Team Mirror Workshop Unicorn

Presentatie over: "Team Mirror Workshop Unicorn"— Transcript van de presentatie:

1 Team Mirror Workshop Unicorn
Doel slide: Startslide voor de workshop Toelichting voor de facilitator (deze slide): Je start de workshop met het verwelkomen van alle teamleden. Hierbij kan je vermelden dat de workshop draait om het verhogen van de teameffectiviteit. Indien je een externe facilitator bent, kan je jezelf even voorstellen alvorens de workshop van start gaat en kan je ook aan de teamleden vragen om zichzelf kort voor te stellen, bijv. aan de hand van volgende vragen: Wat is jouw naam? Welke functie vervul je in dit bedrijf? Wat zijn jouw interesses naast het werkleven? Toelichting voor de facilitator (de volledige powerpoint presentatie): Deze powerpoint vormt de basis voor de Team Mirror workshop die jij gaat faciliteren. In de voetnoten vind jij de handleiding om met de workshops aan de slag te gaan: het doel van de slide, toelichting voor de facilitator, benodigdheden, timing voor de workshop ... Gebruik deze powerpoint als uitgangspunt om jouw eigen workshop op maat te ontwerpen. Om hierbij de juiste keuzes te maken laat je je leiden door: de ‘moeilijkheidsgraad’ binnen het team: zijn er problemen in het team, belangrijke thema’s die moeten besproken worden … het ‘maturiteitsniveau’ van het team: staan ze open om elkaar feedback te geven en kritisch in de spiegel te kijken, zowel op team als op individueel niveau de tijd die je ter beschikking hebt om met het team te werken: er zijn voorstel programma’s voor een workshop van ½ dag (slide 5), 1 dag (slide 6), 1 ½ dag (slide 7)

2 Doelstelling Ontdekken van sterktes en groeiprioriteiten, zowel voor jezelf als het team. Creëren van een helder Team Ontwikkelingsplan om de kloof tussen de huidige en de gewenste situatie te dichten. Creëren van een Persoonlijk ontwikkelingsplan dat je helpt om een effectiever teamlid te worden. Doel slide: Doelen van de workshop toelichten om de neuzen van alle teamleden in dezelfde richting te krijgen voor die dag.

3 Doel slide: De teamleden weten dat de samenwerking binnen het team centraal staat, niet de werkgerelateerde prestaties.

4 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

5 Doel slide: Na de algemene introductie (kennismaking, programmaoverzicht & doelstellingen) het startschot geven voor de Team Mirror workshop.

6 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

7 Voor een effectieve workshop is het belangrijk dat we…
Gedragsregels Voor een effectieve workshop is het belangrijk dat we… Doel slide: Het creëren van een veilige omgeving voor de teamleden. Indien nodig kan je hier tijdens de workshop naar teruggrijpen als mensen zich niet aan deze regels houden. Tijdens de evaluatie kan je hierop alsook terugkomen. Tijdsduur opdracht: 5’ Benodigdheden: een flipchart of een bord een stift Toelichting voor de facilitator: Vraag aan de teamleden welke gedragsregels zij nodig vinden tijdens de workshop om er een effectieve workshop van te maken. Voorbeelden die je kan geven, indien er geen respons komt van de teamleden, zijn: confidentialiteit, luisteren naar elkaar, Gsm’s uitschakelen (kan zeer storend zijn)… Lijst deze ergens op zodat ze de hele dag zichtbaar blijven. Dat maakt het voor jou ook gemakkelijker iemand erop te wijzen. De visualisatie van gedragsregels is van cruciaal belang dus gebruik zeker een flipchart of een bord. Let op: indien de deelnemers dit niet als gedragsregel opnemen, raden wij aan om als facilitator zelf de thema’s confidentialiteit & psychologische veiligheid aan te halen! Om ervoor te zorgen dat de deelnemers open en eerlijke feedback aan elkaar geven, is het belangrijk dat zij zich psychologisch veilig voelen tijdens deze workshop. Een voorwaarde voor deze veiligheid is confidentialiteit: wat hier besproken wordt, blijft hier! Zie ook volgende slide (“what happens in Vegas stays in Vegas”) om dit toe te lichten.

8 Gedragsregels Doel slide: Introduceren van de gedragsrelgel ‘confidentialiteit’ Toelichting voor de facilitator: Indien de deelnemers dit niet als gedragsregel opnemen, raden wij aan om als facilitator zelf de thema’s confidentialiteit & psychologische veiligheid aan te halen! Om ervoor te zorgen dat de deelnemers open en eerlijke feedback aan elkaar geven, is het belangrijk dat zij zich psychologisch veilig voelen tijdens deze workshop. Een voorwaarde voor deze veiligheid is confidentialiteit: wat hier besproken wordt, blijft hier!

9 Wederzijdse verwachtingen
Doel slide: Verwachtingen voor de workshop helder stellen. Tijdsduur oefening: 10’ Benodigdheden: een flipchart of een bord een stift Toelichting voor de facilitator: Bij dit onderdeel heb je de keuze uit twee opties. OPTIE 1: Resultaten Expectation Finder bespreken Indien je gebruik hebt gemaakt van de ‘Expectation Finder’ (digitale vragenlijst), waarmee je de teamleden vooraf hebt gevraagd wat hun verwachtingen zijn, dan maak je op de volgende slide een overzicht van deze verwachtingen en overloop je ze tijdens de workshop samen met de teamleden (zie ook voorbeeld op de volgende slide). Je kan altijd aftoetsen of iemand hier nog iets aan toe te voegen heeft. Een vraag die je hieromtrent kan stellen: ‘Voor welke situaties/problemen zou jij graag een oplossing vinden tijdens deze workshop?’ (aanvullingen noteren op de flipchart/het bord) OPTIE 2: De tweede optie is dat je de ‘Expectation Finder’ niet hebt gebruikt. Je kan de deelnemers dan in kleine groepjes laten nadenken over de volgende vragen: ‘Wat zijn de kernissues die wij vandaag willen besproken hebbben? ‘Voor welke situaties/problemen zou jij graag een oplossing vinden tijdens deze workshop?’(5’). Nadien worden de resultaten uitgewisseld in de totale groep en op de flipchart genoteerd (5’).

10 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

11 High Impact Teaming Doel slide:
Dit is het overzicht van het theoretisch model. Toelichting voor de facilitator: Aan de hand van dit overzicht kan je eventueel nog eens de 4 basiskernen herhalen, die besproken worden in het rapport.

12 High Impact Teaming Voor meer achtergrond over de theoretische achtergrond van de Team Mirror verwijzen we naar het handboek.

13 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

14 Hoe het rapport lezen? Dit is een voorbeeldgrafiek
Doel slide: De teamleden weten hoe ze het rapport moeten lezen. Toelichting voor de facilitator: Deze voorbeeldgrafiek geeft weer hoe de resultaten van je team worden samengevat. Op deze pagina is een voorbeeldgrafiek van de cluster ‘Safe Teaming’ met zijn subvariabelen weergegeven. Teamleden hebben op de vragenlijst zowel de huidige als de gewenste situatie een score gegeven. De grafiek geeft de resultaten hiervan per variabele op een visuele manier weer. De huidige situatie is de gemiddelde score die het gehele team geeft aan deze variabele, uitgedrukt in percentages. Op de grafiek wordt de gemiddelde score van de huidige situatie weergegeven met een grijze kleur. Zo kreeg in deze grafiek bijvoorbeeld de subvariabele ‘groepspotentie’ een gemiddelde score van 58%. Voor de groeiwens wordt het verschil berekent tussen de gewenste en de huidige situatie. Het is dus de netto score van de gewenste groei. Hiervan wordt het gemiddelde berekend voor het gehele team en uitgedrukt in percentages. Deze score krijgt in de grafiek een groene kleur. Voor de variabele ‘groepspotentie’ gaven de teamleden aan te willen groeien naar een score van 63%. De score van 63% op de gewenste situatie vermindert met de score van 58% op de huidige situatie, geeft een netto groeiscore van 5%. De verticale y-as (d.i. de as met percentages) kan van grafiek tot grafiek variëren. Het laagste punt van deze as, is namelijk vastgezet op 40%, behalve indien de laagste score op de huidige situatie lager is dan 40%. In dat geval begint de Y-as op het decimaal dat zich onder het laagste punt van de huidige situatie bevindt. De rede dat de schaal niet op 0 begint is van tweeërlei. Enerzijds geeft het de mogelijkheid beter in te zoomen op de belangrijkste delen van de grafiek. Anderzijds hebben mensen vaak de neiging een positieve antwoord bias te vertonen. Dit wil zeggen dat vragen positiever beantwoord worden dan de situatie in werkelijkheid is. De as laten beginnen op een hoger punt geeft dan vaak een beeld dat meer aan de realiteit beantwoordt.

15 Hoe het rapport lezen? Rode vlag - Prioriteit: hoge score groeiwens
Oranje vlag - Aandachtspunt: matige score huidige situatie Groene vlag - Kracht: hoge score huidige situatie Doel slide: De teamleden weten hoe ze het rapport moeten lezen. Toelichting voor de facilitator: Bij elke grafiek geven we een beschrijving van de gemeten variabelen. We geven ook aan welke variabelen extra aandacht verdienen of prioritair behandeld dienen te worden. Een rode vlag staat voor een prioriteit. Hier werd een grote groeiwens gemeten. Rode vlaggen worden gegeven wanneer het team de nood en de wil uit om te verbeteren. Dit kan vertrekken vanuit een zwakte, maar kan ook vanuit een sterkte. Een oranje vlag staat voor een aandachtspunt. Er werd een lage of matige score gemeten op de huidige situatie en een lage of gemiddelde score op de groeiwens. Dit wil zeggen dat de teamleden momenteel een lage score geven aan het team op deze variabelen (lage huidige situatie), maar het is niet de topprioriteit om in te groeien. (lage of gemiddelde groeiwens). Een groene vlag staat voor een kracht. Hier werd een hoge score gemeten op de huidige situatie en een lage score op de groeiwens.

16 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

17 Optie 1: Focus workshop Stap 1 (30’):
Verdeel het team in een subgroepjes van 3 tot 5 personen. Elke subgroep krijgt de opdracht om op basis van het rapport de volgende vragen te beantwoorden: 2 grootste krachten in kernwoorden op groene kaartjes. Geef 1 illustratie van een concreet moment waarop die kracht zichtbaar werd.. Grootste taboe op rood kaartje: Wat blijft verborgen in het rapport, of welk taboe wordt net boven water gehaald? 2 grootste uitdagingen in kernwoorden op gele kaartje Stap 2 (15’): Per subgroepje presenteert 1 persoon de kaartjes. Deze worden op een muur geplakt of op een pinwand geprikt en geclusterd. Stap 3 (5’): Elke persoon van het team krijgt een stift en mag op 2 kaartjes een streepje trekken of op 1 kaartje 2 streepjes trekken. Dit is het kaartje waar deze persoon verder aan wil werken. Op basis van de streepjes worden 2 tot maximum 4 kaartjes met de meeste streepjes geselecteerd.

18 Optie 1: Focus workshop Stap 4 (30’):
Er worden op nieuw een # subgroepjes gevormd. Elk subgroepje krijgt een Flip-over en 1 van de geselecteerde kaartjes met de volgende opdracht: Welke kerngewoontes moet dit team ontwikkelen of veranderen om dit kaartje aan te pakken? Kies er 1 uit en stel een plan voor om deze kerngewoonte tot leven te brengen met dit team? Een goed plan voor het ontwikkelen van een gewoonte bevat: Cue: op welke momenten zullen we deze gewoonte uitvoeren? Simpele en concrete routine: Wat houdt deze gewoonte precies in? Scoreboard: Hoe houden we de score bij om te checken of we het echt doen? Wat levert het ons op als we het doen? Wanneer evalueren we en passen we aan? Context: Welke zaken moeten we aanpassen in onze (fysieke) omgeving om het gemakkelijker te maken deze gewoonte tot leven te Owner: Wie zal de eigenaar van deze gewoonte? Wie neemt het initiatief?

19 Optie 1: Focus workshop Stap 5 (40’): Terugkoppeling van het plan aan het team en feedback van het team. Op het einde komt er ook een Go, Experiment of No Go van het team. ‘Go’ wil zeggen we dat deze gewoonte er kost wat kost moet komen en dat iedereen achter het gekozen plan staat. Het team kan feedback geven om de owner extra tools te geven dit plan in de realiteit om te zetten. We bouwen samen een actieplan waar we in geloven. ‘Experiment’ wil zeggen dat er twijfels zijn, maar dat het team bereid is dit voor minstens 3 keer uit te proberen. Daarna wordt er geëvalueerd of er verder mee wordt gedaan. We bouwen een actieplan waar we mee willen experimenteren. ‘No Go’ wil zeggen dat het plan wordt afgevoerd.

20 Optie 2: Carrousel Workshop 4 kernen van High Impact Teaming
Visioning Safe Teaming Organizing Teamleren Doel slide: Toelichting van de Carrousel Workshop. Toelichting voor de facilitator: In dit onderdeel worden de vier kernen besproken, Teamleren, Visioning, Organizing, Safe Teaming. Het team gaat gezamenlijk een analyse maken van het rapport. Doel is om de mogelijke werkpunten van het team bloot te leggen zodat men daaraan kan werken om op termijn de teameffectiviteit te verhogen. Je verzamelt hier eigenlijk al de nodige ‘ingrediënten’ ter voorbereiding van het Team Ontwikkelingsplan.

21 Optie 2: Carrousel Workshop 4 kernen van High Impact Teaming
Doel: Werkpunten van het team bloot leggen Werkwijze: Per kern een tafel: “Deep dive” per kern Telkens 4 vragen: Wat zijn de shock-factoren? Wat zijn de grootste uitdagingen? Wat zijn de Quick wins? Wat zijn de doelen op lange en middellange termijn? Dan wisselen van tafel/kern Doel slide: Toelichting van de Carrousel Workshop. Toelichting voor de facilitator: Het team gaat gezamenlijk een analyse maken van het rapport. Doel is om de mogelijke werkpunten van het team bloot te leggen zodat men daaraan kan werken om op termijn de teameffectiviteit te verhogen. Je verzamelt hier eigenlijk al de nodige ‘ingrediënten’ ter voorbereiding van het Team Ontwikkelingsplan. Per kern wordt er een grondige analyse (‘deep dive’) gemaakt, aan de hand van 4 vragen (shock-factoren, uitdagingen, quick wins & doelen op lange/middellange termijn – zie meer toelichting bij deze vragen op slide 33). Er wordt gewerkt met een doorschuif-systeem, waardoor de teamleden uiteindelijk alle 4 de kernen besproken hebben. Op de volgende slides vindt de facilitator de werkwijze voor deze workshop. Afhankelijk van de groepsgrootte varieert de opzet. De facilitator selecteert uit de voggende slides degene met de juiste instructies, afhankelijk van het aantal teamleden.

22 Optie 2: Carrousel Workshop 4 vragen voor de ‘deep dive’
Wat zijn de shock-factoren? Wat is het meest verassend? Dit kan zowel positief als negatief zijn. Wat zijn de grootste uitdagingen? (rode en oranje vlaggen) Wat zijn jullie grootste werkpunten? Wat houdt jullie tot nu toe tegen in het realiseren van die uitdagingen? Wat zijn de Quick wins? Wat kan je nu onmiddellijk ondernemen om jullie grootste uitdagingen te bewerkstellingen? Wat zijn de doelen op lange en middellange termijn? Wat is jullie aanpak om jullie grootste uitdagingen aan te pakken? Doel slide: Deze slide dient geprojecteerd te worden tijdens het bespreken van de kernen. Zo kunnen teamleden steeds terugblikken op de vragen die ze dienen te beantwoorden. Toelichting voor de facilitator: Projecteer deze slide tijdens het bespreken van de kernen. Je kan ter illustratie gebruik maken van dit voorbeeld (toegepast op de kern Organizing): Shock-factor Gebrek aan het gedeeld geloof dat het team veilig is voor het stellen van sociaal risicovol gedragingen zoals het geven van eerlijke feedback, het vragen om hulp, het bespreken van moeilijke onderwerpen of gemaakte fouten en het durven anders zijn (psychologische veiligheid). Grootste uitdagingen Het gedeeld geloof wederzijds afhankelijk te zijn en elkaar nodig te hebben voor het uitoefenen van de job (positieve interdependentie) Het gedeeld geloof dat teamleden consequent handelen zoals afspraken nakomen, oprecht en transparant communiceren, niet roddelen, waardering geven aan wie het verdient… (integriteit) Quick win Het organiseren van informele momenten. Doelen op lange termijn Het wordt een evidentie dat we open kunnen communiceren over moeilijke onderwerpen.

23 Team Ontwikkelingsplan (TOP)
Selecteer het/de team werkpunt(en) die jullie echt willen omzetten naar actie en ontwerp hiervoor een dashboard. Bepaal voor elk werkpunt WIE WAT tot WANNEER (deadline) gaat doen. Creëer een soft support systeem: Welke gedragsafspraken hebben wij in dit team nodig om op een meer effectieve manier samen te werken? Bringing it home: Wat is de boodschap die jullie als team gaan uitdragen naar het thuisfront? Wat gaan jullie over deze sessie vertellen? Doel slide: De teamleden maken concrete afspraken voor de toekomst: Ze leggen concrete acties vast, spreken af op welke manier zij met elkaar willen omgaan en met welke éénduidige boodschap zij naar huis gaan. Tijdsduur: Programma 1/2 dag: 20’ uitwerken in subteams / 15’ uitwisselen in totale groep Programma 1 dag: 30’ uitwerken in subteams / 30’ uitwisselen in totale groep Programma 1,5 dagen: 60’ uitwerken in subteams / 30’ uitwisselen in totale groep Benodigdheden: Het TOP – eventueel een aantal versies zodat je in verschillende subteams hieraan kan werken. Toelichting voor de facilitator: Vul samen met het team het TOP in. Afhankelijk van de groepsgrootte kan je er voor kiezen om het TOP in verschillende onderdelen op te delen en elk subteam aan een ander onderwerp te laten werken. (bijv. in 3 subteams zodat 1 team rond de team werkpunten werkt, 1 team rond het soft support systeem en 1 team aan de ‘bringing it home’ boodschap. Je kan ook met meer subteams werken waarbij er verschillende subteams elk 1 team werkpunt opnemen). Afhankelijk van de totale duur van het programma (1/2 dag, 1 dag of 1,5 dagen) is er meer of minder tijd voorzien voor deze workshop. Bij het 1,5 daagse programma is er voldoende tijd om de werkpunten en het soft support systeem in diepte uit te werken en in het totale team te bespreken. Bij de 1 daagse en ½ daagse versie ga je waarschijnlijk enkel een eerste aanzet van actieplannen kunnen maken en dit kort toelichten in de totale groep. Zorg er dan wel voor dat er zeker heel goed is afgesproken WIE verantwoordelijk is om dit verder uit te werken en tegen WANNEER dit zal gebeurd zijn. Team werkpunten: op het einde van de carroussel workshop zijn er 3 werkpunten als prioriteiten geselecteerd. Check eerst of er nog aanvullingen zijn obv de conclusies/bedenkingen bij de workshop rond de Teamlid profielen. Vervolgens kiezen jullie op basis van de tijd en het aantal mensen dat er ter beschikking zijn, hoeveel van deze werkpunten jullie nu willen opnemen. Indien jullie niet alle prioriteiten nu opnemen, spreek dan wel een verantwoordelijke en een tijdstip af voor het opnemen van de andere werkpunten. Soft support Effectieve teams hebben een beperkte set van effectieve afspraken over welk gedrag ze van elkaar verwachten. Dat kan gaan van heel specifiek gedrag zoals ‘in dit team laten we nooit voic s achter, maar als we een gemiste oproep hebben van iemand van ons, dan bellen we nog dezelfde dag terug’ tot sociaal riskant gedrag zoals ‘in dit team geven we eerlijk en direct aan als er iets scheelt’. Er zijn een aantal belangrijke succescriteria voor goede gedragsafspraken: Concreet: ‘Wij respecteren elkaar’ is te vaag. Iedereen kan er een eigen invulling aan geven. Vage afspraken werken niet. Wat betekent het in dit team om elkaar te respecteren? Pik er de belangrijkste concrete zaken uit. Zichtbaar: Probeer ervoor te zorgen dat iedereen op voldoende momenten aan deze afspraken wordt herinnerd. Maak ze zichtbaar in het team en zorg ervoor dat het er niet te veel zijn. Accountability: Één regel moet er altijd in staan: ‘als iemand merkt dat een ander teamlid zich niet aan één van bovenstaande regels houdt, dan is het zijn of haar plicht om die daar ogenblikkelijk op aan te spreken’. Tenzij we elkaar echt aansprakelijk houden op deze afspraken, zullen ze niet werken Evaluatie: Een manier om mensen echt aansprakelijk te houden is door de gedragsregels integraal op te nemen in de evaluaties en er op die manier ook iets concreet aan vast te hangen. Bringing it home: Het is van belang dat iedereen dezelfde boodschap uitdraagt over de workshop. Er zijn misschien persoonlijke zaken besproken die men liever binnen het team houdt. Daarom is het belangrijk dat het ‘verhaal’, dat naar buiten wordt gedragen, besproken wordt.

24 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

25 Feedback Workshop Iedereen neemt een leeg flippapier, schrijft zijn naam hierop, en legt/hangt dit papier ergens in de ruimte. Loop individueel rond en plak op iedereen zijn poster Een post-it met daarop een kwaliteit van die persoon Een post-it met daarop een uitdaging van die persoon Poster Promenade Overloop vervolgens alle posters in het totale team & bespreek Doel slide: Toelichting bij de feedback workshop. Het doel van deze workshop is individuele feedback geven. Benodigdheden: Grote vellen Flip-papier: 1/persoon een exemplaar van ‘Deel 2: individueel rapport’ uit Team Mirror per persoon 2 kleuren post-its Toelichting voor de facilitator: Geef iedere deelnemer een vel flip-papier en laat ze er hun naam op schrijven. Verdeel deze posters over de ruimte. Gebruik vervolgens best 2 kleuren post-its: 1 voor de kwaliteiten & 1 voor de uitdagingen. Geef de teamleden de tijd om voor elk van de teamleden 1 kwaliteit en 1 valkuil te noteren en deze vervolgens op de respectieve poster te kleven. Als alle teamleden hiermee klaar zijn doen jullie een gemeenschappelijke wandeling langs alle posters. Persoon per persoon wordt overlopen en krijgt de kans om extra toelichting te vragen.

26 Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)
Beschrijf jouw belangrijkste ontwikkelingsprioriteit Schrijf een concreet trainingsplan uit voor deze prioriteit Bepaal concrete trainingsmomenten Bepaal hoe je over jouw trainingsplan zal communiceren Selecteer mensen van wie je soft support verwacht Zit samen met een buddy om jouw trainingsplan te bespreken en spreek 2 momenten af wanneer jullie nog eens samen zitten om elkaar op te volgen in de uitvoering van jullie plannen. Doel slide: Opstellen van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Benodigdheden: een exemplaar van het ‘POP’ per persoon Toelichting voor de facilitator: Programma 1 dag: Indien je het programma volgt zoals voorzien op slide 6, heb je maar een 15tal minuten over om met het POP aan de slag te gaan. Beperk je dan tot het toelichten hiervan en geef de deelnemers de opdracht om dit als ‘huiswerk’ uit te werken. Indien je meer tijd over hebt kunnen de deelnemers hier reeds een eerste aanzet voor maken. Programma 1,5 dagen: Laat de deelnemers eerst individueel hun POP invullen (15’). Vervolgens laat je ze samen zitten met een buddy (leerpartner). De buddy-koppeltjes dagen elkaars POP uit, vullen aan, geven nieuwe ideeën… om ervoor te zorgen dat het trainingsplan zo concreet, realistisch en degelijk mogelijk is. Daarnaast spreken ze ook (op zijn minst) 2 concrete momenten af waarop zij nog eens samen zitten om de vooruitgang te bespreken en elkaar accountable te houden.

27 Programma Team Ontwikkelingsplan Persoonlijk Ontwikkelingsplan Introductie Het rapport High Impact Teaming Theorie Team Workshop Feedback Workshop Evaluatie & One Team, One Voice Doel slide: De teamleden weten in grote lijnen wat ze van de dag kunnen verwachten. Toelichting voor de facilitator: Op deze overzichtsslide zijn alle mogelijke bouwblokken voor de Team Mirror workshop weergegeven – in lijn met het voorbeeldprogramma voor een 1 ½ daagse workshop (zie slide 7). Als je jouw ‘op maat’ programma hebt samengesteld, kan je de bouwblokken die je niet benut uit deze slide verwijderen. Toelichting bij de bouwblokken: Introductie: korte voorstelling, gedragsregels opstellen, afstemmen van verwachtingen Refresh theorie: schetsen van theoretisch kader Het rapport: uitleg over hoe je dit moet lezen & globaal overzicht van de resultaten Carrousel Workshop: bespreken van de 4 kernen van teamwerk (analyse van het teamgedeelte van het rapport) Theorie Teamlid profielen: toelichting van het model met de 4 teamrollen & analyse van het persoonlijke gedeelte van het rapport) Feedback Workshop: individuele reflectie & individuele feedback door de andere teamleden Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): eigen doelstellingen en werkpunten opstellen en uitwerken Teamontwikkelingsplan (TOP): vastleggen van prioriteiten en toekomstige stappen op team niveau Evaluatie van de workshop

28 Evaluatie In welke mate zou je deze workshop aanbevelen aan anderen?
Welk aspect / moment van de workshop heeft het meeste impact op jou gehad & waarom? In welke mate bracht het rapport een toegevoegde waarde aan de workshop? Welk aspect / onderdeel van het rapport heeft het meeste impact op jou gehad & waarom? Welke score geef je aan de facilitator? Welke feedback / sterke punten / tips ter verbetering wens je met de facilitator te delen? In welke mate kunnen jullie als team morgen concreet aan de slag met jullie Team Ontwikkelingsplan? In welke mate kan jij als teamlid morgen concreet aan de slag met jouw Persoonlijk Ontwikkelingsplan?  Doel slide: Je stelt als facilitator het goede voorbeeld door jezelf in vraag te stellen. Daarnaast is dit handig indien er een follow-up komt. Zo kan je als facilitator en als team verbetering aanbrengen. Benodigdheden: OPTIE 2: voor ieder teamlid een groen, oranje en rood kaartje OPTIE 3: één evaluatieformulier/persoon Toelichting voor de facilitator: OPTIE 1: Bij elke stelling die wordt voorgelezen, nemen de teamleden een positie in op een lijn. Zorg dat je een lijn hebt bepaald over de lengte van de ruimte. Geef aan welke kant van de lijn de positieve (‘volledig akkoord’) en de negatieve (‘volledig niet akkoord’) kant is. Vraag aan enkele teamleden of ze hun mening kunnen toelichten (bijv. met behulp van de extra-vragen). Er is dan even de tijd om hierover te discussiëren. OPTIE 2: Bij elke stelling die wordt voorgelezen, steken de teamleden een kaartje in de lucht. De teamleden gebruiken het groene kaartje als ze volledig akkoord gaat met de stelling, het oranje kaartje als ze noch akkoord, noch niet akkoord zijn en het rode kaartje als ze niet akkoord gaan met de stelling. Vraag aan enkele teamleden of ze hun mening kunnen toelichten (bijv. met behulp van de extra-vragen). Er is dan even de tijd om hierover te discussiëren. OPTIE 3: Laat de deelnemers het evaluatieformulier invullen. Selecteer uit bovenstaande vragen degene die relevant zijn voor jouw Team Mirror workshop en voeg gerust andere vragen toe die jou interessant lijken. Kies voor OPTIE 3 bij het programma van ½ dag of als je weinig tijd over hebt op het einde van de Team Mirror workshop. Bij het programma van 1,5 dagen zijn er 2 evaluatiemomenten voorzien: ééntje op het einde van dag 1 (30’) en een tweede op het einde van dag 2 (15’). Hier kan je kiezen voor een combinatie van de verschillende evaluatie-opties. Zo kan je bijv. op het einde van dag 1 kiezen voor OPTIE 1 of OPTIE 2 en dag 2 afsluiten met OPTIE 3.

29 Doel slide: Afsluiten van de Team Mirror workshop en bedanking van de deelnemers.