bij de administratieve verwerking van de verhuur

Presentatie over: "bij de administratieve verwerking van de verhuur"— Transcript van de presentatie:

1 bij de administratieve verwerking van de verhuur
Boekingsassistent Ondersteuning van de verhuurder bij de administratieve verwerking van de verhuur van zijn vakantieverblijf

2 Inhoud Welkom Waarom een Boekingsassistent Stappen in een reservering
Wat biedt de Boekingsassistent Demonstratie

3 Waarom een boekingsassistent
de website zoals ondersteunt het wervingsproces reclame, presentatie, informatie, zoeken, selectie, aanvragen d.m.v. beschrijving, foto’s, actuele beschikbaarheid, huurprijzen en lastminutes maar er komt veel meer kijken bij verhuur van een vakantiewoning => Administratieve verwerking verhuurders vragen: modellen van brieven, contracten, huisregels, hoe doe ik... Kortom … meer ondersteuning! logische uitbreiding van onze dienstverlening

4 Stappen in een reservering
de aanvraag de acceptatie registratie alle gegevens versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels) verwerking aanbetaling verwerking betaling versturen reisbescheiden aankomst gasten vertrek gasten afhandeling

5 De aanvraag Aanvraag rechtsstreeks via de op-Ameland.nl website (bij ons toch bijna 80%) Aanvraag via telefoon ook via de site via andere bronnen zoals VVV gids Aanvraag moet alle informatie bevatten die nodig is om de reservering te verwerken

6 De acceptatie is het een informatie-aanvraag of een reservering
Reservering controles: is de periode vrij? wil ik de woning in deze periode aan deze mensen verhuren? Hebben ze nog vragen die eerst beantwoord moeten worden? Is er voldoende tijd tot de aanvang van de periode om alles te regelen? Alles OK => reservering definitief maken Zo niet => afwijzing sturen met uitleg

7 Registratie gegevens Vastleggen reservering door vastleggen alle gegevens in de eigen reserveringsadministratie aanpassen beschikbaarheid website

8 Versturen bevestiging
Hoeveel tijd is er nog tot de vakantie begint? Korte termijn (<2 weken) bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en direct per versturen gehele bedrag in één keer innen via telefonische- of Internet betaling reisbescheiden per versturen (en evt telefoon/fax/ naar beheerder) Middellange termijn (2 tot 6 weken) bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en per post versturen gehele bedrag in één keer laten overmaken reisbescheiden per post versturen Lange termijn (> 6 weken) aanbetaling binnen week laten overmaken restant-bedrag 1 maand voor vakantie laten overmaken

9 Verwerken betalingen Aanbetaling via bank verwerken in administratie
Restant betaling verwerken in de administratie Controle op te late betalingen eventueel aanmanen als hardnekkig: reservering annuleren; en woning vrijgeven op website

10 Versturen reisbescheiden
Versturen huurovereenkomst reisinformatie kortingsbonnen, etc.

11 Aankomst & vertrek gasten
Bij aankomst (zelf doen of laten doen) gasten verwelkomen eventueel innen borg, toeristenbelasting, schoonmaakkosten, etc. Bij vertrek gasten uitzwaaien woning controleren eventueel schoonmaken eventueel retourneren borg

12 Afhandeling eventueel borg terugstorten reservering archiveren
registratie gegevens voor afdracht toeristenbelasting

13 Wat biedt de Boekingsassistent?
Geautomatiseerde afhandeling van de reserveringsadministratie

14 Wat biedt de Boekingsassistent (1)
de aanvraag via de website: alle gegevens worden automatisch doorgesluist naar de Boekingsassistent. U hoeft niets over te typen via de telefoon: registratie van alle gegevens dooruzelf Het planbord biedt een overzicht per maand voor al uw accommodaties per jaar voor 1 accommodatie Vrije periodes: direct te boeken Bezette periodes: zien wie wat gereserveerd heeft

15 Wat biedt de Boekingsassistent (2)
de acceptatie controle beschikbaarheid gaat automatisch door online verwerking en kan nog op heel korte termijn geboekt worden registratie alle gegevens systeem legt alle gegevens van een reservering vast klantgegevens, reserveringsgegevens, notagegevens, betalingsgegevens maar ook alle uitgegane brieven, s en telefoonnotities (als u dat wilt) versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels) selecteert automatisch het goede bericht korte termijn, middellange termijn, lange termijn automatische opmaak van het bericht per of per post in de door de gast gewenste taal

16 Wat biedt de boekingsassistent (3)
De huurder kan zijn boeking met iDEAL betalen Veel mensen hebben internetbankieren en kunnen dus met iDEAL betalen U heeft snel zekerheid dat de boeking doorgaat (handig bij een lastminute) iDEAL betaling wordt automatisch verwerkt door de Boekingsassistent verwerking (aan)betaling registreert de betaling in het systeem (verstuurt aankomstbevestiging naar klant) controleert op te late betalingen en stuurt herinneringen uit ( , post of telefoon) versturen reisbescheiden selecteert automatisch het goede bericht automatische opmaak van het bericht per of per post in de door de gast gewenste taal

17 Wat biedt de Boekingsassistent (4)
aankomst gasten vooraf: “prettige vakantie” vertrek gasten achteraf: “bedankt, we hopen dat u een fijne tijd heeft gehad” misschien een enquete? afhandeling ondersteunt retourneren borg reservering archiveren gegevens vastleggen voor afdracht toeristenbelasting

18 Features Boekingsassistent
Planbord geeft optimaal overzicht op beschikbaarheid altijd goed inzicht in bezetting boeken en reserveringen inzien vanuit het planbord Boekingsassistent kent het Reserveringsstappenplan Veel standaard berichten die u zo kunt gebruiken Standaard berichten zijn beschikbaar in Nederlands, Duits en Engels professionele uitstraling van uw berichten naar uw gasten helpt om niets te vergeten en neemt werk uit handen, bijvoorbeeld: controle te late betalingen en versturen herinneringen kan grotendeels automatisch werken overal ter wereld te gebruiken (als u maar Internet-toegang heeft)

19 Deelname aan Boekingsassistent
Programma wordt op dit moment gebruikt voor de verhuur van ongeveer 380 accommodaties op de Waddeneilanden. Kosten deelname: Eenmalige kosten Per huis €40,= (excl BTW) Jaarkosten (per 12 maanden) +€2,50 (incl BTW) per boeking ALLEEN als er gebruik gemaakt wordt van iDEAL voor deze boeking (deze kosten moeten wij grotendeels afdragen aan de bank)

20 Optionele uitbreidingen Boekingsassistent
Boekingsassistent kent een groot aantal standaard brieven. U kunt deze zelf aanpassen aan uw eigen wensen. Als u dat (eenmalig/initieel) door ons wilt laten doen kan dat: Optioneel: voor het importeren van uw bevestigingsbrieven, huisregels en nota's in het systeem Eenmalig € 100,= (excl BTW) U kunt dit zelf ook doen, dan zijn er uiteraard geen kosten aan verbonden. We kunnen -op verzoek- een telefonische demonstratie van de Boekingsassistent geven. Deze duurt ongeveer een half uur. Hieraan zijn geen kosten verbonden.