Infosessie monitoringstool aanspreekpunten doelstellingenmanagement 12 januari 2015

Intro Opstart werking aanspreekpunten (okt 2014) –Grote lijnen project –Rol van de aanspreekpunten Concrete opdracht aanspreekpunten (jan 2015) –Implementatietraject tool –Procesafstemming –Communicatie Uitvoering van de opdracht: lerend netwerk (eind jan – begin feb 2015)

Agenda 1/ Stand van zaken 2/ Planning & aanpak uitrol 3/ Kennismaking tool doelstellingenmanagement 4/ Demo 5/ Opdracht aanspreekpunten

1/ STAND VAN ZAKEN

Doelstellingen management VisieKaderInhoudInstrumenten Onder- steuning Gefaseerd Participatief Bouwen op wat er is Structureel verankerd Communicatie Doelstellingenmanagement

Visie De Vlaamse overheid beschikt over een ééngemaakt doelstellingenkader met bijhorende efficiënte en effectieve monitoring Strategienota 10 oktober 2013

Kader CAG nota 22 mei 2014

Richtlijnen/methodiek –Opmaak beleidsdocumenten (Omzendbrief 11) –Opvolging beleidsdocumenten (BVR 5/12) –Opmaak en opvolging ondernemingsplan (BVR 5/12) –Opvolging regeerakkoord –Prestatiebegroting –Afstemming rapporteermomenten Kader

Inhoud

Instrumenten Eén geïntegreerde monitoringstool voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid Verplicht gebruik tool voor opvolgen beleidsdocumenten VR DOC.1241/1BIS

Instrumenten Release 1: 2/02/2015 Release 2: voorjaar 2015 –Integratie financiële cyclus –Rapportering met oog op externe communicatie (o.a. opvolging Regeerakkoord) –… DoelstellingenProjectenProcessenIndicatoren

Instrumenten Eenmalige opzetkost –€ ,02 => verdeeld over 11 departementen Jaarlijkse gebruikerskost (licentie en onderhoud) –VO brede licentie: € –Verdeelsleutel –Nota VZC

Instrumenten Wegwijs processenWegwijs organisatieVlimpersOrafin … Hergebruik van informatie Rechtstreekse invoer van informatie

Ondersteuning Implementatie TRAJECT –Basispresentatie –Demo’s –Train de trainers –Handleiding –FAQ’s –Helpdesk –… Doelstellingenmanagement algemeen –Strategisch plannen –Projectwerking –… website

2/ UITROL: PLANNING & ORGANISATIE

Uitrol Doel:De entiteiten gebruiken TRAJECT Uitrol vergt implementatietraject: –TRAJECT is operationeel –Rolverdeling binnen entiteit –Gebruikersopleiding –Procesafstemming –Communicatie Projectteam i.s.m. aanspreekpunte n

Organisatie Werking aanspreekpunten sinds oktober 2014

Rol aanspreekpunten Verspreider van informatie over het project binnen het beleidsdomein/entiteit (1) Coördinator van de implementatie en het gebruik van de monitoringstool binnen het beleidsdomein/entiteit (2) Motivator om te komen tot een meer resultaatgericht management binnen de Vlaamse overheid (3)

Planning Operationele Tool Testdagen 15&22/01 Akkoord: 30/01 Release 1: 2/02 Rolverdeling binnen entiteit Verdelen rollen en verantwoordelijk- heden Opleiding Train de trainer Opleidingsaanbod AGO: februari Beheerders Gebruikers Handleiding Procesafstemming Afspraken over: Planning Rapportering Tussentijdse opvolging Bijsturing Invoer en beheer van data Rationalisatie bestaande processen en tools Communicatie Toelichting DM op MC’s (feb-mrt) Vernieuwde website Basispresentatie Informeren medewerkers entiteit

Planning Opleiding Train de trainers krijgen hun opleiding op 29+30/01 & 2/02 3 dagen opleiding krijgen. Gemiddeld 3 dagen opleiding geven => in duo Opleidingsaanbod voor Beheerders en Gebruikers Aanbod bekend maken binnen elke entiteit Inschrijven via Vlimpers module Handleiding Website

Planning Beheerders: –Woensdag 11 februari lokaal 2B43 –Vrijdag 13 februari lokaal 2B43 –Maandag 16 februari lokaal 2B44 –Dinsdag 17 februari lokaal 2B43 –Donderdag 19 februari lokaal 2B43 –Vrijdag 20 februari lokaal 2B43 –Maandag 23 februari lokaal 2B44 –Dinsdag 24 februari lokaal 2B43 –Woensdag 25 februari lokaal 2B44 –Vrijdag 27 februari lokaal 2B44

Planning Gebruikers –Brussel Boudewijn – 16 maart lokaal 2B41 –Brussel Boudewijn – 23 maart lokaal 2B41 –VAC Gent – 30 maart – zaal Philippus Lamsbergen –VAC Hasselt – 2 april – zaal 0A54 Herckenrode –VAC Antwerpen – 20 april – zaal 2.16 Jordaens –VAC Leuven – 31 maart – lokaal VER05A –VAC Brugge – 21 april – lokaal 2B29 Ovis

Planning Procesafstemming

Planning Procesafstemming Helpdesk

3/ TRAJECT

Type van ICT-oplossing Bestaand software pakket voor doelstellingen- en projectopvolging Gehost in de Cloud Opdracht gegund aan TenForce/Cegeka Standaardproduct pmProjectTeam - geconfigureerd op maat van de VO Extra aanpassingen zijn mogelijk, maar vragen extra budget Werkt volgens ‘blokkendoosprincipe’

Hoe is de tool tot stand gekomen? Functionele analyse (aug – okt 2014) Configuratie (okt-nov 2014) Testing (nov- jan 2015) Pilootfase (15 dec– 3 1 jan 2015) VO-brede uitrol (vanaf 2 feb 2015)

Blokkendoos: basisbouwstenen Bouwstenen  Doelstelling  Bril  Project (met mijlpalen)  Proces  Programma  Indicator (met meetwaarden) Aanmaak van basiscomponenten als losstaande objecten in de tool, met vaste set van basiskenmerken van het object (bv. naam, omschrijving, verantwoordelijke, periodiciteit van opvolging…)

Blokkendoos: eindeloos bouwplezier Statusrapportering voor de items door de verantwoordelijke volgens de opgegeven periodiciteit Hiërarchische verbanden binnen eenzelfde component (bv. een operationele doelstelling onder een strategische doelstelling hangen, een ‘dochter’project onder een ‘moeder’project hangen) Koppelingen tussen bepaalde componenten (bv. project of proces koppelen aan een doelstelling, een doelstelling koppelen aan een bril, een indicator koppelen aan een doelstelling, …)

SD1 doelstelling 3 OD1.1 doelstelling 4 OD1.2 doelstelling 5 SD2 doelstelling 1 OD2.1 doelstelling 2 OD2.2 doelstelling 6 Project 1 Project 2 Programma 1 Project 3 Project 4 Proces 1 Proces 2 Project 1 Project (effect)indicator a (effect)indicator b ----(output)indicator c indicator d indicator e indicator f indicator g indicator d Doelstellinge n doelstelling 1 doelstelling 2 doelstelling 3 doelstelling 4 doelstelling 5 doelstelling 6 Brillen Beleidsnota X Beleidsbrief Y Ondernemingsplan Z Processen Proces 1 Proces 2 Proces 3 Programma’s … Indicatoren … Projecten Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 Project 6 Bril: Beleidsnota X

Rapportering Momenteel 3 standaard rapporten per bril –high-level rapport: alle doelstellingen binnen de bril (beperkt tot 2 hoogste niveaus) met actuele status en gekoppelde indicatoren met actuele status –medium-level rapport: alle doelstellingen binnen de bril met actuele status en alle onderliggende gekoppelde objecten (projecten, processen, programma’s) met actuele status –low-level rapport: escalatie rapport - enkel de projecten en processen met gele of rode status, gekoppeld aan de doelstellingen waar ze aan bijdragen en met bijhorende detailinfo (mijlpaalinformatie) Bijkomende rapporteren mogelijk obv behoeften

Rollen en rechten in TRAJECT Alle personeelsleden van de VO hebben in principe toegang tot de tool Basis = afscherming per entiteit Rol gebruiker: leesrecht voor de objecten van de eigen entiteit + de toegewezen objecten verder documenteren in de tool, periodiek de status rapporteren, rapporten draaien Rol beheerder: nieuwe objecten aanmaken en toewijzen, inactiveren, objecten koppelen –Entiteitsspecifiek beheerder: niveau eigen entiteit –Overkoepelend beheerder: entiteitsoverschrijdend (ifv transversale beleidsafstemming) Rol Systeembeheerder: kan aanpassingen doen aan de configuratie (centraal – DBZ)

Interne sturing versus externe rapportering TRAJECT wordt gebruikt voor interne sturing enkel ouput van de tool, in de vorm van rapporten, wordt gebruikt als basis voor externe rapportering Release 2: uitwerken van manier om statusrapportering in bijkomend veld te bewerken ifv externe communicatie Validatie door het politieke niveau gebeurt op niveau van de rapporten en de communicatieve status

4/ DEMO

5/ OPDRACHT AANSPREEKPUNTEN

Concreet ROLVERDELING BINNEN ENTITEIT –Bepaal wie de rol van entiteitsspecifiek functioneel beheerder krijgt (kunnen meerdere personen zijn) –Bepaal wie de rol van helpdesk zal opnemen –Maak dit kenbaar intern –Zorg dat deze personen zeker opleiding volgen

Concreet OPLEIDING –Geef 1 naam door voor de train-de-trainer opleiding op 29 en 30/1 + 2/2 – uiterlijk tegen 16/1 Taak van coördinerend aanspreekpunt –Verspreid de data van de opleidingen entiteitsspecifiek beheerder/gebruikers binnen entiteit en zorg dat de medewerkers de opleiding volgen

PROCESAFSTEMMING (1/2) –Maak afspraken over de doorvertaling van planningsdocumenten (beleidsnota, evt. ondernemingsplan, …) in doelstellingen, projecten, … –Maak afspraken over de invoer van de data in de tool => Voor opvolging beleidsnota (verplicht): aanbod om de structuur van de doelstellingen te laten opladen. Contacteer hiervoor het projectteam Concreet

PROCESAFSTEMMING (2/2) –Zorg dat alle objecten in de tool toegewezen worden aan de juiste verantwoordelijke –Maak afspraken over de manier van monitoren (welke periodiciteit, welke velden worden ingevuld,…) –Maak afspraken over de manier van opvolgen (waar en wanneer wordt welke vorm van rapportering besproken?) en bijsturen –Organiseer procesafstemming op het niveau van het beleidsdomein taak van coördinerend aanspreekpunt –Informeer het projectteam over leerpunten Concreet

COMMUNICATIE –Via VZC wordt gevraagd om Doelstellingenmanagement te agenderen op de MC’s van feb/maart. Coördinerend aanspreekpunt zorgt dat projectteam + aanspreekpunten BD worden uitgenodigd. –Communiceer actief intern over het project doelstellingenmanagement, het gebruik van de tool en het opleidingsaanbod (adhv basispresentatie + handleiding die vanaf begin feb beschikbaar zal zijn) –Detecteer behoeften op vlak van monitoring/rapportering, bijkomende opleiding, ondersteuning, … en geef dit door aan projectteam

Aanspreekpunten Opstart werking aanspreekpunten (okt 2014) –Grote lijnen project –Rol van de aanspreekpunten Concrete opdracht aanspreekpunten (jan 2015) –Implementatietraject tool –Procesafstemming –Communicatie Uitvoering van de opdracht: lerend netwerk (eind jan – begin feb 2015)

VRAGEN