Programma-management Rol beschijvingen Minor Project- en Programmamanagement Programma-management Rol beschijvingen

Layering of Programme Organization Sponsoring Group Senior responsible owner Programme Board Programme Office Programme manager Business change manager Project Executive Project Board Project Board Delivering capability Realizing benefits Project Manager Based on OGC MSP® material. Reproduced under licence from OGC © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 4

Integrating project organizations Programme board Senior responsible owner Programme manager Business change manager Strategic direction and governance support Programme manager as project owner Senior user on project board ( A ) (B) Project manager ( C ) Project board Project board Project manager Project delivery team Project manager Project delivery team Project delivery team Project environment Based on OGC MSP® material. Reproduced under licence from OGC © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 5

Layering of Programme organization Represents those senior managers who are responsible for: The investment decision Defining the direction of the business Ensuring the ongoing overall alignment of the programme to the strategic direction of the programme Sponsoring group Sponsor Sponsor Sponsor Sponsor Accountable for the programme, ensuring that it meets its objectives and realizes the expected benefits Senior responsible owner Drive the programme forward and deliver outcomes and benefits Programme board Lead supplier Benefits Realization Manager Optional, at programme or corporate level Corporate function Programme manager Business change manager(s) Optional members of Programme board Programme office Project executive Responsible for leading and managing the setting up of the programme through delivery of the new capabilities, realization of benefits and programme closure Business change team Sponsoring group: Aan de wortel/basis van een programma; Geeft ook sturing als er sprake is van meerdere transformational programma’s; Kan vaak een bestaande board zijn (directie, managementteam etc); Geeft mandaat aan het programma en bewaakt mede de alignment met de strategische doelstellingen Programme board: Draagt het programma van begin tot eind naar de gewenste situatie; Ondersteunt de SRO; Levert commitment om benefits te realiseren; Levert mensen en middelen nodig voor de veranderingen. Leden van de programme Board: SRO + programma manager + business change manager(s) zijn verplicht lid; Optioneel zijn: project executive (van actuele of belangrijke projecten) + vertegenwoordigers van staffuncties (finance, risk, etc) + leas supplier. Senior responsible owner Ensuring that the programme organization has the necessary skills and experience to deliver the change Sponsoring Group members have a clear understanding of their roles; Appointment of the Programme manager Approval of the Business change manager appointment = eindverantwoordelijk voor programma (accountable), komt voort uit sponsoring group Programme manager Design of the programme team; Appointment of the Programme office; Appointment of the Project teams Ensuring all roles have clearly defined responsibilities; Ensuring that the organization design is implemented through the programme lifecycle; Efficiency of resources = verantwoordelijk voor het voortbrengen van het programma resultaat in termen van capabilities en governance Business change manager Design Change Team; Appointment of individuals of the Change Team = verantwoordelijk voor alles rondom benefits (definitie t/m realisatie), komt voort uit business operatie, kunnen er meer van zijn Programme office Maintenance of information; Advice and guidance on roles and responsibilities; Support in recruitment and appointments = rechterhand van Programme board en Programme manager, geen PA maar ervaren projectmanager die smeerolie in de raderen vormt voor programma Responsible for realizing benefits by embedding capability into business operations, and facilitating business changes to exploit that capability Project board The nerve centre and information hub of the programme . Coordination of all information, communication, monitoring and control activities. Project manager Realizing benefits Optional; can help the BCM to take the stakeholders through the change cycle Delivering capability Based on OGC MSP® material. Reproduced under licence from OGC

Sponsor Groep Rol beschrijving: De Sponsor Groep is verantwoordelijk voor investeringen en strategische richting. De leden van de Sponsorgroep zorgen voor de aansluiting tussen Programma en lijnorganisatie op hoog niveau. Zij ondersteunen de doelstellingen van het Programma actief. De Sponsorgroep is het college waar op het hoogste niveau de doelstellingen van het Programma worden ondersteund, waarvoor de benodigde middelen beschikbaar worden gesteld. De leden van de Sponsorgroep benoemen de SRO (Senior Responsible Owner) en bieden ondersteuning, onder meer door voorbeeldgedrag dat nodig is om de veranderingen te realiseren. Zij zijn verantwoordelijk voor het motiveren en stimuleren van de SRO, de Programma Manager, de Business Change Manager(s) en de Supplier(s). Tevens zien zij toe op het managen van de risico's. Verantwoordelijkheden: geven leiderschap aan het programma en zijn ‘dragers’ van de beoogde veranderingen; bekrachtigen het Programma Mandaat en goedkeuren van de Scope van het programma; benoemen van de SRO en hem adviseren gedurende het programma; beschikbaar stellen van het budget; bevestigen van de strategische richting en toezien op het aanhouden van de gekozen richting; oplossen van issues die over Programma’s heen gaan; bevestigen van de afsluiting van het Programma. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Senior Responsible Owner (SRO) Rol beschrijving: De Senior Responsible Owner is de opdrachtgever voor het Programma en in die hoedanigheid eindverantwoordelijk (namens de Sponsor Groep). Hij/zij is primus interpares vanuit de Sponsor Groep. Hij/zij zorgt ervoor dat de doelen worden gehaald en de verwachte Benefits gerealiseerd worden. Hij/zij rapporteert aan de Sponsorgroep. Er is één SRO. Verantwoordelijkheden: Is eindverantwoordelijk voor het programma, primus interpares voor de Sponsor Groep; is de eigenaar van het Vision Statement en de Business Case; zorgt voor de actieve betrokkenheid van de belangrijkste stakeholders (veelal zijn collega's in de Sponsor groep); ziet toe op continue aansluiting tussen Programma en Strategie van de bank; is verantwoordelijk voor de review en audit van het Programma; ondersteunt het investeringsvoorstel; waarborgt de inzet van de benodigde middelen, zowel financiële als benodigde medewerkers; zorgt ervoor dat de strategische risico's van het Programma gemanaged worden; Is eindverantwoordelijk voor de communicatie vanuit het Programma naar buiten. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Programma Manager Rol beschrijving: De Programma Manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het Programma. Hij/zij zorgt voor de inrichting en de bemensing van het Programma. Hij/zij zorgt voor de uitvoering van het programma door de levering van nieuwe capabilities (door projecten en activiteiten) en de realisatie van de benefits (met behulp van de Business Change Managers. Er is één Programma Manager. Verantwoordelijkheden: richt het Programma in, waaronder ook de overlegstructuur, benodigde processen en procedures, zoals Change Management (i.r.t. de scope), Risk- en Issue Management en Administratie/dossiervorming; verzorgt de dagelijkse besturing van het programma t.a.v. o.a. scope, prioriteiten, risico's, afhankelijkheden, aandachtspunten, changes, conflicten, communicatie, etc.; bewaakt de resources, middelen en budgetten; plant en bewaakt de uitvoering op de aspecten inhoud, kwaliteit, tijd en resources/middelen; werkt nauw samen met de Business Change Manager(s); ziet er op toe dat de te volgen standaards gedefinieerd zijn en aangehouden worden; bewaakt de consistentie van de Projecten Portfolio van het Programma en de afstemming op de strategie; rapporteert over het programma (zowel capabilities als benefits) aan de SRO. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Business Change Managers Rol beschrijving: De Business Change Manager is een manager uit de lijnorganisatie die verantwoordelijk is voor de realisatie en verankering van de verandering in de organisatie en dus ook voor de realisatie van de Benefits. Er kunnen meerdere Business Change Managers in het Programma zijn, nl van de diverse betrokken bedrijfsonderdelen. De Business Change Manager vervult de rol van of heeft een nauwe relatie met de rol Sr User in Projecten binnen het Programma. Daarnaast is er een nauwe samenwerking tussen Business Change Manager(s) en Programma Manager. De Programma Manager levert de afgesproken capabilities aan de Business Change Manager die er vervolgens voor zorgt dat deze toegepast worden, leidend tot de gewenste nieuwe situatie met bijbehorende Benefits. Verantwoordelijkheden: definiëren van de Benefits en definiëren en implementeren van de betreffende meetinstrumenten; vertegenwoordiger van de Business Belangen; voorbereiden van en toezien op daadwerkelijke implementatie van de capabilities die door de Projecten worden geleverd; Verantwoordelijk voor het realiseren van de Benefits in de lijnorganisatie; borgen van continuïteit van de veranderingen en meting van Benefits tijdens en na afronding van het Programma; verzorgen van de communicatie naar de stakeholders binnen het eigen organisatie onderdeel; rapporteren over de benefits realisatie aan de programmamanager. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Programma Board Rol beschrijving: De Programma Board is het gremium waarin ervoor gezorgd wordt dat het Programma gecoördineerd, tijdig en met de afgesproken kwaliteit, de beoogde resultaten en benefits kan realiseren. De Programma Manager is voorzitter van de Programma Board. Naast de Programma Manager maken de volgende rollen deel uit van de programma board: Business Change Manager(s) Eventuele Risk Manager, Communicatie Manager, Design Authority en PMO Indien nodig kunnen Opdrachtgevers van Projecten voor de tijd van het project worden toegevoegd. Verantwoordelijkheden: goedkeuren van het programma mandaat en het programma plan; bewaken van de scope c.q. goedkeuren van wijzigingen; bewaken van de voortgang van de diverse portfolio’s en de benefit realisatie; verzorgen van de communicatie naar de stakeholders; oplossen van issues op het niveau van het Programma; bewaken van het risico management en mitigeren van risico’s van de programma board. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Design Authority Rol beschrijving: De Design Authority levert expert advies op (en is soms eigenaar van) bedrijfsfuncties waar het programma een grote impact heeft. Een voorbeeld is de overal Blauwdruk, een business proces, of een integraal architectuur van de nieuw op te leveren end user omgeving. Verantwoordelijkheden: levert van expertise en richting op een bepaald gebied; ontwerpen van de Blauwdruk; meehelpen met ontwikkelen van de Benefits Map; bewaken scope en alignment met overal ontwerp; beoordelen changes; zorgt voor allignment met de andere initiatieven op dat gebied. © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Programma Office Rol beschrijving: Het Programma Office is het informatiecentrum van het programma. Alle informatie, communicatie, monitoring and beheersactiviteiten worden hier gecoördineerd. Daarnaast neemt het PMO een pro-actieve rol in de inrichting van het programma, signaleren van risico’s en issues, bijsturen indien nodig etc. De belangrijkste taken van een Programma Office zijn: Verantwoordelijkheden: samen met de programmamanager inrichten van het programma; monitoren van metingen (benefits) en rapportages (voortgang); managen van alle informatie betreffende het Programma en de Projecten die binnen het Programma vallen (beheren van de Sharepoint); inhuur en contractbeheer; financiële verslaglegging; risico- en issue management ondersteunen; maken en onderhouden van de Roadmap; analyseren van afhankelijkheden van Projecten en het Programma; monitoren en vastleggen van wijzigingen; voorbereiden en verslagleggen van programme board, user board; voorbereiden van de delivery board; ondersteuning van de communicatie © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Programme Assurance Rol beschrijving: Een separate groep van Programma Assurance zal worden ingericht. Hierin wordt het borgen van de belangen van de Programme Board belegd. Geloven is goed maar controleren is beter. Dus naast de normale programma governance zullen deze mensen een aantal aspecten binnen het programma borgen om gevraagd en ongevraagd advies te geven. Het doel hiervan is een onafhankelijke waarneming te doen naar specifieke aspecten van het Programma, zoals: Verantwoordelijkheden: de manier waarop het Programma wordt geleid; het managen van risico's, de Business Case, de Benefits; de wijze van inrichting en werking van het Programma, waaronder de processen, rapportages en communicatie De wijze waarop de stakeholders betrokken zijn bij het programma. Ingevuld door: Risk Management Assurance (incl legal en compliance) Stakeholder Assurance Business Assurance © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2

Assignment 3 Stel een Functieprofiel voor een Programmamanager en Business Change Manager op. Hieruit dienen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk naar voren te komen.