Electronische documenten

Presentatie over: "Electronische documenten"— Transcript van de presentatie:

1 Electronische documenten
11/11/2018

2 Doel: Het electronisch beschikbaar stellen van de install. documenten, afgeleverd door de tech, en dit daags na interventie. Vandaag archiveren we elk document extern (hardcopy). Dit archief is enorm groot en het ophalen van één enkel document duurt lang en is daarenboven vrij duur. Door elk document electronisch te archiveren in op klantniveau, zijn we in staat dit document direct op te vragen zonder extra kost. 11/11/2018

3 Welke documenten: - Kwaliteitscertificaat - Nummerporterings document
- Paid repair document 11/11/2018

4 Hoe: Via mobiele scanner zetten we documenten om in electronische versies. Via probleemmelder laad je de ingescande documeten op. 11/11/2018

5 Hardware: Handscanner:
Bij aanvang zal elke installateur een scanner ontvangen van Telenet. Bij defect/verlies/... dien je je te richten tot je dispatch om een nieuw toestel te krijgen. Telenet levert eenmalig deze toestellen. Type: Inhoud: - Scanner USB-kabel microSD-kaart (2GB) en microSD-adapter CD-rom met IRIScan software Gebruikershandleiding 11/11/2018

6 LET OP : Contacten van microSD naar boven gericht !
Hardware: Eerste gebruikname: Plaats de 2 AA batterijen in het batterijvak. Plaats de microSD-kaart in de kaartgleuf tot deze vastklikt. LET OP : Contacten van microSD naar boven gericht ! 11/11/2018

7 Hardware: Eerste gebruikname:
3) Formateer de kaart voor u de scanner gebruikt: druk 2sec op de Scan knop. druk met paperclip 2sec in het Format-gaatje  F verschijnt op het scherm. druk op Scan om de kaart te formateren  kaartpictogram knippert tot het formateren is voltooid. 1 2 3 1 3 2 11/11/2018

8 Hardware: Eerste gebruikname: 4) Instellen kwaliteit van de scans:
druk op C/BW tot in het display “MONO” verschijnt. druk op DPI toto in het display “LOW” verschijnt. 1 2 1 2 11/11/2018

9 Hardware: Eerste gebruikname: 4) scannen: druk op “scan” –knop.
hanteer een continue snelheid & 1 vlotte beweging. 11/11/2018

10 Hardware: Troubleshooter: Probleem Oorzaak Oplossing 11/11/2018
Ik kan de scanner niet inschakelen *Laag batterijniveau *Batterij is niet correct geplaatst *vervang de batterij *plaats de batterijen op de juiste manier De afbeeldingen kunnen niet worden opgeslagen nadat ik ze gescand heb. *Er zit geen microSD-kaart in de kaartgleuf *De MicroSD-kaart is vol *De microSD-kaart is niet correct geformateerd *Plaats een microSD-kaart *Verplaats de afbeeldingen van de microSD-kaart naar uw computer om opslagruimte vrij te maken op de kaart *Formatteer de kaart correct Mijn computer herkent de scanner niet wanneer ik hem aansluit. Connectieprobleem *Zorg ervoor dat beide uiteinden van de USB-kabel goed aangesloten zijn *Start de computer opnieuw op indien nodig De levensduur van de batterij is erg kort U gebruikt een fout type batterijen Vervang de huidige batterijen door 2 nieuwe AA alkalnie- of NiMh-batterijen Mijn scanner produceert wazige afbeeldingen De lens van de scanner is waarschijnlijk vuil Maak de lens schoon me een zacht, droog doekje Mijn scanner produceert gebogen afbeeldingen De scanner is niet correct gecalibreerd Calibreer de scanner met behulp van het callibratieblad dat u vindt in de scannerdoos De ERR.-led licht op tijdens het scannen U glijdt de scanner te snel over uw documenten Druk op Scan om uw document opnieuw, traag en met vaste hand te scannen 11/11/2018

11 Werkwijze: 1) Scan het KC in bij de klant ! 2) Ga vanuit je opdracht naar de probleemmelder: 11/11/2018

12 Werkwijze: 3) Kies bij “Melding”  “Documentbeheer” “Document loggen”  “Install” (KC/NP).  “Install update” (PAID REPAIR). 11/11/2018

13 Werkwijze: 4) Bij “Uw melding” vul je het bestandsnummer in van de scan (te zien op scanner). 5) Druk “verzenden”. 11/11/2018

14 Werkwijze: 6) Een melding verschijnt:
7) Indien je meerdere tickets dient aan te maken  herhaal vanaf stap 3 (KC/NP + PR). 11/11/2018

15 Werkwijze: Documenten opladen: 1) Ga naar Field Portal en kies “Mijn Tickets”. 11/11/2018

16 Werkwijze: Documenten nadien opladen: 2) Je krijgt een overzicht van de openstaande tickets (rood). 11/11/2018

17 Werkwijze: Documenten nadien opladen: 3) Sluit de scanner aan op je FT/Laptop. 4) klik op het openstaande ticket  je kan nu het document inladen via “Browse”. 11/11/2018

18 Werkwijze: Documenten nadien opladen: - De scanner wordt zichtbaar als “Removable Disk”. - In de folder “DCIM” , subfolder “100MEDIA” kan je je scans vinden. 5) Selecteer de scan met volgnummer welke je ingaf bij de klant. 11/11/2018

19 Werkwijze: Documenten nadien opladen: 6) Indien gewenst kan je nog extra opmerkingen loggen. - klik op “verzenden” om documenten te verwerken en ticket af te sluiten. Afwijkingen bij install horen thuis op het KC, NIET in dit opmerkingsveld ! ! ! 11/11/2018

20 Werkwijze: Documenten nadien opladen: - Je komt op onderstaand scherm terecht die aangeeft dat je ticket verwerkt is. 11/11/2018

21 Belangrijk: Zorg er steeds voor dat het KC volledig is gescand (incl. handtekening) Zet steeds je naam/technummer op het KC, alsook handteken je deze ! Documenten opladen via GPRS is verboden/lukt niet Tot nader order archiveren we de papieren nog steeds zoals voorheen ! ! ! 11/11/2018

22 uitzonderingen: Het kan gebeuren dat je, wanneer je in de PM komt, er geen klantgeg. meegekomen zijn en je dus het contact niet kan linken met een klant. (geen actieve verbinding met Dit merk je aan het ontbreken van de gegevens in je ticket 11/11/2018

23 uitzonderingen: Tracht je deze te verzenden, dan krijg je onderstaande boodschap: 11/11/2018

24 uitzonderingen: Vul het correcte klantnummer in en druk “Verzenden”
11/11/2018

25 uitzonderingen: in “Mijn Tickets” selecteer je het ticket 11/11/2018

26 uitzonderingen: Vanuit WFM worden alle afspraken opgehaald van deze klant. 11/11/2018

27 uitzonderingen: Selecteer jouw afspraak, afspraak waar jij het doc wenst voor op te laden: 11/11/2018

28 uitzonderingen: Selecteer het document van de scanner via “browse”:
11/11/2018

29 uitzonderingen: druk op “Verzenden”: 11/11/2018

30 uitzonderingen: Je krijgt een melding dat het contact werd aangemaakt:
11/11/2018

31 Opladen via GPRS: Indien je tracht om een document op te laden met een GPRS verbinding, krijg je volgende melding: 11/11/2018

32 E-bill 11/11/2018

33 E-bill: uw aanrekening per e-mail

34 Wat is een e-aanrekening?
… is een elektronische versie van uw aanrekening … is een met je aanrekening in bijlage (pdf) … ziet er net hetzelfde uit als de papieren aanrekening. … is online beschikbaar via Mijn Telenet. … is niet mogelijk voor officiële facturen met BTW-nummer

35 Waarom e-aanrekening? De elektronische aanrekening is … Groen! Meer!
U krijgt maandelijke een aanrekening per . Goed voor het mileu! Minder papier -, inkt- en energieverbruik. Telenet plant een boom voor elke klant die een e-aanrekening neemt. Meer! Bij uw e-aanrekening vind u een volledig overzicht van uw gesprekken (mobiel + vaste lijn), dit overzicht krijgt u niet op een papieren aanrekening. U kan steeds uw aanrekeningen raadplegen via Mijn Telenet. En dit tot 14 maanden na het versturen We sturen een extra geheugensteuntje om u aan uw betaling te herinneren een aantal dagen voor uw aanrekening vervalt. Dit is natuurlijk volledig gratis. Snel! Uw aanrekening wordt meteen na opmaak verstuurd. Een papieren aanrekening is langer onderweg Handig! Geen papier te klasseren of sorteren Overal waar u over een internetverbinding beschikt heeft u toegang tot uw aanrekening. U kan alle aanrekeningen van de laatste 14 maanden steeds vrij raadplegen via Mijn Telenet Veilig! Uw aanrekening gaat niet verloren en is enkel toegankelijk via uw persoonlijke mailbox. Er gaat geen papier bij het afval met uw persoonlijke gegevens op.

36 Hoe klant voor E-bill registreren:
Start bij elke afspraak – bij het beëindigen van de afspraak steeds de probleemmelder op (ook noodzakelijk voor eKC) Doe dit van uit je Cafe opdrachten schermen, dan krijg je al informatie mee (oa klantnr, taaknr, …) Kan vanuit verschillende schermen

37 Gebruik probleemmelder
Via de probleemmelder log je eerst de documenten van install/install-update: (zie ook electronische documenten).

38 Bevestigingspagina Probleemmelder
Je krijgt een bevestigingspagina op de probleemmelder Indien de klant akkoord gaat met de “electronische aanrekening” vink je onderstaande optie aan en geef je ook het adres mee waarnaar de aanrekening dient verstuurd te worden. E-bill Verwerking documenten

39 E-bill Indien de klant nog accounts heeft die niet via E mail worden verzonden, krijg je het onderstaande blokje te zien Indien de klant akkoord gaat met e-bill, vul dan een adres in en klik op bevestigen Indien de klant zijn aanrekeingen op papier wenst te behouden, selecteer je ‘de klant wenst geen overzetting, en bevestig je Indien de klant geen accounts heeft die kunnen omgezet worden (klant heeft een faktuur nodig, klant heeft enkel ATV, of de klant heeft reeds E-bill) Zal er verschijnen dat er geen accounts zijn om over te zetten en moet je niet bevestigen (er is ook geen knop)

40 E-bill Na het bevestigen wordt de melding aangepast