R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: th July 2014 Usability expense process

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Introduction Following the previous workshops and all marked improvements for the process of claim expenses and travel requests there has been achieved an improved solution which we want to discuss with the user panel The proposed solution has also been discussed twice with another group of users

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 This session has the following goal: –Discuss the proposed solution –Informing about high level planning and next steps Agenda/Goal 3

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Summary: the main blocks Screens (too much/not clear): When creating a claim expense, 5/6 screens are coming along. Isn’t this possible with fewer screens? There are descriptions / reasons and dates requested which seems to be duplications Descriptions/terminology: The definitions and terminology of buttons and fields is not always clear / logical Cost center or project (classification): Clumsy or not clear how a cost center or project should be selected The search help for the correct cost center / project is very difficult Attachments: It should possible to add an attachment on the main level instead an attachment for every expense type It should be possible to give the document a name Marked improvements 4

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Proposed overview screen 5

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Proposed screen for travel and advance request 6

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Proposed screen claim expenses 7

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Proposed screen claim expenses (automatic trip calculation) 8

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Simplified search help 9

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Attachments 10

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: Improvements Beschrijving Datumvelden worden zowel hier gevraagd als op regelniveau Reden van de reis wordt zowel hier als op regelniveau gevraagd Het is niet duidelijk wat er met de ingevoerde kilometers gebeurt. Heeft dit wel een functie? Reden wordt ook al gevraagd in de algemene gegevens. Waarom is een reden per bon nodig als ook de omschrijving wordt gevraagd? Gebruikers en ook crediteurenadministratie zouden graag alle bonnen van een declaratie verzameld hebben op 1 document, omdat dit het aantal handelingen (zowel scannen als controleren) terugbrengt. Dit lost deels het probleem op of een specifieke bon al is toegevoegd. Naam van het document is dan namelijk minder van belang Indien er vormeisen zijn aan de bijlagen (bijv. alleen PDF) dan zou dit op het scherm moeten staan Meldingen in het declaratiescherm kunnen leiden tot verwarring (declaratie is opgeslagen i.p.v. declaratie verzonden ter goedkeuring) Knopje ‘ontwerp opslaan’ veroorzaakt een hoop onduidelijkheid (en declaraties die niet de workflow ingaan ter goedkeuring) Is het mogelijk om te werken dat standaard een projectnummer wordt ingevoerd (default per medewerker zoals nu ook gedaan is met de standaard kostenplaats)? Of dat er uit een lijst met laatst gebruikte projectnummers kan worden gekozen zodat zoeken pas nodig wordt als je een niet eerder gebruikte projectnummer moet invullen Wetenschappers maken maar gebruik van ongeveer 10 verschillende declaratiesoorten. Als die eenduidig en eenvoudig in te vullen zijn door de medewerker, dan scheelt dat enorm. Het feit dat er nu verschillende reisschema’s zijn, leidt er toe dat men halverwege de declaratie tot de conclusie komt dat het verkeerde schema is gekozen, waardoor de declaratie opnieuw opgestart moet worden. Naam ‘Doel’ is verwarrend, moet dat geen bestemming zijn? Dekt deze vlag “Detail reistraject invoeren” de lading (n.l. ‘gereden kilometers invoeren’)? Naam knop ‘Aannemen’ is verwarrend Naam knop ‘ontwerp opslaan’ is verwarrend

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: Improvements Beschrijving Consistentie over de verschillende schermen ontbreekt (beschrijving velden en ‘look & feel’ niet consequent Begrip “rubriceringsobject” niet duidelijk en is geen bekend begrip binnen de EUR WBS nummer i.p.v. projectnummer Naam knop aannemen onduidelijk, is opslaan geen betere naam Terminologie in instructie of scherm eenduidig maken: gebruik alleen Kostenplaats of WBS nummer (en geen andere termen) en de termen moeten bekend zijn binnen de EUR De gebruikte termen (voorbeeld Rubriceringsobject, allerlei kostendragers) zijn onbegrijpelijk voor medewerkers (zeker voor diegene die onregelmatig declaraties indienen) Afwijkende kostenplaats of WBS toevoegen verloopt lastig met veel muisklikken Veel werk om afwijkende kostendragers door te voeren i.g.v. meerdere regels Het is niet voor iedereen duidelijk hoe een declaratie op een projectnummer moet worden geboekt. In de meeting werd verteld dat gebruikers in sommige gevallen de inzet van hun vakgroep op 0% zetten (is niet nodig) Inbouwen van een favorietenlijst met projectnummers, of een lijst met de laatste 10 gebruikte projectnummers scheelt veel zoeken (verderop ook gemeld). De lijst kan dan gebruikt worden om uit te pikken Op voorhand het hoofd WBS element invoeren en vervolgens alleen kunnen kiezen uit de sub-WBS elementen bij het invoeren van de declaratieregels Het zoeken van kostenplaatsen / WBS-elementen zou gemakkelijker moeten kunnen (bijvoorbeeld op deel van de naam, of alleen binnen een bepaalde organisatieonderdeel) Default zoekfilter staat op kostenplaats waardoor WBS elementen niet worden gevonden Invoer WBS elementen en kostenplaats onduidelijk (met of zonder “puntjes”)

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: Improvements Beschrijving Bijlagen krijgen geen volgnummer mee in SAP Het is niet mogelijk om bijlagen vanuit SAP een naam te geven Bijlage verwijderen gaat met “vast activa verwijderen”. Dit is niet duidelijke en het proces lijkt ook niet goed te werken Naam ‘afbeelding’ is verwarrend: het gaat toch om documenten / bijlagen? Uitzoeken of naast PDF ook JPG voldoet. Wat is de regel bij gescande bonnen? Gebruikers en ook crediteurenadministratie zouden graag alle bonnen van een declaratie verzameld hebben op 1 document, omdat dit het aantal handelingen (zowel scannen als controleren) terugbrengt. Dit lost deels het probleem op of een specifieke bon al is toegevoegd. Naam van het document is dan namelijk minder van belang Indien er vormeisen zijn aan de bijlagen (bijv. alleen PDF) dan zou dit op het scherm moeten staan

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: Items to be decided Advance payment still only possible for an international business trip? Are we going to make it possible in the system to use daily allowances or should the calculation be added as an attachment?

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Planning and next steps

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 High level Planning Week Starts on Optimalization portal Finalizing wishes Analysis list of wishes Defining screen layouts Alligning budget Realizing and modifying screens in portal and SAP Testing Realizing instruction material Communication Golive After care WorkshopMilestone

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: Next steps Processing feedback in the proposed screens Realization of the screens and changes in SAP Testing Communication Roll out within the organization

R: 000 G: 083 B: 093 R: 233 G: 107 B: 018 Thanks for your input!