Goedkeuring inkoopfacturen

Presentatie over: "Goedkeuring inkoopfacturen"— Transcript van de presentatie:

1 Goedkeuring inkoopfacturen
Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009 Goedkeuring inkoopfacturen

2 Goedkeuring inkoopfacturen
Inhoud: Inleiding Inrichting goedkeurings-workflow Algemeen Verbijzonderingen en kostenplaatsen Project Hoe keur ik goed ( of keur ik af) ? De melding De knoppen in de melding Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte) Vragen?

3 Goedkeuring inkoopfacturen
Inleiding Wat is het doel van de workflow? Het doel van de goedkeuringsflow inkoopfacturen is om de ontvangen inkoopfacturen, waaraan geen inkooporder ten grondslag ligt ( dus niet besteld via I-procurement) door de juiste personen te laten goedkeuren. Hierbij wordt de workflow aangestuurd door de in Oracle vastgelegde budgethouders bij kostenplaatsen en verbijzonderingen en voor projecten de vastgelegde projectmanagers, alsmede de vastgelegde, gevalideerde en geboekte distributieregel . Wie stelt de budgethouder in als fiatteur? Aan de hand van de afgegeven mandaten worden de budgethouders decentraal in Oracle ingevoerd onder de verantwoordelijk van de financiële controller.

4 Goedkeuring inkoopfacturen
Inleiding (vervolg)

5 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Algemeen De goedkeuring zal neergelegd worden bij de fiatteur van het naast hogere budgetbedrag, zoals vastgelegd in de mandatenlijst. Bij meerdere kostenplaatsen/verbijzonderingen/projecten in een factuur zal de toewijzing van goedkeuring per distributieregel worden bepaald. Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen In het algemeen , hoe hoog ook het bedrag op de distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de budgethouder van de verbijzondering lopen, indien in de distributiesleutel een verbijzondering is opgenomen.

6 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg )

7 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg )

8 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg )

9 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op projecten In het algemeen , hoe hoog ook het bedrag op de distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de projectmanager van het project lopen.

10 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op projecten ( vervolg)

11 Workflow goedkeuring inkoopfacturen
Facturen op projecten ( vervolg)

12 Goedkeuring inkoopfacturen
Hoe keur ik goed ( of af) ? Log in in Oracle ( zie handleiding: Inloggen Bass) Ga naar uw werklijst. Open de melding in uw werklijst door hierop te klikken.

13 Goedkeuring inkoopfacturen
De Melding Factuur- en leveranciersgegevens Eventuele toelichting van de voorgaande fiatteur Door middel van dubbelklikken opent U de ingescande factuur Hier vindt U de distributie van de factuur. Voorgaande fiatteurs

14 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Afgewezen U keurt de factuur af, U vermeldt de reden in het vak Respons

15 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Goedgekeurd U keurt de factuurgoed

16 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Opnieuw toewijzen U zet de melding door naar een andere medewerker, met het verzoek deze melding namens u goed te keuren. U blijft verantwoordelijk voor en eigenaar van de goedkeuring. Indien de medewerker, die namens u dient goed te keuren niet binnen 5 dagen de melding afhandelt, krijgt U een herinneringsmelding en niet de toegewezen persoon!

17 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Aanvraaggegevens U vraagt informatie op middels de knop aanvraaggegevens aan een andere medewerker met betrekking tot de goed te keuren factuur. Vul de gebruikersnaam in van de persoon aan wie u iets wilt vragen. Typ uw vraag in bij aangevraagde gegevens Verzend uw vraag via de knop versturen

18 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Aanvraaggegevens vervolg De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst

19 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Aanvraaggegevens (vervolg) De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst en vult bij response het antwoord in en verstuurt zijn antwoord.

20 De knoppen in de melding
Goedkeuring inkoopfacturen De knoppen in de melding Aanvraaggegevens (vervolg) De fiatteur ontvangt de melding terug in zijn werklijst en ziet bij de actiehistorie het antwoord op zijn gestelde vraag en kan daarna de melding goed- of/ afkeuren.

21 Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte)
Goedkeuring inkoopfacturen Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte) 1.Stel uw vakantieregel in. Zie ook handleiding handleidingen mbt het bestelproces deel 7 vakantieregel instellen. 2. Bij langdurige ziekte Laat via het secretariaat een melding maken ( met opgave vervangend fiatteur) aan de helpdesk-finlog, deze stellen dan aan de hand van de ontvangen gegevens de vakantieregel van de fiatteur in.

22 Goedkeuring inkoopfacturen