Processen Knelpunten Oplossingen

Presentatie over: "Processen Knelpunten Oplossingen"— Transcript van de presentatie:

1 Processen Knelpunten Oplossingen
29 juni 2017

2 Processen Knelpunten Oplossingen Praktijk

3 Waar lopen we tegen aan…
Waar zijn onze processen op gebaseerd? Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

4 Doen processen en het DMS wat wij willen? Toelichting
Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

5 Zelf processen beschrijven of laten doen?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

6 Specifiek of generiek beschrijven?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

7 Wanneer voldoet een proces?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

8 Kloof ICT en Informatievoorziening
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

9 Procesbeschrijving noodzakelijk?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

10 Geschiktheid Zaaktypenlijst?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

11 Uitwisselbaarheid met E-depot?
Toelichting Kunnen we nog voldoen aan wet-/regelgeving en allen normen en kaders die er zijn zoals KPI’s, Baseline Informatiehuishouding/ Informatiebeveiliging, TMLO, Archief 2020 Door automatisering/digitalisering zijn we niet meer nodig. In de toekomst is er alleen nog maar automatische scanning of helemaal geen papieren post meer. Tekst wordt door semantische software ontleed en gekoppeld aan trefwoorden, BAC-codes en zaaktypen die alle relevante gegevens van de selectielijst bevatten. Selectie en vernietiging kan daardoor ook geautomatiseerd plaatsvinden. Evenals overbrenging naar een E-depot. Of ligt het toch net even anders? Dreigen we weg te worden gereorganiseerd? Gaan we op in een groter team? Worden we als specialist verspreid over de organisatie? Bestaan we straks helemaal niet meer? Zijn we een bezuinigingspost geworden? Of blijven we marginaal bestaan omdat we al jarenlang onderbezetting hebben en nooit financieel de steun hebben gekregen om zaken echt aan te pakken? Zijn we genoeg zichtbaar, communiceren/profileren we onszelf genoeg. Werken we al samen of juist te weinig. Maar vooral: als we dit allemaal doen, doen we dat dan op een juiste en effectieve manier? Zit de organisatie nog op onze dienstverlening te wachten? Doen we straks alleen nog maar taken die anderen niet willen doen? Dreigen we overbodig te worden? Sluit onze expertise niet aan op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen onze collega’s hier niets mee? Hoe komen we van Techniek en Theorie naar praktische toepasbaarheid in de bedrijfsvoering? Dreigen we overbodig te worden doordat we niet genoeg mee veranderen?

12 Waar lopen we tegen aan…
Knelpunten, vragen en discussiepunten: Waar zijn onze processen op gebaseerd? Doen processen en het DMS wat wij willen? Zelf processen beschrijven of laten doen? Specifiek of generieke beschrijving? Wanneer voldoet een proces? Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

13 Waar lopen we tegen aan…
Knelpunten, vragen en discussiepunten: Kloof ICT en informatievoorziening Procesbeschrijving noodzakelijk? Geschiktheid Zaaktypenlijst? Uitwisselbaarheid met E-depot? Proces TMLO Proof? Inrichting Ketenprocessen? Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

14 Praktijkkeuzes gemeente Rijssen-Holten
Generieke processen met fasen, beslispunten, resultaten, checkpoints. Specifieke vakprocessen in vakapplicaties Specialistische werkomgeving vakapplicaties, geen archiefomgeving/opslag. Werkafspraken en procesafspraken verwerkt in proces. Overkoepelend beheer van o.a. zaaktypen via i-Navigator Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

15 Praktijkkeuzes gemeente Rijssen-Holten
Via DMS gaan documenten naar vakapplicaties (koppelingen) Toekenning document en zaaknummers via DMS Na afronding in vakapplicatie gaat definitieve set na juridische controle naar het DMS. Deels gaan (web)formulieren en meldingen buiten post en archief om richting vakteams. Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

16 Praktijkkeuzes gemeente Rijssen-Holten
Generiek vervangingsproces met… Aanpassingen voor andere teams Als bijlage bij het handboek opgenomen Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.

17 Praktijkkeuzes gemeente Rijssen-Holten
E-depot: niet zelf opzetten ivm risico’s, beheer, gebrek aan kennis. E-depot: overbrenging en uitplaatsing In de toekomst rechtstreekse opslag in E-depot via DMS? Ontwikkeling ketenproces voor nieuw te vormen Omgevingsdienst Twente Toelichting Moeten we met stoom en kokend water aan de slag? Of pas op termijn? Is het structureel of een hype? Hoeveel last gaan we er daadwerkelijk van krijgen? Wat kunnen we zelf al, waar ligt onze expertise en wat zijn onze sterke kanten? Aan welke ontwikkelpunten moeten we zelf aan werken of kunnen we samenwerken met collega’s die de kennis en kunde wel hebben of moeten we externe expertise inhuren? Volgen we iedere ontwikkeling blindelings of zijn beperkte aanpassingen voldoende? Of gaat het om een ongewenste ontwikkeling en zo ja, hoe overtuigen we de organisatie/beslissers hiervan.