Les 6 Risico- en issuemanagement Minor Project- en Programmamanagement Les 6 Risico- en issuemanagement

Risico- en Issuemanagement How will the programme undertake key aspects of work? Why do we need the Programme? Who will be involved in the programme? What future will the programme deliver? Is the programme affordable? Planning and Control Organisation Blueprint Design and Delivery Vision Business Case Risico en Issue Management Leadership and Stakeholder Engagement Benefits Management Quality Management Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 2

Wat is verschil Issue / Change / Risico

Issue en Change Een Issue is een relevante, ongeplande, opgetreden gebeurtenis waarop managementactie moet worden ondernomen. Issues kunnen zijn: Wijzigingsverzoek  Change Afwijking van de specificatie  Change Probleem/Zorg (ander issue door de PM op te lossen of te escaleren, bijvoorbeeld een risico) Vraag om eenvoudige (b.v. huiselijke) voorbeelden van configuratiemanagement. Een huiselijke vorm kan b.v. zijn “waar bewaar je alle verzekeringspolissen; in welke volgorde bewaar je de polisbladen….”. Verwijs ook naar standaarindelingen va mappen/folders, naamgeving, verzienummering etc.

OK, ik denk dat ik aardig in control ben, Duidt op het belang van Issue Registers, Daily Logs, Quality Registers etc, om te voorkomen dat je ‘door de bomen het bos niet meer ziet’. OK, ik denk dat ik aardig in control ben, als er maar geen issues optreden… 5

Issue management op programma niveau Bronnen van issues Benefits Management, transitie activiteiten, kosten, scope en tijd of mijlpalen Dependencies, kwaliteit van de operatie, resources en programma deliverables Alles dat niet in de projecten kan worden opgelost of issues over meerdere projecten heen Stakeholders, organisatie en programma staf, en vendoren of andere derden Afname van operationele performance Andere projecten en programma’s in de organisatie

Issue management op programma niveau Yes No Risk actions ineffective? Escalated project issue Stakeholder issue Issue raised from other source Capture and log issue Assessment Prioritisation of issue Programme change Programme risk Escalate issue and track, update Issue Log and feed back to source Change control Take action to resolve issue, update Issue Log and feed back to source Can it be resolved within current limits? Risk Management Three types of Issues after Assessment A previously identified risk that now hits A required change to some aspect of the programme A Problem or question affecting all or part of the programme in some way

Tijdig en goed escaleren Oorzaak Knelpunt Oplossingen Kwalitatieve risico analyse technieken Met behulp van bijvoorbeeld een brainstorm techniek (met als extra voordeel dat het hele projectteam betrokken is bij de analyse)of een checklist methode worden mogelijke ongewenste situaties in kaart gebracht. Vervolgens wordt/ worden de oorzaak / oorzaken in kaart gebracht. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van technieken als een visgraat diagram of oorzaak gevolgen schema. Bij de checklist methode wordt veelal een onderscheid gemaakt worden tussen externe risico’s die worden veroorzaakt door de omgevingcontext van de organisatie(bijvoorbeeld concurrentie, strategische partners, economie, uiteindelijk kopers, distributieketen, wetgeving, maatschappij) en interne risico’s die door het project zelf worden veroorzaakt (bijvoorbeeld lange looptijd, veel disciplines moeten met elkaar samenwerken, weerstand, onbekende technologie, benodigde capaciteit en deskundigheid). Een kwalitatieve beoordeling van risico’s en kansen rangschikt de risico's en kansen naar hun zwaarte, als product van hun effect en de waarschijnlijkheid dat ze zich voordoen. Zowel bij effect als bij waarschijnlijkheid kan een eenvoudige indeling worden gebruikt: hoog, midden of laag. Zo ontstaat een kans effect matrix. Ook is de termijn waarop het risico zich manifesteert van invloed (is er veel of weinig reactie tijd, de detectiemogelijkheid van het risico hangt hiermee samen). Risico’s die buiten de risico tolerantie vallen (valt een risico binnen de tolerantie dan is meestal sprake van een acceptatie strategie)) moeten worden aangepakt. Gevolg Consequenties (neveneffecten) © 2006 Capgemini - All rights reserved

Change management op programma niveau Procedures for change control: Maintaining a central log of potential changes – the Issue Log Establishing a mechanism for prioritising the potential changes Carrying out formal impact assessments of the potential changes against the programme’s Business case Programme Plan Project Portfolio Blueprint etc. Assessing the impact of the change on the risks of the programme, or the expected benefits Re-evaluating the priority status Decision process for deciding which changes to accommodate Updating the Issue Log with the decision and maintaining the audit trail Implementing the approved changes appropriately and communicating the outcome to those affected

Gereduceerde kosten/tijd/ risico’s Kosten/duur van de optie Wijzigingsbeheer Aandachtspunten: Wie beslist..... In een programma Wat is de rol van de Programmamanager ? Wijzigingsbudget? Etc. Meer benefits Gereduceerde kosten/tijd/ risico’s Risico van de optie Kosten/duur van de optie Verworven voordelen Impact van implementatie

Minor project- en programma management Risico management How will the programme undertake key aspects of work? Why do we need the Programme? Who will be involved in the programme? What future will the programme deliver? Is the programme affordable? Planning and Control Organisation Blueprint Design and Delivery Vision Business Case Risico en Issue Management Leadership and Stakeholder Engagement Benefits Management Quality Management Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 11

Risico management Risico Risicomanagement Lange termijn Strategisch positief (KANS) of negatief (BEDREIGING) Risicomanagement Identificeren, onderzoeken en beheersen van de risico’s Op strategisch, operationeel, programma en project niveau. Ten aanzien van de projectdoelstelling (Tijd, geld, scope kwaliteit, baten en risico’s) Lange termijn Strategisch Programma De figuur duidt op het perspectief; door welke ogen kijk je naar de risico’s. Een Executive zal eerder de strategic risks zien en benadrukken. Een Operationeel manager als Senior User zal eerder de operationele risico’s zien en benadrukken. Vraag om voorbeelden van ieder niveau. Midlange termijn Business change Project Korte termijn Operationeel © Crown Copyright 2009. Reproduced under Licence from OGC. 12

Aanpak Risicomanagementstrategie Hoe wordt risicomanagement toegepast in dit programma Hoeveel risico wordt in dit programma getolereerd (risicotolerantie) Risk Register Vastleggen van alle kansen en bedreigingen Risicomanagement procedure Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Communiceren Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Communiceren 13

Relaties tussen risico’s op diverse niveaus Change Management Objectives Day-to-day Management Objectives Strategic Risks Programme Risks Operational Risks Project Risks © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Note: Omschrijf de oorzaak, gebeurtenis en gevolg van het risico Identificeren Identificeren context (IP) Input voor Risk Management Strategy Identificeren risico’s Vastleggen van de risico’s in het Risk Register Identificeren early warnings en risico bronnen Bepalen van houding van stakeholders Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Communiceren Note: Omschrijf de oorzaak, gebeurtenis en gevolg van het risico 15

Opdracht: Omschrijf de oorzaak, gebeurtenis en gevolg van het risico Op basis van de case ‘Fles en Trekker’;   Het is nog onduidelijk of het bestratingsbedrijf tijdig kan beginnen met de aanleg van parkeerterrein vanwege resourceproblemen. De facilitair manager maakt zich hier druk over, want hij kan niet starten met de inrichting van de kamers indien de oprit en het parkeerterrein niet gedeeltelijk gereed zijn. In dat geval zal het deel van het meubilair dat nu opgeslagen is, langer in de opslag moeten blijven tegen de huurkosten. Opdracht: Omschrijf de oorzaak, gebeurtenis en gevolg van het risico

Beoordelen (Schatten + Evalueren) Kans van optreden Impact Nabijheid Hoe verandert de impact gedurende de levenscyclus van het project Evalueren Evalueer de impact van alle risico’s tesamen op het project Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Communiceren 17

Maatregelen bij bedreigingen + - Impact Overdragen / Verminderen (Impact) Verwijderen Delen (pain & gain) Als je de risks dan hebt geidentificeerd, ga je ze vervolgens assessen en van een geplande actie voldoen. Bij het beoordelen van het risico is het zaak om dit zoveel mogelijk gequantificeerd te doen. Indien mogelijk ook in euro’s uitdrukken zodat het risico gewogen kan worden tegen de Business Case. Bij Plan ga je vervolgens zo goed mogelijk bedneken wat de meest verstandige handelwijze is als het risico zich voordoet (positief en negatief) Reduction: door pro actief handelen kan het risico verlaagd worden (bv vangnet creeren) Removal: failliet gaan van een kleine supplier vermijden door voor een stabielere te kiezen Transfer: soms is iemand anders bereid dit risico over te nemen (bijvoorbeeld main supplier neemt ook verantwoordelijkheid voor kleinere) Retention: soms is de meest economische response om de gevolgen gewoon te nemen en de storm uit te zitten Share: soms kun je een afspraak met externe suppliers maken dat risico’s gedeeld worden (no cure, no pay) Vertaallijst: Reduction Reduceren Removal vermijden Transfer overdragen Retention accepteren Share delen Realisation realiseren Enhancement optimaliseren Exploitation uitnutten Aanhouden (= Accepteren) Verminderen (Probability) - Probability +

Maatregelen bij Opportunities Realiseren (doen) Vergroten van de kans en/of de impact. (De omgekeerde ‘verminderen’ Uitbuiten. Een opportunitie zien die niet direct in het programma past, de scope aanpassen en hem realiseren Als je de risks dan hebt geidentificeerd, ga je ze vervolgens assessen en van een geplande actie voldoen. Bij het beoordelen van het risico is het zaak om dit zoveel mogelijk gequantificeerd te doen. Indien mogelijk ook in euro’s uitdrukken zodat het risico gewogen kan worden tegen de Business Case. Bij Plan ga je vervolgens zo goed mogelijk bedneken wat de meest verstandige handelwijze is als het risico zich voordoet (positief en negatief) Reduction: door pro actief handelen kan het risico verlaagd worden (bv vangnet creeren) Removal: failliet gaan van een kleine supplier vermijden door voor een stabielere te kiezen Transfer: soms is iemand anders bereid dit risico over te nemen (bijvoorbeeld main supplier neemt ook verantwoordelijkheid voor kleinere) Retention: soms is de meest economische response om de gevolgen gewoon te nemen en de storm uit te zitten Share: soms kun je een afspraak met externe suppliers maken dat risico’s gedeeld worden (no cure, no pay) Vertaallijst: Reduction Reduceren Removal vermijden Transfer overdragen Retention accepteren Share delen Realisation realiseren Enhancement optimaliseren Exploitation uitnutten

Beoordelen Very high High Medium Low Very low Prob. Impact 2 9 8 10 1 3 6 7 4 5 risicotolerantielijn 20

Opdracht Op basis van het eerder beschreven risico   Maak een inschatting van het risico op kans en impact Bedenk tegenmaatregelen Kies de beste (set van) tegenmaatregelen en beargumenteerd

Kans en impact van risico Plannen Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Evalueren tegenmaatregelen Is de maatregel proportioneel ten opzichte van het risico ? Communiceren Kosten van de actie Kans en impact van risico 22

Implementeren Zijn tegenacties gepland en worden ze bewaakt ? Zijn de verantwoordelijkheden toegewezen ? Risico-eigenaar: Wie kan het best een oogje in het zeil houden? Risico-actiehouder: Uitvoeren van de risico acties aangestuurd door de risico eigenaar / risk owner. Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Implement Communiceren 23

Communiceren Communicatie binnen het project vindt plaats mbv Checkpoint reports Highlight reports End Stage Reports End Project Reports Lessons Learned reports Communicatie buiten het project Communicatie naar stakeholders vastleggen in de Communication Management Strategie Identificeren Beoordelen Plannen Implementeren Communiceren 24

Assignment 6 – Risico Management Bedenk uit de Mediq situatie een Bedreiging en een Opportunity. Werk deze uit conform het risico management proces zoals beschreven. Denk aan: Goede beschrijving Beoordelen Tegenmaatregel van elke categorie Kies een (set van) tegenmaatregelen en beargumenteerd