Cluster Grond Afspraken januari-maart 2015 DEPT Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) DEPT Stedelijke vernieuwing en openbaar domein (SVOD) IVA Mobiliteitsbedrijf

Overzicht voorgestelde projecten Op te starten in januari (Groen: lopend of opgeleverd) [P01] Decentrale werking WBW [P02] Groend/WBW: Processen [P03] Groend/WBW: Infrastructuur [P04] Begraafplaatsen integreren in de Groendienst [P05] Groendienst OCMW integreren in de Groendienst [P06] Projectenbureau [P07] Toezicht Bouw, Won, Mil [P08] [P18] IOD/Tak Adm [P09] Dienstenbedrijf Soc. Econ [P10] Visuele Hinder [P11] Stroom – Verkeerstechnieken [P12] Stedenbouw/Ruimt. beleid [P13] Omgevingsvergunning [P14] Onroerend erfg. & Arch. [P15] Centralisatie Loket ST/OD [P16] Loketten Grond (Möbius) [P17] Minder Hinder Model Grond: Samenwerkingsmodel (Arch International)

Inhoudstafel Thema’s en coördinatierollen ICT & databeheer Strategie & kwaliteit FIN HR Communicatie Huisvesting Overleg Overzicht per departement en per dienst

1. Thema’s en coördinatierollen

Thema ICT & databeheer Stadsbrede afspraken: Bedrijfsbrede systemen worden centraal aangepast Grote lijnen: Tegen 1/01 wordt de structuur aangepast Tegen 1/02 rechten proper gezet vanuit Digipolis komt afzonderlijke communicatie per IT-toepassing Dienstspecifieke systemen met impact zijn in de planning DG gegoten, Digipolis vraagt aan ICT-coördinatoren overzicht van de toepassingen vs. noodzakelijke rechten. Info-uitwisseling tussen ICT coördinatoren en MPL hiervoor noodzakelijk. (DG zou ingevulde sjablonen bezorgen: quid?) Diensteigen programma’s door diensten opgemaakt, blijven de zorg van de diensten, overzicht beschikbaar (= ICT systemen waarvan de rechten door de Stad beheerd worden)

Thema ICT & databeheer Specifieke afspraken ICT coördinatoren (in team) Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Claude Lybeer Opmerking: werk & economie naar Greet Agneessens Stedelijke vernieuwing en openbaar domein Philippe Bauters Nele Somers – terug vanaf 1/02 (databeheer en projecten) Hilde Meiresonne (procesanalyse, maar blijft in eerste instantie Afdelingen van dienst Administratie RUMODO ondersteunen) Aanvragen ingeven in INFRA door de nieuwe ICT coördinatoren ICT-team zit periodiek samen: overgangsfase huidige werking/dienstverlening aanhouden Coördinatie ICT-aanvragen (hardware/software) vanaf januari via team ICT coördinatoren Afspraak met Digipolis ivm netwerkschijven: Huidige netwerkschijven blijven behouden, inclusief de rechten Extra rechten via de IT-coördinatoren aan te vragen BIB-overleg blijft zoals het is (Basis Informatie Beheer): Nele S / Philippe B / Claude L infra/FM-portaal: wanneer rechten aangepast / goedkeuringsflow Q: back-ups oplijsten en wijzigen per departement Wat moet er nog aangepast? Adviesvragen vanuit Q Projectportfolio ICT Overlopen: go / no go Contactpersonen blijven

Thema Strategie & kwaliteit Stadsbreed Gent2020 : Strategische cascade van doelstellingen en activiteiten is verwerkt Timing voorbereiding BO 2016: april Deadline nieuwe wijzigingen aan de diensten- en activiteitenstructuur Check van de beleidsdomeinen i.s.m. met Tom Van Nieuwenhove NIET: volledige BO 2016 voorbereiden (!) door alle coördinatoren Specifieke afspraken Coördinatoren kwaliteit: SVOD: Doris De Baets DSOO: Claude Lybeer Beheer indicatoren coördinatie via de coördinatoren kwaliteit Werk & economie: Lieven Tusschans beheerders in de diensten blijven ongewijzigd Beleidsevaluatie en jaarrekening: kwaliteitscoördinator stuurt aan bij lijnmanagement

Thema Financiën Algemeen Coördinatoren Financiën (COOF’s) vandaag blijven vanaf januari nog hun huidige diensten servicen (afsluiting, …) Voor BW15 wordt daar met de nieuwe COOF’s gewerkt (start vanaf februari) Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Stedelijke vernieuwing en openbaar domein Team: Sabine Cardoen (vroeger Werk & Economie) Michel Clonen (vroeger MGG) Bart Timmerman (vroeger Rumodo)

Thema Financiën Werkafspraken januari-maart Dienstverlening dienstverlening huidige COOF’s versus diensten en diensthoofden blijft behouden in afwijking hierop zal voor de Dienst Monumentenzorg en Architectuur Michel Clonen als contactpersoon fungeren vanaf 1 januari in afwachting van een definitief contactpersoon. Er wordt met Dirk Boncquet een maandelijks overleg ingepland. Huidige boekhoudcellen blijven hun diensten ondersteunen zoals vandaag COOF’s houden gezamenlijke vergaderingen Departementshoofden worden geadviseerd door het team COOF’s Coördinatoren FIN maken een werknota op Mbt concrete werking januari-maart (datum: x/x/x/) Mbt voorstel werking TO BE grond (datum: x/x/x) Blik vooruit In februari – maart budgetopmaak 2016 deadline april 2015 Wie? Nieuwe departementshoofd en coördinator Vragen naar toekomstige werking deadline: 1ste draft voor bespreking eerste week februari ?

Thema HR Stadsbreed Activiteiten en personeel (incl. leidinggevende structuur) worden centraal verschoven naar nieuwe departementale structuur tegen 1/1/2015 Cevips (check link wie-is-wie intranet) Gent2020 e-HRM Xtremis Instructies i.v.m. wijzigen leidinggevende en plannings- en evaluatiecyclus: is beschikbaar bij HR (info van enkele maanden terug / checken), onlangs via HR nieuwsflash nieuwe communicatie doorgestuurd Opsomming van HR-tools waarin leidinggevend relatie een rol speelt (Inge Schelstraete) Contactpersonen Personeel passen in Cevips de leidinggevende rol aan op aangeven van de huidige coördinatoren HR voor 1 januari. Budgetwijziging en personeelsplan: afspraken deze week tss Organisatieontwikkeling en coördinatoren HR BW15 nog volgens oude structuur, overleg ifv overlappende stukken wordt door OO voorzien vanaf BO16 volgens de nieuwe structuur (deadline BW15 = eind januari)

Thema HR Specifieke afspraken HR coördinatoren: Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Jan Hollants (diensten Werk, Economie, Monumentenzorg en Architectuur) Peggy De Witte (dienst Klimaat en Milieu, Stedenbouw en Ruimtelijke Planning, dienst Wonen) Stadsvernieuwing en openbaar domein Doris De Baets personeelsaanvragen na 1/01 worden door het nieuwe departementshoofd goedgekeurd + door de nieuwe HR-coördinator ingegeven in SAP voor de diensten van het departement, maar met advies van de vorige coördinator HR (waar nodig). Functioneringsgesprekken Q1/2015 Afsluitend evaluatie door de leidinggevende van 2014: er is sowieso iets nodig ifv overdracht leidinggevende, zie HR-flash/intranet FG met nieuwe afspraken door nieuw departementshoofd, met input van vroeger departementshoofd Komen samen in één formulier met tussentijdse evaluatie, wordt doorgegeven aan nieuw departementshoofd

Thema Communicatie Stadsbreed Opgemaakt: leidraad aanpassingen bij naam- en organogramwijziging of verhuizing (contact : Joke Desimpelaere). Verspreiding en uitvoering in bespreking. Specifieke afspraken Coördinatoren Communicatie (CoCo) SVOD: Lieve Staes, Koen De Borger DSOO: Maryse Millet, Greet Agneessens (W&E) Vanaf 1 januari 2015 neemt de coördinator van het nieuwe departement de coördinatie over de diensten (vertegenwoordiging Werkgroep, redactieraad) Overleg met de vroegere Coco wanneer nodig. Ondersteuning projecten blijft opgevolgd door huidige CoCo waar noodzakelijk Voor de beide departementen wordt er pas op 27 april gecommuniceerd, tot dan oude dienstnaam/departementsnaam hanteren.

Thema Juridische ondersteuning Jan-Maart: behoud huidige dienstverlening Bestaande departementale dienstverlening aan de diensten blijft behouden Inhoudelijk advies Overheidsopdrachten Opmaak Q-besluiten IDEM behoud ondersteuning en relatie juridische dienst Het Ecowerkhuis kan voor juridische ondersteuning vanaf 01.01.2015 een beroep doen op de juristencel bij Dienst Coördinatie. TO BE model Uit te werken tijdens de maanden januari - maart

Thema Huisvesting Algemene coördinatie Coördinatie BBB: Marleen Mercelis Coördinatie FM: Jochem Naaktgeboren (directeur Vastgoedbeheer) Coördinatie concrete verhuizingen: Christian Vidts (FM Vastgoedbeheer) FM coördinatoren Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen Michel Clonen, Sabine Cardoen (W&E) Stadsvernieuwing en openbaar domein Bieke Mangeleer FM-portaal Werkorders via FM contactpersoon in de diensten (blijft ongewijzigd)

Thema Huisvesting Administratieve gebouwen In een eerste periode blijft de huidige huisvesting behouden: W&E: AC Portus, incl. OOG MGG: Gentbrugge Rumodo: AC Zuid Doelstelling Lange termijn is gezamenlijke huisvesting op site Zuid stappenplan van meerdere jaren afstemming departementshoofden/MPL/FM/Marleen Mercelis Prioritaire beweging 2de helft 2015 is verhuis van Milieutoezicht, Milieudienst en Staf en departementshoofd DSO&O naar site Zuid. Milieutoezicht is de 1ste aan de beurt. Deze planning moet nog worden bevestigd en gedetailleerd door FM. aandachtspunten: FM rollen vs rollen binnen departementen. (AC zuid/Katrien) FM-coördinatoren geven contacten voor Brand & evacuatieoefening en afspraken, zelf door aan IDPDW resource in te plannen voor verhuisbegeleiding nodig, archivering

Thema Huisvesting Logistieke gebouwen Korte termijn: depotwerking groendienst/wegendienst (Gentbrugge - Aard) Lange termijn: studie en project FM

Thema Overleg Directieteam Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen (DSOO) Periodiek overleg, later te bepalen Samenstelling: Veerle Van de Voorde, departementshoofd Hilde Reynvoet, Wonen Gudrun Van Der Gucht, Werk Daan Vander Steene, Economie Katleen Straetmans, Milieu & klimaat Dirk Boncquet, Monumentenzorg en architectuur Philippe Van Wesenbeeck, Stedenbouw en ruimtelijke planning Frank Vanden Bulcke, IVA Mobiliteitsbedrijf Coördinatoren

Thema Overleg Directieteam Stadsvernieuwing en openbaar domein (SVOD) Periodiek overleg, telkens op donderdagochtend Samenstelling: Reginald Claeys, departementshoofd Vera Bracke, Groendienst Ine Rutten, Dienst Toezicht Mieke Van Melkebeek, Dienst Administratie Ilse Verschoore, Dienst Coördinatie Dirk De Baets, Dienst Wegen, Bruggen, Waterlopen An Schmücker, Ecowerkhuis Frank Vanden Bulcke, IVA Mobiliteitsbedrijf Coördinatoren

2. Overzicht per departement en per dienst

Mobiliteitsbedrijf Leidinggevende Frank Vanden Bulcke Coördinatorrollen worden binnen het IVA opgenomen Contactpersonen blijven zoals gekend

SVOD - Dienst Coördinatie Leidinggevende Ilse Verschoore Contactpersonen blijven zoals gekend

SVOD - Groendienst Leidinggevende Vera Bracke Contactpersonen blijven zoals gekend

SVOD - Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen Leidinggevende Dirk De Baets Contactpersonen blijven zoals gekend

SVOD - Dienst Administratie Leidinggevende Annemieke Van Melkebeek Contactpersonen blijven zoals gekend Databeheer te bekijken

SVOD - Dienst Toezicht Wonen, Bouwen en Milieu Timing: 1 januari 2015: team van Milieutoezicht bij dienst Toezicht Wonen, Bouwen en milieu (SVOD) Ine Ruttens wd. Dir. team Afdeling Bouw- en woontoezicht: bij Administratie, o.l.v. Annemieke V.M. Bij in dienst treden nieuwe directeur overgang naar nieuwe dienst voor beide teams Verhuizing, concrete datum nog niet bevestigd, midden 2015 is voorgesteld Hervorming naar de nieuwe dienst Afspraken: Databeheer gedeeld met milieudienst: Jeroen Mercy Toekomstige afspraken met Nele Somers en Philippe Bauters Administratieve ondersteuning met milieudienst: Afspraak: alleen HR-administratie wordt door Tamara Lega opgenomen, tot de nieuwe directeur er is. FM-portaal: Zolang de dienst in Gentbrugge gehuisvest is, blijft het bij het bestaande (Arthur Depuydt) Archief: te bekijken bij verhuis

SVOD - Ecowerkhuis Gaat over naar Stadsvernieuwing en Openbaar Domein Is tijdelijk een ‘projectdienst‘ rechtstreeks onder departementshoofd Leidinggevende: An Schmücker Algemeen: Gezondheidsdienst en Eco-Werkhuis maakten afspraken mbt delen/opsplitsen van taken Contactpersoon klachten / inclusief invoegen in CRM-toepassing Wordt verder met An Schmücker afgesproken, tot 1 februari neemt Katia dit nog op. Contactpersoon IT: An Schmücker neemt dit op met Philippe Bauters, vanaf 1 januari via Philippe Bauters. FM: blijft tot de verhuis bij het Eco-Werkhuis (Stefanie Boussemaere) POB/Q-rol: wordt door de juristen van dienst Coördinatie vanaf 1/01 opgenomen

DSOO - Dienst Wonen Leidinggevende Hilde Reynvoet Contactpersonen blijven zoals gekend

DSOO - Dienst Economie Leidinggevende: Daan Vander Steene Contactpersonen blijven ongewijzigd Specifieke aandacht: sectorenoverleg over de diensten heen wordt meegenomen in de toekomstige stafoefening aandacht voor overleg tussen Werk en Economie

DSOO - Dienst Monumentenzorg en Architectuur Leidinggevende Dirk Boncquet Contactpersonen blijven zoals gekend tot nader order, contactpersonen Financiën & HR worden later vastgelegd

DSOO - Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning Leidinggevende Philippe Van Wesenbeeck Contactpersonen blijven zoals gekend

DSOO - Dienst Milieu en Klimaat Leidinggevende Katleen Straetmans Contactpersonen blijven zoals gekend De komende maanden duidelijkheid te brengen over toekomst gedeelde taken binnen staf/FO/Secretariaat/Milieutoezicht/Milieudienst

DSOO - Dienst Werk Leidinggevende: Gudrun Van Der Gucht Contactpersonen blijven ongewijzigd Specifieke aandacht: sectorenoverleg over de diensten heen wordt meegenomen in de toekomstige stafoefening aandacht voor overleg tussen Werk en Economie