VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Vervanging Van papier naar digitaal Douwe Huisman Karin Leers Expertise en Dienstencentrum Digitale Archivering (EDDA) - Justid 25 juni 2015 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Inleiding Wie zijn wij? Douwe Huisman: adviseur digitale duurzaamheid Karin Leers: Productspecialist Centraal Digitaal Depot (CDD) Aanleiding voor deze presentatie: Verzoek aan Justid tijdens een overleg van de kleine DGRR-diensten -> gevraagd werd informatie over digitalisering in verband met de wens/eis opgelegd vanuit het departement. Waarom zijn wij uitgenodigd? Justid heeft kennis en ervaring mbt digitaliseren, vervangen en archiveren -> scanstraat, e-depot (=CDD) * Wie zijn jullie? Wat weten jullie al van Vervanging? * 2 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

VervangingPresentatie CDD+ 1 december 2010 10 maart 20156 mei 2014 Opbouw presentatie Inleiding Schets Formele kaders Voortraject Vervanging Aandachtspunten Voorbeelden Justid 3 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014 3

Digitaliseren en Archiveren bij Justid Expertise en Dienstencentrum Digitale Archivering (EDDA) onderzoek en kennisdeling op het gebied van archiefbeleid/wetgeving en vraagstukken op het gebied van digitale duurzaamheid digitaliseren: scanstraat middel om grote hoeveelheden papieren archiefobjecten om te zetten in digitale objecten (met behoud van bewijskracht) archiveren: E-depot -> Centraal Digitaal Depot (CDD) als middel voor het duurzaam, geordend en toegankelijk opslaan van E-documenten, bedoeld voor overheidsorganisaties/ketenpartners

Vragen Wat komt er kijken bij het nemen van een vervangingsbesluit? Aan welke eisen moet worden voldaan om een papieren archief te mogen vernietigen?

VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Formele kaders Wat zegt de Archiefwet 1995? Art. 7 Aw: Bevoegdheid zorgdrager archiefbescheiden te vervangen. De zorgdrager is de politiek verantwoordelijke voor de vervanging van de archiefobjecten. Dit echter niet alleen, in wezen voor het hele archiefbeleid en de uitvoering ervan. * Wie is jullie zorgdrager? * 6 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

Wat zegt het Archiefbesluit? VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Wat zegt het Archiefbesluit? Art. 2 Ab: Het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten. Art. 6 Ab: Juiste en volledige weergave van de gegevens in de archiefbescheiden. Art. 8 Ab: Het maken en bewaren van een verklaring van vervanging. Niet in direct verband tot vervanging staat: Art. 14 Ab: Zorgdragers dienen beheersregels op te stellen. * Hebben jullie archiefbeheersregels? * 7 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

Wat zegt de Archiefregeling? VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Wat zegt de Archiefregeling? Art 26b Archiefregeling: voorwaarden voor substitutie, zoals: de reikwijdte van de vervanging; de inrichting van de apparatuur; de software die wordt gebruikt; de criteria voor de keuze van in kleur, zwart-wit of grijs scannen; de controle op juiste en volledige weergave van gegevens; het proces van vernietiging en de kwaliteitsprocedures. 8 Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Specifieke wetgeving Hoge Raad - Het Besluit elektronisch proces-verbaal - Het nog te publiceren wetsvoorstel digitale processtukken - Besluit kennisgeving vervanging processtukken De Wet op de RSJ 2015 en instellingswet of besluit van onder andere CBP, CRM SGM en NGRD. * Is er nog meer specifieke regelgeving met betrekking tot archiefbeheer? * Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Zorgdragerschap Het zorgdragerschap wordt in de Aw beschreven in verschillende categorieën: - de archiefbescheiden van het Rijk; - de archiefbescheiden van de provincies; de archiefbescheiden van de gemeenten; - de archiefbescheiden van de waterschappen en de archiefbescheiden van andere overheidsorganen. In artikel 41, eerste lid en onder a zijn het dagelijks bestuur of de het bestuur van CBP, CRM, commissie SGM, NGRD en Hoge Raad te vinden. De eerste vier zijn zelfstandige bestuursorganen. De Hoge Raad heeft een duale bestuursstructuur. Versimpeld voor te stellen als bedrijfsvoering en rechterlijk beleid. Zorgdrager en beheer: Zorgdrager is eindverantwoordelijk. Het beheer van archieven wordt uitgevoerd door bijvoorbeeld dienstonderdelen of het overheidsorgaan zelf zoals in het geval van Klein Lef. Beheer van archieven (of taken daarvan) kan worden uitbesteed. Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

Handreiking Vervanging VenJ VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Handreiking Vervanging VenJ - Handreiking vervanging archiefbescheiden van Archief 2020, en - Handreiking vervanging behorend bij het Besluit kennisgeving vervanging processtukken 2015. De laatste is meer specifiek wat betreft: Valkuilen, voetangels en klemmen, bijvoorbeeld: ‘De processen-verbaal (PV) die een dienstonderdeel X scant worden dagelijks door de politie aangeleverd. De PV worden van een voorblad voorzien en gescand in 24 bits kleur met een resolutie van 300 pixels per inch. Om geen informatie te verliezen wordt een lossless compressie toegepast.’ Infrastructuur en apparatuur multifeed Autocrop multifunctionals Software Reproductie in zwart-wit, grijswaarden of kleur Kwaliteitsprocedures Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

Besluit kennisgeving vervanging processtukken als leidraad VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Besluit kennisgeving vervanging processtukken als leidraad Met aspecten als: - reikwijdte - inrichting - authenticiteit, integriteit en duurzaamheid - toegankelijke en geordende staat - vernietiging - kwaliteitsborging Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

VervangingPresentatie CDD+ 10 maart 20156 mei 2014 Template Handboek Kan op verzoek door Justid geleverd worden Presentatie Vervanging Kleine Diensten DGRR| 10 maart 2014Presentatie CDD+ | 6 mei 2014

Wat moet er gebeuren? Voorheen moest er een ‘Machtiging tot Substitutie’ worden aangevraagd bij de Rijksarchivaris met betrekking tot te bewaren archiefbescheiden. Organisaties die onder de Archiefwet vallen moeten een ‘Besluit tot Vervanging’ nemen. ->Let op: dit geldt voor te bewaren én te vernietigen archiefbescheiden <- En dan….: Publicatie in de Staatscourant * Hoe ver zijn jullie? *

Stukken voor blijvende bewaring Archiefbescheiden die volgens de selectielijst NIET vernietigd mogen worden maar voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder art. 26b van de Archiefregeling

Waarom zo uitgebreid? Aantonen van wijze van reproduceren Aantonen dat reproducties juiste en volledige weergave zijn van de originelen Nodig om duurzaam beheer van digitale archiefstukken mogelijk te maken -> bij wijziging van een van de aspecten moet een nieuw besluit tot vervanging worden genomen <- Keuzen zorgdrager voor vastlegging in: een Handboek meerdere documenten -> beide varianten moeten onderdeel zijn van het Besluit

Beheer van de archiefbescheiden Art 16 van de Archiefregeling “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem” Daarop volgende artikel 17 tot en met 24 beschrijven onder andere de metadata die moeten zorgen voor authenticiteit, terugvindbaarheid en leesbaarheid (d.i. duurzaamheid).

En dan… de Verklaring van Vervanging De zorgdrager maakt een Verklaring van Vervanging op waarin vermeld moet worden: specificatie van archiefbescheiden die vervangen zijn reden van vervanging wijze van vervanging Let op: Hoeft niet gepubliceerd te worden in de Staatscourant, maar wel gearchiveerd door de zorgdrager.

Suggestie…samenwerken kleine diensten? Voordelen van samen een Besluit Vervanging nemen zijn: Efficiency –> 1x een (basis)Handboek opmaken scheelt tijd Kwaliteit –> eenvormig scanproces voor alle kleine diensten Kosten –> eventueel in bulk laten digitaliseren van archiefbescheiden (bij Dienstencentrum van VenJ ?) * Zien jullie dit als een mogelijkheid? Wat zijn de kansen en belemmeringen? *

Aandachtspunten Selectielijst en Archiefbeheersregels Archiefwet schrijft voor dat overheidsorganen in een selectielijst vastleggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor vernietiging blijvende bewaring -> Ga na of jouw organisatie een selectielijst heeft -> Ga na hoe actueel die is -> Ga na of jouw organisatie Archiefbeheersregels heeft

Waar kan Justid bij helpen? Advies en kennisoverdracht Expertisecentrum stelt best practices beschikbaar op het gebied van vervanging, digitaliseren, archiveren, digitale duurzaamheid etc. en denkt graag mee Digitaliseringsdienst Justid heeft veel ervaring met het digitaliseren van archiefbescheiden (scanstraat) Archiveren Justid heeft een e-depot (CDD) waarin duurzaam gearchiveerd kan worden

Voorbeelden van ketenpartners Justid DJI-> archiveert vastgestelde stukken; integratie CDD in werkproces DBS -> Justid digitaliseert de dubbelen van de burgerlijke stand Politie Haaglanden -> digitaliseert zelf PV BD en archiveert in Centraal Digitaal Depot (CDD) IND -> Justid is postadres, scant de post, stuurt digitale documenten naar INDIGO, IND archiveert na behandeling in CDD (het e-depot van Justid) en wisselt documenten uit in de vreemdelingenketen (VK) DT&V -> archiveert in CDD en wisselt documenten uit in de VK COA -> archiveert in CDD en wisselt documenten uit in de VK

In een aansluittraject… Rechtspraak en Openbaar Ministerie KMar Raad van State Raad voor de Kinderbescherming SummIT 3RO (reclasseringsorganisaties) BuiZa

Vragen?