Berichtenverkeer hulpmiddelen CONCEPT Aryan Kortekaas (Medipoint), Tom Uleman (Gem. Zaanstad) Versie 3.1, 27-8-2015

Uitgangspunten Hergebruik iWMO-standaard Berichtenverkeer via Vecozo en GGk Geen half werk: als een gemeente kiest om berichtenverkeer toe te passen, dan moet ook alles via berichtenverkeer lopen (om te voorkomen dat door achterstand in de administratie facturen niet-herkend en dus geweigerd worden) Als een gemeente en leverancier afspreken berichtenverkeer te gebruiken, dan wordt ook volgens de standaard gewerkt. Maatwerk per gemeente bij het gebruik of de interpretatie van berichten is niet mogelijk. Afspraken maken over maximale reactietijden op berichten. NB. Dit betekent niet dat er binnen de standaard afspraken gemaakt worden over servicenormen bij het uitvoeren van opdrachten door de leveranciers. Dit gaat alleen over reactietijden op berichten. Functionaliteit “Amsterdamse oplossing” plus declaratie Berichtuitwisseling start na het “keuzeproces”. Aanmeten en offreren is (in eerste instantie) buiten scope Een eventuele offerte of geleverde “configuratie” wordt buiten het gestandaardiseerde berichtenverkeer om uitgewisseld. Richten op de massa (ca. 95%) die gestandaardiseerd afgehandeld kan worden, geen ondersteuning uitzonderingen/speciale bestellingen/maatwerk Indien de leverancier ander advies heeft dan de opdracht, wordt daarover buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd (bijv. via e-mail of telefonisch). Nadat overeenstemming bereikt is wordt evt. de oorspronkelijke opdracht via een bericht geannuleerd, gevolgd door een nieuw opdrachtbericht. Informatie die bij zowel gemeente als leverancier bekend is, wordt niet uitgewisseld via het berichtenverkeer (bijv. contractnummers, contractvormen)

Functionaliteit Amsterdam

Vertaling naar iWMO “Amsterdam” + iWMO (voorstel) Opmerking Nieuwe opdracht WMO301 Retour WMO302 (“OK”) Nieuwe opdracht, uitfasering WMO301 + WMO301 (Einddatum=Startdatum nieuwe opdracht) Retour WMO302 (“OK”) Feitelijk gaat het hier om technische vervanging. Deze situatie komt relatief weinig voor. Het initiatief ligt dan bij de leverancier. Binnen de iWMO 2.0 standaard, kan dit proces worden ondersteund met: Einde zorg bericht (WMO307) Verzoek om toewijzing (WMOxxx) Zorgtoewijzing (WMO301) Inname WMO301 (Einddatum=Innamedatum) Annuleer opdracht WMO301 (Startdatum opdracht=Einddatum opdracht) Melding levering WMO305 Retour WMO306 (“OK”) Gemeenten hebben verschillende regels om de ingangsdatum van huur te bepalen. De voorkeur gaat uit naar een beperkt aantal standaard varianten. Melding inname WMO307 Retour WMO308 (“OK”) Declaratie WMO303 (Retour WMO304, geweigerde declaratieregels) Sommige gemeenten betalen huur zonder daarvoor een declaratie ontvangen te hebben. De “melding aanvang zorg” (WMO305) is dan voldoende.

Opdrachtbericht (WMO301) Ondersteunt de volgende contractvarianten: Koop cliënt ontvangt hulpmiddel in eigendom, zonder onderhoud Bruikleen, gem. eigenaar, cliënt gebruikt , vaste prijs onderhoud voor rekening gemeente Bruikleen, zie 2, onderhoud voor rekening gem. o.b.v. “uurtje-factuurtje” Huur lev. eigenaar, cliënt gebruikt, onderhoud is inclusief Combinatie van (1) Eigendom en (2) Bruikleen. Afhankelijk van de definitieve prijs die pas na aanmeting bekend is (werkt met een contractueel afgesproken drempelbedrag). WMO301 wordt gebruikt voor nieuwe levering én voor aanpassingen: Aanpassing leidt niet altijd tot declaratie. Als verschillende varianten bij een gemeente naast elkaar voorkomen (voor verschillende productcategoriën)., dan zijn die varianten contractueel vastgelegd. Dit hoeft dus niet in het bericht te worden meegegeven. In het geval waarbij eigenlijk sprake is van twee opdrachten, nl.: “lever” (eenmalig) en “onderhoud” (doorlopend), zij er twee opties: Versturen van één WMO301-bericht. Contractueel is immers vastgelegd dat bij aanschaf altijd sprake is van onderhoud. In dit geval moet dat ene bericht twee processen triggeren. Versturen van twee afzonderlijk e berichten, één voor de aanschaf en één voor de opdracht om onderhoud te plegen op het aangeschafte. Besloten is t.z.t. aan de softwareleveranciers van de gemeenten voor te leggen welke optie het meest praktisch is voor de betreffende aplictaies.

Mutaties Er zijn verschillende soorten tussentijdse mutaties (de leveranciers vullen onderstaand lijstje aan): Annuleringen van opdrachten (voor levering) Innames in opdracht van de gemeente Vervanging van een hulpmiddel Aanpassing van een hulpmiddel Verhuizing van gemeente A naar gemeente B. Overstappen naar andere leverancier (verzoek cliënt) …. Er is behoefte aan een indicatie in het betreffende iWMO-bericht waarmee aangegeven kan worden dat het om één van deze situaties gaat en niet om een nieuwe levering. Er moet gekozen worden met welke (combinaties van) berichten deze situaties worden gecommuniceerd en welke berichtinhoud daarbij hoort.

Declaratieberichten (WMO303) Declaratie afhankelijk van contractvorm Koop: Eenmalige declaratie Huur: Declaratie per maand/4 weken (of niet (gem. Utrecht) of andere frequentie) Bruikleen: Eenmalige declaratie i.v.m. aanschaf èn periodieke declaratie onderhoud Deze wordt getriggerd door de eenmalige declaratie (a.d.h.v. de contractafspraak op categorieniveau) zodat hier geen extra bericht nodig is. Dit zou functionaliteit van de applicatie van de gemeente worden; Voorleggen aan IT-leveranciers of dit mogelijk is. Declaratie onderhoud uurtje-factuurtje NB. Signaleren overschrijden van een evt. plafond is geen onderdeel berichtenverkeer. Als met vaste prijzen wordt gewerkt kan de gemeente (voorlopig) betalen zonder declaratie. Het ontvangen 303-bericht kan door de gemeente worden beschouwd als pro-forma factuur. Bij ontvangst van het bericht kan de betaling “definitief” worden gemaakt. Twee opties: De leverancier stuurt de ene gemeente wel en de andere geen declaratieberichten. De leverancier stuurt altijd een declaratiebericht, de gemeente kiest ervoor om dit wel of niet te verwerken in de administratie.

Aanvangzorgbericht (WMO305) Algemeen Melden levering aan gemeente Maatwerk Melden gekozen product en bijhorende prijs (is ook nodig als wordt gewerkt met drempelbedragen (zie bij WMO301) Oneens over prijs? Komt in de praktijk nauwelijks voor, offertes worden bijna altijd ongewijzigd geaccepteerd. Voor deze situatie geen standaard proces inrichten, maar als uitzondering beschouwen. De rubrieken “eenheid” en “volume” zouden gebruikt kunnen worden om de gewenste gegevens van de leverancier bij de gemeente te krijgen. €’s is bijvoorbeeld een toegestane eenheid. Naast het startmoment voor facturatie cq. betaling van aanschaf, huur en/of onderhoud is het WMO305 bericht ook een trigger voor de eventuele inning van de eigen bijdrage.

Tijdlijn berichtenketen (“happy flow”) 1e declaratie 303 Opdracht beëindiging 301 Bevestiging inname 307 Opdracht 301 Levering 305 1/1 1/2 1/3 Bij de initiële opdracht is de einddatum van de beschikking niet gevuld Bij de opdracht tot beëindiging is de einddatum, gevuld met de datum waarop het recht vervalt.

Uitgangspunten aanpak pilot Overeenstemming uitgangspunten en functionaliteit Uitwerken berichtinhoud Droogtesten proces vóór aanpassing applicaties (bijv. m.b.v. “berichtenconverter”) Functioneel ontwerp applicaties leveranciers en gemeenten Aanpassing iWMO-standaard door ZIN, VNG/KING na afronding pilot Aansluitcampagne gemeenten Aanpassen applicaties Definitieve implementatie Gemeenten helpen met handreiking (van VNG/KING) over voordelen van berichtenverkeer en procesaanpassingen die nodig zijn. Aanpassing van berichten, zonder deze direct tot standaard te verheffen (I.o.m. KING lijkt dit wel mogelijk in het kader van een pilot (bijv. door het definiëren van een zgn. “WMO305B” bericht))