Voortgang migratie Projectplace -> Pleio SIO, 5 december 2014

Migratieplanning November – december 19 december december 22 december – 4 januari 1 januari 5 januari Migratietests Opschoning Freeze Projectplace Export Projectplace Import Pleio Controle migratie Einde licentie Projectplace Groepen en documenten volledig beschikbaar op Pleio

Tijdslijn Afgerond Vormgeving deelsite Eerste informatie voor beheerders Eerste informatie voor gebruikers Beheerdersgroep Communicatieplan Lopend Reacties beheerders Handleidingen Doorontwikkeling WebODF Ontwikkeling migratiescript Introductie-animatie Ontwikkeling communicatiemateriaal

Realisatie Helpdesk Deelsite provincies.pleio.nl is ingerichtprovincies.pleio.nl Look en feel aangepast aan doelgroep en vormgeving zo opgezet dat het in de toekomst doorontwikkeld kan worden naar een eigen template Informatiegroep voor beheerders opgezet en gelanceerd met daarin veelgestelde vragen, informatie over Pleio en de migratie Informatiegroep voor beheerders

Tijdslijn Nog te starten Verspreiden communicatiemateriaalv.a. week 50/51 Ontwikkeling workshop beheerdersv.a. week 49 Schrijven beheersvoorstel en projectplan 2015 v.a. week 49

Ontwikkeling WebODF wordt ontwikkeld voor Pleio en voor 5 januari geïntegreerd Documenten interface van Pleio wordt verbeterd Handleidingen voor beheerders en gebruikers zijn in de maak Ontwikkeling introductie-animatie: Dit is Pleio, dit kun je er mee, dit doen wij als provincies er mee, zo werkt het. Gebruik het ook! Pleio workshop voor beheerders

Projecten Reactie van 118 projecten 76 projecten migreren naar Pleio gebruikers migreren 42 projecten migreren niet Geen reactie van 11 projecten Bij 9 projecten wel contact met (één van) de beheerder(s). Intern overleg vereist. Bij 2 projecten geen contact. GBO zoekt contact. Aan de start van het migratieproject 164 projecten. Na opschoning nu: 129 projecten in Projectplace Bij geen reactie worden de projecten gemigreerd naar Pleio

Financiën Gemaakte kosten 2014 Kosten Kernteam t/m oktober € Vormgeving€ WebODF€ Migratiescript en uitvoering€ Komen overeen met begroting Verwachtte kosten 2014 Kosten Kernteam november/december € Introductie-animatie € Communicatiemateriaal € 1.000

Communicatie naar beheerders 1 e mail: uitvraag projecten en aankondiging migratie 2 e mail: update migratie 3 e mail: update migratie en lancering deelsite en groep voor beheerders en informatiebrief projectleden 4 e mail: volgende week met daarin verwijzing naar workshops voor beheerders (december en januari) 5 e en 6 e mail, voor en na de migratie Verder veel telefonisch en persoonlijk contact met diverse beheerders

Introductie-animatie In plaats van een uitgebreid promotiepakket komt er een animatiefilmpje ter introductie van provincies.pleio.nl Gebruikers wordt uitgelegd wat Pleio is en wat de mogelijkheden zijn. Daarnaast krijgen de gebruikers een basale instructie. De focus ligt niet op de migratie, de animatie kan daardoor lang gebruikt worden. Kosten: €8.500introductie-animatie provincies.pleio.nl (75 seconden) gratisintroductie-animatie pleio.nl (30 seconden) €2.000afkoop auteursrechten, o.a. mogelijkheid tot kosteloos gebruik animaties/plaatjes voor communicatiedoeleinden

Superusers Ambassadeur voor Pleio aanspreekpunt voor vragen over Pleio binnen de provincie, aanspreekpunt voor deelsitebeheerder, aanspreekpunt voor SIO (-leden), sparringspartner voor collega’s en managers die 'iets' met online samenwerken en online kennisdelen willen Tijdsinvestering ongeveer 4 uur per maand Profielschets affiniteit met digitale platformen, samenwerking, communicatie en communities. Plek in de organisatie met zicht op ontwikkelingen in digitalisering. SIO leden: uiterlijk 16 december een ‘naam’ leveren