Dienst StudentenActiviteiten Infoavond DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Subsidievoorstelling Inleiding De Dienst StudentenActiviteiten: Wie & wat? De dienstverlening De subsidies Administratieve gegevens en belangrijke data ICT-voorzieningen DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienst StudentenActiviteiten: wie? Studentenbeheerder: Joyce Albrecht Medewerkers: Berdieke Soete & Ine Rossey Secretariaat: Sara De Pauw ICT-medewerker: Michael Lumingu Contactgegevens en permanentie-uren: www.student.UGent.be www.facebook.com/DienstStudentenActiviteiten DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Vergadering van KonventsVoorzitters (VKV) Regelmatige vergaderingen Communicatie tussen DSA/studentenbeheerder en konventen Terugkoppeling naar de lidverenigingen Verdeling van subsidies DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Cultour Aanbod van +- 25 voorstellingen in 1e semester Sterk kortingstarief Aanvragen via cultour.gsr@gmail.com DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienstverlening: materiaal Beamers (3) Scan-, print- en kopieerapparaat Laptops (4) Microfoons Conferentiesysteem (1) Walkietalkies (6) Kookplaten (3)  Reserveren via het controlepaneel of op secretariaat DSA! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienstverlening: Tentoonstellingsmateriaal UGent Stoelen Tafels Verlichting Spreekgestoelte …  Aanvragen via tentoonstellingen@ugent.be DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienstverlening: infrastructuur Grote polyvalente zalen (+ cafetaria) Vergaderlokalen Trechterzaal geluidsisolatie Akoestische panelen -> goede geluidskwaliteit Gebruik lockers voor tijdelijke opslag  Reserveren via controlepaneel of aan secretariaat DSA  Hou rekening met grootte van de activiteit bij de aanvraag  Strengere controle op effectief gebruik zalen DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienstverlening: Auditoria DGFB http://centauro.ugent.be DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

BELANGRIJK: Toegang UGent voor studenten Nooit: Na 22u00 Tijdens de weekends of feestdagen Uitzonderingen: Onderwijsactiviteiten in afspraak met faculteit zelf Erkende verenigingen, kosteloos tot 22u30 Vanaf 22u30: betalen voor de extra kosten DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

BELANGRIJK: Toegang UGent voor studenten Verenigingen met een lokaal in het gebouw: Aanvraag via Centauro  enkel geldig na goedkeuring! Materiaal terugbrengen na activiteit: halfuur op voorhand permanentie bellen en vragen om open te komen doen. Als er iets dringend is waar permanentie eerder moet zijn (bv brandalarm) kan het zijn dat ze langer moeten wachten. DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Dienstverlening: verzekering Persoonlijke lichamelijke ongevallen Alleen tijdens aangekondigde activiteiten ! UGent-studenten Geen materiële schade (Uitzondering: brillen) Aangifte binnen de 8 dagen via: DSA http://www.ugent.be/nl/onderwijs/administratie/verzekering DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Subsidieerbare activiteiten? Openbare activiteit: promotie maken! UGent-studenten 10 activiteiten in jaarverslag Doelstellingen DSA (art.2) Geen winstoogmerk Op voorhand aankondigen bij de DSA! (Geen uitzonderingen!) DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Voorbeelden activiteiten: Bezoeken, excursies Film Theater, muziekopvoering, tentoonstelling Voordrachten, debatten, voorstellingen Uitgeven van tijdschriften Uitleendiensten Feestelijkheden (fuif, galabal) Sportactiviteiten DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Komt WEL in aanmerking voor subsidiëring: Secretariaatskosten, huur lokalen, uitrusting Verplaatsingskosten Voor leden: enkel transport met het openbaar vervoer of bussen (zie verder) Voor sprekers: bewijsmateriaal dient voorradig te zijn Publiciteitsmateriaal DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Komt NIET in aanmerking voor subsidiëring: Goederen met persoonlijke eindbestemming Persoonlijke eretekens Spijs en drank, met uitzonderingen van geschenken voor sprekers Wanneer het gaat om winstgevende activiteiten of wanneer er andere financiering is voorzien (tenzij die niet toereikend is) DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Uitgaven NOOIT subsidieerbaar Stickers Fakkels Gezelschapsspelen Muziekinstrumenten Personenvervoer (uitzondering: bussen en openbaar vervoer) Nationaal uitgegeven en/of verspreide tijdschriften, pamfletten, folders, affiches Duurzame goederen die niet rechtstreeks ten goede komen van de doelgroep van de vereniging DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Uitgaven BEPERKT subsidieerbaar Pamfletten, folders: details zie brochure Boekjes en tijdschriften: details zie brochure Affiches: details zie brochure Zalen en lokalen: maximum 250 EUR of 50 eurocent per m2 Sprekers: maximum 112,5 EUR/maand, overdraagbaar naar volgende maanden DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Uitgaven BEPERKT subsidieerbaar Pamfletten, folder, …: details zie brochure Boekjes en tijdschriften: geen nationale uitgaven Affiches: maximaal 500 exemplaren Zalen en lokalen: 250 EUR of 50 eurocent per m2 Sprekers: 112,5 EUR/maand, overdraagbaar DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Uitgaven BEPERKT subsidieerbaar Media: maximum 125 EUR/activiteit Abonnementen en lidgelden: max. 75 EUR/lidgeld Bussen en openbaar vervoer: 40% Duurzame goederen: vanaf 125 EUR via bestelbon DSA Sportartikelen: max. 75 EUR/jaar Tenten: 40% DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: kostennota (“blauwe formulieren”) Vereniging betaalt kost zelf Invullen kostennota en financieel verslag Bijvoegen betalingsbewijzen – originele facturen!!! Indienen op DSA Controle door DSA: correct ingevuld? Subsidieerbaar? Genoeg subsidies voorhanden? Betaling op bankrekening vereniging. Dit duurt enkele weken DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Invullen Wees duidelijk zodat wij snel de bijbehorende facturen en betalingsbewijzen vinden in jullie bijlages! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Betalingsbewijzen Factuur: op naam van vereniging ZONDER BTW- nummer UGent + betalingsbewijs Ticketjes GEEN: bestelbonnen of offertes Indien factuur niet in orde: geen betaling! Praktisch: Plakband aan alle kanten Geen nietjes Niet dubbelzijdig DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Een motivatie is ALTIJD verplicht. Indien er subsidies worden aangevraagd voor een activiteit, noteer dan duidelijk jullie inkomsten en uitgaven! Dit hoeft niet bij algemene werkingskosten. Een motivatie is ALTIJD verplicht. DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: bestelbon Op voorhand bij de studentenbeheerder te regelen Offerte indienen Controle: activiteit en product subsidieerbaar? Bestelbon afgeven aan handelaar Factuur, op naam van DSA/UGent, BTW nummer UGent, wordt verwerkt en in subsidies verrekend Termijn: soms problematisch DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: bussen Busformulier invullen op secretariaat Offerte Sylvae Tours Factuur voor vereniging 40% subsidieerbaar via kostennota (“blauw formulier”) Facultatief DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: sprekers Sprekersformulier Spreker vult zelf formulier in! Betalingsbewijzen voor onkosten (materiaal, vervoer, etc…) Spreker is niet BTW-plichtig en is geen professor of student aan UGent DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: sprekers Maximum 112.5 euro per maand, maar wel overdraagbaar naar volgende maanden Betaling rechtstreeks op rekening van de spreker. Ook dit duurt enkele weken! Ook subsidies voor personen die workshops geven, moeten via een sprekersformulier aangevraagd worden! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Procedure: VZW’s Indien BTW-nummer: factuur opstellen gericht aan de UGent en deze indienen bij de DSA Indien geen BTW-nummer: kopie van de factuur bij de kostennota voegen met verklaring op eer DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Administratieve gegevens en belangrijke data Bij laattijdig indienen riskeer je schorsing of verlies van subsidies DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Voor 15 oktober 2015 … Inlichtingsformulier: online invullen en afprinten Enkel UGent-accounts invullen Bankformulier (rekening laten overzetten naar nieuw bestuur) Statuten  Alle documenten indienen op secretariaat DSA DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Voor 1 December 2015 … Alle subsidies opgebruiken  Kostennota’s + bestelbons binnenbrengen Overschot = verloren! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Voor 10 februari 2016 … Jaarverslag indienen: Minimum 10 openbare activiteiten Bewijsmateriaal (aankondigingen) Doorsturen naar secretariaat@student.UGent.be DSA subsidievoorstelling – 07/10/2014 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Voor 10 mei 2016 … Indienen van subsidies 2e semester: Geen procentuele plicht, wel ‘iets’ Uitzondering aan te vragen bij de studentenbeheerder DSA subsidievoorstelling – 07/10/2014 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

ICT-voorzieningen Apparatuur zalen Printen/kopiëren Website Netwerkschijf Database Mail Mailinglijsten Controlepaneel DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Apparatuur zalen Podiumzaal: projector, DVD, TV, geluidsversterking Trechterzaal: projector, DVD, geluidsversterking Plenaire vergaderzaal: projector Vergaderlokaal I en II: TV-scherm  Handleidingen en zaalplannetjes: website DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Mail vereniging@student.UGent.be Voorzitter, Vice, Penning en Web Extra op aanvraag DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Controlepaneel Let op: het controlepaneel is pas beschikbaar wanneer je het inlichtingenformulier en bankformulier correct hebt ingediend! ‘Controlepaneel’ op website DSA (student.ugent.be) Toegang: Voorzitter, Vice, Penning en Webmaster Inloggen met UGent-account Onderdelen: Zalen online reserveren Overzicht subsidies Kalender/Activiteiten DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Controlepaneel: subsidies Beschikbare subsidies Huidige stand subsidies Overzicht onkostennota’s Konventen: overzicht verenigingen DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Controlepaneel: activiteiten Aankondigen van alle activiteiten Aangekondigd = verzekerd en subsidieerbaar! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten

Stel ze gerust of kom eens langs tijdens onze permanentie-uren. Nog vragen? Stel ze gerust of kom eens langs tijdens onze permanentie-uren. Bedankt! DSA subsidievoorstelling – Academiejaar 2015-2016 Directie StudentenVoorzieningen – Dienst StudentenActiviteiten