“Elk nadeel heeft zijn voordeel” Risicomanagement in het Onderwijs (MO/HO) Conferentie 23 september Nieuwegein

1. opening: Even VOORSTELLEN Hanco Gerritse Directeur Finance & Audit, Vrije Universiteit Amsterdam (VU) Anton van Rosmalen Extern adviseur voor de VU, werkzaam bij NAR (Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement Jaap Roos Controller bij de VU, coördinator Risicomanagement VU

PROGRAMMA 1. Opening (Hanco Gerritse) 2. Risicomanagement: do’s en don’ts (Anton van Rosmalen) (20 min) Algemene uitgangspunten voor succesvol risicomanagement in de praktijk 3. Ontwikkeling van Risicomanagement bij de VU (Jaap Roos en Hanco Gerritse) (20 min) Valkuilen, succesfactoren, resultaten en aandachtspunten voor doorontwikkeling 4. Interactieve sessie (o.l.v. Anton van Rosmalen) (40 min) Analyseer enkele belangrijke generieke risico’s in MBO en HO Afsluiting (10 min)

2. Risicomanagement DO’s en Don’ts2. Presentatie Anton van Rosmalen/NAR (separate sheets)

3. Ontwikkeling Risicomanagement BIJ DE VU Ontwikkeling regelgeving USA: Sarbanes-Oxley Wet N.a.v. Enron, Ahold wereldwijd aandacht voor Corporate Governance NED: Code Tabaksblat Principes en bepalingen die personen (zoals bestuurders) en partijen (beleggers e.d.) tegenover elkaar zouden moeten naleven. 2006 VSNU: Gedragscode “Goed Bestuur Universiteiten” CvB is verantwoordelijk voor beheersen risico’s en legt jaarlijks de risico- en beheersingssystemen voor aan de RvT. 2007 Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs en RJ660 B1. Rapportage inzake het interne risicobeheersings- en controlesysteem. B2. Beschrijving van belangrijkste risico’s en onzekerheden (en maatregelen)

Volledige tekst b1 en b2

RISICOMANAGEMENT BIJ DE VU: AAN DE SLAG!

RISICOMANAGEMENT: OPSTART BIJ DE VU Start invoering integraal systeem van risicomanagement  Strategische Risico Analyse i.s.m. Ernst & Young   definitie van 24 risicogebieden   beoordeling door personen uit 1ste en 2de bestuursniveau   weging op waarschijnlijkheid , impact en verbeterpotentieel   prioritering van 8 risicogebieden  risicokaarten   belegging bij 6 programmacommissies   inbedding in reguliere P&C-cyclus   faculteiten en diensten: self assesments   risicoparagrafen in begrotingen en jaarverslagen 

RISICOMANAGEMENT: OPSTART BIJ DE VU Start invoering integraal systeem van risicomanagement  Strategische Risico Analyse i.s.m. Ernst & Young   definitie van 24 risicogebieden   beoordeling door personen uit 1ste en 2de bestuursniveau   weging op waarschijnlijkheid , impact en verbeterpotentieel   prioritering van 8 risicogebieden  risicokaarten   belegging bij 6 programmacommissies   inbedding in reguliere P&C-cyclus   faculteiten en diensten: self assesments   risicoparagrafen in begrotingen en jaarverslagen  Het was helemaal niet leuk!!

WAAROM is deze EERSTE POGING gestrAND? Stand alone Onvoldoende herkenning en draagvlak op de werkvloer Eenzijdige nadruk op risico’s vermijden en reduceren Vooral bureaucratische/technocratische (tijdrovende) excercitie Teveel een doel op zichzelf Onvoldoende voorbereiding/opleiding bij de “deelnemers”

Risicomanagement : Herstart bij de vu - uitgangspunten Een zo praktisch mogelijke aanpak Het nemen van risico’s hoort er nu eenmaal bij Bewust omgaan met risico’s is onderdeel van ieders werk Het gaat om het gesprek over de risico’s Aandacht voor cultuur en gedrag

Bewust omgaan met risico’s is onderdeel van ieders werk

Risico’s: herkenbare en werkbare Hoofdindeling 1. Strategische risico’s 2. Vermijdbare risico’s 3. Externe risico’s Waarom is dit onderscheid relevant? Omdat je elk type risico wezenlijk anders benadert en behandelt!

Strategische RISICO’s Welke strategische doelstellingen wil ik bereiken? Voorbeelden vanuit VU: (1) Grote interne organisatie-aanpassingen (2) Belangrijke externe samenwerkingsverbanden Welke risico’s kunnen dat belemmeren? Deze risico’s neem ik! Wat kan ik doen om deze risico’s te beheersen?

VERMIJDBARE RISICO’s Welke vermijdbare gebeurtenissen kunnen mijn reguliere processen verstoren? Deze risico’s wil ik niet lopen! Voorbeelden vanuit VU- optiek (1) Nadruk op excellent onderzoek  excellent onderwijs komt in gedrang (2) Complexiteit IT- voorzieningen  kans op storingen O&O -ondersteuning Wat kan ik doen om deze risico’s uit te sluiten? (1) Excellent onderwijs: meer zorg voor kwaliteit en motivatie van docenten (2) IT-complexiteit: verbeteringen in IT-architectuur en –organisatie

EXTERNE RISICO’s Welke gebeurtenissen vanuit de buitenwereld kunnen mij nadelig treffen? Voorbeelden vanuit VU- optiek (1) Onzekerheid vanuit de “politiek”  wet- en regelgeving, bekostiging (2) Calimiteiten in/vanuit de directe omgeving Wat kan ik doen om mij zo goed mogelijk te beschermen? (1) Strategie (SWOT-analyse) (2) Flexibiliteit inbouwen/ early warning (3) Zo mogelijk verzekeringen afsluiten/veroorzakers aansprakelijk stellen

EXTERNE RISICO’s

Hoe heeft de VU het verder aangepakt? CvB-voorzitter treedt zelf actief op als ambassadeur van de nieuwe aanpak Stuurgroep risicomanagement o.l.v. een decaan met diverse sleutelfiguren uit faculteiten en diensten Coördinator risicomanagement aangesteld binnen de organisatie (bij F&A) Externe expertise ingehuurd voor advisering/ondersteuning bij opstart en doorontwikkeling Workshops georganiseerd voor betrokkenen in de breedte van de organisatie

Welke resultaten zijn behaald? (1) Vernieuwde risicoparagraaf in VU- Jaarverslag 2013 (2) Risicoparagrafen in de jaarplannen 2015 van alle eenheden  (3) Risico’s nu vast onderwerp in bestuurlijk overleg (dialoog) -Op basis van analyse en advies van coördinator risicomanagement- (4) Aangevulde risicoparagraaf in VU- Jaarplan 2015 (5) Risicomonitoring in de tussentijdse interne rapportages (6) Geactualiseerde risicoparagraaf in VU- Jaarverslag 2014 (..) Nieuwe actualisering voor centraal en decentrale jaarplannen 2016 Risicobewustzijn is toegenomen: bewust risico’s accepteren en managen

Welke Belangrijke Uitdagingen zijn er nog? Vasthouden van de aandacht voor dit onderwerp (verankering) Op het niveau van de eenheden leren om de risico’s nog scherper te analyseren: oorzaken  mogelijke gebeurtenis  mogelijk ongewenst gevolg 3. Beheersmaatregelen niet alleen benoemen maar ook de uitvoering borgen 4. Eenheden moeten het proces zelfstandig kunnen uitvoeren

CONCLUSIES / AANBEVELINGEN 1. De top moet het belangrijk vinden en dat uitdragen. 2. Maak het niet ingewikkeld, hou het praktisch. Laat de mensen de voordelen zèlf ervaren. Geef ondersteuning in het groeitraject. Maak het normaal

Veel Succes !!

4. Oefening in grOepen: risico’s in de sector Mbo/ho

Vijf mogelijke generieke risico’s in het MBO/HO Integrale veiligheid Rijksbeleid Bestuurlijke effectiviteit Onderwijskwaliteit Reputatiemanagement

Toelichting Integrale Veiligheid: risico’s door veelal open toegang, grote aantallen en diverse achtergronden van bezoekers, studenten en medewerkers; ook eventuele andere veiligheidsrisico’s Rijksbeleid: risico’s door wisselende/ onzekere koers m.b.t. bekostiging, studiefinanciering, beleid en wet- en regelgeving Bestuurlijke effectiviteit: binnen de instelling (op alle niveaus), mogelijke risico’s door schaalgrootte, complexiteit, bedrijfscultuur etc. Onderwijskwaliteit: Welke risico’s? Is kwaliteit voldoende geborgd? Reputatiemanagement: Instellingen liggen onder het “vergrootglas” Welke risico’s geeft dit? Hoe om te gaan met publiciteit?

OPDRACHT: WERK een risico uit aan de hand van 5 vragen Naam/korte beschrijving van het risico 1. Waarom is juist dit risico nu eigenlijk zo belangrijk? In welke mate hebben we zicht op de omvang van de gevolgen en de kans van optreden? In welke mate hebben we zelf invloed op de beheersing van dit risico? 2. Wat doen we op dit moment aan de beheersing van dit risico? 3. Is dit effectief? We zijn m.b.t. dit risico wel/niet in control omdat: …….. Hoe kunnen we de aanpak van dit risico nog verbeteren? Tijd: 20 minuten voor deze “vijf-vragen analyse”

5. Afsluiting en feed back Welke vragen zijn er nog ? Wat vonden we er van? Neem mee: Risicoparagraaf VU Jaarverslag 2014 Neem gerust contact met ons op: Hanco Gerritse: j.j.gerritse@vu.nl tel: 020 - 59 85 543 Jaap Roos: j.roos@vu.nl tel: 020 - 59 89 502 Anton van Rosmalen: a.vanrosmalen@risicomanagement.nl tel: 06 – 53 22 88 34