Infosessie B ESTEK NR. P&O/DGCOMM- KM_FEDRA 2011 Anne Coekelberghs Katrien Eggers, DG Interne Communicatie en kennismanagement Klaartje Gysen, Overheidsopdrachten 27 augustus 2010

Procedure en duur van de opdracht Algemene offerteaanvraag Dit is een gemengde opdracht. –Fedra website en elektronische nieuwsbrief = een globale prijs –Fedra magazine = volgens prijslijst De opdracht start op 1 januari 2011 en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar. De opdracht is jaarlijks opzegbaar.

Historiek Fedra Fedra is ontstaan in 2000, op initiatief van de toenmalige minister van Ambtenarenzaken. Het bestaat momenteel in 3 verschijningsvormen: –Magazine, 44 blz – 10 x per jaar –Website, sinds 2007www.fedramagazine.be –Elektronisch magazine, tweewekelijks, sinds 2007

Telefonische lezersenquête 2009 Fedra is een gevestigde waarde: 84% van de ambtenaren leest Fedra. Het blad heeft een trouw lezerspubliek want 72% van de lezers, leest de 10 nummers per jaar. 98 % van de lezers vindt in Fedra nuttige informatie. Fedra krijgt een globale appreciatie van 7,4 op % van de lezers wil het blad blijven ontvangen.

Website 2009 De website had in 2009 maandelijks gemiddeld unieke bezoekers.

Waar willen we naartoe met Fedra?

Doelstellingen Fedra Fedra vertelt: informeren 2.Fedra verbindt: netwerken en werken aan het imago 3.Fedra kleurt: verschillende meningen verspreiden 4.Fedra verrast: verrassen, lachen… Deze doelstellingen komen in de verschillende verschijningsvormen van Fedra voor, daar waar ze het beste tot hun recht kunnen komen.

Doelstellingen Fedra Fedra informeert: Brengt het verhaal achter de wetgeving magazinewebsitenieuwsbrief - Achtergrondinformatie - Duiding - Human interest - Interviews en reportages - Actualiteiten - Archieffunctie - Verwijzen naar Fedweb - Actualiteiten Fedra bindt: Andere overheidsdiensten leren kennen en werken aan het imago van de overheid. magazinewebsitenieuwsbrief - Editoriaal - Achtergrondinformatie - Duiding - Human interest - Thuisfront kan meelezen - De reguliere pers lokken - Actualiteiten - Netwerking mogelijk maken - Open website - Actualiteiten - Oproepen lanceren - De reguliere pers lokken Fedra kleurt: een onafhankelijk discussieplatform en plaats voor meningen magazinewebsitenieuwsbrief - Lezersbrieven - Polls - Blogs - Lezersbrieven - Oproepen Fedra verrast: vertellen wat niemand al wist, met lef en humor magazinewebsitenieuwsbrief - Onderzoeksjournalistiek - Proactief informatie zoeken - Verrassende invalshoeken en interviews - Humor - Op zoek naar écht nieuws - Actualiteiten - Blog - Humor

Fedra 2011: opdracht een strategische visie op het personeelsblad met website en elektronisch magazine van de federale overheid de redactie in 2 talen, de vormgeving, fotografie en illustraties, het drukwerk en de verzending voor 6 nummers van een magazine met een oplage van ongeveer exemplaren per nummer hosting, ontwikkeling en technisch onderhoud van een website het toevoegen van informatie op de website en het realiseren en het versturen van een elektronische nieuwsbrief

Fedra 2011: opdracht Magazine –6 x per jaar i.p.v. 10 X (februari, april, juni, augustus, oktober, december) –24 p. (20 p. en cover) Website –Operationeel vanaf 20/01/11 –Alle elementen die opgenomen zijn in de technische specificaties worden voorzien door de opdrachtnemer. Nieuwsbrief –Operationeel vanaf februari 2011

Fedra 2011: opdracht Alle elementen die niet uitdrukkelijk opgenomen zijn in de technische specificaties, zijn door de opdrachtnemer zelf te kiezen.

Feedbackmechanismen Feedback met de aanbestedende overheid –Adviesgroep FEDRA

Adviesgroep Fedra: doelstelling steunen en inspireren suggesties doen mee een redactionele lijn uitstippelen mee een jaarplanning opstellen de tevredenheid van de lezer en gebruiker voortdurend bewaken …

Adviesgroep Fedra: samenstelling Redactieleden De directeur-generaal Interne Communicatie en Kennismanagement van de FOD Personeel en Organisatie Medewerker FOD P&O Medewerker Fed+ Leidend ambtenaren buiten FOD P&O Vertegenwoordigers van FOD’s, POD’s, ION’s (gewone lezers) De adviesgroep wordt samengesteld voor 2 jaar.

Redactie Tweetalige redactie Fulltime coördinator (NL/FR) Redactie werkt autonoom, kritisch en constructief; met oog voor correcte informatie en federale gevoeligheden; met gebruik van een mix van journalistieke genres in het gepast medium (magazine, website, nieuwsbrief)

Inhoudelijke kenmerken Aantrekkelijke, eigentijdse schrijfstijl aangepast aan het medium Originaliteit en creativiteit Vaste rubrieken o.a. lezersrubriek en Fed+ Culturele differentiatie: artikels “herschrijven” en niet “vertalen”

Vormelijke kenmerken 3 verschijningsvormen Vormgeving is eigentijds en dynamisch Voldoen aan de federale huisstijl.be Papier en inkt voldoen aan de vereisten opgenomen in de gids voor duurzame aankopen.

Oplage Huidige oplage magazine: +/ ex. Waaronder gepensioneerde ambtenaren die een abonnement op Fedra vroegen: (10/03/10) maandelijks gemiddeld unieke bezoeken aan de website (2009) abonnementen op de digitale nieuwsbrief, (10/03/10) enkel electronische versie (10/03/10). 4 betalende abonnementen

Verzending Magazine: op thuisadres De opdrachtnemer verzamelt tweemaandelijks de nodige adresbestanden bij het CDVU (Centrale Dienst van Vaste Uitgaven, FOD Financiën) en bij instellingen van openbaar nut. De opdrachtnemer beheert de adressenbestanden van: –ambtenaren die Fedra enkel elektronisch wensen –gepensioneerden –externe doelgroepen –abonnees elektronische nieuwsbrief

Selectiecriteria: uitsluitingscriteria 1.Niet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid –verklaring op eer, gegevens worden opgezocht door de aanbestedende overheid 2.Een ernstige fout begaan in de beroepsuitoefening –verklaring op eer 3.De niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving –verklaring op eer

Selectiecriteria: selectiecriteria 1.Financiële draagkracht –jaaromzet > € (1x de laatste 3 jaar) –omzet activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek worden beschreven > € (1x in de laatste 3 jaar) 2.Technische bekwaamheid van de inschrijver –een lijst met de voornaamste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de afgelopen 3 jaar, één referentie van > € –De CV’s van de redacteurs

Gunningscriteria 1.Technische waarde (60%) 2.Totale prijs voor de opdracht (40%)

Gunningscriterium: technische waarde (30%) een strategische nota (10%) een inhoudstafel (typevoorbeeld) en drie voorbeeldartikels Fedra magazine (20%) een maquette voor de cover en één voor een willekeurige dubbele binnenpagina van het Fedra magazine (10%) de navigatiestructuur van de Fedra website (20%) een maquette van de homepagina en drie andere soorten pagina’s van de Fedra website (10%) een maquette voor de elektronische Fedra nieuwsbrief met inhoud.

Gunningscriterium prijs a) forfaitaire eenheidsprijs voor een eerste oplage van 1000 exemplaren van eenzelfde drukdoorgang van 1 nummer van het Fedra magazine b) forfaitaire eenheidsprijs voor een oplage van 1000 exemplaren van eenzelfde drukdoorgang van 1 nummer van het Fedra magazine c) 1. de prijs voor de totale oplage per jaar van het Fedra magazine (= 6 nummers van exemplaren in twee versies), excl. BTW: c) 2. de prijs voor de totale oplage per jaar van het Fedra magazine (= 6 nummers van exemplaren in twee versies), excl. BTW:

Gunningscriterium prijs d) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor de jaarlijkse hosting van de Fedra website: e) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor het ontwikkelen van de Fedra website en elektronische nieuwsbrief (éénmalig): f) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor het technisch onderhoud van de Fedra website voor 1 jaar: g) forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor het toevoegen van de informatie op de Fedra website en het realiseren en het versturen van de Fedra elektronische nieuwsbrief voor 1 jaar:

Prijs Prijs voor het magazine voor één jaargang = P3 (a x 12) + [b x (80 x 6) - 12] = (a x 12) + (b x 468) = P1 (a x 12) + [b x (90 x 6) - 12] = (a x 12) + (b x 528) = P2 (P1 + P2) : 2 = P3 Totale prijs voor 4 jaar = Pt (P3 x 4) + (d x 4) + e + (f x 4) + (g x 4) = Pt

Volgende stappen en timing Offerte in 5 exemplaren met minimum 2 maquettes Opening offertes: vrijdag 24 september 2010 om 11 u in zaal104a, Wetstraat 51, 1040 Brussel Presentatie voor 5 juryleden: XX oktober 2010 (1 uur presentatie, ½ uur vragen van jury) Selectie: oktober210 Ministerraad: november2010 Gunning: november-december 2010

Volgende stappen en timing Start opdracht: 1 januari 2011 –Website online op 20 januari 2011 –Eerste nummer magazine februari 2011 –Eerste digitale nieuwsbrief februari 2011 –Eerste (tweede) adviesgroep? 15 februari?

Vragen