Het Nieuwe Werken in VAC Brugge maandag 29 september 2014 + verslag Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: werkgroep personeel / hnw: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Agenda Opmaken trajectplan (focus op medewerkers en leidinggevenden) Varia

Aanwezig: Freddy Dedeyne, Landbouw en Visserij Veronique Demets, Agentschap Ondernemen Inge Demoen, VDAB Guy Haps, ANB Elke David, Kind en Gezin Petra Cabooter, Syntra Vlaanderen Claire Verlinde, Agentschap Wegen en Verkeer Pieter Van Vlaenderen, Wonen Vlaanderen.

TO DO: Trajectplan opstellen Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving. Vraag naar uitgebreider toelichting het nieuwe werken / plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Zie powerpoint Het Nieuwe Werken in VAC Brugge.

Principes HNW Alle principes samen toepassen !!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen Papier = geen individuele klassementen Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader open kantooromgeving + Combinatie met ptow (telewerken) + afsprakenkader ptow

Checklist principes hnw PRINCIPES Open kantooromgeving Stand van zaken Toelichting / Aandachtspunten Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…)   Wordt toegepast Gedeel- telijk toegepast Niet toegepast Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden Kiezen van werkplek naar gelang van de activiteit = werkplek, cockpit, overlegplek enz. Clean desk toepassen = ’s avonds werkplek opruimen Groepsklassementen: papier = geen individuele klassementen digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers = digitaliseren Afsprakenkader Open kantoor Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken Plaatsonafhankelijk werken (TW) Afsprakenkader plaatsonafhankelijk werken (TW)

Verslag Wat loopt moeilijk ? * Input van de aanwezige entiteiten: Wisselen van werkplekken Clean desk toepassen Storende elementen: waar telefoneren ? onvoorspelbaarheid van telefoons - Discretie / vertrouwelijke informatie Nog veel papieren dossiers Archieven op de werkvloer die leeg staan. Niet aangepaste werkomgeving Ruimte voor bilateraal overleg Thuiswerken Samenwerken via Outlook. Resultaatgericht werken * Algemene constatatie op gebouwniveau: in veel entiteiten in het VAC Brugge worden de principes van het werken in een open kantooromgeving momenteel niet of nauwelijks toegepast.

Trajectplan opstellen Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. Instrument: Doelgroep Acties   Najaar 2014 2015 Leidinggevenden Medewerkers / alle personeelsleden

Trajectplan: voorbeeld Najaar 2014: Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ? Wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? Van AS IS naar TO BE Voorbereiding traject met leidinggevenden / werkgroep hnw Infosessie / workshop met medewerkers. (+ eventueel werkplekspel spelen). Praktische afspraken rond verhuis: begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen.

Toelichting: afsprakenkader maken Aanpak: Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader Met input van leidinggevenden/medewerkers Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. Instrument: Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. Informeer ook bij andere VAC’s. Werkplekspel als hulpmiddel. Zie voorbeeld afsprakenkader AgO.

Toelichting: Werkplekspel Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. Format: - vooraf: vragen selecteren Introductie principes HNW Werkplekspel spelen Nabespreking Opvolging in eigen teams Instrument: 10 Nieuwe Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Vervolgtraject: Werkgroep personeel / HNW : Algemeen: -werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : startvergadering: 29 september 2014 volgende vergadering: nog te bepalen De 8 aanwezige entiteiten vinden dat ze voldoende info hebben om hun eigen trajectplan op te stellen en hebben geen behoefte aan een volgende werkgroep hnw / personeel. Vragen: Wat met de meerderheid / niet aanwezige entiteiten ? Passen zij alle principes al toe ? Of zijn zij enkel voor deze werkgroep verontschuldigd ? Kan het niet zinvol zijn om ook op gebouwniveau VAC Brugge een initiatief te plannen voor leidinggevenden en medewerkers, dat bijdraagt tot het beter toepassen van de principes van het werken in een open kantooromgeving ? -rapportering in stuurgroep VAC Brugge Het al dan niet verderzetten van de werkgroep personeel . / het nieuwe werken wordt geagendeerd op de volgende stuurgroep VAC Brugge. Datum ? Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Inmiddels is ook de toolbox plaats- en tijdsonafhankelijk werken gepubliceerd. Het is de bedoeling die verder aan te vullen tegen eind 2014. http://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan