Tenderboard in de praktijk Sarah Rose en Robert Jansen

Presentatie over: "Tenderboard in de praktijk Sarah Rose en Robert Jansen"— Transcript van de presentatie:

1 Tenderboard in de praktijk Sarah Rose en Robert Jansen
Het werkt altijd en overal! Tenderboard in de praktijk PIANOo congres 1 juni 2017 Sarah Rose en Robert Jansen Den Haag | 1 juni 2017

2 Introductie Robert Jansen Sarah Rose Programmamanager
Juni 2017 Introductie Robert Jansen Programmamanager ICT Werkomgeving Rijk Sarah Rose Secretaris Tenderboard en Inkoopadviseur UBR|HIS

3 Doel van deze workshop Kennismaking met een Tenderboard;
Doel van deze workshop Kennismaking met een Tenderboard; Inzicht geven over het effect van keuzes in de aanbestedingsstrategie op de doelmatigheid van een aanbesteding; Inzicht geven in de werkwijze van een Tenderboard door zelf een Tenderboard in de praktijk te ervaren.

4 Aanpak Korte introductie Programma IWR en Tenderboard UBR|HIS;
Aanpak Korte introductie Programma IWR en Tenderboard UBR|HIS; Casus behandelen en zelf aan het werk! Plenaire terugkoppeling van de werkgroepen; Conclusies uit de praktijk.

5 Scope programma Aanbesteden van diverse componenten van de ICT werkomgeving Rijk Betreft een 10-tal complexe rijksbrede aanbestedingen onder een nieuwe aanbestedingswet in een zeer gespannen en innovatieve markt Contractwaarde tussen € 700 miljoen en € 1 miljard

6 Aanbestedingsstrategie IWR2017
Maart 2017 Aanbestedingsstrategie IWR2017 Aanbesteding Oriëntatie op de sourcingstrategie Vaste Telefonie Full outsourcing Voor deze aanbesteding wordt één overeenkomst gesloten. Mobiele Communicatie diensten Inbound SMS-Gateway

7 IWR2017|Inbound

8 Juni 2017 Governance

9 Doel van Tenderboard UBR|HIS
Maart 2017 Doel van Tenderboard UBR|HIS Organiseren van de eigen tegenspraak op aanbestedingen; Het professionaliseren van de inkoop en vergroten van de kwaliteit van de aanbestedingen; Het beteugelen van de risico’s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten; Advies aan de opdrachtgever inzake prioritering bij conflicterende doelstellingen; Het versterken van het leervermogen bij aanbestedingen.

10 Samenstelling Tenderboard UBR|HIS
Juni 2017 Samenstelling Tenderboard UBR|HIS De voorzitter is Siep Eilander, voormalig manager van Interim-management, Coaching en Gateway (UBR|ICG) en voormalig Chief Procurement Officer (CPO) van het Rijk. De overige leden: Huib van Romburgh (Juridisch adviseur EZ) Perry van der Weyden (CIO Rijkswaterstaat) Mark Bressers (directeur Regeldruk en ICT-beleid EZ) Jan Telgen (hoogleraar Inkoopmanagement voor de publieke sector) Ad van de Geijn (Directeur inkoop Defensie Materieel Organisatie) Hans Dussel (Hoofd Concern Inkoop Gemeente Amsterdam) Sarah Rose (Secretaris van de Tenderboard) Samenstelling per maart 2017

11 Werkwijze Tenderboard
Maart 2017 Werkwijze Tenderboard Een onafhankelijke commissie van experts die vooraf collegiaal advies uitbrengt over de strategische keuzes bij individuele inkooptrajecten, en met name: 1ste toets: Resultaat en opvolging m.b.t. marktconsultatie/strategiefase (clustering, percelen, marktontwikkelingen, categorieën etc.). 2de toets: Programma van Eisen en Wensen, de gunningcriteria en beoordelingssystematiek, concept (raam)overeenkomst.

12 16 september 201816 september 201816 september 2018
Casus IWR 2017 | Inbound 16 september september september 2018 Opdeling in 4 groepen In de vier groepen gaan jullie het advies formuleren vanuit de Tenderboard: Lees de casus en verdeel de rollen, inclusief voorzitter en secretaris (10 minuten) Stel het advies op en denk hierbij aan het doel van de Tenderboard en de verschillende rollen. Formuleer ook het antwoord op de reflectievragen (20 minuten) Plenaire terugkoppeling (max 2 min. per groep) Tijd: 40 minuten

13 Plenaire terugkoppeling
Plenaire terugkoppeling

14 Conclusies uit de praktijk
Conclusies uit de praktijk

15 Waar toetst Tenderboard op
Waar toetst Tenderboard op Toetsing op aanbestedingsstrategie Een marktanalyse De scope van de opdracht Een risico analyse Een kansen analyse Afwegingen perceelindeling Overige afwegingen gids proportionaliteit De contractering strategie Inzicht in de overwegingen/motivering voor een gekozen aanbestedingsvorm (Ruwe) opzet van de gunningcriteria

16 Juridisch Wet- en regelgeving kan altijd veranderen
Juridisch Wet- en regelgeving kan altijd veranderen Haal de problemen van anderen niet naar binnen ARBIT biedt de mogelijkheid tot tussentijdse opzegging bij wezenlijke verandering marktconformiteit

17 Directeur Inkoop Onderzoek de mogelijkheid om te aanbesteding niet openbaar te publiceren Procedure van onderhandeling Het is niet verstandig om op voorhand aannames te doen over de inschrijvingen en jezelf daarmee onnodig te beperken Maximum prijs

18 CIO Er lijkt onvoldoende level playing field te zijn in deze markt
CIO Er lijkt onvoldoende level playing field te zijn in deze markt Overweeg benchmarking

19 Beleid Bij een Europese aanbesteding is het aan de markt om in te schijven, ook het MKB krijgt de kans Opdelen van de opdracht draagt niet bij aan de doelstellingen van het Programma Herbevestiging gekozen strategie: full outsourcing

20 Integriteit en transparantie
Integriteit en transparantie Een mogelijke beleidswijziging tijdens de looptijd is een onderwerp om rekening mee te houden Advies om een herzieningsclausule op te nemen

21 Praktisch Extra marktconsultatie in verband met mogelijke wijziging regelgeving en mogelijke impact op de tarieven Benader de markt met openheid en niet met een uitgewerkt oplossingsvoorstel

22 Actualiteit van de aanbesteding IWR2017|Inbound Vragen / meer weten