Train-the-trainer opleidingspakketten informatiemanagement.

Presentatie over: "Train-the-trainer opleidingspakketten informatiemanagement."— Transcript van de presentatie:

1 Train-the-trainer opleidingspakketten informatiemanagement

2 Inhoud introductie structuur opleiding opleidingspakketten kennisdelen
23 september 2018

3 Introductie kennisdeling aanpak nieuwe opleiding toelichten
tips om de pakketten te geven 23 september 2018

4 Structuur opleiding afzonderlijke lespakketten doel
flexibel kunnen inspelen op de noden van cursisten pakketten afzonderlijk kunnen geven zoveel mogelijk hergebruik mogelijk maken evenwicht tussen theorie en praktijk regelmatig oefeningen en interactie groep 23 september 2018

5 Basis: Stappenplan Informatiehuishouding Middelen
Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 23 september 2018

6 Basis stappenplan inhoud aanpak timing wat is informatiebeheer?
waarom is het belangrijk? wat heb je nodig om aan goed informatiebeheer te doen? aanpak theorie timing 20-30 min 23 september 2018

7 Gemeenschappelijk klassement?
23 september 2018

8 Basis: Gemeenschappelijk klassement
inhoud wat is een gemeenschappelijk klassement ? waarom is het belangrijk? hoe stel je het op en onderhoud je het? aanpak veel oefeningen en interactie cursisten de problematiek en oplossingen laten formuleren 23 september 2018

9 Basis: Gemeenschappelijk klassement
timing 2 uur à 2 uur 15 min aandachtspunten komt heel veel bij kijken, dus intensief pakket aanpak vergt goede groepsdynamiek en begeleiding van lesgever 23 september 2018

10 Basis: IBP inhoud aanpak timing wat is een IBP? Wat staat er in?
termen bestemming en bewaartermijn waarom is het belangrijk? hoe stel je het op en onderhoud je het? aanpak theorie, beperkte oefeningen en interactie timing 45 min 23 september 2018

11 Gevorderden: IBP inhoud aanpak timing aandachtspunten
wat is de betekenis van alle velden in het IBP aanpak uitgebreide oefening, zeer praktisch timing 1 tot anderhalf uur aandachtspunten te uitgebreid voor basisopleiding, maar zeer handig om mee aan de slag te gaan met collega’s die een IBP moeten opstellen probeer, als case, een of meerdere dossiertypes van cursisten te gebruiken 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

12 Basis: Beheren semistatisch archief
inhoud basisinformatie beheren analoog archief introductie Depot aanpak theorie, beetje interactie, filmpje timing 20-30 min aandachtspunten luchtig, een goede afwisseling met de andere pakketten 23 september 2018

13 Basis: Vernietigen inhoud aanpak timing aandachtspunten
procedure voor vernietigen belang IBP onderstrepen bewust omgaan met overheidsinformatie aanpak theorie timing 10 min aandachtspunten Is een apart pakket om het belang te benadrukken en is makkelijk herbruikbaar 23 september 2018

14 Gevorderden: digitaliseringsprojecten
inhoud types digitalisering waarom digitaliseren? de juiste oplossing voor de doelstelling plan van aanpak … nadruk op denkkader aanpak theorie, interactie, kleine oefening 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

15 Gevorderden: digitaliseringsprojecten
timing anderhalf uur aandachtspunten veel vraag naar link met pakket handtekenplaatsing en met gemeenschappelijk klassement intensief 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

16 G: e-mail onder controle
inhoud hoe omgaan met ? link gemeenschappelijk klassement? aanpak acties aanpak vertellen en interactie timing 45 min aandachtspunten makkelijk herbruikbaar 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

17 G: handtekenplaatsing
inhoud bewustzijn over wat een handtekening is en wat de functie ervan is beslissingsmodel aanpak verhaal vertellen en verwijzen naar website timing 10 min aandachtspunten moet nog verder uitgewerkt worden 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

18 G: depot inhoud aanpak timing aandachtspunten volledige procedure
aandacht voor belangrijkste punten aanpak theorie en oefening timing 25-40 min aandachtspunten zeer praktisch 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

19 G: Informatiehuishouding op orde houden
inhoud hoe onderhouden? steun management en collega’s trash day aanpak samenvattend vertellen timing 15-25min aandachtspunten verwijst naar alle pakketten 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

20 G: Laat je netwerk werken
inhoud wat doet een informatiebeheerder netwerk informatiebeheerders hinderpalen voor de informatiebeheerder aanpak theorie en interactie timing 15-25min aandachtspunten verwijst naar alle pakketten 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

21 Linken tussen pakketten
Stappenplan Waarom bijhouden? Primair ter ondersteuning van de bedrijfsvoering ter voldoening aan regelgeving ter verantwoording ter handhaving van rechten Secundair cultureel-maatschappelijk belang IBP definitie bewaartermijn en bestemming daaraan koppelen Semistatisch archief: schema 23 september 2018

22 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i?
je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris Meer nood aan vitamine i? 23 september 2018

23 Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 23 september 2018