Werkgroep personeel / HNW-kantooromgeving woensdag 6 juni 2014 VAC Hasselt aangepast Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Programma Agenda: vanaf slide 10. Kennismaking aanwezige deelnemers + bekommernissen. Principes, voorbeelden en bespreking van afsprakenkaders in een open kantooromgeving. Ter inspiratie: document afsprakenkader AgO.*  Het Werkplekspel als hulpmiddel voor het opmaken van een afsprakenkader. Beschikbaar: digitale versie vragen afsprakenkader. * Varia. * Documenten beschikbaar op website VAC Hasselt.

Aanwezigen Ida Ceulemans, Ruimte Vlaanderen Andrea Coopmans, Ruimte Vlaanderen Lieve Vandebroeck, dLV Dirk Pairoux, Wonen Vlaanderen Annemie Forier, Zorg en Gezondheid Geert Ruysseveldt, RWO Inspectie Erwin Das, aBB Limburg.

Waar lopen we tegenaan ? o.a. * Telefoneren: waar kan dit best zonder te storen ? Suggesties: bij voorkeur niet op de werkplek; wel in cockpit, overleglokaal, andere locatie (gelinkt aan plaatsonafhankelijk werken). Onderscheid inkomende en uitgaande telefoons (te groeperen) - Aanpassen telefonische servicetijden. Document: telefoneren: in voorbereiding. * Telewerken: hoe implementeren ? Omzendbrief plaats- en tijdsonafhankelijk werken. In voege vanaf 1 juni. Voor iedereen die er voor in aanmerking komt. Mits het maken van de nodige afspraken. Belangrijk: ondersteuning leidinggevenden: welke afspraken maken? voor wie ? bereikbaarheid / beschikbaarheid; opvolgen resultaten; hoe samenwerken ? = leidinggeven op afstand. * Overgangsperiode in afwachting van definitieve verhuis: wat hebben entiteiten nodig om efficiënt te kunnen werken ? Ook af te stemmen met AFM. Werkgroep Facilities.

TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving.

Trajectplan opstellen (2) Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent … Instrument: Doelgroep Acties   Voorjaar 2014 Zomer 2014 Najaar 2014 1ste helft 2014 Leidinggevenden Verhuis Beter Anders Werken Medewerkers / alle personeelsleden

Trajectplan (3) Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen Zie ook presentatie foto’s werkplekken

Trajectplan: voorbeeld (4) Voorjaar 2014: 0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ? wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2) Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding; invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) Zomer 2014: Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator. Najaar 2014: Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. Via aparte workshops voor leidinggevenden Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 De rol van de leidinggevenden.

Principes HNW kantooromgeving toelichten (1) Aanpak: Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. via het Werkplekspel. Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111 via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

Instrument: principes HNW (2) PRINCIPES ANDERS WERKEN Stand van zaken Toelichting / Aandachtspunten Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…) Opmerkingen   Wordt toegepast Gedeel- telijk toegepast Niet toegepast Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek enz. Clean desk toepassen = ’s avonds werkplek opruimen Groepsklassementen: papier = geen individuele klassementen digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers = digitaliseren Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken Afsprakenkader Anders Werken Telewerken Afsprakenkader Telewerken

Afsprakenkader maken (1) Aanpak: Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader Met input van leidinggevenden/medewerkers Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. Doel: - in neutrale tijden afspraken maken - storende elementen weghouden van de werkvloer. Instrument: Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Afsprakenkader AgO op website VAC Gent. Werkplekspel als hulpmiddel.

Afsprakenkader principes AW Alle principes samen toepassen !!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen Papier = geen individuele klassementen Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Format workshop afsprakenkader CORPI: 10 minuten Context; Objectieven; Rollen; Programma; Interactie. Kennismaking + Capteren bekommernissen Wat is al gebeurd ? 5 minuten = Kadering traject hnw / open kantooromgeving. Werkplekspel: 1 uur - toelichting soorten werkplekken + principes - spelen werkplekspel (selectie van vragen) - nabespreking vragen Aftoetsing met afsprakenkader 30 minuten Vervolgtraject 5 minuten wat gebeurt verder met input ? Definitief afsprakenkader wat gebeurt verder ter voorbereiding ?

Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. Format: - vooraf: vragen selecteren. Digitale versie is beschikbaar. Introductie principes HNW Werkplekspel spelen Nabespreking Opvolging: opmaken / aanpassen afsprakenkader. Instrument: Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Voorbeelden: Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

Werkplekspel spelen spelregels (2) 4 tot 6 personen per speelbord Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en bespreken verschillende situaties (kaartjes) 3 typen: werkplekken overlegplekken faciliteiten 3 thema’s: kennis en weten normen en waarden houding en gedrag Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

Werkplekspel spelen: spelregels (3) Iedereen kiest pion en zet die op kaart ENTREE. Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen: Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk 2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan. Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het gesprek en de tijdbewaking. Als je het eens bent, leg je besproken kaart op kaart EENS. Oneens op kaart VERSCHILLENDE MENINGEN. NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

Vervolgtraject: Werkgroep personeel / HNW : Algemeen: - werkgroep personeel / HNW /AW: (+/- 2-)maandelijks : voorstel: volgende vergadering: september. Via doodle 5 mogelijke data; in te vullen tegen 14 juli. Agenda: Deel 1: waar staan we ? Waar lopen we tegenaan ? Deel 2: opmaken afsprakenkader (voor wie er niet bij kon zijn op 6 juni) - rapportering in stuurgroepen VAC Hasselt: juni enz. Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Eventuele behoeften op maat: per mail.