Download de presentatie
De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub
GepubliceerdOscar de Wit Laatst gewijzigd meer dan 8 jaar geleden
1
www.vlaanderen.be\informatievlaanderen Dries Vandaele Quincy Oeyen Data: 14 & 19 april 2016 Workshop Informatiebeheersplan
2
1. Wat is een Informatiebeheersplan (IBP) 2. Meerwaarde 3. Veldenmodel 4. Praktische oefening 5. Hoe starten met opmaak IBP + aandachtspunten 6. Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst 7. Vraag maar raak! INHOUD
3
Informatiebeheersplan (IBP) informatie- objecten Structuur Beheers- regels
4
helikoptervisie op de aanwezige informatie ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken Hoe omgegaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid procesoptimalisatie draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing Meerwaarde informatiebeheersplan (1)
5
instrument voor risicobeheersing hoger maturiteitsniveau op vlak van informatiebeheer vereenvoudigt vernietiging van overheidsinformatie mogelijkheid tot afwijken van de algemene selectielijsten vereenvoudigt overdrachten naar het Depot Meerwaarde informatiebeheersplan (2)
6
Veldenmodel IBP Naam & inhoud StructuurDatering Bewaar- niveau Bewaar- termijn Bestem- ming Raadple- gingsregime Persoons- gegevens HergebruikDragerRelatieMetadata
7
ID Informatieobjecttype Dossier serie Naam van het informatieobject Omschrijving van het informatieobject Naam & inhoud
8
Taakgebied Een geheel van onderling samenhangende taken Taak Een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben Handeling Een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere informatieobjecten opleveren. Structuur
9
Begindatum Einddatum Datering
10
Aanduiding van het bestuursniveau, en indien mogelijk de entiteit, die instaat voor de bewaring van het informatieobject. Twee mogelijkheden: het bewaarniveau ligt bij de organisatie zelf het bewaarniveau ligt bij een andere organisatie Bewaar- niveau
11
Wat is het bewaarniveau? Antwoord parlementaire vragen Kabinetten bewaren zelf geen dossiers Gepubliceerd op website Vlaams Parlement Bouwvergunningen OEFENING 1
12
BEWAARTERMIJN WETTELIJKEADMINISTRATIEVE
13
Waarde Tijdseenheid Termijnspecificatie Extra info termijnspecificatie Verantwoording bewaartermijn
14
Waarde Tijdseenheid Termijnspecificatie Extra info termijnspecificatie Verantwoording bewaartermijn
15
Bepaal de bewaartermijn van het gunningsdossier in het kader van een overheidsopdracht OEFENING 2
16
Bestemming Wat moet er gebeuren na einde bewaartermijn? Bewaren Bewaren na steekproef Vernietigen Verantwoording bestemming Selectievoorschriften Bestemming
17
Rechtstreekse link met Openbaarheidsdecreet Slechts 3 keuzemogelijkheden toegelaten Bekendgemaakt Openbaar In principe openbaar Raadplegings- regime
18
Bevat het informatieobject wel of niet gevoelige persoonsgegevens? Link met Privacywet: politieke overtuiging seksuele voorkeur gerechtelijk verleden evaluaties … Persoons- gegevens
19
Geschikt voor hergebruik? Ja, het is herbruikbaar GEEN uitzonderingsgronden van toepassing In principe herbruikbaar Een uitzonderingsgrond KAN van toepassing zijn (motivatie verplicht) Neen, het is niet herbruikbaar Een uitzonderingsgrond IS van toepassing (motivatie verplicht) Hergebruik
20
Aanduiding van de materiële vorm van het informatieobject Analoog Digitaal Analoog en digitaal Drager
21
Parent Een personeelsdossier is parent van het pensioendossier Child Bv. personeelsdossiers heeft diverse children: pensioendossier, evaluatiedossier … Associatief Bv. de serie facturen kan naar de serie overheidsopdrachten verwijzen Relatie
22
Actualiseringsdatum informatieobject Datum waarop het informatieobject laatst geactualiseerd is Enkel gebruikt als een nieuwe versie van het IBP wordt opgemaakt er het object gewijzigd wordt t.o.v. vorige versie Metadata
23
Breed opgevat Alle informatie die niet in andere velden past Opmerkingen
24
Praktijkoefening Fiche in Word Excelsjabloon
25
Doel: Vertrouwd maken met de methodologie van het opstellen van een informatiebeheersplan Fictief agentschap met 4 afdelingen Ondersteuning Inspectie Beleid- en coördinatie Uitvoering en beheer Opzet van de oefening
26
1. Verwerf steun 2. Werk u in 3. Bouw structuur op + breng in kaart 4. Breng informatie samen + bepaal beheersregels 5. Vraag feedback 6. Verkrijg goedkeuringen Hoe wordt een IBP opgemaakt?
27
Overtuig management van meerwaarde Koppel aan bestaande projecten of initiatieven Focus op de voordelen voor de organisatie Koppel regelmatig terug draagvlak Activeer informatiebeheerders of ankerpunten en stel samen met hen een actieplan op Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen, kwaliteitscoördinator …) SAMENWERKING IS DE SLEUTEL Stap 1: Verwerf steun
28
Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen, administratief handboek, oprichtingsbesluiten... Neem interviews af Bekijk bestaande IBP’s Zoek samenwerking met interne partners (bv. organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten) GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL Stap 2: werk u in
29
Structuur op maat van organisatie ≠ organogramstructuur = functiegerichte indeling Structuur uitwerken: Bottom-up Top-down Combinatie top-down en bottom-up Praktijk wijst uit dat Combinatie beste resultaat geeft aansluiting bij realiteit + overzicht van de wettelijke taken en opdrachten Stap 3: bouw structuur op
30
Breng in kaart TAAK Wat moet de organisatie doen? bv. verlenen van subsidies PROCES Benodigde stappen om taak uit te voeren? bv. behandelen subsidieaanvraag bv. uitbetalen subsidie INFORMATIE(OBJECTEN) Welke informatie vloeit voort uit de processtappen? bv. subsidieaanvraag bv. beslissing
31
Analyse verzamelde info Ken beheersregels toe o.b.v analyse Win juridisch advies in rond de verschillende beheersregels Stap 4: informatie samenbrengen + bepalen beheersregels
32
Stap 5: Verzamel feedback Interne feedback Management Stakeholders Externe feedback Beleidsdomein- archivaris Informatie Vlaanderen Selectiecommiss ie
33
Stap 6: Verzamel de nodige goedkeuringen Goedkeuring DirectiecomitéGoedkeuring Beleidsdomeinarchivaris Goedkeuring Informatie Vlaanderen Goedkeuring Selectiecommissie Bekrachtiging Vlaamse Regering
34
1 februari 2016: Selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest Taken Opmaken selectielijsten voor generieke processen (bv. financiën, personeel …) Goedkeuren informatiebeheersplannen Goedkeuren vernietigingsaanvragen (enkel indien een entiteit nog geen goedgekeurd IBP heeft) Adviseren + sensibiliseren Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/selectiecommissie-vlaamse-overheid
35
SelectielijstInformatiebeheersplan Opgemaakt doorSelectiecommissie VOEntiteit WatAlgemene lijst voor gelijksoortige organisaties Op maat gemaakt per organisatie Van toepassing voorVlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest 1 entiteit Geldigheid10 jaar geldig of tot na actualisatie BevatRegels over selectieRegels over Selectie Openbaarheid Persoonsgegevens Hergebruik MinimumtermijnenKan, naar boven toe, afwijken van een selectielijst RechtsgrondArchiefdecreet Omzendbrief van 24 april 2008 Selectielijst vs. informatiebeheersplan
36
SELECTIE en VERNIETIGING http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/select eren-en-vernietigen http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/select eren-en-vernietigen http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/selecteren-en- vernietigen http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/selecteren-en- vernietigen INFORMATIEBEHEERSPLAN http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/infor matiebeheersplan http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/infor matiebeheersplan http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/beheren http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/beheren Lees meer
37
Quincy Oeyen Mail: quincy.oeyen@kb.vlaanderen.bequincy.oeyen@kb.vlaanderen.be Tel: 0499 77 10 83 Dries Vandaele Mail: dries.vandaele@kb.vlaanderen.bedries.vandaele@kb.vlaanderen.be Tel: 0499 54 64 09 Generieke mailbox Mail: informatiemanagement@kb.vlaanderen.beinformatiemanagement@kb.vlaanderen.be http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement Yammer https://www.yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid Vragen
Verwante presentaties
© 2024 SlidePlayer.nl Inc.
All rights reserved.