fase SAP titel kort Indicator Mijlpalen Rol projectleider          

31 Wanneer acties aanmaken?
Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat het een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: Beleidsnota's schepenen Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) Allerhande jaaractieplannen (globaal preventieplan, interne controle)

32 Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch. Het aanmaken van een actie kan onmogelijk bottom-up, gezien een actie het laagste niveau is in Gent2020.

33 Hoe acties aanmaken? De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet Vertraagd De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. ⱱ Indien een actie valt onder het nieuwe beleid, dient dit aangeduid te worden.

34 Checklist acties        Must haves Facultatief Titel
Omschrijving Dienst Schepen Status Label (ifv Jaaractieplan) Rol – Contactpersoon (enkel bij OCMW) Facultatief Rol - contactpersoon Indicator Mijlpalen       

35 OPVOLGEN VAN HET BELEID
Hoe indicatoren aanmaken? Hoe mijlpalen aanmaken?

36 Hoe indicatoren aanmaken?
Een indicator aanmaken gaat best als volgt: Open eerst het strategisch item waarvoor je een indicator wil aanmaken. Dit doe je via ‘Strategie’ op de homepagina Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Indicatoren’: Daar kies je rechts voor ‘Indicator aanmaken’:  De indicator wordt automatisch gelinkt aan het strategisch item waarbinnen het werd gecreëerd Een alternatieve manier, is via de rechtstreekse link ‘Nieuwe indicator’ op de homepagina  Hier zal de indicator nog gekoppeld moeten worden aan het strategisch item waarop hij van betrekking zal hebben (cf. volgende slide)

37 Hoe indicatoren aanmaken?
Geef een veelzeggende titel aan de indicator. Koppel de indicator aan: POD HSD SD Project Activiteit OD Actie Wat is de indicator en waarom wordt deze opgesteld Er kunnen rollen (cf. infra) toegewezen worden aan personen Eigenaar Verantwoordelijke Redacteur Contactpersoon Toelichting van streef-en risicowaarden, rekenwijze, periodiciteit, bron…

38 Indicatoren - Rollen (Mede-)Eigenaar
Een indicator wordt in Gent 2020 aangemaakt, beheerd en geëvalueerd door de ‘eigenaar’. Deze rol is weggelegd voor een diensthoofd, departementshoofd, strategie & coördinatie of de staf. Een kwaliteitscoördinator kan hier fungeren als ‘mede-eigenaar’. Verantwoordelijke De indicator wordt gescoord door een ‘verantwoordelijke’, die hiertoe is aangeduid door de ‘eigenaar’.

39 Hoe indicatoren aanmaken?
Navigeer naar het tabblad ‘Eigenschappen’ Welke KPI’s zijn vertrouwelijk en mogen niet op officiële rapporten komen? Hoe vaak meet je de data? ⱱ Deze info kan enkel worden aangepast door Strategie & Coördinatie Wanneer begin je te meten? Wanneer wil je als eigenaar herinnerd worden om over de inhoud van de indicator en meer-waarde ervan na te denken? Op welke manier worden de scores weergegeven? Hoe moet de evolutie berekend worden? Wat is het nulpunt (As Is)? Niet verplicht en staat standaard op 0. Vanaf wanneer kunnen we spreken van een evolutie? Dit veld is niet verplicht en staat standaard op 0. Dit betekent dat ieder verschil belangrijk is

40 Een goede indicator begint bij een goed geformuleerde doelstelling / activiteit
Wat willen we precies bereiken? Probeer de doelstellingen en activiteiten zelf zo SMART mogelijk te formuleren. Wanneer zijn we succesvol? Wat zijn de onderliggende kritische succesfactoren om een doelstelling te bereiken? Indicator Hoe vertaalt dit zich in waarneembare zaken? Waaraan kunnen we zien dat we goed bezig zijn? Meet hij wat hij zegt te meten (causaal verband)? Hoe kunnen we dit eenvoudig, tijdig en met voldoende regelmaat meten? Is de kost om te meten niet te hoog? Bestaat er een vergelijkbare indicator die gemakkelijker / goedkoper te meten is? Kunnen we betrouwbare meetresultaten bekomen? Kan de indicator tot ongewenste neveneffecten leiden in het gedrag van medewerkers? Is een gedrag mogelijk dat via niet gewenste weg de indicator positief beïnvloed? Kunnen we hierop anticiperen om dit gedrag uit te sluiten? Is de organisatie klaar en alert voor de indicator? Wie moet meten? Wie reageert wanneer de meting te laat is? Hoe reageert de organisatie op schommelingen in het meetresultaat?

41 Tips & tricks Minder is meer Hou het eenvoudig Wees consequent
Beperk het aantal indicatoren per doelstelling. Kies waar mogelijk een indicator die eenvoudig kan gemeten worden, Zoek naar hooguit een paar goede indicatoren. De kwaliteit primeert boven de kwantiteit. Of gebruik indicatoren die reeds beschikbaar zijn (vb. stadsmonitor, leefbaarheidsonderzoek,…) Vermijd ook dat indicatoren die niet meer nuttig actief blijven. Een indicator geeft een indicatie. ‘Meetbaar’ kan dus ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Wees consequent Een cijfer zegt niet alles Zorg ervoor dat de indicator steeds op dezelfde manier wordt gemeten. Maak gebruik van de toelichtingsvelden om de meetresultaten te duiden. Maak gebruik van het omschrijvingsveld bij de indicator om deze meetmethode zo precies mogelijk te beschrijven, zodat een correcte interpretatie mogelijk is.

42 Hoe mijlpalen aanmaken?
Mijlpalen dien je rechtstreeks aan te maken onder een SD, POD, OD, project, activiteit of actie. Zoek hiertoe eerst het strategisch item in kwestie via de link ‘Strategie’ op de homepagina en open het item. Via dit mijlpalenplan kan de timing bekeken worden. Een mijlpaal aanmaken. Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Een mijlpaal bekijken en/of wijzigen. Een mijlpaal volledig verwijderen.

43 Hoe mijlpalen aanmaken?
Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen SD, POD, OD, project, activiteit of actie De geplande start- en einddatum kunnen hier worden ingegeven. De effectieve start- en einddatum kunnen in principe pas ingevoerd worden wanneer deze voorbij zijn. Deze kunnen echter wel reeds proactief ingevuld worden. Er kunnen rollen gekoppeld worden aan de mijlpaal: Verantwoordelijke Redacteur Eigenaar (= aanspreekpunt) De status kan weer-gegeven worden als: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet vertraagd In dit veld kan een toelichting gegeven worden deze mijlpaal.

44 RAPPORTEREN Hoe labels aanmaken?

45 Hoe labels aanmaken? Door het toevoegen van labels aan strategische items kan de gebruiker items die een link hebben (inhoudelijk, geografisch, functioneel,…) bundelen in functie van rapportering. De labels kunnen geraadpleegd worden via dit tabblad en stellen de gebruiker in staat de gewenste rapportering te genereren. Labels kunnen via deze knop toegevoegd worden. Labels kunnen via deze knop verwijderd worden.

46 Hoe labels aanmaken? Kies het label en druk op OK.

47 SUPPORT

48 Support Gent2020 1ste lijn 2de lijn 3de lijn
Zelfhulp: er zal een handleiding Gent2020 ter beschikking worden gesteld bij ‘Hulp’ in het programma 2de lijn Kwaliteitscoördinatoren fungeren als eerste aanspreekpunt voor het departement bij Stad Gent Stafmedewerkers van ieder departement fungeren als eerste aanspreekpunt voor het departement bij OCMW: Katrien Goossens (P&O), Katia Sette (OZ), Sarah Voets (SD) 3de lijn Inhoudelijke vragen: Stad Gent: Strategie & Coördinatie - 09/ OCMW: Ellen Wyns of Annelies Decraene Technische vragen: Servicedesk Digipolis - 09/ Opleidingscoördinatoren BBC Stad Gent: Gert Pauwels OCMW: Annelies Decraene