e-Procurement voor Openbare Aankopers Infosessie e-Procurement voor Openbare Aankopers Federale dienst e-Procurement Versie: 2015-200

De e-Procurement modules Huidig landschap Programma Programma Wat is e-Procurement? Definitie en begrippen Waarom e-Procurement? Wettelijk kader De voordelen De e-Procurement modules Huidig landschap

e-Notification Programma (2) Definitie De functies Juridisch kader Free Market Best Practice

e-Tendering Waar vind ik meer info? Demo en vragen Programma (3) Definitie De functies Juridisch kader De voordelen Veranderingen in werkmethode Best practice Waar vind ik meer info? Demo en vragen

Wat is e-Procurement? Definitie en begrippen Elektronisch verloop van processen en transacties bij overheidsopdrachten Via internet Begrippen zie begrippenlijst

Wat is e-Procurement? Waarom e-Procurement? Overheidsopdrachten in Europa = ong. 15 à 20 % vh BBP (ong. €1500 à €2000 miljard!) Rechtvaardigt de investering om het aankoopproces te verbeteren

Wat is e-Procurement? Wettelijk kader België www.publicprocurement.be > Overheidsopdrachten > Regelgeving Opgesteld op basis van Europese richtlijnen

Toelating om overheidsopdrachten via het internet af te handelen Wat is e-Procurement? Wettelijk kader (2) Bevat oa: Toelating om overheidsopdrachten via het internet af te handelen

Wat is e-Procurement? Wettelijk kader (3) Europa – nieuwe richtlijn Stemming Opdrachtdocumenten online Verplichte elektronische offertes voor opdrachtencentrales Verplicht elektronische offertes (alle procedures) Februari 2014 Februari 2016 Februari 2017 Augustus 2018

Grotere doeltreffendheid van de aankoopprocedures Wat is e-Procurement? De voordelen Efficiëntie Grotere doeltreffendheid van de aankoopprocedures Een betere mededinging Administratieve vereenvoudiging Transparantie van de procedures voor overheidsopdrachten

Voor openbare aankopers Voor ondernemingen Wat is e-Procurement? De voordelen (2) Kostenbeperking Voor openbare aankopers Voor ondernemingen Onderzoek door een extern bedrijf : als papieren offerte € 100 kost – dan kost dezelfde elektronische offerte € 20

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Search tender notice Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Public officer Supplier

De e-Procurement modules Publish tender notice e-Notification Define evaluation Evaluate tenders e-Awarding Approve catalogue Prepare catalogue e-Catalogue Search tender notice Submit tender Open tenders e-Tendering Configure auction Participate in auction e-Auction Prepare order Deliver products e-Ordering Public officer Supplier

Publicatielandschap in België

Het publiceren van overheidsopdrachten e-Notification Definitie Het publiceren van overheidsopdrachten Alle nationale publicatieformulieren Alle Europese publicatieformulieren Verzending naar PBEU Onmiddellijke of uitgestelde publicatie Het publiceren van opdrachtdocumenten Free Market

e-Notification De functies Verschillende rollen Superuser Uitgever Editor Dossierbeheer Vooraankondiging, aankondiging, gunning, erratum in 1 dossier Goedkeuringsgroepen Forum

e-Notification De functies (2) Beheer beperkt dossier Statistieken Bibliotheek opdrachtdocumenten

e-Notification Juridisch kader Bulletin der Aanbestedingen => enig platform met juridische waarde

e-Notification Free Market Aankoop < publicatiedrempel Verkoop Beheer beperkt dossier Opzoeken Businesscard Zelfde beheersmogelijkheden als in de Kopersomgeving Forum

e-Notification Best practice Registratie en inloggen met eID http://eid.belgium.be PIN code (http://www.ibz.rrn.fgov.be ) Dossiernummer Besteknummer in dossiernummer verwerken Beknopt dossiernummer

e-Notification Best practice (2) De aankondiging Korte duidelijke titel ( niet enkel referentienummer) Gebruik sleutelwoorden in titel Verwijs naar het bestek in de aankondiging + laad het bestek op op e-Notification

e-Notification Best practice (3) Bestanden Aantal documenten beperken Kleine en weinig bestanden opladen Aandacht type bestand (invulformulier in Word ipv PDF)

e-Notification BDA zoeken op het internet Zoekresultaten op Google / Bing / … Privé-initiatieven Het ‘oude’ Bulletin der Aanbestedingen (eJustice)

e-Tendering Definitie Ontvangen aanvraag tot deelneming/ offerte Openen PV van opening opstellen en ter beschikking stellen voor: iedereen de inschrijvers intern gebruik binnen de overheidsdienst => niet zichtbaar

e-Tendering De functies Alle collega’s van een org. standaard aan dossier geassocieerd (User Management) Externe aankoper associëren (e-Tendering) Instructies geven aan ondernemers Offertes downloaden Hashcode van documenten controleren

e-Tendering Juridisch kader (1) Verplicht indienen? Art 52 § 2 KB 15 juli 2011 indienen via elektronische middelen verbieden, toestaan of verplichten Toestaan of verplichten vermeld in opdrachtdocumenten doc moeilijk of niet elektronisch aan te maken ? => op papier

e-Tendering Juridisch kader (2) Macro’s en virussen Art 6 § 2 KB 15 juli 2011 AO beslist over het aanvaarden of niet maar dient al het mogelijke te doen om het document toch te openen Nog geen dergelijke incidenten voorgevallen

e-Tendering Het gebruik in België Vlaamse overheid: verplicht sinds 1/1/2012 Federale overheid: verplicht toestaan sinds 1/1/2013 (zie omzendbrief 30/11/12) BHG en Waals gewest: intentie om het toe te staan sinds resp. 1/12/2011 en 1/1/2012 Andere bestuursniveau’s en derden : vrije keuze

e-Tendering De voordelen 1 exemplaar van de offerte in elektronisch formaat (ipv in drievoud) Geen papieren kopies meer maken Elk elektronisch document is een origineel exemplaar Niet meer paraferen De offerte is elektronisch ondertekend

e-Tendering De voordelen (2) Elektronische exploitatie van gegevens Delen van de offerte mailen naar de leden van de evaluatiecommissie Sneller berekeningen maken door rechtstreeks de gegevens in excel te vragen Kopiëren/plakken rechtstreeks naar andere documenten

e-Tendering De voordelen (3) PV moet niet meer aangeleverd worden. Minder plaats voor stockage nodig Niet-weerlegbaarheid per ingediend document

e-Tendering Veranderingen in werkmethode Publicatie en bestek vermelden en verduidelijken het gebruik van e-Tendering. Actualiseer bestek (verwijder alinea over paraferen, …) Het gebruik van de e-ID (inloggen en tekenen) Configuratie van het dossier testen

e-Tendering Veranderingen in werkmethode (2) De openingszitting Minimaal : 2 personen aanwezig met e-ID kaart en PIN code Internetverbinding 2 PC’s online Extra : Beamer

e-Tendering Veranderingen in werkmethode (3) Elektronische documenten zonder zichtbare handtekening vormen een officiële offerte Het bewaren van de offertes: bij archiveringsdatum worden alle documenten op onze server gewist, behalve het PV.

e-Tendering Best practice Activeer het dossier op e-Tendering (ook voor beperkte dossiers) Controleer de link naar e-Tendering vanuit e-Notification Een week op voorhand opening voorbereiden Als bijzitter: controleer tijdig of je het dossier ziet. Zoniet: geen rol voor e-Tendering, niet aan het dossier geassocieerd Regelmatig software updaten (java, eID, browser)

e-Tendering Best practice (2) e-Tendering niet beschikbaar? Ondertekenen niet mogelijk? Volg de scenario’s http://www.publicprocurement.be/nl/instructies-bij-een-e-tendering-incident Geplande onderbrekingen: zie systeeminfo

e-Tendering Best practice (3) Zie checklist en handleiding op www.publicprocurement.be ‘Is het gebruik van e-Tendering verplicht?’ op www.publicprocurement.be

https://my.publicprocurement.be https://mydemo.publicprocurement.be Hoe registreren? https://my.publicprocurement.be 1 registratie voor alle applicaties 1X aanmelden voor alle sites https://mydemo.publicprocurement.be oefenplatform

www.publicprocurement.be Waar vind ik meer info? Info over overheidsopdrachten Handleiding overheidsopdrachten Handleiding applicaties

Waar vind ik meer info? (2) E-Notification De op de site (e-Not) Bij de helpdesk

Waar vind ik meer info? (3) Opleidingen Federaal ambtenaar: OFO Vlaams ambtenaar: http://www.bestuurszaken.be/vorming Geaccrediteerde opleiding http://www.publicprocurement.be/nl/ambtenaren/opleidingen

Waar vind ik meer info? (4) Productie e-Notification: https://enot.publicprocurement.be e-Tendering: https://eten.publicprocurement.be e-Catalogue: https://ecat.publicprocurement.be e-Awarding en e-Auctions: https://eaward.publicprocurement.be

Waar vind ik meer info? (5) Demo (oefenwebsites) e-Notification: https://enotdemo.publicprocurement.be e-Tendering: https://etendemo.publicprocurement.be Registreer je ook op dit oefenplatform!

Waar vind ik meer info? (7) 02/ 790 52 00 (NL+FR) e.proc@publicprocurement.be Elke werkdag 08:30-12:00 en 13:15-16:30

Bedankt voor uw aandacht Demo en vragen Bedankt voor uw aandacht