Recordkeeping - naar een digitaal archief

International Organization for Standardization ontwikkelt normen en standaarden is een netwerk van nationale instituten (in 148 landen) een NGO (niet-gouvernementele organisatie) www.iso.org   2

Waarom (inter)nationaal standaardiseren? internationaal referentiekader gemeenschappelijke afspraken voorwaarden voor (inter)nationale uitwisseling van producten, diensten, informatie, technologie. Gericht op kwaliteit veiligheid betrouwbaarheid efficiency uitwisselbaarheid

met een Nederlandse Normcommissie Informatie- en recordmanagement ISO in Nederland: NEN Nederlands Normalisatie-instituut gevestigd in Delft met een Nederlandse Normcommissie Informatie- en recordmanagement Nederlandse vertaling van ISO 15489   4

Waarom een internationale norm op gebied van informatie- en archiefmanagement? toegenomen complexiteit organisaties toename digitale informatiestromen schaalvergroting toename invloed automatisering vergroting verantwoordingseis archief van statische component naar onderdeel bedrijfsproces Waardoor: behoefte aan internationale ‘best practice’

NEN-ISO 15489 Voor wie bedoeld? managers div-ers, specialist informatiebeheer it-beheer alle medewerkers ….. http://www.whitefoot-forward.com/iso_15489-1.pdf

Hoe? Richtlijnen voor vaststellen verantwoordelijkheden mbt: NEN-ISO 15489 adviseert over het beheer van archiefbescheiden van archiefvormende organisaties (publiek- of privaatrechtelijk) Hoe? Richtlijnen voor vaststellen verantwoordelijkheden mbt: archiefbescheiden archiefbeleid procedures systemen processen 7

het bepalen van beleid en standaarden: Wat? het bepalen van beleid en standaarden: Toewijzen verantwoordelijkheden en bevoegdheden Vaststellen procedures en richtlijnen Vaststellen van diensten mbt beheer en gebruik archiefbescheiden Ontwerp, implementatie en beheer van archiefbeheersystemen Integratie van Informatie- en archiefmanagement en bedrijfsprocessen en -systemen 8

Processen van recordmanagement Wat zijn onze records? Hoe lang moeten we ze bewaren? Hoe vinden we ze terug ( binnen hun context) Hoe houden we ze toegankelijk? Wie mag ze inzien?

Kanttekeningen Standaarden bieden geen maatwerk voor organisaties Altijd vertalen naar de praktijk Informatiebeheer is onderhevig aan veranderingen, dus ook de standaarden Organisaties zijn uniek Aanpassen aan het ambitieniveau van de organisatie

NEN ISO 15489 Integraal informatiemanagement: Alle relevante informatie (ongeacht de vorm) van de hele organisatie (procesgebonden) door de hele organisatie (alle medewerkers, niet alleen DIV)