Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act Info verzame-

Presentatie over: "Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act Info verzame-"— Transcript van de presentatie:

1 Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act 0.1.1 Info verzame-
Besturen 0.1 Plan 0.2 Do 0.3 Check 0.4 Act 0.1.1 Info verzame- len & uit- werken 0.2.1 Af- spraken maken over meten uit- voering 0.3.1 Info ver- zamelen 0.4.1 Beleid bijstellen In samenwerking met deelprocessen 2.2.5 en 0.1.2 Overleggen 0.3.2 Overleggen 0.4.2 Uitvoering processen consolideren Hoofdproces 0 Besturen staat buiten het eigenlijke primaire bedrijfsproces, maar hoort er wel bij om het geheel aan de gang te zetten en draaiende te houden. Daarom krijgt het nummer 0. Het gaat hier om het organisatiebrede bestuur. Ook op de hoofdprocessen 1-5 vindt besturing plaats. Deze wordt niet nader uitgewerkt, maar vindt u in de schema’s terug onder de nummers 1.0 – 5.0. Zie ook toelichting op proces 1.0 bij dia 3. 0.1.3 Vaststellen 0.3.3 Analyseren 0.2.2 Monitoren uitvoering 0.4.3 Nieuw beleid formuleren 0.1.4 Regelen invoering (projecten instellen) 0.3.4 Vaststellen Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 1

2 Besturende processen Strate- gisch besturen Taktisch besturen
0.1 Plan kaders Strate- gisch besturen 0.4 Act 0.2 Do n.0.1 Plan kaders n.0.4 Act n.0.2 Do Taktisch besturen 0.3 Check ....1 Plan afwijkingen n.0.3 Check rapportages Operatio- neel besturen ....4 Act ....2 Do Operationeel besturen werken we niet verder uit. We gaan wel nader in op het hoofdproces besturen en de links met het kernproces & tactisch besturen afwijkingen rapportages ....3 Check Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004

3 1 Kernproces 1.0 Besturen 1.3 Op- leveren 1.1 … 1.2 … 1.1 en 1.2:
Het kernproces moet een meetbaar resul- taat opleveren. Dat wordt geborgd in proces 1.3. 1.0 Besturen 1.3 Op- leveren 1.1 … 1.2 … Deelproces 1.2.y hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. Heeft te maken met eisen van de subsidie- gever. Op basis hiervan wordt geld verstrekt. Plan (zie proces 0.1) 1.1.1 … 1.2.1 … 1.4.1 Opleveren 1.1.2 … 1.2.2 … Do (zie proces 0.2) 1.1 en 1.2: namen & invulling afhankelijk van het type organisatie Ook binnen een hoofdproces vindt besturing plaats. Hoofdproces 0 valt uiteen in vier processen: Plan Do Check Act. Proces 1.0, dus de besturing van het kernproces, valt uiteen in vier deelprocessen, ook weer Plan Do Check Act. Om deze verder in te vullen kan de uitwerking van hoofdproces 0 als model worden gebruikt. 1.4.2 Tellen & Toetsen Check (zie proces 0.3) 1.4.3 Onderbouwen T&T 1.1.x … 1.2.x … Act (zie proces 0.4) 1.2.y Administratief beheren kernproces 1.1.y … Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 3

4 * * 1 Handel 1.0 Besturen P D C A 1.1 Inkoop 1.2 Opslag 1.3 Verkoop
Admininistratief beheren van het kernproces zit bij een handels- organisatie in 1.0. 1.1.1 Autoriseren aanvraag 1.2.1 Ontvangst & Keuring 1.3.1 Orderverkrijging Goede aanvragen naar 1.1.2, foute: retour zender Wat Inkoop betreft: er zijn drie soorten: (1) materieel t.b.v. kernproces, (2) kantoormateriaal, (3) expertise & arbeidskracht (= inhuren van externe deskundigen op projectbasis; dit valt buiten hoofdproces 3). Voor alle gevallen is het proces/systeem gelijk. 1.1.2 Offerteprocedure 1.3.2 Orderbeoordeling 1.2.2 Opbergen Aanvragen Registreren Bewaren tot sluitingsdatum 1.1.3 Selectie & aanschaf 1.3.3 Orderverwerking 1.2.3 Uitgifte Selecteren Registreren Bericht leveranciers Bestellen * Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 4

5 2 Info 2.0 Besturen P D C A 2.1 2.2 2.3 O n d e r s t e u n e n…
Hoofdproces 2 v1 Dit is mijn invulling van hoofdproces 2. Ik vind hem praktisch en goed werkbaar. Zie de toelichting op dia 6 en bekijk dan v2, dia 7 en 8. O n d e r s t e u n e n… …info in- komend …info uitgaand …info intern Voor hele organisatie, in samenwerking met deelprocessen 0.4.2, 1.2.5, 3.2.5, 4.3.4 & 5.2.4 2.1.1 Inkomende informatie op papier 2.2.1 Informatie verwerken 2.3.1 Uitgaande informatie op papier 2.2.2 Informatie uitwisselen 2.1.2 Inkomende informatie elektronisch 2.3.2 Uitgaande informatie elektronisch 2.2.3 Controleren & vastleggen 2.2.4 Archiveren 2.1.3 Interne informatie ontvangen 2.3.3 Interne informatie verzenden 2.2.5 Onderhoud & beheer processen / procedures Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 5

6 Bij piramide 2 v1 Het grootste deel van hoofdproces 2 is het werk van secretariaten die voor de organisatie als geheel of voor bepaalde onderdelen werken. Proces 2.1 betreft het verzamelen en distribueren van informatie die van buitenaf binnenkomt, d.w.z. van buiten de organisatie of van binnen de organisatie vanuit een ander (hoofd)proces. De binnengekomen informatie wordt in proces 2.2 verwerkt, vastgelegd en gearchiveerd. Het beheren van de bedrijfsprocessen wordt vanuit dit proces (samen met 0 Besturen) geregeld en aangestuurd. Traditioneel ligt de zorg voor de Administratieve Organisatie bij de afdeling Financiën, zie in deze modellen deelproces Dat is een goede zaak, maar het beheer van de hele procesgang ligt breder. Het is van groot belang dat hoofdprocessen 0, 2 en 5 hier goed samenwerken. In proces 2.3 gaat de verwerkte informatie in verschillende vormen naar buiten, d.w.z. naar buiten de organisatie, of van het ene (hoofd)proces naar het andere. Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004

7 2 Info 2.0 Besturen P D C A 2.1 2.2 2.3 Input Verwerken Output 2.1.1
Hoofdproces 2 v2 Deze versie is gemaakt door twee BI-studenten die bij BizWiser zijn afgestudeerd. Zij konden met mijn model (v1) niet uit de voeten. Voor hun toelichting: zie dia 8. 2.1.1 Verkrijgen 2.2.1 Onderzoeken 2.3.1 Rapporteren 2.2.2 Verwerken tot info 2.1.2 Vastleggen 2.2.3 Controleren & vastleggen Nadere uitwerking in procedures Nadere uitwerking in procedures Nadere uitwerking in procedures Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 7

8 Bij piramide 2 v2 2.1 Input (gegevens)
2.1.1 Verkrijgen: De gegevens komen binnen vanuit het primaire proces of één van de andere secundaire of tertiaire processen. In de praktijk zullen deze gegevens worden verworven door middel van vergaderingen of andere vormen van overleg of communicatie (rapporten, ). 2.1.2 Vastleggen: De gegevens worden op een uniforme wijze vastgelegd voor een handige verwerking (als dit nog niet het geval was). 2.2 Verwerken Onderzoeken: De vastgelegde gegevens worden onderzocht op juistheid. 2.2.2 Verwerken tot informatie: Gegevens worden verwerkt tot informatie. Hier wordt mee bedoeld dat overbodige gegevens weg worden gelaten en de gewenste informatie overzichtelijk wordt gemaakt. Vervolgens worden de verschillende gegevens met elkaar vergeleken, gecombineerd of worden er berekeningen uitgevoerd, afhankelijk van de vraag, en verwerkt in statistieken of overzichtelijke rapporten. 2.2.3 Controleren: Bij dit deelproces wordt gecontroleerd of de gevraagde informatie ook daadwerkelijk verkregen is. Wanneer dit niet het geval is, wordt het proces 2.2 Verwerken opnieuw in werking gezet en begint men weer met Onderzoeken. Hierbij kan men uiteraard wel (gedeeltelijk) de voorheen verkregen gegevens gebruiken. 2.3 Output (informatie) Rapporteren: Nadat de informatie de controle heeft doorstaan, wordt deze doorgestuurd naar het gewenste proces. Vaak is dit het management, dus hoofdproces 0 Besturen. Deze informatie hoeft niet altijd via een uitgebreid rapport verstuurd te worden, maar kan ook worden gecommuniceerd in de vorm van overzichten, of andere communicatiemiddelen. Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004

9 Administratief beheren hoofdproces 3
Onder- steuning personeel 3.0 Besturen P D C A 3.1 Instroom 3.2 Doorstroom 3.3 Uitstroom * Deelproces hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. 3.1.1 Werven 3.2.1 Introduceren 3.3.1 Beëindigen dienst-verband 3.2.2 Functionerings- & beoordelingscyclus Aandachtspunt bij de Brandweer is dat er veel met vrijwilligers wordt gewerkt. Ook in hoofdproces 3 is het onderdeel Administratief beheren (deelproces 3.2.5) te vinden. Binnen elk hoofdproces is een dergelijk deelproces geformuleerd. De centrale aansturing vindt plaats vanuit hoofdproces 2 (deelproces 2.2.5). Dit gebeurt in samenwerking met hoofdproces 0 en deelproces 3.1.2 Selecteren 3.2.3 Verzuimadmin 3.2.4 Service 3.1.3 Aannemen 3.2.5 Administratief beheren hoofdproces 3 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 9

10 4 Onder- steuning facilitair 4.0 Besturen P D C A 4.1 Inkoop 4.2
Deelproces hoort thuis in elk hoofdproces; exacte positie hangt af van situatie bij speci- fieke organisatie. 4.1 Inkoop 4.2 Opslag 4.3 Onderhoud 4.1.1 Autoriseren aanvraag 4.2.1 Ontvangst & Keuring 4.3.1 Onderhouden Rijksmaterieel 4.3.2 Onderhouden eigen materieel Wat Inkoop betreft: er zijn drie soorten: (1) materieel t.b.v. kernproces, (2) kantoormateriaal, (3) expertise & arbeidskracht (= inhuren van externe deskundigen op projectbasis; dit valt buiten hoofdproces 3). Voor alle gevallen is het proces/systeem gelijk. Tot onderhouden van materieel wordt ook gerekend het onderhoud van kantoorapparatuur (PC’s, laptops, telefoon, fax, kopieerapparaten, etc.). Het werk van helpdesks op dit gebied valt onder deelproces 4.1.2 Offerteprocedure 4.2.2 Opbergen 4.3.3 Onderhouden gebouwen 4.1.3 Selectie & aanschaf 4.2.3 Uitgifte 4.3.4 Administratief beheren hoofdproces 4 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 10

11 5 Onder- steuning financieel 5.0 Besturen PDCA 5.1 plannen & beheren
Beheer AO in nauwe samenwerking met de deelprocessen 2.2.5 en 5.1 plannen & beheren 5.2 admini-streren 5.1.1 Forecasting & budgettering 5.2.1 Inkoopadministratie / deelproces 4.1.3 5.2.2 Projectadministratie 5.1.2 Rapportages (management & extern) Hoofdproces 5 gaat over de financiële informatievoorziening. Uiteindelijk komt alle info uit de hoofdprocessen, na verwerking in hoofdproces 2, terecht in het grootboek. Wat deelproces betreft: traditioneel ligt de zorg voor de Administratieve Organisatie bij de afdeling Financiën, hier deelproces Dat is een goede zaak, maar het beheer van de hele procesgang ligt breder. Het is van groot belang dat hoofdprocessen 0, 2 en 5 hier goed samenwerken. 5.2.3 Administratie t.b.v. kernproces 5.2.4 Administratieve Organisatie 5.1.3 Kostprijscalculatie 5.2.5 Grootboekadministratie 5.2.6 Salarisadministratie Investeringsselectie 5.2.7 Cash management Fokkelien von Meyenfeldt: Procesmodel Brandweer/halffabrikaat, oktober 2007 Fokkelien von Meyenfeldt: Welkom juni 2004 11