“Dat gaat niet” bestaat niet in Edegem
7 gemeentelijke gebouwen +/ inwoners 200-tal medewerkers > 2500 uitgaande brieven / jaar ? mails 180 stedenbouwkundige vergunningen / jaar GEMEENTE EDEGEM
Proces briefwisseling Dienst C Dienst B Dienst A Dienst D Contactcenter Burgemeester Secretaris Contactcenter Min. 3 werkdagen diensthoofd
De wereld verandert… en onze werkomgeving dus ook!
Op zoek naar een aangepaste overheid Digitaliseren van bestaande proces versus herdenken van het proces zelf?
Via het theoretisch kader… Juridisch kader – Gemeentedecreet -Art. 182 e.v. -“… wordt de briefwisseling van de gemeente ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.” -Delegatie mogelijk mits naleving formele regels Op het eerste zicht weinig ruimte om te evolueren naar moderne processen…
… op zoek naar een pragmatische aanpak richting 2015! Stap 1 – Inventarisatie van alle stukken en delegaties Stap 2 – Risico analyse per categorie samen met diensten, inclusief verbetervoorstellen
Uitgangspunten Clustering per boodschap Minimale fysieke ondertekening Maximale delegatie naar medewerkers
Resultaat 1. Aantal fysiek te ondertekenen stukken sterk teruggebracht 2. Doorlooptijd briefwisselingsproces met minstens 1 dag ingekort 3. Briefwisselingsproces zelf sterk vereenvoudigd